Notion Datenbank Automatisierungen

Einführung

• Neues Feature: Datenbank Automatisierungen
• Funktionen: Native Zeiterfassung und mehr
• Vorstellung durch Beispiele
  • Automatische Zeiterfassung: Timestamp-Erstellung bei Statusänderungen
  • Standardaufgaben bei neuen Projekten: Aufgaben und Zuweisungen automatisch erstellen

Funktionsweise

• If This Then That-Stil Automatisierungen
• Auslöser und Aktionen im Notion Workspace
  • Auslöser: Seiten hinzufügen oder Eigenschaften bearbeiten
  • Aktionen: Automatische Ausführung von Aufgaben

Setup und Beispiele

Automatisierung hinzufügen

• Neuer Blitz-Icon in der Datenbank
• Automatisierungsmenü: Namen, Seitenbereich und Ansichten festlegen
• Auslöser und Aktion einstellen

Beispiel 1: Zeiterfassung bei Aufgabenstatus

• Status "in Progress" zu "Done" ändern -> Timestamp in "completed" hinzufügen
• Beispiel: 2h 42min für eine Aufgabe
• Schritte:
  1. Neue Automatisierung erstellen
  2. Name: "date completed"
  3. Trigger: Status auf "Completed" gesetzt
  4. Aktion: Timestamp im Feld "completed date"
• Ergebnis: Dauer der Aufgabe wird berechnet

Beispiel 2: Standardaufgaben bei neuen Projekten

• Neues Projekt im Aufgabenbereich erstellen -> Standardaufgaben und Zuweisungen hinzufügen
• Aktionen: Aufgaben und Zuweisungen automatisch erstellen
• Schritte:
  1. Neue Automatisierung erstellen
  2. Name: "default tasks for content"
  3. Trigger: Neue Seite im Projekt-Datenbank
  4. Aktion: Aufgaben zu Aufgaben-Datenbank hinzufügen
• Ergebnis: Projekt enthält automatisch Aufgaben

Trigger und Aktionen in Automatisierungen

• Auslöser (Trigger):
  • Seite hinzugefügt
  • Eigenschaft bearbeitet
  • Statusänderungen (z. B. "to do", "in progress", "done")
  • Konkrete Auswahlmöglichkeiten
• Aktionen:
  • Seiten zu Datenbank hinzufügen
  • Seiten in der bestehenden Datenbank bearbeiten (Vorsicht: Kann gefährlich sein)
  • Slack-Benachrichtigungen senden
  • Eigenschaften der selben Seite bearbeiten

Beispiel 3: Slack-Benachrichtigungen

• Neue Aufgaben und Änderungen im Status werden in Slack gemeldet
• Schritte:
  1. Neue Automatisierung erstellen
  2. Name: "Slack notification"
  3. Trigger: Seite hinzugefügt oder Status geändert
  4. Aktion: Benachrichtigung an Slack-Kanal senden
• Ergebnis: Slack informiert über Aufgabenupgrades

Beispiel 4: Gefahr durch "Edit Pages In"

• Gefahr: Unbeabsichtigt alle Seiten in einer Datenbank verändern
• Empfehlung: Vorsichtig sein und Filterkriterien bewusst einsetzen

Kosten und Verfügbarkeit

• Automatisierungen vor allem für zahlende Notion-Nutzer
• API-Alternativen für kostenlose Nutzer durch Pipelines wie Pipedream, Make.com, Zapier

Ultimative Brain und Vorlagen

• „Ultimative Brain“: Komplettsystem für Produktivität
• Features: Aufgabenmanagement, Notizen, Rezeptverfolgung, und mehr
• Kundengemeinschaft für Unterstützung und Tutorials
• Besondere Angebote und Rabatte vorhanden