Gestion des états dans Access

Introduction aux états

• Les états permettent d'avoir une vue instantanée des données avant impression.
• Utilisation d'une base de données de facturation contenant deux tables : Clients et Commandes.

Création de l'état

1. Accéder au ruban Créer
   • Sélectionner la table des clients.
   • Cliquer sur le bouton État pour générer un état automatique.
2. Aperçu de l'état
   • Observation des données : certaines informations peuvent ne pas apparaître sur la même page.
   • Passage en mode création pour réorganiser les données (réduction de la largeur des champs).

État avec un sous-état

• Objectif : Créer un état qui inclut les clients et leurs commandes.
• Utilisation de l'assistant état du ruban Créer.
  • Sélectionner les champs de la table Clients.
  • Ajouter les champs de la table Commandes.
  • Ne pas répéter le champ clé étrangère (Commande Client) déjà ajouté.
• Regroupement par client
  • Ajout d'un niveau de regroupement sur le champ Client Num.
  • Possibilité de trier les commandes totales.

Configuration de l'état

• Choix de disposition échelonnée et orientation paysage.
• Nommer l'état et valider la création.
• Résultat : état regroupant les informations des clients et les commandes associées.

Réorganisation de l'état

• Passage en mode page pour corriger l'affichage des données.
  • Suppression des répétitions de données.
  • Réorganisation des éléments pour améliorer la clarté.

Lien entre le formulaire et l'état

• Objectif : Créer un lien pour afficher la facturation d'un client spécifique.
• Insérer un saut de page pour afficher un client par page.
  • Sélectionner la zone en tête de groupe Client Num.
  • Ajouter un saut de page avant la section.

Création d'un bouton dans le formulaire

1. Ajout du bouton
   • Utiliser le ruban Créer pour ajouter un bouton dans le formulaire.
   • Configurer le bouton pour ouvrir l'aperçu de l'état.
2. Personnalisation de la macro
   • Édition de la macro pour ajouter une condition WHERE.
   • Lier le champ Client Num du formulaire au champ Client Num de l'état.

Test du lien

• Navigation à travers les clients dans le formulaire.
• Vérification de l'aperçu de l'état pour un client spécifique.
  • Confirmation que le bouton ouvre l'état correct avec la synthèse des commandes.

Conclusion

• Application fonctionnelle permettant aux utilisateurs de manipuler les données et d'accéder directement à l'impression sur demande.
• Suggestions : Améliorer la présentation de l'état.