Meu nome é professor Marcelo Peruzzo e o nosso tema hoje é a matriz Heisenhower, como trabalhar com mais eficiência, produtividade e lucratividade. Como você gerencia o seu tempo? Não é fácil e eu sei disso. Olha que interessante, o presidente americano Dwight Eisenhower falou que as decisões mais urgentes são raramente as mais importantes e ele tem toda a razão.
Hoje em dia, além do nosso trabalho profissional, estamos envolvidos com diversas atividades domésticas, além de dar conta e responder os nossos e-mails, acessar o Twitter ou o Facebook, entre outras tarefas que nos deixam cada vez mais ocupados. A matriz Eisenhower pode nos ajudar a gerenciar melhor o nosso tempo e maximizar nossas tarefas, aumentando a nossa produtividade e, consequentemente, a nossa lucratividade. Através de duas palavras, importância e urgência, podemos nos planejar de forma eficaz para realizar nossas tarefas.
Com a interação destas duas palavras mágicas, podemos ter quatro tipos de tarefas. Importante, mas não urgente. Não importante, não urgente.
Urgente e importante. E urgente e não importante. A partir desta definição de tarefas, precisamos estar preparados para as quatro ações possíveis.
Deixar para fazer depois. Delegar para alguém fazer. Fazer imediatamente.
E decida quando fazer e haja. Peruso parece meio confuso. Quando devo usar essas situações de importância e urgência?
Você pode me dar exemplos? Eu gosto das coisas práticas. Vamos fazer o seguinte, eu cito uma situação do dia a dia e você me fala em qual quadrante se encaixa na matriz, ok?
Mete brasa, Peruso! Vamos lá! A primeira situação é a seguinte.
Você chega na empresa e recebe um aviso da secretária que o seu cliente está esperando a proposta comercial por e-mail ainda hoje. Este é fácil demais. Essa situação é urgente e importante.
Tem que fazer imediatamente. Deixar o cliente esperando é um crime. Mandou bem, macaco velho.
Vamos para a segunda situação. A grama no jardim da sua casa está há 30 dias sem cortar e parece uma floresta amazônica. O que você faz?
Pelo visto, nessa história, estou sem tempo mesmo. Já fazem 30 dias que a grama está lá crescendo sem parar. Bom, tem que ter vergonha na cara e contratar alguém para cortar a grama. Neste caso, é uma situação urgente, mas não importante. Concordo, macaco velho.
Mas, às vezes, fazer essa tarefa de casa pessoalmente cria moral com a patroa. Mas, tudo bem. Vamos à terceira situação.
Você encontra um amigo em um restaurante e, na conversa, surge a oportunidade de marcar uma reunião para colocar a conversa em dia. Porém, a sua ajuda... agenda está totalmente lotada neste mês. O que você faz?
Se é para colocar a conversa em dia, não deixe de ser importante. Afinal de contas é um amigo, mas está longe de ser urgente. Nesse caso, vejo a minha agenda e com muita antecedência tento marcar uma reunião com meu amigo. É, Macaco Velho, até parece que você é o campeão do gerenciamento de tempo. Está preparado para a última situação?
Então, vamos lá! Você está em uma reunião de trabalho, recebe uma mensagem do Facebook pelo celular de um amigo que não concordou com a sua opinião sobre a contratação de um jogador de futebol do time que vocês torcem. O que você faz, Macaco Velho? Vou responder que ele tá errado.
Se a opinião é minha, ele que me respeite. Nada disso. Você não faz nada.
Em uma organização, principalmente em uma reunião, nada de ficar respondendo mensagens do Facebook. Está aí um exemplo clássico de desperdiçar tempo no ambiente de trabalho. Afinal de contas, isto para a empresa não é importante, quanto menos urgente. Então, responda depois do expediente a mensagem do seu amigo. Obrigado pela dica, mas sabe como é, sou muito impulsivo, preciso fazer as coisas na hora.
Entendo, mas precisa ter controle, porque o tempo vale ouro. Agora que aprendemos a matriz de Heisenhower por completo, é hora de colocar em prático o aprendizado e aumentar a produtividade e lucratividade. Muito obrigado!