Workshop Nasional Pengelolaan Arsip

Aug 20, 2024

Catatan Workshop Nasional

Pembukaan

  • Moderator: Hilmi Ibadurahman
  • Salam pembuka: Assalamualaikum, selamat malam, salam sejahtera.
  • Narasumber: Ibu Dr. ND M.Pd.
    • Lahir di Semarang, 7 Oktober 1978.
    • Pendidikan: Universitas Negeri Semarang (S1-S3) Manajemen Pendidikan.
    • Jabatan: Chief Editor Indonesian Journal of Development, Tim Penjaminan Mutu Fakultas Ekonomi, Pelatih Ahli Sekolah Penggerak.

Agenda Workshop

  • Durasi penyampaian materi: 60 menit.
  • Sesi diskusi: 30 menit.

Materi Utama: Pengelolaan Arsip

  • Pentingnya Pengelolaan Arsip:
    • Akuntabilitas lembaga memerlukan dokumen yang terkelola dengan baik.
    • Mencegah kehilangan arsip.

Definisi Arsip

  • Menurut Undang-undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009:
    • Arsip adalah rekaman peristiwa dalam berbagai bentuk.
  • Contoh arsip pribadi: akta kelahiran, ijazah.
  • Contoh arsip instansi: penerimaan siswa baru, laporan kegiatan.

Jenis-jenis Arsip

  1. Berdasarkan Bentuk:
    • Kertas, digital, mikrofilm, dsb.
  2. Berdasarkan Sifat:
    • Arsip penting, vital, tidak penting, rahasia.
  3. Berdasarkan Kepemilikan:
    • Arsip lembaga dan arsip pribadi.
  4. Berdasarkan Fungsi:
    • Arsip dinamis (aktif) dan statis (inaktif).

Nilai Guna Arsip

  • Nilai Informasi: Untuk laporan, pemeriksaan, dan pajak.
  • Nilai Hukum: Misalnya surat perjanjian.
  • Nilai Administrasi, Ilmiah, Keuangan dan Sejarah.

Sistem Penyimpanan Arsip

  • Lima sistem: abjad, nomor, tanggal, wilayah, subjek.
  • Sistem subjek banyak digunakan karena lebih mudah.

Penataan dan Klasifikasi Arsip

  • Tujuan: Mempermudah pencarian dan pengembalian arsip.
  • Klasifikasi arsip harus sesuai dengan fungsi dan kebutuhan organisasi.
  • Skema klasifikasi: Subjek utama, sub-subjek, hingga tingkat tersier.

Diskusi dan Tanya Jawab

  • Pertanyaan tentang retensi arsip dan sistem pengelolaan arsip.
  • Pentingnya buku peminjaman arsip untuk mencegah kehilangan.
  • Digitalisasi arsip sebagai alternatif untuk melindungi arsip dari kerusakan.

Penutup

  • Kesadaran masyarakat akan pentingnya pengelolaan arsip harus ditingkatkan.
  • Setiap lembaga perlu menentukan tata kelola arsip yang sesuai dengan kebutuhan.

Informasi Tambahan

  • Pengumuman lomba menulis cerita pendek inspiratif tingkat nasional.
  • Pendaftaran hingga 24 Agustus 2024.
  • Pengumuman pemenang pada 4 September 2024.