Tata Cara Menerima Telepon di Kantor

Pendahuluan

• Pentingnya memahami etika menerima telepon di lingkungan kerja.
• Ajak untuk like, subscribe, dan share video.

Poin-Poin Utama

1. Mengangkat Telepon

• Jangan biarkan telepon berdering lebih dari tiga kali.
• Usahakan untuk mengangkat telepon secepatnya.

2. Menyapa Penelepon

• Perkenalan yang baik sangat penting.
• Contoh: "Selamat siang, [Nama Perusahaan] di [Nama Anda], bisa dibantu?"
• Tanyakan identitas penelepon: Nama dan tujuan.

3. Mendengarkan dengan Seksama

• Dengarkan penelepon dengan penuh perhatian, jangan memotong pembicaraan.
• Tanyakan kepentingan penelepon:
  • Apa yang bisa dibantu?

4. Menyambungkan Penelepon

• Jika perlu disambungkan ke atasan, pastikan untuk konfirmasi terlebih dahulu.
• Contoh konfirmasi: "Mohon maaf, ada penelepon atas nama [Nama Penelepon]. Apakah dapat disambungkan?"
• Jika orang yang dituju tidak ada, beri tahu penelepon dengan sopan.

5. Mencatat Pesan

• Catat identitas penelepon: Nama, perusahaan, dan nomor telepon.
• Tanyakan jika ada pesan tambahan yang ingin disampaikan.

6. Menutup Percakapan

• Biarkan penelepon yang menutup percakapan terlebih dahulu.
• Ucapkan salam yang sopan sebelum menutup.

Etika dan Sikap

• Bersikap sopan dan bersedia membantu.
• Penting untuk tersenyum saat berbicara di telepon untuk mempengaruhi nada suara.
• Gunakan intonasi yang jelas, tidak terlalu keras atau lemah.

Tips Menggunakan Telepon

• Pegang telepon dengan benar: satu dekat telinga, satu dekat mulut.
• Hindari berbicara dengan orang lain saat menelepon.
• Jangan berbicara kasar atau kaku, tetap dalam suasana formal tapi fleksibel.
• Usahakan untuk menghindari keributan saat mengangkat telepon.

Kesimpulan

• Menerima telepon di kantor harus dilakukan dengan tata cara yang benar untuk menciptakan kesan profesional.
• Penting untuk mengikuti etika dan tata krama dalam berkomunikasi melalui telepon.

---

Semoga informasi ini bermanfaat. Jika ada kritik atau saran, silakan tinggalkan komentar.