Vorlesungsnotizen: Automatisierung der Beleg- und Rechnungsabwicklung mit make.com

Einführung

• Zweck: Automatisierung der Extraktion von Belegen und Rechnungen aus E-Mails mit make.com
• Anwendung: Nützlich zur Verfolgung von Unternehmensausgaben, indem Fotos von Belegen an eine E-Mail gesendet werden

Erstkonfiguration

• E-Mail-Plattform: Gmail
  • Beispiel: Gesendete E-Mail mit Betreff "Beleg Computer" mit Belegbild
  • Weitergeleitete Rechnungen mit PDFs

Datenbankintegration

• Datenbankoptionen: AI Tables, Air Tables, Google Sheets
• Segregierte Felder:
  • Produkt
  • Verkäufer
  • Datum
  • Referenznummer (für Buchhaltung)
  • Kontoauswahl (unterscheidet zwischen Geschäfts- und Privatkonten)
  • Manuelle Buchhaltungsoption
  • Preis ohne MwSt. (für europäische MwSt.-Konformität)
  • Währung und Umrechnung in DKK (dänische Kronen)
  • Anhänge (PDFs und Bilder)
  • E-Mail-Betreff und Absenderdetails

Gmail-Automatisierungs-Setup

• E-Mail-Filterung:
  • Vermeiden Sie das Scraping aller E-Mails, indem Sie Ordner auf spezifische Buchhaltungs-E-Mail setzen
  • Begrenzen Sie die gescannten E-Mails auf den Posteingang, um Spam zu vermeiden
  • Maximale Ergebnisse auf 50 setzen
  • Option, ab einem bestimmten Datum zu beginnen

E-Mail-Kategorisierung und Filterung

• Verwendung von KI-Tools:
  • Kategorisieren Sie E-Mails als Belege oder Rechnungen
  • Verwenden Sie einen Filter, um E-Mails für die Buchhaltung zu kennzeichnen, wenn sie korrekt kategorisiert sind

Verarbeitungs von Anhängen

• Iteratoren:
  • Für PDFs: Verwenden Sie Google Cloud Vision OCR
  • Für Bilder: Verwenden Sie Google Cloud zur Texterkennung

Google Cloud Vision Einrichtung

• Erfordert das Einrichten eines Google-Cloud-Kontos und das Aktivieren der Vision API

Datenverarbeitung

• Ausgabehandhabung:
  • Aggregieren Sie den Text aus PDFs und Bildern
  • Verwenden Sie den GPT-4-Knoten, um strukturierte Daten zu extrahieren (Produktname, Verkäufer, Preis, usw.)
  • JSON-Parsing zur Formatierung der Ausgaben

AITable-Integration

• Eintragserstellung:
  • Hochladen von Anhängen
  • Zuordnung von Daten zu AITable-Feldern
  • Sicherstellen, dass strukturierte Daten aus JSON korrekt zugeordnet sind

Ausführung der Automatisierung

• Durchführung:
  • Skript ausführen, um E-Mails abzurufen und gemäß der Konfiguration zu verarbeiten
  • Ausgabe auf Fehler überprüfen
  • Einstellungen bei auftretenden Fehlern anpassen (z.B. Ordnerauswahl)

Fazit

• Vorteile:
  • Spart Zeit durch Automatisierung der Beleg- und Rechnungserfassung
  • Erleichtert die Buchhaltung durch automatisierte Dateneingabe
• Skript-Verfügbarkeit: Downloadbare Skripte sind in der Videobeschreibung verfügbar

Abschließende Gedanken

• Betonen Sie die Wichtigkeit der korrekten E-Mail-Ordner-Einstellung, um unnötigen Token-Verbrauch zu vermeiden
• Nützliches Tool für diejenigen, die ihre eigene Buchhaltung verwalten und Prozesse optimieren möchten