Manajemen Proyek dan Konteks Teknologi Informasi

Opening Case: Tom Walters

• Tom Walters, karyawan universitas, terinspirasi setelah menonton Super Bowl 2018.
• Melihat pemain menggunakan tablet untuk mereview permainan.
• Mengusulkan penggunaan tablet di universitas.
• Rencana ditolak dosen karena:
  • Kurangnya persiapan untuk materi kuliah di tablet.
  • Preferensi terhadap buku.
• Tom gagal karena tidak memahami perubahan organisasi.

Tantangan dalam Manajemen Proyek

• Kesulitan utama: people relationship.
• Pentingnya memahami aspek manusia dalam manajemen proyek.
• Tom lupa bahwa implementasi tablet memerlukan dukungan dari dosen dan staf.
• Pandemi COVID-19 memaksa dosen untuk beradaptasi ke pembelajaran daring.

Sistem Thinking dalam Manajemen Proyek

• Traditional Thinking: Linear (A menjadi B).
• System Thinking: Mempertimbangkan interaksi antar komponen.
  • Tom harus memperhatikan semua bagian universitas (mahasiswa, dosen, staf).
• Tiga istilah penting dalam sistem:
  1. Sistem Approach: Setiap bagian adalah komponen sistem.
  2. Sistem Analisis: Memecahkan masalah dengan gambaran besar.
  3. Sistem Manajemen: Mengelola isu yang mempengaruhi proyek (bisnis, teknologi, organisasi).

Model Manajemen Sistem

• Tiga bidang utama: Bisnis, Teknologi, Organisasi.
• Isu-isu yang harus dipertimbangkan:
  • Biaya proyek tablet bagi universitas.
  • Pengaruh terhadap penerimaan mahasiswa.
  • Teknologi yang digunakan (tipe tablet, aplikasi, jaringan).
• Aspek organisasi, termasuk:
  • Dampak pada mahasiswa yang sudah memiliki perangkat.
  • Kebutuhan pelatihan untuk mahasiswa dan staf.

Kerangka Organisasi

1. Structural Frame: Memahami siapa yang membuat keputusan.
2. Human Resource Frame: Memastikan harmoni dan hubungan yang baik.
3. Political Frame: Memahami kepentingan dan konflik dalam organisasi.
4. Symbolic Frame: Menjaga citra dan budaya organisasi.

Pengaruh Struktur Organisasi pada Proyek

• Tipe struktur organisasi:
  • Fungsional: Pekerjaan dibagi berdasarkan fungsi.
  • Project-Based: Pekerjaan dibagi berdasarkan proyek.
  • Matrix: Kombinasi fungsional dan proyek.
• Pengaruh struktur terhadap pengelolaan proyek.

Budaya Organisasi

• Definisi: Gabungan asumsi, nilai, dan perilaku dalam organisasi.
• Pentingnya komitmen pimpinan tertinggi untuk proyek.
• Dukungan pimpinan sangat krusial agar proyek berhasil.

Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle)

• Standar siklus:
  1. Memulai
  2. Merencanakan
  3. Melaksanakan
  4. Menyelesaikan
• Metode pengelolaan proyek dalam konteks IT:
  • Predictive: Cakupan, jadwal, dan biaya ditentukan di awal (waterfall method).
  • Iterative: Cakupan ditentukan, waktu dan biaya bisa dimodifikasi.
  • Incremental: Produk ditambahkan secara bertahap.
  • Adaptive: Cakupan ditentukan, menyesuaikan target dan penyelesaian.
  • Hybrid: Kombinasi dari beberapa pendekatan.

Metode dalam Pengembangan Software

1. Waterfall: Proyek besar, prosedur ketat untuk perubahan.
2. Spiral: Iteratif, cocok untuk proyek dengan banyak perubahan.
3. Prototyping: User terlibat secara intensif, versi beta diluncurkan.
4. RAD: Menggunakan alat untuk mempercepat pengembangan.

Kesimpulan

• Proyek Tom Walters gagal karena tidak melihat organisasi sebagai keseluruhan.
• Pentingnya memenangkan dukungan organisasi sebelum menjalankan proyek.