Notes sur l'automatisation dans Notion

Introduction

• Sujet sérieux : automatisation dans Notion.
• Rachat d'Automate.io par Notion le 8 septembre 2021.
• Automate.io était un outil d'automatisation concurrent de Zapier et Make.
• Automate.io fermé après le rachat, Notion intègre des fonctionnalités d'automatisation en août 2023.
• Importance de cette mise à jour : combinaison de base de données et d'automatisation.

Objectifs de l'automatisation

• Montrer ce qui a été automatisé sur Notion.
• Exemples d'automatisation :
  • Rappels sur Slack pour les tâches en retard.
  • Création automatique des tâches pour une nouvelle formation.
  • Recyclage de contenus de réseaux sociaux.

Définition de l'automatisation

• L'automatisation permet d'exécuter des tâches manuelles de façon automatique.
• Réduit les erreurs humaines.
• Exemple : Édition de factures.

Étapes de construction d'une automatisation

1. Déclencheur (Trigger) : Événement surveillé pour lancer l'automatisation.
2. Actions : Suite d'actions pour obtenir le résultat souhaité, incluant la transformation de données.

Types d'automatisations

• Niveau 1 : Transmission d'informations d'un outil à un autre.
• Niveau 2 et plus : Intègre transformation de données entre outils.
• Outils recommandés : Zapier pour simples automatisations, Make pour plus de complexité et visuel.

Automatisations spécifiques à Notion

1. Automatisation avec Slack :

   • Notification sur Slack pour les tâches assignées.
   • Utilisation de vues filtrées pour déclencher l'automatisation.
   • Limites : délai de notification de 3-4 minutes.

2. Automatisation de création de projets de formation :

   • Création automatique d'un projet avec toutes les tâches nécessaires lors de la création d'une formation.
   • Utilisation de modèles prédéfinis pour gagner du temps.

3. Automatisation de recyclage de contenu :

   • Récupération des contenus Instagram les plus performants.
   • Ajout automatique de contenu recyclé à un planning éditorial.

Forces et faiblesses des automatisations intégrées à Notion

Forces

• Gain de temps pour des tâches simples.
• Intégration directe dans Notion, pas besoin d'outils externes.

Faiblesses

• Absence de variables pour personnaliser les automatisations.
• Limitation des connexions à d'autres outils.
• Manque d'une vue globale des automatisations mises en place.
• Nécessité d'un compte Notion+ pour créer des automatisations.

Conseils pratiques

• Reproduire les automatisations présentées pour s'exercer.
• Imaginer des automations personnalisées pour votre usage.
• Exemples : lier des factures automatiquement dans une table regroupant les mois.

Conclusion

• Invitation à poser des questions et à explorer les automatisations.
• Prochaines vidéos : modules Notion dans Make et intégrations de ChatGPT/OpenAI.