Hola, buenos días a todos los asistentes. En el webinar de hoy vamos a ver cómo se configura el programa para poder facturar a través de Apigest Pro. Primeramente, vamos a ver los apartados que son obligatorios de configurar antes de poder empezar a facturar. Para ello, vamos al apartado de gestión financiera y la primera opción que tenemos que configurar es Empresas.
Aquí debemos dar de alta a nuestra empresa una primera vez y simplemente debemos indicarle el código, nuestro CIF, la moneda de la empresa con la que vamos a facturar nosotros, el país y si queremos una descripción. Y luego aquí a la derecha, pues simplemente para poder indicar los impuestos, el porcentaje de impuestos. Una vez configuremos la empresa, debemos de configurar las series. Las series son el número, la numeración que va a tener las nuevas facturas que vamos dando de alta.
Por ejemplo, en este caso que tenemos aquí dado de alta, es un código que es 2017 barra. Significa que es un código que va a ir anterior al número de la factura. Por ejemplo, vamos a hacer un caso, si queremos decir, bueno, pues para todas las facturas yo pongo una F delante.
Entonces, si lo configuramos así, vamos a poner... F barra significa que a continuación de esto va a aparecer el número de la factura. Y aquí podemos indicar el número de caracteres. Si ponemos 3 será F barra 001. Entonces en función de los números de facturas que vayamos a generar, pues bueno, ponemos 3, 4 o 5 caracteres.
Aquí tenemos creados... Tenemos dos series de facturación. ¿Por qué dos? Porque aquí podemos ver un tipo que son factura, ODC o presupuesto. La diferencia, un presupuesto es un pequeño presupuesto, lo que le queremos realizar a un servicio que queremos hacer al cliente.
Un ODC es muy parecido, es un albarán y factura la factura definitiva para que haya... cliente nos pague el servicio que hemos realizado. En muchos casos se suele utilizar ODC y factura.
Para el ejemplo de hoy tenemos creado dos series, ODC y factura. La diferencia es que a ODC le hemos puesto una O delante del código. Una vez creadas las empresas y las series, debemos dar de alta las formas de pago. Las formas de pago es en cómo nos va a pagar nuestro cliente.
Entonces, bueno, pues puede ser al contado, por cheque, por transferencia, por recibo. Estos ya son los tipos con los que ustedes trabajen. Entonces aquí nosotros tenemos creada estas seis, pero pueden crear todas las que necesiten. Por ejemplo, existe un campo que es 10 a incrementar. Por ejemplo, si tenemos aquí un pagaré a 60 días o una transferencia a 60 días, pues si le ponemos aquí 60 días significa que nos va a crear un plazo para que la factura, para que nuestro cliente nos pague a 60 días a partir del día de hoy.
Entonces automáticamente ya nos lo va a calcular. O si queremos que nos genere dos pagos, nos va a proponer dos fechas de vencimiento para pagar esa factura. En cuanto ya hayamos dado de alta las formas de pago, debemos de ir a artículos. Es lo más importante para que esté bien configurado porque son los conceptos que nosotros vamos a facturar. Vamos a ver de los que tenemos aquí dado de alta.
Vamos a generar uno nuevo desde el apartado de nuevo. Vamos a indicarle un código. Vamos a poner este por ejemplo y aquí tendremos que indicar una pequeña descripción.
Vamos a crearnos algún artículo de prueba, un concepto que sea informe de búsqueda previa. Y aquí vamos a poner el texto. El texto es... Lo más importante porque es realmente lo que va a ver nuestro cliente, lo que se va a ver reflejado en la factura.
Entonces podemos poner presentación de informe de búsqueda previa. Aquí podemos ver que aparece el idioma español. Si pulsamos aquí a la derecha, nos aparecen en otros idiomas. Esto significa que podemos hacer la factura en diferentes idiomas.
Si, por ejemplo, le hacemos a un cliente de Estados Unidos, le estamos haciendo una factura, pues queremos que la descripción vaya en inglés. Entonces, aquí deberíamos poner el texto en inglés del concepto. Entonces, si se va a facturar en diferentes idiomas, Hay que reinarlo en todos los que se vaya a facturar. También tenemos aquí una lupa que como ya conocéis en el caso de los textos son las variables.
Aquí podemos indicar cuando igual vamos a hacer alguna factura o un expediente qué valores de ese expediente queremos mostrar. Por ejemplo, igual queremos mostrarle la denominación de un expediente nuestro. Por ejemplo, pues estáis renovando la marca con denominación tal. Pues entonces si queremos mostrarle la denominación que es, buscamos aquí en variables, denominación y pulsamos y arrastramos sin soltar.
Y ahora aquí nos propone un código. Pues esta es la variable LA. Vamos a ver algún ejemplo de los que ya tenemos guardados. Por ejemplo, renovación de marca.
Aquí podemos ver, pues son horario de la solicitud de renovación de la marca, esto es la modalidad, pues el número del expediente, el número, las clases, el titular, aquí lo podemos ver. Esto aquí ahora simplemente son códigos, pero luego ya cuando lo vayamos a insertar en la factura, el concepto, pues ya automáticamente se nos va a convertir por lo que aparezca aquí. por las variables entonces aquí en el buscador de la derecha podemos buscar lo que queramos entonces es si queremos ver las variables desde aquí, desde la lupa ¿Buscamos o desde aquí?
Una vez que tenemos dado de alta el artículo, lo que vamos a hacer es indicarle los importes. Vamos al primer artículo que estábamos creando. Vamos a indicarle qué es lo que vamos a facturar.
Si yo facturo, por ejemplo, en euros a mi cliente, le voy a poner el importe. por ejemplo 100 euros, o si voy a generar facturas en otra moneda, pues en dólares, le puedo decir, bueno, pues son 120 dólares, o si voy a facturar para otra moneda, por ejemplo, una moneda de Chile, pues pesos chilenos, pues bueno, aquí le indico yo lo que sean, pero bueno, pues son 50.000, o sea que lo podemos indicar para diferentes monedas. También lo que podemos hacer es, aparece aquí el concepto de país.
El concepto de país es útil por si tenemos un solo artículo y con ese solo artículo queremos indicar, por ejemplo, una renovación de marca en Brasil, renovación de marca en México. Tenemos diferentes países y cada uno con sus propios importes. En este caso de aquí decimos, bueno, pues... Aquí si no indicamos país es para cualquier país, pero si especificamos, por ejemplo, Brasil, va a tener este importe. Para cuando yo haga una renovación en México voy a tener este otro importe.
Entonces desde aquí si le ponemos e indicamos el país podemos indicarle su propio importe. Luego aquí también existe, aparte de que hemos visto aquí en general es que le podemos indicar el texto, si por lo que sea en algún país en concreto o en algún concepto en concreto quiero indicarle otro texto alternativo, desde aquí en descripciones puedo decirle, pues esto es renovación de marca al 50%. Por si yo quiero indicarle otro texto diferente a algún importe, por ejemplo en Brasil, pues quiero poner Brasil. Entonces es algo diferente al que viene aquí en principal.
Si no está relleno esto de aquí, se va a utilizar el principal. ¿Qué más opciones tenemos? Tenemos tarifas de facturación. Esto es, si tenemos a un cliente que tiene algunos precios específicos o que sea más barato, podemos indicarle la tarifa de facturación. ¿Cómo se daría de alta?
Bueno, pues le doy aquí al más. Le digo, bueno, pues la moneda euros, país le indicamos, pero tiene una tarifa facturación que es, por ejemplo, tarifa cliente especial. Vale, entonces esta tarifa se va a diferenciar de la normal, que yo aquí le tengo puesto un importe, pero cuando sea el cliente especial quiero que tenga otro importe diferente. Bueno, pues voy a decirle simplemente que sean...
100 euros, que sea más barata. Entonces, siempre que el cliente tenga asignado esta tarifa, utilizará su importe. ¿Dónde se indica en el contacto esta tarifa? Pues entonces nos vamos un momento a ver un contacto y aquí en el apartado económicos...
es donde le indicamos la tarifa de facturación. Entonces, si aquí le indicamos que utilice esta tarifa de cliente especial, va a buscar siempre, siempre, siempre los artículos, los importes que tengan este tipo de tarifa. Pero si por lo que sea a este cliente no tiene una tarifa especial, pero solo tiene un precio especial para algún concepto en concreto, se lo podemos indicar desde aquí, desde otros descuentos. Podemos decirle, bueno, pues este que acabamos de crear ahora, informe de búsqueda previa, tenía un importe, pero le quiero indicar un descuento del 50%.
Entonces, para todos los conceptos que se van a facturar a este cliente se va a aplicar la tarifa normal con los importes que existan, excepto para este artículo que automáticamente ya va a aplicar un 50% de descuento. Vale, continuamos. Si vais teniendo algunas preguntas, luego las resolvemos al final del todo y si son muchas preguntas, pues ya os las contestamos por email. Vale, vamos a seguir con los artículos.
Y aquí tenemos, por ejemplo, voy a dar de alta este con diferentes importes. Lo que tenéis que tener en cuenta... Aquí donde aparece importe es el importe total, tanto los honorarios más la tasa. Es el importe total. Entonces, si yo tengo un concepto que ya mis honorarios ya los tengo predeterminados, por ejemplo, este de aquí, yo siempre le facturo en dólares por hacer una renovación, mis honorarios siempre son 400 dólares.
Yo se lo puedo indicar desde aquí con el lápiz y automáticamente me cambia el importe. Las tasas se pueden dar de alta aquí, desde la pantalla de generales. Lo único que si se da de alta desde aquí significa que todas las tasas de aquí van a tener una propia tasa, esta tasa.
Podemos indicarle por importe la tasa que tenga por cada país, por ejemplo, pues aquí en México tiene una tasa, la podemos buscar aquí, le damos aquí a la lupa y podemos buscar su tasa. Ahora aquí, por ejemplo, pues para España, pues ya le hemos indicado que tiene este tipo de tasa, ¿vale? Si sabemos la tasa.
que tiene pues para Brasil o para México, bueno pues la podemos buscar aquí y se la insertamos. Vale, aquí los gastos estimados que aparece en la pantalla generales significa pues cuánto nos va a costar realizar... por ejemplo si es una renovación, si es un importe fijo lo que nos va a costar la renovación, podemos estimarlo. Y bueno, pues aquí me va a costar unos 490 euros. Luego veremos que con las facturas recibidas podemos ver cuál es la diferencia entre el gasto estimado y el gasto real.
Si estimamos más o menos lo que puede ser, lo podemos indicar aquí. Aquí tenemos las comisiones, si tenemos algún intermediario que se lleve algún tipo de comisión por realizar algún servicio, lo podemos aquí dar de alta. Y luego la imputación, que simplemente está el centro de coste, departamento, sección, país, usuario. Es luego un poco a nivel de estadística, si lo vamos rellenando podemos saber, igual el departamento de marcas extranjeras, todo lo que ha facturado.
Entonces, bueno, para sacar un poco de, a través de la imputación, para sacar un poco de estadísticas. Vale, pues ya una vez que tengamos dado de alta lo que son todos los conceptos, Ya podemos empezar a facturar. Para ello la forma más fácil, más sencilla de dar de alta una factura o la más habitual es gestión financiera, facturas emitidas y nueva. Por defecto ya me aparece la serie que hemos generado antes o si yo selecciono la ODC me aparece la otra serie. Siempre que empecemos a facturar, cuando la marquemos, el programa ya entiende que cuando marcas una serie, siempre vas a utilizar esa serie la primera vez que entres.
Si por lo que sea queremos utilizar otra serie diferente, podemos venir aquí a nueva y damos la fecha de aquí abajo y elegir tipo. Y otra vez nos vuelve a preguntar cuál es la serie. Vamos a hacer... a generar primero una ODC, que es una orden de cargo.
Seleccionamos la serie, seleccionamos el cliente y pulsamos en guardar. Automáticamente se me rellenan todos los datos de generales con la ficha que está rellena del cliente. En cuanto le damos a guardar, automáticamente ya se me va... a la ventana de para poder introducir los conceptos entonces si le pulsamos aquí a nuevo y damos a la lupa pues nos aparecen todos nuestros artículos entonces puedo decir que quiero una renovación de marca aquí vemos que aparece lo que es la descripción entonces podemos ver las variables que ahora mismo no nos dice nada porque sólo son códigos Y aquí vemos que ya nos ha rescatado el importe de la factura, o sea, el importe de este artículo con su correspondiente tasa. Si pulsamos en guardar, me está solicitando para qué expediente es este servicio.
Bueno, pues entonces vamos a buscar este expediente, por ejemplo. Y ahora podemos ver que automáticamente... ya me ha cambiado todas las variables, me ha puesto la renomación de la denominación, el número del expediente, la clase, el titular, automáticamente ya me lo ha indicado, ya no tengo que estar escribiéndolo manualmente, sino que automáticamente ya me lo rescata.
Y bueno, como tenemos indicados los gastos estimados, automáticamente a mí me lo ha rellenado. En este caso estamos viendo que existe en el propio artículo, nos aparece el importe y la tasa en un mismo concepto. Pero si queremos se puede tener la opción de que aparezca desglosado, tanto la tasa como los honorarios. Vamos a ver cómo se configura y es desde el apartado de utilidades, configuración del sistema.
de aplicación, gestión financiera. Aquí existen estos dos campos que es que da automáticamente la línea de la tasa para el país de la empresa o excepto para el país de la empresa. Bueno, pues vamos a marcarlas y vamos a ver qué sucede.
Vamos a localizar la factura que acabamos de generar. Vamos a dar de alta de nuevo el concepto, la grabación de marca y ahora si pulsamos en guardar, indicamos el expediente, van a aparecer esgrosados en dos conceptos. uno que es para los honorarios y en otro totalmente diferente la tasa. Entonces esto ya un poco la forma que más os interese de trabajar, pues si queréis que aparezca de glosa la factura, pues lo tenéis que hacer de esta manera.
Vamos a dar de alta una nueva factura para ver todos los procesos hasta el final. Ahora estamos en el paso 2. Si pulsamos hacia la derecha, a la flechita, nos ha pasado al paso 4. ¿Por qué no está pasando por el paso 3? Como es una ODC, las órdenes de cargo no tienen fechas de vencimiento de pago, entonces se salta este paso.
Si es una factura, pues sí que pasa al paso 3, que son las fechas de pago, pero como es una ODC, pues automáticamente pasa de alto. El paso 4 es por si tenemos algún intermediario que se lleva algún tipo de comisión, pues lo mismo, podemos aquí darlo de alta y podemos decirle, bueno, pues el intermediario, por este de aquí, si se basa en el total de la factura o solo en algún concepto. Se basa en este concepto de aquí, tiene un tipo de comisión, podemos indicárselo manualmente o si no aquí le decimos el 50% y automáticamente ya nos aparecen los 50 euros.
Y si ya cuando a este intermediario ya le abonemos esta comisión, pues lo mismo, tendremos que venir e indicarle la fecha de pago. Ahora continuamos al último paso, que es lo que hemos visto antes del centro de coste, departamento, sección y país. Para nivel de estadísticas, si lo tenemos relleno, luego se pueden hacer filtros y sacar un poco de estadísticas por ellas. Y los datos económicos son los datos de la cuenta bancaria del cliente, que si los tenemos previamente rellenos en su ficha de clientes, nos aparecerán aquí.
Y ahora aquí en este punto ya podemos terminar la factura. Entonces tenemos dos opciones, terminar la factura en el paso quinto o si normalmente nunca trabajamos con los dos últimos pasos, vemos que desde aquí, desde el paso dos, ya se puede completar con esta flechita verde aquí, ya se puede completar la factura. Vale, como vemos nos ha rellenado aquí el número de C. Y vencimientos aparece aquí desmarcado, deshabilitado.
Si ahora pulsamos en generar, si el cliente ya nos ha confirmado que sí, que hacemos el servicio y se lo queremos facturar, pues ya directamente vendríamos aquí en generar, nos pregunta la serie de facturación y automáticamente ya se ha habilitado. El número de factura, la fecha y los vencimientos pues ya están aquí habilitados también. Si queremos decirle, bueno, pues en lugar de que sea el 100%, pues podemos decirle que sea el 50%. Bueno, pues el 50% va a ser en esta fecha y el otro 50% va a ser pues dentro de un mes. Entonces tendríamos una factura con dos fechas de vencimiento.
¿Qué pasaría si nosotros estamos facturando en otra moneda que es diferente a la de la moneda de la empresa? hay que configurar previamente el cambio de divisas. Aquí indicamos, donde pone moneda empresa, tenemos que indicar la que hemos configurado previamente en empresas, cuál es nuestra moneda con la que normalmente solemos facturar y aquí abajo moneda del contacto. Entonces, ¿qué significa? Donde pone vendedor, significa que un dólar, por ejemplo, ¿cuántos euros son?
O aquí. un franco suizo a cuantos euros equivale. O si tenemos, por ejemplo, moneda de empresa, pues tenemos euros y vamos a facturar a una moneda chilena, pues tenemos que decirle un peso chileno cuántos euros son.
Y así tenemos que hacer la conversión. Esto es importante hacerlo por si en algunos países lo que es la moneda de la tasa suele ser otra distinta a la que es la moneda de la empresa. Entonces es importante que esté bien configurado el cambio de divisas.
Los cambios, los importes tienen que ser manualmente. Vamos a hacer una prueba de cambiar la factura para decirle que son dólares. Guardamos y si tenemos anotado el cambio de divisas correcto aquí, pues nos hace la conversión a nuestra moneda.
Vale, por defecto, bueno. Una vez que hemos creado la factura, pues ya nos aparece que está pendiente. Si nuestro cliente ya nos ha pagado esta factura, ¿cómo le indicamos al programa que ya está pagada? Bueno, pues aquí venimos al apartado de vencimientos y tenemos que indicar fecha de pago.
Como todavía tiene un vencimiento por pagar, todavía nos sigue apareciendo pendiente. Pero si ya no lo ha pagado también, ya nos aparece como pagada. Si queremos hacer, bueno, vamos a ponerlo a euros, a la moneda de la empresa.
Si hemos hecho una factura y nos hemos equivocado. y lo que queremos hacerle es un abono, la forma más fácil y más rápida y sencilla que existe es pulsando aquí arriba en el icono de pijes y pulsando en abonar. Nos vuelve a pedir la serie, la seleccionamos y automáticamente nos ha generado exactamente una igual.
pero negativo. Entonces de este modo ya tendríamos lo que es el abono realizado. Vamos a buscar...
las facturas realizadas hoy y vemos aquí que nos aparece una con importe positivo y otra con importe negativo entonces aquí ya tenemos hecho el abono vale si queremos visualizar la factura o mandársela por PDF al cliente pulsamos aquí en factura y le damos aquí factura nos aparece aquí el formato factura que viene predeterminado con Apigest y ya lo podemos imprimir o guardar si queremos enviárselo directamente al cliente podemos darle aquí a la opción de enviar y nos aparece aquí también para poder enviar, aparece una ventana como si fuese el Outlook para poder enviarla simplemente le daríamos enviar y ya se enviaría Aquí en adjuntos nos aparece en PDF la factura. Luego posteriormente vamos a ver cómo se configuran estas plantillas de aquí. También si queremos enviar varias facturas a la vez, en lugar de ir una a una, podemos pulsar aquí en enviar. Aquí nos aparece un mensaje que nos indica que estas facturas no tienen indicado un email, entonces no se le va a poder enviar nunca por email. Vamos a rellenárselo.
Si este email está relleno en la ficha del contacto del cliente, siempre se va a notar aquí en la factura, no hace falta rellenarlo manualmente. Por ejemplo, vamos a sacar todas las facturas que tenemos pendientes. Para ello, hacemos aquí, donde pone situación, desplegamos y podemos tener todas las que están pendientes más vencidas. Pulsamos en buscar y todas son las que tenemos vencidas y pendientes. Si las queremos enviar al cliente, le damos aquí la opción de enviar, generamos.
y una vez que ya están generadas, si hacemos doble clic encima del email, se agrega un PDF y si tiene varias facturas, pues aquí aparecen todas. Esta es una opción de poder enviar así las facturas pendientes con todo bien aquí desglosado, lo que es el formato factura tal cual. O si queremos hacerlo de una forma más sencilla, podemos reclamar las facturas pendientes de pago desde la apartada de gestión financiera, gestión de cobros. Podemos hacer el mismo filtro desde la situación pendiente más vencida, pulsamos en buscar y tenemos aquí todas las facturas que están pendientes.
Son las mismas que nos han aparecido antes. Ahora bien, si pulsamos en enviar. Tenemos aquí todas y le damos a generar. Vamos a abrir alguna de ellas y aquí nos ha agregado un informe que se llama pendiente de pago.
Es como un pequeño resumen de las facturas que tiene pendiente. A ver si hay alguna que tenga varias facturas. Por ejemplo, este tiene varias facturas pendientes, automáticamente no larga en un solo informe.
Entonces ya un poco, pues como ya más les resulte más cómodo, se envía lo que es la factura completa o un pequeño resumen de las que están todavía pendientes. ¿Cómo se configura? Podemos ver, podemos enviar el formato que viene personalizado.
O si queremos, tenemos la opción de crear un informe nuevo. ¿Cómo generamos ese informe nuevo? Desde aquí, desde facturas emitidas, tenemos todos estos informes y hay, por ejemplo, uno de ellos que es pendiente de pago por cliente.
Pulsamos aquí, en el icono de la derecha del todo y podemos editarlo. Se abre aquí un editor y nosotros podemos realizar cualquier tipo de modificación sobre este informe. Cambiar el color, negrita por nivel normal, quitar algún campo que nos interese, podemos modificar lo que queramos. Y luego ya, pues simplemente habría que dar guardar y poner el nombre que nosotros queramos. Una vez que ya lo tenemos guardado, nos aparecerá aquí en listados, informes personalizados.
Nos hemos creado este que es pendientes de pago personalizado. Y si ahora nos volvemos a gestión de cobros, pulsamos en enviar. Y podemos indicar que se utiliza este pendiente de pago personalizado. Generamos, vamos a abrir alguno de ellos otra vez. Y vemos que cambia un poquito el color, un poco el formato, porque hemos generado uno personalizado para nosotros.
Luego también si queremos, tenemos ya la última opción. que es que vaya en el propio cuerpo de la del email entonces si marcamos aquí cuerpo de email podemos decirle pendiente de pago que vaya del asunto y generamos entonces directamente va en el cuerpo del email ya como la forma que os guste más de trabajar vale para Poder lo que es configurar las plantillas, tenemos que irnos al apartado de cartas, textos. Y aquí en plantillas es donde generamos los cuerpos de la factura y de la gestión de cobros pendiente de pago.
Entonces podemos tener aquí una que es pendiente de cobro, hacemos doble clic y bueno y es simplemente pues... Algo básico que va en el cuerpo del email, pues igual, estimado cliente, el adjunto de las facturas que tiene que abonar o que tiene pendiente de pago, es simplemente algo corto, porque lo adjunto y ya va a ir el PDF. Y para enviar las propias facturas, pues lo mismo, hay que indicar aquí utilizar plantilla para y aquí indicamos facturas, ODC, presupuesto o pendiente de pago, según para lo que vayamos a utilizar.
Pero lo más común es utilizar para facturas y para pendientes de pago. Hay de facturas, tienen todos los otros informes para poder imprimirlos. Entonces, bueno, quiero saber igual una estadística de todos los artículos que se han facturado.
Bueno, pues aquí me puedo hacer un ejemplo. Me dice, pues bueno, pues de esta renovación de marca se han hecho 6, pues este importe, igual si ya tenemos facturas del año anterior, me va a decir el importe, el saldo, el gasto real y el importe. Y si está, pues desglosado por monedas. Y luego aquí el total por la moneda de la empresa, que son euros. También tenemos informes que puede ser el de líneas de facturas Excel.
Por defecto, vamos a editarlo, aparecen unos cuantos campos, ¿vale? Y si a nosotros no nos interesa alguno de ellos, pues lo podemos eliminar. Por ejemplo, pues a mí no me interesa saber el importe unitario. Bueno, pues pulso, lo elimino y elimino. Luego si quiero puedo añadir más campos y una vez que ya lo tengo configurado, lo voy a guardar y ya le puedo generar el nombre que yo quiera.
Desde aquí, listados, informe personalizado, se puede ver el que hemos generado. Otra cosa que podemos hacer una vez que ya hemos terminado de un año de facturación, por ejemplo, todas las facturas del año 2016, yo quiero que ya no se puedan tocar, que ya estén como de solo lectura. Bueno, pues para ello podemos venir aquí, fecha de factura, borramos el filtro, decimos fecha de factura y le digo, bueno, pues todas las facturas del 1 del 1 del 2016, todas las facturas.
Del 31, del 12, del 2016. Buscamos cuáles son y quiero cerrarlas. Venimos aquí a actualizar y es cerrar periodo de facturación. Me aparece el 0 porque ya están previamente cerradas, pero significa que...
este botón aquí lo que hace es cerrarte las mal individualmente pues se pueden cerrar y abrir las facturas si está de este modo pues si nosotros intentamos tocar algo la factura a una línea todo pues está deshabitado ni se puede añadir ni se pueden borrar ni se puede modificar absolutamente nada factura está todo como su lectura si por lo que sea necesitamos modificar algo de alguna factura anterior pues podemos pulsar en reabrir y ya nos permite volver a evitarlo Solo van a poder editar los usuarios que sean administradores de gestión financiera. Esos usuarios de administrador de gestión financiera se indican desde archivos, usuarios, elegimos el usuario y marcamos administrador de gestión financiera. Solo los usuarios que son administradores de gestión financiera van a poder eliminar facturas. Elimina facturas o... o modificar algunos otros datos de empresas o algo que sea muy delicados o modificar series, solo van a poder hacer los administradores de gestión financiera.
Vale, ahora vamos a ver, una vez que ya hemos visto cómo se da de alta una factura emitida, Vamos a ver cómo se da de alta una factura recibida. La factura recibida son todas aquellas que nos han hecho, puede haberse algún corresponsal que nos ha hecho algún trabajo en algún otro país, alguna renuncia en otro país o igual tenemos la línea de internet y hemos recibido una factura, pues nuestro proveedor de internet también la damos de alta. ¿Cómo se da de alta una factura recibida? Pues desde aquí, facturas recibidas y pulsamos en nueva.
Podemos elegir a qué tipo de cliente, o sea de contacto, le estamos haciendo esta factura recibida. Puede ser un intermediario o puede ser un proveedor que lo tengamos dado de alta como proveedor, pues el que nos trae el papel o el que nos provee del internet. Nos tenemos dado de alta previamente como contactos y ahora vamos a ver, por ejemplo, vamos a hacer una prueba de alguna renovación que nos ha hecho un intermediario en Brasil. Es un intermediario que tenemos. Vamos a crear primero una factura para cómo poder hacerlo.
Pulsamos en nueva, seleccionamos el intermediario. Y pulsamos en guardar. Una vez ya que estemos guardando generales, vamos a líneas y pulsamos en el más. La diferencia que tenemos en las facturas recibidas con las facturas emitidas es que los conceptos, artículos, los tenemos que escribir a mano. No se seleccionan de ninguna lista ni nada, sino que los tenemos que introducir manualmente.
Entonces, por ejemplo, podemos decir, bueno, pues esto es... Renovación de marca en Brasilia. Vale, pues guardamos. Y aquí vamos a indicar este intermediario sobre qué expediente nos lo ha hecho. Vamos a ver si hay alguno de Brasil.
Este, por ejemplo. Vale, pues este nos ha costado... 500 euros que nos haga este servicio. Vale, pues una vez que ya tenemos aquí dado de alta la factura recibida, tenemos la opción también de poder indicar si tenemos algún PDF que nos ha enviado con la factura, pues podemos aquí en documentos, podemos darlo de alta y nos aparecería aquí el PDF.
O si pulsamos aquí, abrir carpeta, pues nos genera una carpeta en este directorio, facturas R y con el número de orden y podemos ingresar el PDF. Entonces tenemos dos opciones, o indicarlo en documentos, que lo que hace es guardar el archivo PDF en base de datos, o en la carpeta, como nosotros queramos trabajar. Es importante también cuando hagamos la factura... que le indiquemos la fecha de factura de cuando es, de cuando la hemos recibido, bueno, pues vamos a decirle, bueno, la factura es de ayer. Y guardamos.
Ahora vamos a realizar lo que es la vinculación de este servicio con una factura emitida. Entonces nos vamos a facturas emitidas, vamos a generar una nueva factura. Bueno, vamos a ver otro caso desde donde se pueden generar facturas.
Ya hemos visto que desde nueva se pueden generar. pero voy a mostrar cómo se puede generar desde el propio expediente. Vamos aquí a expedientes, vamos a buscar los expedientes que hay en Brasil, y vamos a seleccionar este de aquí.
Entonces desde el apartado de datos vinculados, Es una forma bastante rápida de trabajar. Aquí facturas emitidas. Bueno, podemos ver todas las facturas o ECs que se han hecho sobre él.
Y si le damos aquí la flechita, podemos darle a nueva. Pues automáticamente ya nos carga los datos del cliente. Pasamos ya al paso 2. Le damos al más. Seleccionamos el concepto de renovación.
Vale, y guardamos. Vale, automáticamente no le he tenido que indicar el expediente, porque ya como le he hecho desde datos vinculados al expediente, pues él ya sabe cuál es y ya me lo ha cogido. Bueno, vamos a poner un poco menos.
Vale, y ya pues podemos terminar la factura. Vale, bueno, vamos a... En lugar de hacer una ADC vamos a generar una factura, generamos, creamos la serie. Y ahora aquí, desde el apartado de datos de gasto del artículo, es desde donde vamos a vincular la factura recibida con la propia factura emitida.
Si pulsamos aquí en facturas recibidas en la lupa, nos aparece la que acabamos de crear. Si hacemos doble clic y guardamos, él automáticamente nos ha rescatado el gasto real, lo que nos ha costado la factura recibida. Entonces, ya de este modo podemos ver el gasto estimado, cuánto estimamos que nos iba a costar y al final cuál ha sido el gasto real.
Si pulsamos aquí en este icono del lápiz, nos lleva a la factura de recibida. Entonces, aquí en general ya nos está diciendo cuál es la factura. Entonces, podemos ver la relación entre ellas, aquí el número de cargo. Pulsamos aquí y volvemos otra vez a la factura, líneas y la vemos. Entonces, bueno, pues luego ya si queremos nosotros ver esta relación entre gastos estimados y gastos reales, pues bueno, pues tenemos un informe.
Aquí en facturas emitidas, listados y tenemos listado de gastos Excel, por ejemplo. Desde aquí ya podemos ir viendo todo lo que nos va costando, gasto estimado, tal, gasto real, este importe. Si está todo bien configurado, lo podemos ir viendo por cliente y aquí abajo nos aparecería el total. Vale, pues realmente esto sería lo que es el apartado de la gestión financiera.
Entonces si tienen algún tipo de pregunta ahora lo pueden hacer en la sección de preguntas y si no son muchas las podemos responder ahora y si no, pues luego ya les contestamos por email a las preguntas. De todos modos, este vídeo está siendo grabado y lo colgaremos en YouTube y luego mandaremos un enlace con todo el vídeo. Si tenéis alguna pregunta... Vale, pues damos por concluido el webinar de gestión financiera.
Si tienen cualquier tipo de duda o problema a la hora de configurarlo o a la hora de facturar, pues ya saben que pueden conectarse a nuestra ayuda online o mandarnos un email y les resolveremos las dudas. Así que lo mismo, si quieren refrescarlo, cuando mandemos el enlace, ahí van a poder ver el webinar de nuevo si se han quedado con alguna tabla. Así que espero que les haya sido de utilidad. Muchas gracias por asistir a todos.