Automatische Datenextraktion aus Dokumenten mit Make.com

Einleitung

• Thema: Automatische Datenextraktion aus Dokumenten mit Make.com
• Problem: Zugriff auf Binärrepräsentation statt Text in Dokumenten (PDFs, .exe-Dateien) innerhalb Make.com
• Beispiel: PDF-Anhang wird als binäres Datenformat dargestellt

Vergleich mit ChatGPT

• ChatGPT: Nimmt Datei, extrahiert Text vor Weitergabe an AI-Modell
• Assistant API (OpenAI): Datei wird in kleine Abschnitte zerlegt, relevante Abschnitte bei Fragen durchsucht

Grundlegendes zum Nutzen

• Fundamentale Fähigkeit: Nützlich für verschiedene Automatisierungszwecke
• Beispiel: PDF-Rechnungen in Tabelle einfügen und kategorisieren

Anwendungsfälle

• Berichte von Agenten/Professionellen: Analysieren, synthetisieren, transformieren
• Dokumententypen: PDFs, Docx-Dateien
• Praxisbeispiel: PDF-Rechnungen in Tabellen einfügen (Kos­ten, Beschreibung, Datum)

Schritte im Build

1. Datei in Make.com einfügen

• Dateiformate in Make.com: Dateiname, -größe, -typ, Binärdaten
• Verwendung des Custom Mail Hooks: PDF-Anhang per E-Mail an eigene Mail-Hook-Adresse senden

2. Binärdaten in Text umwandeln

• Tool: Dumpling AI (Alternativen: CloudConvert)
• Konvertierungsmethode: Dokument in Text konvertieren
• Einfügungsmethode: URL oder Base64; hier Base64
• Make.com Funktion: Base64-Funktion zur Umwandlung der Anhänge in Base64-Darstellung

3. AI-Automatisierung

• Verwendetes Modell: GPT-4
• System-Prompt: Extraktion als JSON (Kos­ten, Beschreibung, Datum)
• Response Format: JSON-Objekt
• Eingabe: Ausgabe von Dumpling AI

4. JSON in Variablen umwandeln (make.com)

• Modul: ParseJson
• Variablen: Kos­ten, Beschreibung, Datum

5. Daten in Google Sheets einfügen

• Ziel: Einfache und planmäßige Datenextraktion und -verarbeitung
• Endergebnis: Tabellenkalkulation mit Daten aus PDF-Dateien
• Weitergehende Automatisierung: Tägliches Abrufen und Verarbeiten der E-Mails

Schlussgedanken

• Flexibel Anwendbar: Nutzen für verschiedene Dokumententypen und Anwendungsfälle
• Call to Action: Feedback und Fragen in Kommentaren, Business-Anfragen über Link in der Videobeschreibung