En este vídeo del curso de Google Sheets vamos a hacer un repaso de todo lo que hemos ido viendo a lo largo del curso y para ello he creado un ejercicio final un poquito más complejo en el cual se recogen los datos de evaluación de un grupo. Bien, aquí tenemos una vista previa de lo que vamos a hacer. en este vídeo. Como podéis comprobar, la hoja de cálculo está dividida en cuatro hojas. En primer lugar, tenemos una que nos va a registrar la asistencia de cada uno de los alumnos y las alumnas.
Luego tenemos una hoja muy parecida con el comportamiento, donde podremos registrar si tiene un buen comportamiento o ha tenido algún problema. alguna amonestación. Luego una hoja donde tendremos lo que son las notas. En esta hoja aplicaremos fórmulas para que se calcule automáticamente todo en base a las notas de las prácticas, los exámenes y también en base al contenido de las hojas de asistencia y comportamiento. Y finalmente tenemos una última hoja con un informe individual.
En este caso lo que tendremos es un desplegable donde seleccionaremos un alumno en concreto del grupo y a partir de esa selección nos mostrará la imagen del alumno y luego un resumen de sus notas. a lo largo del curso y también un gráfico personalizado que va a comparar las notas del alumno en cuestión a partir del promedio de la clase y tanto las notas como el gráfico se irá actualizando en base a la selección que hagamos en el desplegable, ¿de acuerdo? y bien tras esta breve introducción con todo lo que veremos a lo largo del vídeo vamos ya al lío. Vamos a crear una hoja de cálculo nueva en blanco haciendo clic en el más Le pondremos un nombre a la hoja de cálculo, voy a poner notas, y a esta primera hoja le vamos a cambiar el nombre también y vamos a poner asistencia.
Os recuerdo que haciendo doble clic en el nombre de la hoja podemos editar su nombre. En esta primera hoja lo que vamos a introducir es la asistencia de los alumnos en cada uno de los días de clase. Para ello, en cada uno de los días introduciremos un color distinto.
Si está presente lo pondremos en verde, si ya tenía un retraso en amarillo y si no ha venido a clase lo pondremos en rojo. Y para ello vamos a introducir aquí tres celdas que nos van a servir luego para copiar el contenido. En primer lugar una P de presente, a continuación una R de retraso y finalmente una F de falta.
Luego, a partir de la fila 6, vamos a introducir los datos de los alumnos. En primer lugar, pondremos una foto, luego el nombre, a continuación el grupo al que pertenecen y luego vamos a poner cada una de las fechas en las que hay clase. Yo, para hacerlo más rápido, lo que voy a introducir es una primera fecha, por ejemplo, el 6 del 1 del 2020. Me voy a colocar en la esquina inferior derecha, donde está el cuadradito azul, y cuando el cursor se transforma en una cruz, voy a arrastrar para generar una serie de días.
De este modo, lo que me genera es una lista de días consecutivos. Aquí en realidad deberían ir las fechas de cada uno de los días de clase, pero bueno, para ir más rápido, lo he hecho de este modo. Bien, ahora vamos a pasar a introducir las fotos de cada uno de los alumnos. Para introducir una foto, en este caso, vamos a ir a insertar imagen y la vamos a colocar como imagen en celda.
Aquí, como ya vimos en el vídeo de insertar imágenes, hay muchas formas de insertar las imágenes, pero yo en este caso voy a utilizar el Google Drive ya que las tengo almacenadas ahí. Voy a ir a la carpeta donde tenemos las imágenes, que es en avatares, y voy a ir colocando en cada una de las filas la foto de un alumno. Hacemos clic en la imagen, insertar, y aquí ya me aparecerá, aquí en pequeñito, dentro de la celda, lo que es la imagen de ese alumno. Bien, y voy a hacer exactamente lo mismo para cada uno de los alumnos de la clase.
Bien, una vez tengas introducidas todas las fotos, para que se vean un poquito más grandes, lo que debía hacer es ajustar el tamaño de la celda. En este caso voy a seleccionar las filas desde la 6 hasta la 14 y con el botón derecho sobre cualquier número de fila vamos a ir a cambiar el tamaño de las filas. En este caso voy a especificar un alto de la fila de 60 píxeles.
Y como es una imagen cuadrada, para que coincida exactamente en la columna A, voy a hacer lo mismo. Botón derecho, modificar el tamaño de la columna y voy a poner 60. Y voy a introducir ahora los nombres y los grupos. Y bien, ahora para que quede un poquito mejor voy a modificar lo que es el formato y los colores de las celdas. En primer lugar voy a seleccionar la fila 6 haciendo clic en el número 6 de la fila y vamos a poner un color de fondo más oscuro.
Por ejemplo, este de aquí. Además pondremos las letras en color blanco y en negrita. Y vamos a poner la alineación centrada tanto en el eje horizontal como en el eje vertical. Y además voy a seleccionar este mismo formato que he aplicado ahora, por ejemplo seleccionando la celda A6, voy a hacer clic en el pincel de formato y voy a aplicárselo a unas cuantas filas por debajo.
Y a las cinco primeras filas les voy a poner un color de fondo, por ejemplo en este gris de aquí. Y como no quiero que se vean las líneas, estas de la cuadrícula, voy a ir a ver y voy a desmarcar las líneas de cuadrícula. Estas filas también las voy a centrar tanto en el eje horizontal como en el eje vertical.
Bien, y ahora lo que vamos a hacer es poner un color en concreto a cada uno de los casos que pueden ocurrir. Es decir, cuando el alumno está presente, hay un retraso o hay una falta. Entonces lo que voy a hacer es, estas dos celdas les voy a poner un color verde, les pondremos el fondo este verde claro, y además a lo que es la letra, la letra P, que es la que vamos a utilizar luego para copiar y pegar, lo que haremos será ponerle un color a la letra, así un verde más oscuro, y en negrita. En el caso del retraso vamos a ponerle un tono así más amarillo, por ejemplo este de aquí, y a la letra R vamos a poner un amarillo así oscuro y también negrita.
Voy a ponerlo un poco más oscuro, por ejemplo este de aquí, y para la falta le pondremos un tono en color rojo, por ejemplo este, y a la F le pondremos este tono rojo de aquí. Además estas letras las voy a poner un poquito más grandes, tamaño 14. Y las letras P, R y F las voy a poner también centradas, tanto en el eje horizontal como en el eje vertical. Y además para tener visibles más fechas lo que haré será seleccionar desde la columna de hasta el final y con el botón derecho vamos a ir de nuevo a cambiar el tamaño de las columnas y lo vamos a poner a 60. Y como en este caso las fechas quedan muy juntas y no se leen bien, voy a seleccionarlas todas y las voy a poner en diagonal, haciendo clic aquí en la rotación del texto, las vamos a inclinar hacia arriba.
Bien, y otra cosa que haremos para poder desplazarnos es inmovilizar lo que son las tres primeras columnas. Para hacer esto, os recuerdo que nos debemos colocar en cualquier celda de la columna C. ir a ver, inmovilizar y en este caso vamos a inmovilizar hasta la columna actual.
Aquí me colocará una línea y todo lo que está a la izquierda siempre va a estar visible, de modo que yo siempre tendré visible las fotos, los nombres de los alumnos y yo podré ir desplazándome por lo que son las fechas de cada una de las sesiones. Aquí en este caso no tengo muchos datos, pero si tuviera muchas más fechas, pues me podría ir desplazando y en todo momento tendría visible cada uno de los alumnos. Y esto resulta muy útil cuando tenemos una gran cantidad de datos.
Y al haberme puesto esta línea aquí para que quede mejor lo que voy a hacer es copiar el formato de aquí a aquí, copiar el formato aquí para que tenga el mismo color y en la falta igual, voy a poner la celda en color rojo. Bien, y ahora el funcionamiento sería el siguiente. Imaginemos que estamos en la clase del 6 de enero de 2020 y han venido todos los alumnos.
Lo que haremos es siempre copiar el contenido de estas celdas, de la A2, A3 y A4, y pegarla en cada una de las celdas según lo que haya sucedido en esa sesión. Si, por ejemplo, están todos presentes, me iría a la celda A2 y la copiaría. Luego me colocaría en todas las celdas del día 6 de enero y con el botón derecho pegar.
Y me introduciría. la P en cada uno de los alumnos. Es importante que copiemos y peguemos porque luego vamos a utilizar funciones que analizarán el contenido de las celdas y dependiendo de si es una P, una R o una F haremos que nos contabilice una cantidad en concreto.
Bien, si por ejemplo hubiera habido un retraso, pues lo único que deberíamos hacer es ir donde está la R, control C y pegarlo en la celda que corresponda. Por ejemplo, si David Navarro ha tenido un retraso, nos colocaremos en su celda y pegaremos el contenido con el botón derecho y pegar, o mucho más rápido, control-V. ¿De acuerdo? Y si faltara algún alumno, lo mismo, nos colocaríamos en la celda A4, la copiaríamos con control-C. Por ejemplo, si ha faltado Marta Ábalos, pegaríamos aquí el contenido con control-V.
Y bien, voy a rellenar rápidamente lo que serían estos datos, por ejemplo, voy a colocarme en la A2, voy a copiar y voy a pegar en todas las celdas. Y ahora lo que haré será ir colocando una serie de retrasos por celdas concretas. Control-C y Control-V, Control-V, Control-V.
Y lo mismo con las faltas de asistencia. Copiamos con Control-C y pegar. Bien, y con esto ya tendríamos una primera hoja donde guardaríamos la asistencia del grupo.
Ahora lo que haremos será crear una copia idéntica a esta hoja, pero en este caso lo que vamos a analizar es el comportamiento y la actitud en clase. Y para duplicar esta hoja, iremos al nombre de la hoja en concreto, en este caso se llama asistencia, y con el botón derecho iremos a duplicar. De modo que me ha creado una hoja idéntica que se llama copia de asistencia. En este caso vamos a cambiar el nombre, doble clic sobre el nombre de la hoja y vamos a poner comportamiento. En este caso vamos a reutilizar muchas partes de la hoja de cálculo como van a ser las fotos, los nombres, los grupos y todas las fechas.
Y lo único que vamos a cambiar aquí son los datos. En lugar de presente, retraso y falta, en comportamiento vamos a poner una B por buen comportamiento. Una A por una amonestación leve y una AG por amonestación grave.
Para que no se corten lo que son las letras voy a hacer un poquito más grande la columna C. Y ahora vamos a borrar todos los datos que hemos introducido antes de faltas, presentes y retrasos. Seleccionamos todas las celdas, suprimir, vamos al color de fondo y lo restablecemos, de modo que se quedará en blanco. Y bien, aquí la forma de proceder sería exactamente la misma.
Si todos han tenido buen comportamiento, pues lo que haríamos sería copiar el contenido de la celda A2 con control-C y lo pegaríamos con control-V en cada una de las celdas. Si, por ejemplo, hemos puesto alguna amonestación leve, pues lo que hacemos es copiar el contenido de la celda A3 con control-C y poner esa amonestación. Por ejemplo, podríamos poner una aquí, otra aquí, otra por aquí...
Y en el caso de amonestaciones graves exactamente igual, seleccionaríamos la celda A4 en este caso y CTRL-C y la pegaríamos en la celda que corresponda a esa fecha y a esa al 1. Por ejemplo, una por aquí, otra por aquí, otra aquí. Bien, y además si quisiéramos información extra sobre esa amonestación leve o grave, con el botón derecho podríamos ir a insertar nota y escribir una descripción de esa amonestación. Por ejemplo, aquí podría poner cualquier cosa, por ejemplo, comportamiento insolente. Y en el momento que pasemos con el cursor sobre esa amonestación grave, me aparecerá la descripción de la nota que he insertado, en este caso comportamiento insolente. Aquí, por ejemplo, podría poner otra nota con el botón derecho que ha comido en clase.
En definitiva, lo que podría hacer es ir insertando anotaciones en el caso de que quiera tener más información acerca de esa amonestación. Y siempre podremos consultar esa información extra únicamente pasando el cursor por encima. Si ahora me coloco encima de esta amonestación, puedo comprobar que me dice comer en clase.
Bien, y esto en lo que respecta a asistencia y comportamiento. Ahora lo que haremos será crear una tercera hoja donde introduciríamos las notas de las distintas actividades que se han ido realizando a lo largo del curso. Para ello haremos clic de nuevo en la hoja asistencia con el botón derecho y la duplicamos.
Esta copia de asistencia la voy a poner después de comportamiento y voy a cambiar el nombre. Doble clic y voy a poner notas. Y aquí el formato va a ser un poco distinto, así que vamos a eliminar lo que serían estos datos de aquí. Y el formato lo vamos a poner todo en gris. Con el pincel de formato, os recuerdo que podemos cambiar el formato rápidamente.
Y aquí lo que voy a poner son los porcentajes de cada una de las partes de la nota. Esto dependiendo de cómo esté configurada la asignatura, pues deberá tener unos porcentajes u otros. Yo, por ejemplo, el 30% se lo voy a dedicar a las prácticas. Voy a poner aquí prácticas. El 40% van a ser los exámenes.
el 20% el comportamiento y el 10% la asistencia. Como digo, estos datos se pueden cambiar y se pueden establecer los porcentajes a nuestra consideración, siempre teniendo en cuenta que la suma de todos sea un 100%, e incluso podríamos añadir más apartados. Pero bueno, para que lo veáis a través de un ejemplo sencillo, he decidido dividir la nota en cuatro partes. Bien, como en este caso no son fechas lo que voy a utilizar, vamos a eliminar todos estos datos de aquí.
Con la tecla suprimir, el formato, voy a hacer exactamente lo mismo, voy a quitar el color de fondo, restablecer, y aquí en primer lugar vamos a poner las prácticas, por ejemplo, práctica 1. Para hacerlo rápido, en total, a lo largo del curso, vamos a considerar que se van a hacer 12 prácticas. Lo que vamos a hacer es colocar 12 prácticas. Y además vamos a hacer 3 exámenes.
Examen 1. Y lo mismo colocándonos en la esquina inferior derecha, sobre el cuadradito azul, cuando tenemos el cursor y arrastramos, podemos generar series automáticas. Bien, y a continuación tendremos la nota de prácticas, la nota de los exámenes, la asistencia, el comportamiento y finalmente la nota final. Además de estas columnas que me sobran, les voy a aplicar el pincel de formato para que tengan el mismo color. Y para diferenciar lo que son las tareas en sí de los cálculos que vamos a realizar de cada una de las cuatro partes de la nota, lo que voy a hacer es colocarme en la columna de examen 3 y voy a poner un borde por la parte de la derecha. Os recuerdo que justo a la derecha del relleno teníamos los bordes.
En primer lugar seleccionaremos el estilo del borde, un poquito más grueso. El color lo vamos a poner en este azul y únicamente el de la derecha. Estos datos los voy a poner en negrita y un poquito más grandes para que se vean mejor.
Bien, y ahora lo que voy a hacer es introducir de forma manual las notas de cada una de las prácticas y de cada uno de los exámenes de los alumnos. Bien, ya tengo introducidas las notas de cada una de las prácticas y exámenes que han ido realizando a lo largo del curso y ahora lo que vamos a hacer es calcular de forma automática la nota final. Entonces, en cada una de estas columnas lo que haremos será calcular cada una de las cuatro partes de la nota. En este primer caso, la nota de prácticas será la media de las 12 prácticas que se han ido realizando.
Entonces, para ello nos colocaremos en la celda correspondiente, introduciremos un igual y escribimos la palabra promedio. Es esta función que tenemos aquí. Y ahora debemos tener en cuenta que solo debemos seleccionar las celdas de las prácticas, que serán desde la celda D7 hasta la O7.
Entonces lo que hará en este caso será calcularme la media de estos 12 valores. Cerramos paréntesis, intro. Y como en esta ocasión lo que queremos es que me calcule la media en cada una de las filas, podemos arrastrar la fórmula sin problemas, colocándonos en el cuadradito azul de la esquina inferior derecha, arrastramos, y nos aplicará el promedio a cada uno de esos alumnos. Bien, pasemos ahora a la nota de los exámenes. La función sería exactamente la misma, la función promedio, pero ahora la aplicaremos únicamente sobre las celdas de los tres exámenes.
Promedio, seleccionamos estas tres celdas, cerramos paréntesis y intro. arrastramos igual que antes y en este caso hay muchos decimales para reducirlos lo podemos hacer rápidamente con este botón de aquí y voy a dejar solo dos decimales y bien pasemos ahora la nota de la asistencia en este caso para valorar la asistencia vamos a tener en cuenta todas las sesiones de clase que se han desarrollado a lo largo del curso entonces si vamos a la hoja de asistencia tenemos una serie de sesiones entonces aquí para puntuarlo de algún modo lo que haremos una puntuación a cada una de las sesiones. Si está presente le daremos dos puntos, si ha venido con retraso le daremos un único punto y si tiene una falta de asistencia le daremos cero puntos.
Por lo tanto la máxima puntuación posible que puede tener un alumno en el apartado de asistencia sería el número de sesiones multiplicado por dos, que en ese caso sería que ha venido absolutamente a todas las sesiones y no ha tenido ningún retraso. Bien, para calcular esto lo que vamos a hacer es analizar el contenido de cada una de las celdas. Bien, volvamos de nuevo a notas y la función que utilizaremos para realizar esto es la de contar si. Bien, en primer lugar vamos a introducir un igual y escribimos contar si.
Esta función de aquí. Os recuerdo que lo que hacía esta función era ir contando las apariciones de un valor. En este caso lo primero que debemos seleccionar es el rango de celdas donde vamos a buscar ese valor. Volveremos a la hoja asistencia y vamos a seleccionar todas las celdas de ese alumno en concreto.
En este caso desde la celda de 7 hasta la Z7. Luego pondremos un punto y coma y luego deberemos introducir el criterio. El criterio es el valor con el que vamos a comparar.
Entonces en este caso lo que haremos será introducir la celda donde está la P. Haremos clic en la Z7. celda a 2 y lo que hará será buscar en ese rango cuántas p hay y me lo devolverá de forma numérica.
Es decir, y ahora cuando cierre paréntesis, aquí esta función lo que va a devolver es un número con la cantidad de p que ha encontrado. Como hemos dicho que la p va a valer dos puntos, pues entonces el número que me devuelva lo voy a multiplicar por 2. De este modo ya habré calculado el valor de todas las p. Ahora lo que debo hacer es calcular el valor de todos los retrasos.
Entonces, de nuevo voy a utilizar la función sí. En este caso voy a sumar y de nuevo contar sí. Lo mismo que antes, selecciono el mismo intervalo, porque la función realmente es la misma.
Voy a colocarme desde la celda. de 7 hasta la Z7, punto y coma, y ahora el criterio será la R. Entonces voy a hacer clic sobre la celda donde está la R.
Cerramos paréntesis. Y entonces, esta parte de aquí de la fórmula, después del más, lo que me va a devolver es el número de apariciones de la R. Como hemos considerado que el retraso únicamente vale un punto, en este caso no voy a ponerle ninguna multiplicación. Y finalmente, como la falta directamente...
Da 0 puntos, ya no hace falta que sume nada más. Esta primera parte me sumará los puntos de las P que valen 2 y esta parte me sumará los puntos de las R que valen 1. Si por ejemplo la falta tuviera una puntuación o fuera un valor negativo, entonces deberíamos hacer exactamente lo mismo. Sumaríamos o restaríamos y en este caso el rango sería el mismo, pero luego deberíamos hacer referencia a la celda donde está la F.
¿De acuerdo? Bien, pero hasta este momento lo único que hemos hecho es contar esa puntuación. Lo que debemos hacer para que me saque una nota será dividirlo sobre la máxima puntuación posible.
En este caso, estar presente todos los días. ¿Cómo calculamos esto? Pues en este caso lo que utilizaremos será la función contará.
Lo que hace la función contará será determinar el número de valores dentro de un conjunto de datos. Es decir, me va a contar el número de celdas. Entonces seleccionaré el rango de celdas.
Cerraremos paréntesis y ahora lo debemos multiplicar de nuevo por 2 porque estamos obteniendo la puntuación máxima que un alumno puede obtener. Si hay 25 días, la máxima puntuación será un 50. Entonces yo siempre deberé dividir por esa puntuación máxima. Con esta función lo que estoy consiguiendo es determinar el número de días y multiplicar por 2. Si hay 10 días, el contará, me devolverá un 10, multiplica por 2, 20. Es el número máximo de puntos que se van a poder obtener. ¿De acuerdo? Bien, pero este resultado realmente me dará un valor entre 0 y 1, porque imaginemos que yo he venido todos los días y estoy presente todos los días.
Entonces, esta primera parte me va a dar esa puntuación máxima. Si, por ejemplo, son 20 días y he venido los 20 días, tendré un 40. Y en la otra parte de la división también tendré un 40. Entonces, en caso de que vengamos todos los días, 40 entre 40 sería 1. Entonces, este valor... va a estar entre 0 y 1. Pero yo no quiero que esté entre 0 y 1, yo quiero un valor numérico entre 0 y 10. Entonces lo que debo hacer es, el resultado de todo esto, multiplicarlo por 10. Pero además debemos tener en cuenta una cosa, y es que aquí hay una suma.
Entonces, por prioridad de operadores, se hará primero esta división, y no sería correcto. Primero debo sumar todos los puntos. Entonces, desde el contar sí, primero.
Hasta lo que es la división, debe poner unos paréntesis. De modo que toda esta parte se sustituirá por el valor de la puntuación del alumno. Entonces, esa puntuación del alumno la dividiremos por la puntuación máxima que pueda alcanzar.
Ese valor será un número entre 0 y 1, pero yo no quiero un número entre 0 y 1, yo quiero una nota que esté entre 0 y 10. Por lo tanto, lo que deberé hacer es, este resultado final, multiplicarlo por 10. Le pongo un paréntesis y multiplicamos por 10. Intro. Vamos a quitarle decimales. Y fijaros que ahora sí que tenemos una nota que está entre 0 y 10, en este caso un 9,13. Si ahora nos vamos a la asistencia de Marta Ábalos, que es la primera alumna, fijaros que tiene un retraso aquí y otro retraso aquí.
Y además tiene una falta al primer día de clase. Fijaros que si yo ahora le pongo todo presente, control-C, control-V, esa nota se va a actualizar a 10. Como podéis comprobar, la nota se ha actualizado. Por lo tanto, esta nota va a reflejar en todo momento lo que son las faltas y los retrasos.
Voy a dejarlo como estaba. Volvamos ahora de nuevo a notas. Y aquí, si quisiéramos utilizar la fórmula para cada uno de los alumnos, hay que tener en cuenta una cosa, y es que en el contar sí, hacemos referencia a celdas en concreto, que son las celdas A2, A3 y A4.
Estas celdas, si queremos arrastrar... tras la fórmula deberán tener una referencia absoluta. Entonces vamos aquí de nuevo a notas y en asistencia nos vamos a colocar en la fórmula y cuando hagamos referencia a esas celdas que son estas dos de aquí, la A2 y la A3, deberemos hacer referencias absolutas, si no, no va a funcionar bien.
Entonces dólar A, dólar 2. Si no entendéis muy bien esto de las referencias absolutas os dejaré un enlace al vídeo donde vimos en detalle las referencias relativas y absolutas. Bien, pulsamos intro de nuevo para aplicar la fórmula. El resultado será el mismo, pero ahora cuando arrastre la fórmula me la aplicará de forma correcta. Bien, pasemos ahora a lo que es el comportamiento.
En este caso lo que vamos a analizar es un buen comportamiento. Ahora que me he fijado no pone comportamiento. Voy a corregirlo con comportamiento.
Bien, aquí en este caso lo haremos del mismo modo. Si tiene un buen comportamiento, le daremos dos puntos. Si tiene una amonestación leve, un punto. Y si tiene una grave, cero puntos.
Entonces, la fórmula básicamente va a ser la misma. Vamos a colocarnos de nuevo en notas. Introduciremos un igual.
Contar sí. En primer lugar, seleccionamos el intervalo, nos vamos ahora a la hoja comportamiento, y seleccionaremos el intervalo de celdas donde está el comportamiento de Marta Ábalos. Punto y coma, lo vamos a comparar en este caso con la B, y poniendo el dólar, igual que antes, dólar A, dólar 2, porque son referencias absolutas y nos van a servir luego para arrastrar la fórmula.
A continuación cerramos, Y como este valía dos puntos, multiplicamos por dos. Ahora vamos a sumar los puntos de las amonestaciones leves con el más, contar sí de nuevo, seleccionamos el rango de celdas, punto y coma, ahora el criterio en este caso será la A, vamos a poner también el dólar. Delante de la columna y delante de la fila. Cerramos paréntesis y ahora lo dividíamos sobre la máxima puntuación posible, que era un contará, para contar el número de celdas donde hay datos, desde la primera hasta la última, y lo multiplicamos por 2, que es la puntuación máxima que puede tener cada día.
Además, los dos contarsí van entre paréntesis porque hay una suma aquí en medio. Y finalmente deberíamos multiplicar por 10 para que el valor no estuviera entre 0 y 1. Intro. Fijaros que en este caso el comportamiento me ha salido un 10. Si nos vamos a la hoja de comportamiento en Marta Ábalos lo debe tener todo en B.
Efectivamente, todos son B, todos son buenos comportamientos, por Marta Ábalos, por ello, tiene un 10. Y ahora, al haber introducido el dólar, tanto en el primer contar sí como en el segundo, podremos arrastrar la fórmula sin problemas. Arrastramos, reducimos el número de decimales, y aquí, por ejemplo, hay otro 10, que es el de Laura Rodas. Si vamos al comportamiento de Laura Rodas, podremos comprobar que todos son B. y finalmente tenemos la nota final en este caso será la suma de estas cuatro partes y cada una de ellas tendrá un porcentaje entonces para ello en primer lugar un igual y vamos a la nota de lo que son las prácticas entonces hacemos clic sobre la nota prácticas y lo vamos a multiplicar por el contenido de lo que es la celda a1, que es donde está el porcentaje de las prácticas. En este caso, al igual que antes, debemos poner una referencia absoluta, porque al arrastrar la fórmula siempre queremos que se tenga en cuenta esa celda, la celda a1.
Por eso ponemos el dólar delante de la columna y delante de la fila. Una vez tengamos calculado el 30% de las prácticas, nos vamos a ir a los exámenes. Sumamos y lo mismo.
Hacemos clic en la nota de los exámenes, multiplicado por la celda donde está el porcentaje de los exámenes. Igual que antes... Podemos poner el dólar delante de la columna y delante de la fila. Sumamos y ahora vamos al comportamiento.
Seleccionamos la nota del comportamiento y la multiplicamos por el porcentaje del comportamiento. Y del mismo modo... Ponemos el dólar delante de la columna y delante de la fila.
Finalmente sumamos la asistencia, que está en esta celda de aquí, y la multiplicamos por el porcentaje de la asistencia. Y también con el dólar delante de la fila y delante de la columna. Pulsamos intro, arrastramos y reducimos decimales. Bien, como podéis comprobar, rápidamente hemos obtenido las notas finales de cada uno de los alumnos y teniendo en cuenta estos cuatro criterios.
Yo podría modificar los porcentajes y automáticamente se modificarían las notas de cada uno de los alumnos. Bien, y además para que sea un poco más visual, voy a seleccionar todas estas celdas de aquí y voy a ponerles un formato condicional. De modo que cuando sea un valor menor que 5 me lo ponga así en un color rojo y cuando esté por encima de 5 un color verde para indicarme que esté aprobado o suspendido. Entonces selecciono las celdas y con el botón derecho vamos a formato condicional.
En este caso, la primera condición, vamos a decirle que sea menor que 5, menor que un 5, por lo tanto estaría suspendido. En este caso quiero que me lo ponga en un color de fondo así rojo y la letra en un rojo así oscuro. Y listo. Añadiremos una nueva regla, en este caso cuando esté todo aprobado.
Como regla vamos a poner mayor o igual que 5. Vamos a poner un verde así clarito, el color de la letra, este verde de aquí y en negrita. Y listo. De todos modos, si no tenéis muy claro cómo funciona el formato condicional, también os dejaré un enlace en la descripción con el vídeo donde explico en detalle cómo funciona el formato condicional. Bien, lo voy a cerrar. Y además en la última columna voy a aplicar un formato condicional pero que sea un poquito más acentuado.
Con el botón derecho voy a ir de nuevo a formato condicional. Vamos a poner que está suspendido, en este caso menor que 5, me pongo un color de fondo así rojo bastante intenso, en negrita y la letra en color blanco. Y listo. Y en el caso que esté aprobado, vamos a poner mayor o igual que 5, pondremos un verde así bastante intenso, de fondo, y una letra A en color blanco también, y en negrita.
Y listo. De modo que resalta todavía más los alumnos que están suspendidos de los que están aprobados. Bien, y finalmente vamos a crear una última hoja en la que vamos a hacer un análisis individual de cada alumno respecto a lo que es el grupo.
Entonces voy a crear una hoja vacía en este caso, con el más voy a ir a una hoja y le voy a poner de nombre informe individual. Aquí lo que vamos a crear es un desplegable para seleccionar el alumno y a partir de ese desplegable me saldrán los datos de ese alumno en concreto. Entonces voy a poner aquí la frase seleccionar un alumno en una celda en concreto. Por ejemplo, luego voy a bajar bajo. Os recuerdo que si queremos introducir un intro dentro de una celda con la tecla control y sin soltarla, pulsamos intro y continuamos escribiendo dentro de esa misma celda.
Aquí vamos a poner informe individual. A la primera fila le voy a poner un color de fondo así oscuro, por ejemplo, este de aquí, la letra en color blanco, en cursiva y un poquito más grande. Bien, y aquí justo abajo de informe individual lo que voy a hacer es introducir un desplegable donde me aparezcan cada uno de los alumnos.
Entonces, para ello, botón derecho y validación de datos. seleccionaremos lista a partir de un intervalo, haremos clic en los cuadritos de la derecha y seleccionaremos el rango donde están los alumnos. Por ejemplo, vamos a ir a la hoja de notas y seleccionamos los nombres.
Aceptar y guardar. De modo que cuando pulse en la flecha me van a aparecer los nombres de cada uno de los alumnos. Voy a hacer esto un poquito más grande. Voy a cambiar un poco el formato de la letra.
Voy a ponerlo en la Montserrat, por ejemplo. Y más grande también. Bien, y ahora además lo que vamos a hacer es que cuando yo seleccione el alumno, justo abajo me aparezca su imagen. Entonces voy a hacer la celda 5 un poquito más grande, por ejemplo así. Y como he dicho, vamos a hacer que nos aparezca aquí la imagen del alumno en concreto.
Entonces para hacer esto, vamos a ir por ejemplo a la hoja de notas. Y debemos tener en cuenta que vamos a recuperar un dato dependiendo del nombre. Entonces con la función de búsqueda vertical no lo podríamos hacer porque cuando seleccionamos el rango de datos no podemos buscar en la primera columna.
Porque en la primera columna están las imágenes. Por ello deberemos utilizar el método alternativo que vimos en otro vídeo también. Que son las funciones coincidir e índice. Vamos a volver de nuevo a informe individual. Y aquí lo que hacíamos era utilizar la función índice para que me devuelva un valor y la función coincidir para que me lo busque dentro de un rango.
Entonces, en primer lugar, introduciremos la función índice, que será la que me va a devolver un valor. Yo lo que quiero es que me devuelva una imagen, por lo tanto, voy a seleccionar las celdas donde están las imágenes, en este caso, desde la A7 hasta la A14. Luego, punto y coma.
Y ahora en el siguiente parámetro le debería indicar el número de la fila donde está esa imagen. Si por ejemplo aquí le pongo un 1, me devolverá la imagen de Marta Ábalos, porque es la primera fila de ese rango. Si le pongo un 2, la de José Fernández. Si le pongo un 3, la de Marcos García, etc. Entonces, ¿cómo obtengo ese número?
Pues a partir de la función coincidir. Ahora escribimos coincidir. Y aquí en la función coincidir, lo que debería introducir en primer lugar es el valor de búsqueda, es decir, qué persona, qué alumno estoy buscando. Entonces de nuevo me voy a informe individual y deberé hacer clic en el desplegable, porque ahí estará el nombre del alumno. Luego punto y coma.
Y a continuación el rango de celdas donde voy a buscar ese nombre. Entonces voy a volver de nuevo a notas y en este caso seleccionaré lo que son los nombres de los alumnos. Entonces cuando encuentre el nombre en la primera fila me devolverá un 1, cuando lo encuentre en la cuarta me devolverá un 4. Entonces ese número que me devuelva lo utilizaré en la función índice. ¿De acuerdo? Finalmente punto y coma y un cero para decirle que empieza a buscar de cero hacia abajo.
Es decir, que el primer valor sea un uno, el segundo un dos, el tercero un tres, etc. Cerramos el paréntesis de la función coincidir y cerramos el paréntesis de la función índice. Y pulsamos intro.
Y fijaros, tenemos ahora a David Navarro, y si yo pongo Marta Ábalos, me sale la imagen de Marta Ábalos. Pongo Ana Pérez, la de Ana Pérez. Dependiendo de lo que seleccionen en el desplegable, me mostrará una imagen u otra. Voy a hacerla un poco más grande para que se vea mejor. Y finalmente, en la parte de abajo, vamos a poner las notas en cada uno de los apartados del alumno y el promedio de la clase.
Entonces voy a hacer la fila 6 un poquito más grande. Vamos a poner aquí prácticas, exámenes, asistencia, comportamiento y nota final. Vamos a hacer un poco más grandes lo que son las celdas.
Aquí en este caso vamos a poner un igual para que me ponga siempre el nombre que hay aquí, intro, y bajo promedio de la clase. Bien, y para poder obtener las notas de cada uno de los alumnos, lo que voy a tener que hacer de nuevo es utilizar la función coincidir e índice. En primer lugar, para obtener las notas de las prácticas de este alumno en concreto, vamos a poner un igual, índice.
En este caso, nos vamos a ir a la columna donde está esa nota en concreto, como lo que yo es la nota de las prácticas, nos vamos a ir a la columna donde está la nota de prácticas, que sería esta de aquí. Luego punto y coma. Y ahora, de nuevo, la función coincidir.
Y exactamente lo mismo que antes. Aquí, en este caso, lo que vamos a hacer es referencia a la celda donde está el nombre del alumno. En este caso, el nombre está en la celda A4. Luego punto y coma. A continuación, deberé hacer referencia al listado donde están todos los nombres de todos los alumnos.
serían estas celdas de aquí, ponemos un 0 para indicarle que cuente de arriba hacia abajo, es decir que empiece por el 1, luego el 2, luego el 3, etc. Cerramos el paréntesis de coincidir y luego el paréntesis de índice. Pulsamos intro.
bien y aquí realmente para cada una de las notas deberíamos hacer la misma función deberíamos utilizar el índice y coincidir la única diferencia es que deberemos cambiar en el índice el valor de aquí en este caso estamos obteniendo lo que es la nota de prácticas pero si quisiéramos exámenes pues lo único que deberíamos hacer es seleccionar lo que es la columna donde están los exámenes en este caso está de aquí desde la T7 hasta la T14 el resto de la función sería exactamente igual entonces una forma de seleccionar de conseguir esto es poniendo referencias absolutas a esta parte de aquí y arrastrando la fórmula. Como en la primera parte si yo desplazo la fórmula hacia la derecha me va a ir cambiando de la S a la T y luego a la U y luego a la V, entonces no va a hacer falta realmente escribir esta función cuatro veces más, únicamente poniendo la referencia absoluta aquí $A$4 para que siempre me coja el nombre de esta celda de la A4. de esta hoja, y luego que siempre busque el nombre a partir del listado este de aquí, para que siempre lo busque en estas celdas en concreto.
Entonces lo que tengo que poner es $B$7 para indicar la celda de inicio y $B$14. Por lo tanto, siempre hay que tener en cuenta el nombre que hay en esta celda y el listado de nombres que hay aquí. Usamos intro, el resultado será el mismo.
Pero ahora cuando arrastre la fórmula me la aplicará de forma correcta en cada una de ellas. Fijaros que Antonio Torres tiene 1,42, 0, 1,42, 0, luego tiene un 9,13 en las dos, 9,13 y 9,13 y nota final un 3,16. Nota final un 3,16.
Como podéis ver ha funcionado perfectamente. Bien, y en último lugar lo que vamos a hacer es calcular el promedio de la clase en cada uno de los apartados. Entonces nos colocaremos en prácticas, igual a promedio. Y en este caso seleccionaremos las celdas desde la S7 hasta la S14. Cerramos paréntesis e intro.
Este sería el promedio de la nota de prácticas en la clase. Como en este caso las notas están en el mismo orden, prácticas, exámenes, asistencia, comportamiento y nota final, igual que antes, yo ahora en este caso sí que podría arrastrar la fórmula y me funcionaría perfectamente. Me coloco en la esquina inferior derecha, en el cuadradito azul, y arrastro.
Y ahora puedo comprobar que en cada una de las celdas la fórmula se ha hecho de forma correcta. Por ejemplo, el promedio de exámenes lo está calculando de T7 a T14. Si voy a notas, puedo comprobar que los exámenes van desde la T7 hasta la T14. Si por ejemplo me coloco en la nota final...
va desde la W7 hasta la W14. Si me voy de nuevo a la hoja de notas, puedo comprobar que las notas finales están desde la W7 hasta la W14. Por lo tanto, en este caso podría arrastrar la fórmula perfectamente sin ningún problema. Bien, y finalmente, para que quede todavía mejor, voy a ampliar esto un poco y vamos a introducir un gráfico personalizado con la nota del alumno y el promedio de la clase. Entonces, seleccionaremos todas las celdas de las notas, iremos a insertar...
y gráfico. Voy a poner un gráfico de líneas, en este caso creo que funcionará muy bien. Lo vamos a mover un poquito hacia aquí, pondremos por esta parte de aquí, voy a quitar el título, vamos a estirarlo un poquito. Voy a cambiar un poco el formato, por ejemplo voy a ponerle aquí un azul así de fondo muy clarito, todavía más claro.
Voy a copiar el formato y se lo voy a aplicar a estas filas de aquí. Y finalmente a estas dos filas le voy a poner un borde por arriba y por bajo, así más grueso, igual que antes. Y finalmente aquí para separar las notas voy a poner también unos bordes. En este caso voy a poner línea discontinua y por los laterales y por el centro.
Además en ver voy a quitar las líneas de la cuadrícula para que se vea un poquito mejor. Como podéis comprobar, aquí iremos seleccionando a cada uno de los alumnos y tendré un informe personalizado con su nota respecto al promedio de la clase. En la fila 7 se me actualizará la nota del alumno en concreto y en la fila 8 tendré siempre el promedio de la clase.
Esto lo podríamos ajustar a la derecha. Y nada, como he dicho, dependiendo del alumno que pongamos aquí, nos aparecerá su imagen, sus notas en la fila 7 y se actualizará el gráfico teniendo en cuenta sus notas, que están en color azul, y el promedio de la clase, que está en rojo. Y nada, ya para terminar vamos a repasar un poco todo lo que hemos hecho. Tenemos en primer lugar una hoja de asistencia.
Donde lo que hacíamos era registrar si el alumno había venido a clase, si había tenido un retraso o si no había venido. Luego teníamos otra baja muy parecida con el comportamiento, donde podíamos anotar si había tenido buen comportamiento, si tenía alguna amonestación leve o una amonestación grave. Luego en la siguiente hoja... hoja teníamos registradas todas las notas y además las habíamos dividido en cuatro categorías distintas y finalmente en la última hoja teníamos el informe individual que dependiendo del alumno o la alumna que seleccionamos en el desplegable nos salen los datos personalizados del alumno respecto al promedio de la clase.
Y nada con esto terminamos con el vídeo de repaso del curso básico de Google Sheets.