¿Y si fueras capaz de organizar tu casa como lo hace Apple con su porfolio de productos como los almacenes de Amazon o como las fábricas de Tesla, SpaceX o Toyota? Pensarías que no tiene ningún sentido, pero déjame decirte que vas a flipar. En este vídeo vas a aprender las técnicas de organización que emplean las empresas más eficientes del mundo en lugares mucho más sofisticados que tu casa.
Y lo mejor es que vas a poder implementarlo desde hoy mismo. Todo esto se reduce a un método detallado paso a paso. El método 5S. Si no me conoces, yo soy Álvaro Hernández Jarque, ingeniero industrial especializado en gestión y organización.
Así que prepárate porque vas a aprender cómo ordenar cualquier espacio de forma eficiente, lógica y sostenible en el tiempo. Era la década de los 50, la Segunda Guerra Mundial ya había terminado. Una época complicada, de escasez espacio, de materiales y de capital en el país del sol naciente.
Fue entonces cuando una compañía japonesa decidió ponerse las pilas. Necesitaba optimizar recursos, eliminar desperdicios y aumentar la competitividad con la industria estadounidense, principalmente con Ford. ¿Ya sabéis a qué compañía me refiero?
Correcto, es Toyota. Específicamente, dos ingenieros, Taichi Ono y Eiji Toyoda, los responsables de la creación del TPS, el sistema de producción de Toyota Y en concreto del método 5S. ¿Y por qué 5S? Porque se basa en cinco principios fundamentales y todos ellos representados por palabras japonesas que comienzan con S.
El primero, seiri, clasificar. Seiton, ordenar. Seisho, limpiar. Seiketsu, estandarizar. Shitsuke, mantener la disciplina.
Igual no me habéis entendido por mi acento de Tokio, lo reconozco. El tema es, ¿por qué fallamos al intentar organizar? Dirás...
que no tienes tiempo o espacio. Pues seamos sinceros, lo cierto es que no tienes un método. Las empresas más organizadas del mundo usan métodos como este y lo mejor es que pueden aplicarse en casa.
Pero para que funcione hay que entender algunos principios. El primero es la acumulación es el enemigo invisible. Guardamos cosas por si acaso, sin embargo, no las utilizamos. El cerebro odia el desorden.
Hay estudios que demuestran que el desorden físico reduce la capacidad de concentración. y genera estrés. Y también no se trata solamente de guardar, sino de optimizar.
Un espacio ordenado no es el que tiene menos cosas a la vista, sino aquel donde cada objeto tiene una función clara y un lugar lógico. Si quieres un hogar organizado de verdad, no basta con limpiar y con meter las cosas en cajones. No, necesitas un método. Así que vamos con el primer paso del método.
En 1997, Steve Jobs regresó a Apple, la empresa que él mismo había fundado y en la que la habían expulsado 12 años antes. Algo así como Zidane cuando volvió a salvar el Madrid en 2019 tras haberse ido un año antes. Estoy muy feliz de volver. El panorama que encontró Jobs era desolador.
Bajo el liderazgo del anterior CEO, Gil Amelio, había tantas versiones de cada producto que ni siquiera los equipos de marketing entendían qué estaban vendiendo. Apple... Una marca que Jobs había moldeado como rebelde y disruptiva se había convertido en una más del montón. La lógica de Amelio seguía el manual corporativo de la época.
Los mercados están hiperfragmentados y cada pequeño segmento necesita su propio producto. Sin embargo, Jobs sabía que esa regla no valía para los ordenadores. ¿Por qué forzar una segmentación artificial si son los propios usuarios quienes adaptan a sus necesidades los ordenadores? Para él, el minimalismo ya no era solamente elegancia.
Era un acto de claridad estratégica. Así que reunió a sus equipos y al consejo de administración y dibujó una matriz muy sencilla, pero muy clara, en una pizarra. Solamente dos ejes, consumidor contra profesional y portátil versus sobremesa.
Cuatro cuadrantes, cuatro productos. Esa fue su declaración de principios. Menos es más y Apple solo sería grande otra vez si volvía a ser diferente.
¿Y el resultado? Reducción de costes de producción. de marketing, centró el tiro, al fin y al cabo, que tenía equipos más enfocados y con una dirección mucho más clara.
Apple pasó de estar al borde de la banca rota a convertirse en la empresa más valiosa del mundo. El primer error que cometemos al ordenar es querer guardar todo sin antes eliminar lo innecesario. Lo que no te das cuenta es que simplemente estás moviendo el desorden de un lado a otro. Al estilo Apple te puedo dar algún consejo muy medible y práctico.
Aplica la regla de los 6 meses. Si no lo estás usando. en medio año, probablemente no lo necesitas. El proceso es muy simple. Saca todo lo relativo a la categoría que estés ordenando, por ejemplo, ropa, libros o decoración de la casa.
Después clasifícalas en tres pilas. Conservar, donar, vender y tirar. Y decide rápido sin apego emocional innecesario.
Puede que te saques hasta un dinerito si lo vendes. Otro error común es organizar por habitaciones en vez de por categorías. El problema es que hace que tengamos las mismas cosas repartidas en varios lugares. Las grandes tiendas como Ikea o como Zara Home organizan todo por secciones para optimizar la gestión del inventario. Aplicado a casa, esto significa que debes agrupar antes de ordenar.
Por ejemplo, ropa. No guardes prendas del mismo tipo en diferentes armarios. Junta todo y luego ya organizas.
Documentos. Centraliza todos tus papeles en un mismo espacio. Y aparatos electrónicos y cables, pues más de lo mismo.
Agrupa por tipología de objeto y serás mucho más consciente de lo que tienes para evitar acumular sin sentido. En Amazon, los almacenes están organizados con un sistema súper preciso que reduce el tiempo de búsqueda de productos. Los centros de distribución de Amazon son fundamentales para poder entregar en 24 horas en prácticamente todos los rincones del mundo. Están diseñados para manejar millones de productos y procesar miles y miles de pedidos a diario.
Cuando los productos llegan a un almacén, se escanean y quedan registrados en el sistema de inventario. De este modo, el artículo ya está identificado y localizado dentro del almacén. Lo más loco es que los productos se almacenan en estanterías sin un orden.
Bueno, en realidad es un orden dentro del desorden, que es una estrategia que se llama almacenamiento caótico. Te cuento, se basa en algoritmos que asignan ubicaciones a los productos según factores como la frecuencia de venta o el tamaño del artículo. Para que te hagas una idea muy simplificada, los productos que más venden se colocan en zonas más accesibles para que sea más fácil recogerlos y los que menos se venden en zonas que no sean tan fáciles de acceder.
¿Se entienden? En ciertos pasillos, en ciertas alturas que no sean tan accesibles. Este sistema hace que Amazon se adapte rápidamente a cambios en la demanda.
Y no hace falta un algoritmo para que lo apliques tú en tu casa. Hay que asignar lugares estratégicos. Cada objeto debe tener un sitio claro y funcional según la frecuencia de uso y su accesibilidad.
Y esto tan complicado dicho es tan sencillo como lo que usas a diario a la vista y al alcance. Por ejemplo, llaves, cartera y móvil en una bandeja cerca de la puerta. Lo que usas ocasionalmente guardado pero accesible. Ejemplo, herramientas en una caja guardada en la galería. Lo que casi nunca usas almacenado lejos.
Por ejemplo, decoraciones navideñas en cajas a lo alto del armario. Es fácil, pero... tienes que hacer el ejercicio de reflexión de cuánto usas cada cosa y a qué lugar se lo vas a asociar.
Cuando asignas un lugar lógico, reduces el tiempo perdido buscando cosas y evitas que el desorden vuelva. Toyota entiende que un entorno limpio no es solamente una cuestión estética, es una herramienta clave para mejorar la productividad, reducir errores y garantizar la seguridad en sus fábricas. En sus plantas de producción, la limpieza es...
una tarea constante e integrada en la jornada laboral. Los empleados no solamente limpian sus estaciones de trabajo, sino que también identifican y eliminan fuentes potenciales de suciedad o de desorden que puedan afectar a la eficiencia. Algo súper interesante es que no delegan la limpieza en una empresa externa de mantenimiento.
En lugar de eso, cada trabajador es responsable de mantener su espacio impecable. Esto aumenta el sentido de responsabilidad y de pertenencia, por supuesto, pero además previene problemas en las máquinas. o los detecta antes de que se conviertan en fallos muy costosos.
Siguiendo este ejemplo, mantener el hogar limpio no debería verse como una tarea ocasional o como una carga. En su lugar, puede convertirse en un hábito que evite la acumulación de suciedad y de desorden. Un hogar limpio es un hogar agradable, pero también es que te reduce el estrés y mejora tu productividad, igual que en una línea de producción bien organizada. En Tesla, la producción de cada vehículo sigue un sistema altamente estandarizado y visualmente controlado.
Uno de los mecanismos clave que usa la empresa para garantizar calidad y orden es el sistema Andon, una herramienta de gestión visual heredada de Toyota Production System, el TPS que os había dicho antes. Este sistema hace que cualquier trabajador de la línea de ensamblaje pueda detener la producción si ve algún problema. Cuando esto ocurre, se enciende una luz que señala... dónde está el inconveniente.
Y aquí es donde entra la estandarización. Tesla no deja que cada empleado decida de manera arbitraria cómo solucionar las cosas. solucionar ese error. Hay protocolos específicos para cada tipo de fallo.
Por ejemplo, si en una línea de ensamblaje se detecta que un módulo de batería no encaja correctamente en el chasis, el operario no improvisa. Hay un procedimiento estandarizado para seguir. Primero se activa la alerta Andon. Después, un supervisor de calidad revisa el problema.
Después de eso, se consulta en una base de datos con soluciones predeterminadas o predefinidas. Y finalmente se toma la acción correctiva más eficiente según el protocolo. Esto es brutal, porque minimiza errores y tiempos de inactividad, que al final es pasta que perdería la empresa. Pero lo mejor es que todos los empleados actúan de igual manera, sin importar quién esté en ese turno.
En casa, el error más común es dejar que el orden dependa de que te acuerdes de dónde iba esto o aquello o de tu estado de ánimo del momento, que si te apetece o no. En cambio, aplica la lógica de Tesla. Define un protocolo para cada tarea recurrente. Por ejemplo, si la entrada de tu casa se llena de llaves y objetos sueltos, establece un sistema fijo, una bandeja para las llaves, un perchero para abrigos y una caja para el correo. Cada persona en su casa debe seguir la misma regla.
Usa señalización visual, como en Tesla, donde los operarios saben exactamente qué hacer según la luz del Andon. En tu casa puedes marcar espacios con etiquetas, usar Gracias. colores específicos para cada tipo de objeto o incluso fotos de referencia en cajones o estantes. Estandariza soluciones.
Si alguien en casa no sabe dónde guardar algo, podría ver una especie de base de datos sencilla, como una lista en la puerta de un armario, con el lugar de los objetos más usados. También, la clave aquí es eliminar la improvisación. Si tienes que pensar cada vez dónde guardar algo, el sistema ha fallado. Pero si creas las reglas claras y replicables, el orden se mantiene sin esfuerzo, como en una fábrica bien gestionada. SpaceX, la empresa aeroespacial de Elon Musk, es un ejemplo perfecto.
En la fabricación e integración de cohetes reutilizables como el Falcon 9, cada pequeño error puede costar millones de dólares o incluso una misión completa fallida. Para que te hagas una idea, un lanzamiento de este cohete cuesta 62 millones, que es un locurón, pero nada que ver frente a los más de 2.000 millones que cuesta cada lanzamiento del SLS de la NASA. Pero bueno, este ya es otro tema, que me voy por las ramas. La clave para evitar fallos es tener buenos procesos y tener también la disciplina de seguirlos.
Otro aspecto crítico en SpaceX es la gestión de herramientas en la sala limpia, donde se ensamblan componentes delicados como motores y tanques de combustible. Aquí, cada herramienta utilizada debe ser devuelta a su lugar exacto tras su uso. Tiene una checklist para eso.
Y no es una sugerencia, es un protocolo que los ingenieros siguen con disciplina militar. Y es tan importante porque en un ambiente de alta precisión, si una herramienta queda fuera de su lugar, podría contaminar otros componentes sensibles. Podría olvidarse dentro de un cohete y cualquier mínimo detalle podría convertirse en un fallo crítico. No es cuestión de confiar en que las personas recordarán hacerlo bien. Se crea un entorno estructurado donde la disciplina no es opcional.
El problema más común en la organización del hogar es que ordenas una vez, sí, pero al cabo de semanas, o no tanto, todo vuelve al caos porque no has desarrollado el hábito de mantener el sistema. Para aplicar la mentalidad de SpaceX en tu casa, Primero, cada objeto debe tener una especie de shadow board mental. ¿Y qué es esto? Es una imagen que os dejaré por aquí, que es un shadow board.
No basta con decidir una vez dónde van las cosas. Tienes que asegurarte que cada objeto vuelva a su sitio tras usarse. Establece rutinas diarias o semanales de chequeo.
Así como los ingenieros de SpaceX verifican cada herramienta después de cada tarea, en casa puedes hacer un chequeo nocturno rápido o un chequeo de domingo. donde cada miembro de la familia dedica 5 minutos a devolver todo a su lugar. Cada cosa que entra, algo debe salir. Si compras una nueva prenda de ropa, dona una prenda vieja. La fuerza de voluntad momentánea se supera con el sistema que convierte el orden en un reflejo automático.
Sin una empresa que lanza cohetes al espacio pueden mantener una precisión absoluta, no hay excusa para que en tu casa puedas hacerlo también, aunque sea más o menos. Piensa en esto, las compañías como Apple, Amazon, Tesla, SpaceX, Toyota, no son líderes porque quieren ser ordenadas, son líderes porque han diseñado estructuras en las que el orden es inevitable, no es cuestión de motivación, sino de procesos, hábitos y disciplina. Algo parecido sucede en tu casa, tu objetivo no es ser ordenado, pero cada objeto tiene su sitio, si hay ciertas reglas y se convierte en el hábito, entonces el orden deja de convertirse en la norma y tus preocupaciones pasarán a ser otras.
Porque esto va más allá de tu casa. La manera en la que organizas tu espacio puede reflejar cómo organizas el resto de apartados de tu vida. Sí que es verdad que no es directamente proporcional, pero puede guardar una relación bastante directa. Un entorno caótico genera ruido mental, malas decisiones y una sensación de falta de control.
En cambio, un sistema bien estructurado te libera tiempo, energía y claridad para centrarte en lo que te importe, en lo que quieras. Y esto No significa que tengas que aspirar a la perfección. Nadie vive en un catálogo de revista y tampoco es lo necesario.
Lo importante es encontrar un equilibrio donde el orden te ayude, te acoja y te haga sentir bien. Lo ideal es crear un entorno que funcione para ti y que te haga la vida más fácil. Un saludo y hasta la próxima.