Cierre de Proyectos y Contratos

Summary

En la sesión 18 del Diplomado de Gerencia de Proyectos y Dirección Estratégica se abordó el proceso de cierre de proyectos o fases, cubriendo actividades clave, requisitos documentales y diferencias con el cierre de contratos.
Se detallaron responsabilidades del director de proyecto al cierre, herramientas y entregables finales como el informe de cierre y encuesta de satisfacción.
Se revisaron los criterios y pasos para formalizar la finalización de un proyecto, así como la importancia de registrar lecciones aprendidas y liberar recursos.

Inmediato – Director del Proyecto: Verificar que todos los entregables y objetivos del proyecto han sido completados y aceptados formalmente.
Inmediato – Director del Proyecto: Supervisar que no queden incidentes sin resolver y medir la satisfacción de los interesados.
Al cierre – Director del Proyecto: Actualizar y archivar todos los registros y documentación del proyecto.
Al cierre – Equipo del Proyecto: Recopilar lecciones aprendidas y completar la actualización de los activos del proceso de la organización.
Al cierre – Director del Proyecto: Liberar recursos humanos y materiales para reasignación.
Al cierre de contrato – Director del Proyecto: Supervisar la entrega contractual, firmar acuerdos legales y redactar la carta de finalización del contrato.

El cierre es el proceso final del ciclo de vida del proyecto y debe realizarse siempre sin importar el motivo de terminación.
Implica verificar la finalización de todos los entregables, el cumplimiento de los objetivos y la aceptación formal por parte del cliente o patrocinador.
Incluye actividades como la recopilación de lecciones aprendidas, finalización de contratos y archivo de documentación relevante.
Requiere la elaboración de documentación como acta de constitución, acuerdos, informes de riesgos, cambios y lecciones aprendidas.
El director del proyecto debe asegurarse de que no queden pendientes, incidentes sin resolver y de la satisfacción de interesados, así como evaluar el desempeño del equipo.

Involucra verificar que bienes y servicios entregados cumplen términos, obtener aceptación formal y firmar acuerdos de cierre.
Se deben devolver garantías y redactar la carta de finiquito o “libre de deuda”.
El cierre de contrato es un proceso formal y beneficia principalmente a comprador y vendedor.

El cierre de contrato ocurre al finalizar el contrato, el cierre de proyecto al terminar cada fase o el proyecto completo.
El cierre de contrato requiere auditorías contractuales y mayor formalidad, mientras que el cierre de proyecto enfatiza lecciones aprendidas y la satisfacción del cliente.
El principal beneficiario del cierre de contrato son comprador y vendedor; en el proyecto, es el propio equipo y la organización.

Se utiliza análisis de datos para identificar lecciones aprendidas, analizar tendencias y mejorar métricas futuras.
Al cierre se deben entregar el registro de lecciones aprendidas, la transferencia oficial del producto o servicio al cliente y el informe final del proyecto.

Debe incluir un resumen ejecutivo, evidencia del cumplimiento de objetivos, cronograma y presupuesto final, explicación de variaciones, directorio de participantes, resumen de incidentes y riesgos, las principales lecciones aprendidas y cómo el entregable final satisface los beneficios del negocio.

Se realiza una encuesta de satisfacción para el cliente y los miembros del equipo, abarcando objetivos, plazo, informes, presentación, utilidad y desempeño individual.
Incluye secciones para opiniones generales y aspectos positivos y negativos del proyecto.

El cierre de proyecto (o fase) debe realizarse siempre y de manera formal — para garantizar cumplimiento de objetivos, aceptación del cliente y transferencia ordenada de conocimiento y recursos.

Falta precisar responsable específico para la aplicación y análisis de la encuesta de cierre externo.
Confirmar si existe un formato unificado para el informe final o si será adaptado según el proyecto.