Per quanto un progetto sia un'attività intrinsecamente unica nella misura in cui ambisce a realizzare un prodotto piuttosto che un servizio nuovo, un progetto evidenzia delle irregolarità e sono al di là della natura del progetto stesso. Ed in particolare... Le quattro sono le fasi che tipicamente contraddistinguono un progetto a prescindere da quello che è l'obiettivo che si pone. Queste quattro fasi sono in particolare quelle denominate di initiating, planning, executing and controlling ed infine closing. Ciascuna di esse ha una natura specifica e presenta alcune peculiarità che andremo a condividere nel dettaglio nei prossimi minuti.
La fase di initiating è quella che si propone di identificare gli obiettivi strategici e specifici che contraddistinguono un progetto. E'quindi quella fase in cui si determina l'opportunità e la motivazione per la quale può aver senso condurre un progetto. La fase di planning è invece quella che comincia ad entrare nella definizione di quelle che saranno le attività, le risorse, e conseguentemente i tempi necessari alla conduzione del progetto stesso. È la fase in cui si va a definire nel dettaglio il team in termini di risorse umane, nonché di stakeholder, con i quali sarà necessario interagire al fine di ottenere gli obiettivi che sono stati concettualizzati all'interno della fase di initiating.
C'è poi una terza fase fondamentale, quella di executing and controlling. in cui è necessario mettere a terra e quindi realizzare tutte quelle attività che sono state pianificate nella fase precedente. Allo stesso tempo, proprio perché è particolarmente difficile rimanere fedeli a quello che è il piano iniziale, è necessario controllare che l'esecuzione di un progetto prosegua secondo quelle che erano le ipotesi iniziali, sia sul fronte dei tempi, ma anche sul fronte del consumo di risorse e dei conseguenti costi che esso comporta.
Infine c'è una fase di closing, spesso sottostimata, ma che soprattutto nei progetti di cooperazione risulta essere particolarmente critica. È quella fase in cui, oltre a valutare quelli che sono i risultati ottenuti dal progetto e quindi confrontarli con quelli che erano gli obiettivi iniziali per valutare la buona riuscita o meno del progetto stesso, Si deve gestire il transitorio verso il ciclo di vita del prodotto piuttosto che del servizio è stato concepito sin dalla fase iniziale. È quel momento in cui è necessario passare la mano a quell'organizzazione, a quella serie di entità che si occuperanno di gestire l'output del progetto affinché esso possa perdurare per un periodo temporale che è ben più lungo di quello del progetto stesso.
e soprattutto nei progetti di cooperazione questa fase di transizione e di rilascio del progetto verso le attività correnti risulta essere particolarmente critica. È importante sottolineare che queste quattro fasi initiating, planning, executing and control ed infine closing non sono praticamente mai in sequenza stretta ma al contrario prevedono dei parziali sovrapposizioni. E questo è legato al fatto che ciascuna delle attività che vengono condotte all'interno delle singole fasi possono generare della conoscenza nonché degli output che vanno a variare le fasi precedenti.
Un esempio su tutti. In fase di pianificazione è possibile emergano delle necessità che richiedano di rivedere gli obiettivi inizialmente definiti durante la fase di initiating. Questa rilavorazione causata da delle riflessioni condotte all'interno della fase di planning richiede di rientrare, seppur per un tempo contenuta, all'interno della fase di initiating al fine di rivedere nel dettaglio quelli che sono gli obiettivi finali del progetto.
Identicamente, anche durante la fase di executing and controlling possono emergere degli eventi imprevisti, delle difficoltà che richiedono di ripensare a quello che è il piano iniziale. tornando all'interno della fase di planning. È quindi ragionevole immaginarsi che la conclusione di ciascuna di queste fasi si ritrovi in sequenza stretta, ma non la fase nel suo insieme. Tanto che Il modello proposto dal Project Management Institute, che rappresenta una delle entità fondamentali nel tracciare quello che è lo stato dell'arte e della disciplina del Project Management, evidenzia come, al di là delle fasi di initiating e closing, che si trovano ai morsetti del progetto stesso, le due fasi centrali, cioè quelle di planning nonché di executing, si alimentano l'un l'altra in un circolo che attraversa la dinamicità del progetto.
In altre parole, le due fasi non sono tra di loro dissociate, ma al contrario continuano ad interagire perché, a fronte di un pianificato, per quanto indesiderato, è ragionevole attendersi che ci siano degli eventi imprevisti che in fase di esecuzione richiedano di rivedere perlomeno quella parte di piano di progetto non è ancora stata condotta e conseguentemente richiedono al team che gestisce un progetto di rientrare nel planning per rivedere alcune delle ipotesi fatte inizialmente ed eventualmente ricalibrare quelli che sono i tempi con i quali si andrà a concludere il progetto piuttosto che le risorse che saranno necessarie per portare a casa quelli che sono gli obiettivi finali. Da ultimo e a chiusura anche di questo messaggio legato al ciclo di vita di un progetto mi preme sottolineare quelle che sono le specificità dei progetti di cooperazione. Qui è disponibile un modello confezionato dal Project Management for NGO e quindi una riflessione più puntuale su quelle che sono le connotazioni specifiche dei progetti gestiti da organizzazioni non governative in cui si enfatizza quanto siano rilevanti soprattutto le fasi si trovano ai morsetti di un progetto cioè quelle iniziali e quelle finali progetti di questa tipologia infatti richiedono un'attenzione specifica nella definizione di quelli che sono gli obiettivi per cui un progetto viene sviluppato ma è altrettanto indispensabile costruirlo disegnarlo nella maniera più opportuna soprattutto prestando attenzione a quelli che sono gli stakeholder del progetto stesso, cioè di quegli interlocutori che pur non appartenendo al team di progetto saranno direttamente o indirettamente interessati dalla conduzione dello stesso.
Per lo stesso motivo anche la fase di chiusura del progetto, quella che determina la conclusione del progetto stesso, è altrettanto critica. È laddove è necessario disegnare e pianificare opportunamente come il progetto stesso verrà rilasciato verso quelle entità organizzative si preoccuperanno di gestire il ciclo di vita dell'output di un progetto e quindi garantiranno che esso persisterà nel tempo al di là della tempistica contenuta di un progetto che per definizione è temporaneo.