Les reitero otra vez el saludo, soy Ernesto Medina, comercial en Grupo 10 Empresarial y como es habitual la sesión está siendo grabada. Posteriormente será colocada en el canal de YouTube de Grupo 10 Empresarial y bueno, las preguntas que vayáis teniendo a lo largo de la formación las pueden ir escribiendo por el chat y las iremos respondiendo una por una al final de la sesión o enviamos las respuestas por email en caso de que fuesen muchas. Pero trataremos de que todas queden respondidas. Entonces, como habíamos informado previamente, Hoy estaremos hablando sobre el módulo de cartas de APIGEP Pro, cómo crearlas, su configuración y posterior envío.
Entonces, para comenzar, vamos a dirigirnos a cartas, ubicado en APIGEP Pro, en cartas y luego en textos. Entonces, bueno, desde esta interfaz es donde vamos a gestionar todos los textos o cartas que el despacho suele utilizar, tanto a nivel de contacto como puede ser a nivel de expedientes. Pudiera ser un ejemplo, pues un aviso de cambio de horario o una acción comercial o de expedientes, pues una publicación de solicitud, un aviso de vencimiento o de vigilancia, por citar algunos ejemplos. Entonces los textos pueden ser procesados por usuario, de forma que usted puede estar generando una carta y otro miembro de su despacho puede estar haciendo lo mismo y ninguno de los dos interfieren con el otro.
con el otro entonces vamos a ver cómo se organiza esta ventana entonces bueno primeramente aquí tenemos en listado donde se nos muestran pues todas las cartas que tenemos en nuestro despacho o sea todos aquellos textos que enviamos habitualmente a mis clientes o con los que más yo suelo trabajar pues son los que voy a tener ubicados en este listado de acá luego pues también pues puedo digamos que después lo normal es que tengamos un listado con muchísimas cartas para organizarlas me puedo apoyar para filtrarlas por la descripción o a partir del usuario, o sea que sería la persona que ha creado esta carta. También tengo acá debajo estos tres embudos, que bueno como se puede ver sería para filtrar por el estado, o sea para que me muestre solamente en este listado aquellas cartas que están en estado de alta. que están pendientes de generar y bueno pues ya por último para filtrar por el usuario o sea en este caso sería si aquí le digo mini admin pues solamente me filtraría pues todas aquellas cartas que se han sido creadas por el administrador en este caso pues solamente hay un usuario que es el administrador y bueno todas las cartas están creadas por esta persona vamos a deshabilitar el filtro y bueno ya estaría en otra vez todas las cartas luego del listado pues tengo la función de localizar que bueno que no es más que para buscar de manera rápida una carta o texto. Como os había dicho anteriormente, pues lo normal es que aquí tengamos un listado de cartas muy grande y bueno, a través de la función de localizar, pues si conozco el código de la carta o bien pues la descripción, pues la puedo buscar directamente. Digamos que si ponemos pendiente de pago, por ejemplo, pues automáticamente me estaría enviando a la carta de pendiente de pago. Igual aquí pues también puedo filtrar a través del código o la descripción en dependencia del texto que vaya introduciendo.
Y pues aquí también puedo marcar si es una carta que tengo en estado de baja o en estado de alta. Entonces luego de la función localizar, que ya os decía que es solamente para buscar de manera más rápida una carta, pues tengo la función editar. Que bueno, la función editar es muy sencilla.
Como su nombre lo indica. pues lo que va a hacer es abrirme en vista de diseño, pues en este caso la carta que yo tenga seleccionada. Por ejemplo, si quiero editar esta carta, pues si le doy aquí clic en editar, pues automáticamente me abriría esa carta.
Pero bueno, digamos que sencillamente con hacer doble clic sobre la carta, pues ya me estaría dejando entrar para ver la carta y editarla. Esto lo vamos a dejar un poco más adelante para profundizar en la carta, en cómo le damos de alta. y bueno todas aquellas variables que son esenciales y bueno que no deben faltar dentro de una carta. Luego del editar pues tenemos la función de copiar y bueno la función de copiar lo que nos permite es realizar una réplica o copia del texto que tengamos seleccionado del dictador. Entonces bueno cuando le damos aquí a la función copiar debemos definir el código con que queremos registrar esa carta. Y pues una breve descripción que lo que nos va a indicar es como su nombre lo indica, va a ser un texto descriptivo que nos diga qué uso le queremos dar a esta.
a esta carta solamente en nuestro despacho. Entonces, bueno, vamos a crearnos una carta rápida. A partir, pues, en lugar de esta carta, vamos a coger una copia de la carta de publicación de solicitud para que la podamos utilizar posteriormente.
Entonces, bueno, en este caso va a ser nuestra carta. Le vamos a decir que se va a llamar el ejemplo 010 y va a ser una carta. de publicación de solicitud de caducidad perdón y luego bueno más adelante la vamos a utilizar ahora simplemente o sea como puedes ver automáticamente pues esta carta de publicación de caducidad que es la que nos acabamos de crear ya por defecto pues nos ha heredado pues todo lo que tenía definido la carta a partir de la cual la copiamos Y si la abrimos ahora, pues bueno, encontraremos que ya tiene un contenido definido esa carta.
Ahora veremos más en detalle cómo podemos estar editando esto y qué significa cada una de estas, bueno, que son variables. Entonces bueno, aquí simplemente por ahora solamente vamos a modificar aquí, que como el uso que le vamos a dar a esta carta ahora va a ser para publicar las caducidades, pues aquí en lugar de se publica su solicitud, vamos a poner que se publica... La caducidad.
Y bueno, y aquí completaría con los datos. Pero bueno, como les decía, lo veremos más adelante. Por el momento vamos a cerrar esta carta. Y bueno, vamos a continuar trabajando. Entonces, vale, veíamos la función de copiar.
Luego tenemos aquí en importe. Que bueno, aquí pues importe. Lo que nos va a permitir es enlazar un artículo.
que en Apigest se conoce artículo como un concepto de facturación, o sea, va muy relacionado con lo que es la gestión financiera. Y un artículo será eso, un concepto de facturación, que no es más que un determinado servicio que yo le voy a facturar a un cliente, que pudiera ser la renovación de una marca o cualquier otro tipo de servicio. En este caso, solamente yo tengo creado dos artículos en esta solución de Apigest, que bueno, como se puede ver, es un...
Es un artículo de renovación de expediente y luego un artículo que es para la presentación de una oposición. Por el momento, la idea es solamente eso, que desde aquí podemos enlazar una variable con un artículo de la gestión financiera. En este caso, vamos a decir que lo enlazo con la variable 1 y de esta manera me quedaría enlazado la variable con el artículo.
Y luego, pues dentro de la carta, cuando yo llame a la variable... asignada con el número 1 pues automáticamente lo que va a hacer es recuperarme el importe que yo tengo definido en este artículo que en este caso pues sería un artículo de renovación esto también lo veremos ahora más adelante cuando entremos a ver cómo definimos las cartas pues veremos que ya tenemos otros métodos que digamos que son un poco más robustos y más completos que de alguna manera pues esto ya no se utilice mucho o sea no sea una opción Voy a tener en cuenta, aunque siempre se puede utilizar. Pero bueno, les mostraré otra manera más óptima para realizar esto que estamos haciendo ahora.
Entonces, bueno, solamente para que lo conozcan, que desde aquí, pues pueden conectar un artículo de la gestión financiera con una variable a utilizar en las cartas. Vale. Luego aquí lo que nos siguen, pues son los expedientes y los contactos.
Que bueno, es desde donde serán generadas. las cartas para su posterior envío o sea una vez que yo voy a emitir una carta para un determinado conjunto de expedientes o para un determinado conjunto de contactos en su caso pues sencillamente lo que me va a llevar es a esta vista y bueno pues desde aquí yo bien voy a poder importar expedientes que previamente tenga en que previamente pues tenga cargados aquí en esta pantalla de expedientes o bien contactos Si en su lugar pues estuviésemos viendo eso pues contactos. Por ejemplo si aquí yo le diese a este botón que nos dice importar pues automáticamente me estaría cargando todos aquellos expedientes que veíamos anteriormente. Y bueno pues desde aquí le podría estar enviando una carta. Y de igual manera pasa pues con los contactos.
Desde aquí yo puedo importar todos los contactos y con la carta anteriormente que haya tenido seleccionada. Digamos que por ejemplo pues para todos estos expedientes que tenía acá. Yo quiero enviar un aviso de pues de un autorizo de renovación.
Y ahora yo me vengo aquí a los expedientes, otra vez importo todos esos expedientes y bueno, pues desde aquí yo generaría mi carta y posteriormente a través de este botón se la enviaría a mi cliente. Esto también lo veremos ahora un poquito más en profundidad, de momento vamos a continuar con todo este conjunto de botones que tenemos acá para acabar de entenderlo y bueno, luego entramos a ver cada cosa más en la práctica. Entonces luego de los expedientes y los contactos. Lo que tengo son las plantillas. Y aquí en plantillas, pues lo que haremos es definir el contenido del cuerpo del correo.
En dependencia de la carta o texto que vayamos a enviar, que bueno, también lo veremos más en profundidad cuando sigamos avanzando en la formación. O sea que como les comentaba, esto sencillamente va a ser lo que vaya en el cuerpo de la carta. digamos que todos estos textos que yo tengo definido aquí, o bien yo los puedo enviar como correo, o sea, los puedo enviar como correo, y todo este contenido que hay definido en ellos, pues puede ir en el cuerpo del correo, y si en su lugar yo quiero que vayan adjuntos, pues tendría que hacer uso de una de estas plantillas que veíamos ahora mismo, para que el contenido de estas plantillas vaya en el cuerpo, y entonces el texto se envía al cliente, en el adjunto. A medida que vayamos avanzando, también veremos con ejemplo práctico todo esto que les voy contando ahora. Y bueno, ya por último, en lo que es en esta sección de arriba, aquí tenemos lo que son los informes, que simplemente nos permite obtener en un documento PDF, todas los textos, o sea que no serían más que todos estos documentos, sería un listado de todos esos textos que yo tengo disponibles para utilizar.
Y bueno, lo que sí pudiera ser un poco más útil es las variables. O sea, para tener en un documento todas las variables que yo tengo a mi disposición. Ahora veremos mejor las variables y entenderemos qué significan y qué nos aportan cada una de estas variables.
Pero bueno, igual esto sí pudiera ser de ayuda tenerlo impreso en un papel para a la hora de redactar mis cartas. A lo mejor perdiera menos tiempo o pudiera ir más directo a la hora de transmitir. lo que yo quiero a mi cliente a través de mi carta.
Entonces, bueno, veíamos cada uno de estos botones que tenemos aquí arriba. Aquí por último, pues solamente me quedaban los cursores, que bueno, que es sencillamente para moverme por este listado de textos sin otra función más que eso. ¿Cómo se puede ver? Pues lo que hace ese es únicamente moverse y bueno, con esto iría al primero de la lista y al último de la lista. Entonces a ver, para crear o eliminar una carta, de estas que tenemos acá, aquí tenemos las funciones del más, que sería para añadir un nuevo texto, una nueva carta, y en el menos para eliminarla.
Y bueno, pues todos los cambios aquellos que vaya haciendo sobre un texto determinado, pues los iré guardando a través del botón guardar, o bien pues puedo estar utilizando este botón que tengo acá, acá encima de todo. Entonces como les había dicho anteriormente. pues vamos a entrar a ver una carta, vamos a ver por qué está compuesta, por todas las variables que nos ofrece cada una de ellas. Entonces bueno, para eso, o bien les había dicho anteriormente que podemos acceder a una de estas cartas directamente haciendo doble clic sobre esta, o bien a través de la función de editar. Entonces en este caso pues vamos a ver la carta, vamos a organizarla por la descripción.
Y bueno, vamos a ver la carta de autorizo. Quería ver la de renovación. Este es el autorizo de la renovación. Carta de aviso de vigilancia, los parecidos, caducidad.
Y vale, vamos a ver la carta de los vencimientos, que es la que os quiero mostrar en el ejemplo. Entonces aquí es muy importante, cuando yo abro una carta, un texto. Si por alguna razón me saliese un mensaje diciéndonos que tenemos otro documento abierto o una descripción similar, pues es sencillamente eso, nos está avisando de que tenemos abierto con el editor de texto que vamos a utilizar para modificar mis cartas, pues tenemos abierto otro documento.
En este caso, si yo hubiese tenido abierto otro documento de Word, además de este que he abierto ahora para editar mi carta, pues eso me saldría un mensaje de error. En ese caso, pues sencillamente lo que tenemos que hacer es cerrar. ese mensaje de error informativo, cerrar todos los documentos y posteriormente volver a abrir la carta. Una vez que ya tenemos la carta abierta, como se puede ver, es bastante sencillo. En este caso es sencillamente un documento del Word en el cual redactaremos todo lo que deseemos comunicar al cliente.
haciendo uso de todos los estilos y formatos necesarios que nos proporciona la herramienta. Y bueno, aquí el detalle, lo diferente, lo que las hace especial, son todas estas variables que están compuestas por este carácter especial. Y bueno, seguido por las letras, en este caso, pues esto sería una variable.
En este caso, pues estas son todas las variables. que me almacenan el domicilio del cliente. Y bueno, ya luego, como lo que estamos viendo ahora mismo es una carta de aviso de renovación, pues aquí lo que hace referencia es a toda la información del expediente, que en este caso pues está próximo a su fecha de vencimiento, o sea que procede la renovación de dicho expediente. Entonces, bueno, es muy importante que todas aquellas variables, o sea, todos aquellos atributos o campos, de la ficha del cliente o del expediente que posteriormente yo pueda estar utilizando en mis cartas, es muy importante que toda esa información esté completa, o sea, que estén bien nutridos mis expedientes, tanto como las fichas de mis contactos, para que una vez que yo le envíe cartas a estas personas relacionadas o bien con el expediente o con el cliente, pues estos valores, algunos de ellos, pues no se me vaya a quedar vacío. Digamos que si por ejemplo, pues ahora mismo, pues yo creo que...
esta carta y bueno pues este expediente pues no tiene la información del titular pues automáticamente pues este campo se me quedaría vacío o sea cuando yo genero esta carta no me mostraría esta variable pero bueno tampoco me mostraría la información del titular por eso de ahí la importancia que los expedientes y los clientes pues estén bien nutridos al menos en todos todos aquellos campos que yo posteriormente voy a querer utilizar para enviar o notificar a mi cliente de algún tipo de información. Entonces, a ver, como pueden ver aquí al lado derecho, pues también nos ha salido esta ventana, que no son más que las variables, el listado de variables que yo tengo a mi disposición para crear esta carta, y bueno, que llegue a mi cliente, de una manera pues completamente personalizada, con información que corresponde a él. Como decía anteriormente, pues todo esto corresponde...
a información personal del domicilio de mi cliente. Pero bueno, también aquí puedo estar mostrando pues información del nombre de su empresa, de la persona de contacto. Y si nos venimos aquí a la derecha para ver cada una de las variables, como se puede ver, pues aquí tenemos lo que son un conjunto de variables generales.
Y bueno, pues mira, aquí puedes ver muchísimas de esas variables que se hace referencia en lo que son variables generales. Aquí puedes ver pues lo que comentábamos anteriormente cuando enlazábamos un... artículo de la gestión financiera con las variables, en aquel caso pues solamente nos hacía referencia al número de la variable y bueno aquí se puede ver, allí pues enlazamos un artículo que en el caso fue con la variable 1, si ahora yo esta variable por alguna razón yo quisiera que me apareciera en digamos que en este sitio del documento pues sencillamente me la arrastro y una vez que yo genere esta carta pues automáticamente pues esta variable me toma valor. Que en este caso se correspondería con el importe que tenía asociado el artículo que asociamos en aquel momento a la variable con número 1. Entonces, a ver, otra cosa que puede ser muy interesante, si por alguna razón yo no conozco qué información se está almacenando en esta variable, yo bien pues me la puedo copiar, la pego posteriormente acá y si luego le doy buscar, pues automáticamente me busca dicha variable y aquí puedo ver qué información es la que me va a mostrar esta variable una vez que se genere este texto.
Entonces, bueno, pues es sencillamente eso, ir viendo todas las variables que tenemos a disposición y a partir de lo que querramos informar en nuestra carta, pues ir utilizando cada una de ellas. Entonces vamos a cerrarlas otra vez. Y bueno, relacionado con lo que les comentaba anteriormente, que les decía que había variables más optimizadas ya para informar lo que eran importes. Aquí lo podemos ver, en este caso, para la renovación de este expediente, una vez que se genera esta carta, aquí nos va a estar mostrando el valor de dicho importe. Si venimos acá y buscamos esta variable en nuestro listado de variables, pues aquí efectivamente veremos que, mira, aquí a través de la variable WRR, aquí podemos especificar la variable y aquí podemos conectar la variable.
con un artículo, o sea, con uno de los artículos que yo tengo definido en mi gestión financiera. Por ejemplo, en este caso, pues mira, esto es un artículo que yo tengo en mi gestión financiera. De esta manera, pues ya yo estaría enlazando, pues este artículo con esta variable.
Posteriormente, pues solamente me quedaría tomar dicha variable y mostrarle en el dual del documento que yo quiero que se muestre, que aparezca ese valor una vez que yo genere. que yo genere dicho texto. O sea, es muy similar a lo que hacíamos anteriormente. Y bueno, si seguimos viendo acá debajo, pues aquí podemos ver que para esto mismo, para mostrar importes, pues aquí tenemos varios artículos.
En este caso, pues nos muestra el importe del artículo en específico. También lo podemos desglosar por el importe del IVA, el tipo de moneda de mi cliente, pues la tasa, o sea, cuál es el importe de la tasa que se está aplicando en ese artículo. Inclusive por aquí tenemos también hasta los honorarios, o sea que podemos desglosar a partir del uso de este tipo de variables, desglosar un artículo en cada una de las secciones que lo componen. O sea, ya sean los honorarios, la tasa, en fin, que nos da muchísimas más facilidades que lo que os mostraba anteriormente cuando conectamos la variable con el artículo.
Vale, entonces, bueno, lo otro eran estas variables que ya les decía que no. que nos iba a mostrar la función del domicilio. Pero bueno, que siempre recomendamos para eso, para mostrar los datos del domicilio, utilizar esta cadena de variables como se ve acá, desde la Z hasta la H. Y como ya les decía, pues estas variables corresponden al domicilio portal del destinatario.
Y es que utilizando estas variables, ApiGest optimizará el domicilio completo, de forma que para un destinatario con nombre, apellidos domicilio que sean cortos quizás utilice solo las tres primeras variables dejando el resto en blanco pero para un domicilio largo es posible que se ocupe en todas las variables entonces APG se encargará de obtener todos los datos e irlos insertando adecuadamente de forma que no se queden líneas en blanco entre medias o sea que si tenemos un domicilio con un nombre muy extenso pues igual se nos muestran todas las variables o sea todas las variables toman valor En el caso de que no fuese así, pues igual solamente se nos mostrarían las dos primeras variables, pero bueno, pues luego todo esto no aparecería en blanco, o sea que se completaría todo de una manera uniforme. No nos aparecería una línea acá encima en todo y luego todas estas vacías y luego información otra vez a lo mejor en la variable Zash. De ahí que bueno, que siempre recomendemos utilizar estas variables para el domicilio. en lugar de otras variables que también se pueden utilizar para el domicilio, pero bueno, siempre recomendamos que se utilicen estas variables. Entonces bueno, como pueden ver, definir una carta es muy sencillo, como lo que acabamos de ver acá.
Luego pues entraremos nuevamente a ver un diseño de carta para mostrar otras variables, pero de momento vamos a continuar el orden que llevamos, aquí le vamos a decir que no lo vamos a guardar. Entonces bueno, pues vimos... Vimos las cartas y vimos cómo editar una carta. Entendiendo un poco todo esto que tenemos acá abajo, ya lo veíamos anteriormente.
El código, que no es más con el código que se registra dicha carta en la base de datos. La descripción que hemos introducido de ella. Luego aquí el estado, pues es eso, el estado que va a tener dicha variable en nuestra base de datos.
Bien, estado de alta. o bien en estado de baja. Eso que veíamos en el estado. Luego aquí tenemos la descripción, también la veíamos.
Aquí tenemos el Google Analytics. Y bueno, esto sencillamente es para dar seguimiento con Google Analytics a las campañas de email marketing que enviemos desde Apigee Pro o cualquier tipo de comunicación a la que queramos dar un seguimiento especial. Ya en formaciones anteriores, o sea, dimos una formación especial y completamente para explicar cómo era el funcionamiento del Google Analytics y la integración de esta función con Apigeex Pro. Si en algún momento les fuera interesante, o bien lo pueden revisar a través de los vídeos, o también nos pueden pedir un poco de ayuda, pero es bastante sencillo.
Es sencillamente conectando Apigeex con el Google Analytics y bueno, posteriormente aquí desde este campo introduciendo el... el nombre que le querramos dar a la campaña, pues bueno, luego desde la web de Google Analytics podemos dar un seguimiento a todos esos emails que se enviaron y conocer las personas que lo leyeron, el tiempo que le dedicaron a la lectura de estos emails, en fin, pues toda una serie de información que nos ofrece de manera gratuita la herramienta de Google Analytics. Luego aquí tenemos surcarpeta y bueno, surcarpeta lo que hará es...
almacenar los textos que se envíen en una carpeta con el nombre introducido dentro de la gestión documental del expediente o el cliente según corresponda o sea que si yo quiero por ejemplo siguiendo con el ejemplo de la carta de vencimiento si yo quiero que todos los emails con información de vencimiento que yo envía a mis clientes se registren en mi gestión documental dentro de una carpeta en especial digamos que vencimiento o sea todas las cartas que yo envié se van a almacenar en mi gestión documental en una carpeta que él me va a crear y que esa carpeta pues se va a llamar vencimiento por ejemplo vamos a hacer otra vez el ejemplo vamos a decir que yo quiero enviar pues ningún aviso de de aviso de vencimiento o sea vamos a cerrar por un momento vamos a cerrar la ventana de las cartas entonces vamos a irnos aquí vamos a ir aquí expedientes En este caso yo le voy a decir que quiero obtener todos los expedientes que están en estado de alta y que tienen fecha de vencimiento entre el 1 de abril y el 31 de diciembre. Si le doy a buscar aquí tendría todos mis expedientes y bueno para enviar una información a mis clientes de que tiene estos expedientes próximos a su fecha de vencimiento. Aquí voy a buscar la opción de exportar y esto digamos que es un estándar.
siempre que tú veas la opción exportar en cualquier ubicación de ApiGest Pro, pues no es más que un enlace a las cartas. O sea, un enlace a lo que estamos viendo ahora mismo a las cartas, o bien para enviar una comunicación por email, o bien pues para generar un documento que tengamos ya previamente definido allá en las cartas, como veíamos ahora mismo. Entonces, por ejemplo, yo le quiero enviar a mis clientes un aviso de vencimiento. Aquí ya pues otra vez tengo mi listado con todos los textos.
Voy a buscar pues el aviso de vencimiento que es el que me interesa. Ejemplo de carta de vencimientos. Se vale aquí.
Pues creo mi carta de vencimiento. Aquí tengo mis tres expedientes que voy a informar. Creo mis cartas. Dice bueno pues aquí vamos a entrar a ver rápidamente una carta.
Y bueno como se puede ver aquí me está juntando. En este caso pues sería este texto. Entonces bueno aquí se está informando al cliente pues eso.
De todos los expedientes que en este caso para esta persona correspondían estos dos expedientes que se pueden ver acá. Y bueno se le avisa que están próximos a la fecha de vencimiento. Ya esto lo veremos más a continuación y qué significan cada uno de estos dos documentos que tenemos acá.
Pero bueno ahora simplemente lo que os quería mostrar. Y bueno vamos a eliminar este. este contacto para que no le llegue un email y bueno solamente me lo voy a enviar a mi que soy esta persona que tengo acá entonces bueno ya se ha enviado el email y si ahora pues yo accedo a la ficha del contacto en este caso si mal no recuerdo era esta persona a la que se le envió el email y accedemos a su ficha y ahora nos venimos a datos vinculados pues bueno aquí me queda una trazabilidad del documento que en este caso que de la carta que se le ha enviado.
Vamos a ver, si nos vamos al expediente, en datos vinculados, documentos, vale como se puede ver. Aquí dentro del expediente me ha creado la carpeta de vencimiento, como le indicamos en la carta. a ver, creo que esta fue la que eliminamos, vamos a ver otra de las textos, vale, mira aquí si se puede ver bien, y bueno, aquí tenemos la carta que fue la que enviamos ahora mismo, y lo que les quería mostrar es eso, bueno, que me ha creado la carpeta de vencimiento, y dentro de la carpeta me ha colado la carta que acabamos de enviar, digamos que de esta manera nos permite tener, digamos que en este caso, organizada, Pues en una carpeta, pues eso, todos los avisos que emitamos de vencimiento.
Y así pudiéramos hacer con los distintos tipos de cartas. Pues igual, me interesaría tener registradas o almacenadas, organizadas en una carpeta. A lo mejor, pues esto, todos los avisos de vencimiento. Pudieran ser también todos los avisos de parecidos que me surjan cuando hago el chequeo de los boletines. O sea, son algunos de los ejemplos para los que nos pudiera ser útil.
y dice vale, volvamos a volver otra vez a las cartas vale, entonces veíamos cual era la función de la azul carpeta que bueno, que era simplemente eso luego aquí en archivo pues digamos que esto también es una funcionalidad curiosa y lo que nos va a permitir es guardarnos el texto con el nombre que definamos en este espacio y con la única diferencia de que siempre nos va a insertar delante del nombre la fecha en que se ha introducido, la fecha en que se ha enviado dicho documento. Por ejemplo, que si yo aquí le defino, bueno, todas las cartas, todas las cartas, en este caso vamos a volver otra vez al vencimiento, es el ejemplo de carta de vencimiento, o sea, todas las cartas de vencimiento que yo envíe, quiero que me las registres en mi gestión documental con el nombre vencimiento. Entonces, Al decirle esto, pues eso, todos los archivos que se envían me los va a almacenar en la gestión documental con este nombre y delante del nombre, pues siempre me va a insertar la fecha en que se ha enviado dicha carta. O sea, el nombre sería compuesto por la fecha, año, mes, día y seguido de la palabra de vencimiento. O sea que si volviendo a la ficha aquí con lo que veíamos anteriormente, al expediente.
si nos vamos a documentos vale aquí en vencimientos aquí en lugar pues de tener este nombre pues lo que tendría pues sería eso fecha vencimiento y bueno luego la extensión del documento que en este caso pues es un email entonces volvemos a las cartas otra vez a los textos vale veíamos veíamos cómo funcionaba la carpeta el archivo y bueno luego tenemos pues todas estas series de opciones que nos vienen aquí debajo que no son más que opciones para configurar los textos y aquí pues la primera que nos encontramos es esta que nos dice que el documento debe tener páginas pares su última estará en blanco y según esto sencillamente lo vamos a marcar si queremos que es eso que el documento termine con un número de páginas pares. En ese caso, lo que hará sería generar una página en blanco en caso de que la cantidad de hojas fuese impar. Esto digamos que se suele utilizar por algunos usuarios que imprimen algún tipo de ficha personalizada e imprimen por las dos caras del papel. Luego tenemos el campo que es ordenar según la introducción.
Y esto lo que permite es... es que si envías los resultados de un listado de expedientes o de contactos, pues APIGES por defecto mantiene la ordenación que teníamos en ese listado de expedientes o contactos y aparece en el texto con la misma ordenación para enviar. O sea que sencillamente para enviar manteniendo este orden que tenía este listado, por ejemplo, en caso de que utilizáramos esa opción. Luego, si nos sigue, no insertar saltos de página.
Y bueno, es que hay usuarios que hacen listados desde datos mediante los textos. Por ello, utilizan esta opción. O sea, que de forma que obtengan un listado continuado y no una página por cada contacto o expediente.
Aunque no se considera una buena práctica a partir de que los informes se pueden configurar al gusto. O sea, como dice el propio enunciado. No insertar saltos de página, o sea que en lugar de darnos el contenido, pues a lo mejor si estamos obteniendo una carta, de expedientes, de parecidos de expedientes, pues bueno, en lugar de insertarnos un salto de página por cada parecido que nos está dando del expediente, pues que nos lo haga todo de manera continua.
Es lo que nos dice esta opción que tenemos acá. Vale, entonces bueno, veíamos el no agrupar por destinatario. Luego nos viene una función que es muy interesante, que es esta opción que nos dice acá, agrupar por destinatario.
Anteriormente veíamos no insertar saltos de página. Vale, entonces aquí agrupar por destinatario. Bueno, esta función lo que nos permite es que cuando se imprime o envíe por expediente, Apigee Pro por defecto nos va a generar una carta por cada uno de estos expedientes. Tomemos como ejemplo, por ejemplo, cuando estamos informando los avisos de vigilancia, que se nos van a generar muchísimas cartas para un solo expediente. O sea, que digamos que un cliente, pues que tiene 100 expedientes, pues cuando le hago su vigilancia de sus expedientes en el boletín, pues lógicamente se nos van a preparar muchísimas cartas para enviar a esta persona.
Y bueno, esta opción lo que hace es eso, que en lugar de enviarle muchas cartas, una por cada expediente, pues no agrupe todos esos textos en una sola carta. Entonces, bueno, siguiendo pues eso, marcando esta opción, en lugar de enviar un correo con cada carta que se ha creado por expediente, pues enviará solo un correo con todos estos datos adjuntos de cartas que han sido creados. Y bueno, y es el ejemplo que les ponía del boletín. cuando estamos haciendo la vigilancia del boletín que pudiera ser una muy buena práctica utilizar pues esta opción que tenemos acá. Aquí teníamos una carta que era la carta de parecidos que siempre pues lo más recomendable es utilizar esta opción para que no le lleguen a mi cliente pues muchísimas comunicaciones.
Entonces bueno y para conseguir esta agrupación de la manera más eficiente posible es muy recomendable introducir unas determinadas variables especiales que veremos a continuación. Y bueno, para ello lo primero y muy importante que tenemos que hacer, digamos que de una manera imaginaria, es dividir el texto como si fuera un informe. Vamos a abrir la carta de los parecidos para que lo podamos ver. Vale, entonces bueno, mira, aquí se puede ver claramente que aquí esto sería reemplazado por la información del... expediente que se ha publicado, o sea, de lo que ha aparecido en el boletín, y aquí abajo sería la información correspondiente al expediente propio.
Entonces, bueno, para utilizar el agrupado por destinatario es muy importante, primero, poder dividir el texto como si fuera un informe en cabecera, que sería lo que es la parte superior, en cuerpo, que sería aquel contenido que queremos que se repita varias veces, en este caso, pues. pudiera ser bien la información del expediente publicado o del expediente propio. Y luego sería lo que sería el pie del documento, que sería la parte posterior al documento.
Entonces tenemos que indicar en el texto cuándo empieza el cuerpo y cuándo termina, de forma que Apigee sepa qué parte debe incluir al principio, qué parte se repetirá tantas veces como expedientes haya. y qué parte se incluirá al final del texto. Y las variables que utilizaremos para ello, pues son las variables a0 y las variables a1. Vamos a buscarlas aquí, buscamos la variable a0. O sea, aquí se puede ver claramente.
Vamos a insertar, por ejemplo, la variable a0 aquí en expediente publicado. O sea, aquí encima del todo. insertar la variable a cero y aquí pues debajo vamos a insertar la variable a uno que es la de fin de cuerpo vale entonces ahora yo aquí simplemente lo que le he dicho que en este caso cuando se el expediente publicado en el boletín o sea que el expediente que yo seleccione como parecido para ese expedito En este caso, me mantiene fijo el expediente propio.
Digamos que yo tengo mi expediente Coca-Cola. Y cuando yo hice el chequeo de las identidades y los parecidos en el boletín, pues todos los parecidos que yo haya seleccionado para mi expediente Coca-Cola, pues aquí me los listaría todos, uno detrás del otro. En lugar de crearme un documento para cada parecido, digamos que en un primer documento, pues me mostraría mi expediente Coca-Cola con el expediente Coca-Cola Light. Otro pudiera ser mi expediente Coca-Cola con el expediente Coca-Cola cero.
En este caso, lo que hace es eso, que en un solo documento, manteniendo mi expediente propio, aquí encima, con el uso de estas variables, me estaría listando todos aquellos documentos que se han seleccionado como parecidos en el boletín. Si quisiera hacer el proceso inverso, digamos que yo quisiera que me mantuviera... el expediente que ha sido publicado y luego que me diera pues todos los expedientes todos los expedientes míos que se parecen al publicado, pues en ese caso pues lo que haría sería invertir dichas variables, en lugar de así como tenía ahora mismo, pues lo haría al revés, o sea le diría bueno, manténme fijo, pues el expediente que se ha publicado Y posteriormente para el expediente que se ha publicado, pues dame todos mis expedientes que se parecen al publicado.
O sea que sencillamente lo que he hecho ha sido invertir lo que veíamos anteriormente. Y bueno, digamos que estas son variables que son muy importantes para conseguir una correcta agrupación. Agrupación por destinatario, que es lo que le estábamos comentando, la función de aquella pequeña pestaña que veíamos anteriormente. Y bueno, para conseguir este objetivo, además de las variables a0 y la variable a1, pues también aquí tenemos las variables a2, que la tenemos más acá abajo, que sería inicio del cuerpo de oposición, y las variables a3 para fin del cuerpo de oposición. Digamos que estas variables se suelen utilizar un poco menos, pero bueno, que es importante que las tengamos en cuenta.
Y bueno, es como su nombre lo indica, es para cuando queremos agrupar por destinatario las cartas de propuesta de oposición, o sea, donde se indica información tanto del expediente publicado como del expediente propio. Hay que hacer exactamente lo mismo que veíamos anteriormente, pero bueno, se reemplazan las variables A0 por la variable A2. A0 por la variable A1, o sea, si es correcto, es la variable A0. La variable A0 se reemplaza por la variable A2, que es la de inicio del cuerpo de oposición.
Y la variable A1 se nos reemplaza con la variable A3, que sería la variable de fin de cuerpo de oposición. Y bueno, como pudieron ver, las variables cuando las vamos a insertar, o bien las podemos estar arrastrando, o bien podemos... tipear directamente por nosotros el código de la variable en aquel lugar del documento donde queremos insertarla, siempre teniendo en cuenta, cuidado de no equivocarnos e introducir de manera incorrecta dicha variable entonces vemos la agrupación, vamos a cerrar por acá el documento, luego de agrupar por destinatario, pues aquí tenemos visible para acciones comerciales.
Y bueno, esto también es muy sencillo. Digamos que estas cartas, si yo quiero utilizar alguna de ellas en especial para el envío de acciones comerciales, sencillamente lo que debo hacer es marcar esa pestaña. Por ejemplo, yo aquí me tengo definida esta carta que es para utilizarla en acciones comerciales. Y bueno, marcándola aquí, si ahora yo me voy a mi ficha de un cliente, por ejemplo, digamos...
que a esta persona y aquí me vengo al apartado de acciones comerciales digamos que con esta persona yo quiero registrar una acción comercial y bueno vamos a poner que una opción comercial es que bueno que le estoy enviando una información pudiera ser a lo mejor pues una información del cambio de horario bueno yo aquí registro la acción comercial y bueno si ahora vengo aquí al botón este de cartas de textos pues aquí automáticamente ya me sale La carta que yo tengo diseñada, que yo tengo definida, para notificarle a mis clientes aquellas acciones de tipo comercial. Y bueno, es sencillamente eso lo que nos hace aquella funcionalidad. Habilitarnos una carta para el uso o para información. de acciones comerciales. Simplemente lo que nos hace es esto, que nos las muestre aquí desde el apartado de contactos en acciones comerciales para que yo las pueda utilizar desde los textos.
Vemos la acción comercial, vamos otra vez a volver las cartas para continuar. Vemos visible para acciones comerciales las funciones que realiza. Luego aquí tenemos la función utilizar el email de la delegación en lugar del propio usuario.
Esto como su nombre lo indica es que la carta va a ser enviada en lugar de la dirección de email que tiene definida el cliente en su domicilio, pues en lugar de esa dirección se va a enviar a una dirección de correo que va a estar especificada en la delegación de él. del contacto en la delegación que pertenece a dicho contacto. Y bueno, para definir una dirección de correo en la delegación, pues tenemos que remitirnos a las utilidades.
Y si nos venimos aquí a otras tablas, aquí vamos a ver en delegaciones. Y bueno, aquí se puede ver claramente. Yo aquí definiría todas las delegaciones con las que trabajo.
Y bueno, pues aquí debajo. Para cada delegación, pues yo puedo definir su domicilio, su población, el código postal, en fin. Y bueno, aquí lo más importante sería la dirección de correo, que sería a donde se enviarían esas cartas en caso de que tuviésemos marcada esta opción de utilizar el email de la delegación. En caso de no estar marcado y que digamos que a lo mejor es lo más frecuente, pues esas cartas se enviarían al domicilio de mi cliente.
El domicilio, que bueno, que no es más que la información que hemos definido aquí en la ficha de contacto. En el domicilio, bueno, se enviarían a esta dirección de correo. Y aquí seguramente conocerán que, bueno, aquí podemos introducir todas las direcciones de email que necesitemos, siempre separadas por un punto y coma.
¿Vale? Entonces, vale, cerramos y volvemos otra vez a las cartas. A ver qué nos iba quedando por acá. Vale, veíamos la... utilizar el email de la delegación vale, aquí también luego tenemos esta otra función que es imprimir en PDF o en documento y bueno, sencillamente en el formato que yo quiero que mi cliente pues reciba el texto o sea, el adjunto que iría en esta correspondencia como yo quiero que lo reciba si es en un documento PDF o un documento de Word a lo mejor pues lo normal o lo más habitual es que siempre se lo enviamos en un en un documento PDF para que no lo pueda estar modificando.
Entonces, bueno, teníamos esta opción. Aquí posteriormente tenemos adjuntar páginas de la publicación para la propuesta de oposición. Esto se puede ver claramente en el boletín español, por ejemplo. O sea, que digamos que esto es una función que se utiliza así procede. Por ejemplo, en el boletín español, pues siempre tenemos la opción de cuando utilizamos las cartas.
pues enviarle a nuestro cliente todas aquellas incidencias que hemos detectado y un fragmento de esa incidencia que se ha detectado en el boletín. Y también cuando estamos haciendo el chequeo de las identidades y parecidos, si tenemos marcada esta opción, pues también se adjuntará en el correo de mi cliente un fragmento de esa publicación en el boletín. Que es a lo que refiere esta funcionalidad que tenemos acá.
Si queremos que se le adjunte ese fragmento de la publicación, pues marcaremos esta opción que tenemos aquí. Entonces, ahí le veíamos cómo adjuntar la publicación. Luego aquí tenemos la incidencia.
Y bueno, la incidencia también es muy sencilla. Y es que al generar un texto, siempre se nos guarda una copia en la carpeta de documentos del contacto. o expediente o sea en la gestión documental se crea un registro en el libro de anotaciones conservando su estado o bien enviado o bien pendiente de enviar en caso de que esta carta no se haya enviado por correo que dispone además de un campo específico llamado incidencia que se utiliza para guardar información del acto que ha generado la anotación o sea que desde aquí Seleccionará la incidencia que se desea se guarde en el libro de anotaciones cuando se haga el apunte correspondiente. Por ejemplo, volviendo al ejemplo de carta de vencimientos. Digamos que yo quiero que mi carta de vencimiento cuando yo la envíe.
se me quede registrada en la ficha de mi cliente o de mis expedientes como una anotación de tipo incidencia. Que bueno, que ya sabemos que todos los emails que enviamos pues automáticamente se nos quedan registrados en Apigest como una incidencia además de guardarnos una copia en lo que es la gestión documental. Entonces bueno, aquí lo que podemos decir es en qué tipo de incidencia yo quiero que se nos anote en nuestro libro de anotaciones. Digamos que por ejemplo para las cartas de aviso de vencimiento yo quiero que me genere una anotación que va a ser de tipo vencimiento. Voy a dar de alta una nueva anotación.
Aquí le voy a decir que el código es le voy a poner que es vencimiento. Bueno, no me deje escribir más. Y aquí en el castellano le voy a decir que es un aviso de vencimiento vale le voy a dar de alta y bueno ya me quedaría guardado el doble clic para que me quede asociado entonces bueno ahora siempre que yo envíe esta carta siempre que yo haga uso de esta carta o sea que yo envíe esta carta aquí en la ficha del expediente en datos vinculados en anotaciones Siempre me va a generar una anotación que en lugar de ser un email correspondencia, aquí lo que me va a poner es la incidencia que hemos definido ahora previamente en la carta.
O sea, me generaría una anotación de tipo vencimiento que es con la que he asociado la carta como veíamos ahora mismo. Entonces bueno, también esto lo podemos ver más adelante. Vamos a seguir continuando.
Bueno, luego vamos a ver unos ejemplos de las cartas, de donde podemos estar enviando las cartas y bueno, también podemos, si os parece, pues comprobar que efectivamente se ha registrado como os acabo de comentar. Entonces, bueno, volviendo a los textos, entonces, bueno, veíamos la incidencia y bueno, aquí importante que nos viene quedando son las restricciones. Las restricciones, bueno, desde aquí vamos a poder... Restringir un texto para que solo pueda ser enviado cuando el conjunto de expedientes o clientes cumplan con determinadas restricciones.
Aquí podemos aplicar o bien restricciones por clasificación de destinatario, por tipo de expediente, por modalidades, países de destinatario, tipos de destinatario, idiomas, dominio, países de expedientes, actos y tareas. Un ejemplo práctico pudiera ser, por ejemplo, bueno, digamos que nos hemos creado una carta en idioma inglés y bueno, yo puedo restringir que únicamente se puede enviar esta carta que hemos definido en idioma inglés a contactos que tengan definido el idioma inglés en su ficha de contactos en Apigee Pro, evitando pues de esta manera que se envíe a otro contacto que hable diferente idioma. Digamos pues, por ejemplo. Aquí, pues bueno, todas las cartas que yo tengo definidas están hechas en el idioma español y, por ejemplo, a ver, vamos a utilizar una carta cualesquiera. Digamos, bueno, que esta carta, por ejemplo, de aviso de vigilancia mundial, pues como yo la tengo redactada en el idioma español, aquí yo les voy a decir, pues bueno, mira, solamente aquí en el país del destinatario, bueno, digamos que aquí hay muchos países que son de habla española, vamos a utilizar mejor el idioma del destinatario.
Bueno, pues solamente esta carta se la voy a poder enviar a los clientes. que son de habla español. O sea que los destinatarios que no cumplan con el requisito de tener definido en su ficha que utilizan el idioma español automáticamente van a ser rechazados y no se les va a poder enviar esta carta.
O sea, PGS nos va a decir, estos contactos o estos expedientes no cumplen con la restricción y no se les va a enviar la carta. Y bueno, pues de esta manera, pues yo puedo aplicar más de una restricción a una carta. Aquí por ejemplo veíamos con el idioma del destinatario. Si quisiera ser un poco más riguroso, pues pudiera decirle, bueno, el país, pues solamente puede ser España, suponiendo que solamente tengamos clientes de España y todos los demás sean de habla internacional. O pues pudiera estar añadiendo otros países de habla hispana con los que yo trabajo.
O bueno, que a lo mejor, pues bueno, pudiera ser cualquiera, pues Chile, Argentina, en fin, aquí podría estar listando todos esos países. si lo consideras necesario, pero bueno, la idea es que entiendan cómo es que funciona cada uno de estos filtros, estas restricciones que podemos estar aplicando. a los textos y luego tenemos otras dos restricciones que son digamos que son muy importantes y también son un poco diferentes que son por actos y por tareas y van a funcionar un poco similar a lo que veíamos antes un poco similar a lo que veíamos antes cuando decíamos que una carta se podía utilizar en lo que son las acciones comerciales bueno pues aquí voy a poder hacer un poco un poco lo mismo por ejemplo Para el ejemplo de cartas de vencimiento, bueno, yo le voy a poder decir que esta carta yo la voy a poder enviar desde, la voy a poder utilizar para informar del vencimiento de un expediente, siempre que ese expediente tenga alguna de estas tareas que yo tengo definidas acá.
Todas estas son tareas de vencimientos de API GES Pro. Y luego, pues también, para que lo puedan ver de una manera más práctica, en el caso para... el ejemplo de carta de publicación de solicitud aquí en actos yo le he dicho para poder enviar esta carta es un requisito que el expediente tenga el acto de solicitud de registro y bueno para la carta que anteriormente nos creamos que era el ejemplo de carta de publicidad de caducidad pues yo le voy a decir acá que esta carta yo la voy a poder utilizar la voy a utilizar no con la solicitud de registro la voy a poder utilizar para informar el acto de caducidad.
Decíamos que era una carta de tipo caducidad y bueno aquí la he asociado con el acto 0175 para poder informar de la caducidad de un expediente. Y vamos a verlo ahora de manera práctica, si por ejemplo nos venimos aquí a los expedientes, vamos a abrir esta marca nacional y bueno para ver de manera práctica lo que hemos visto, si nos venimos aquí a Artos, Si ahora que yo vengo aquí al acto 050, que es uno de los que habíamos asociado a una de las cartas que yo tengo disponible, si nos venimos aquí ahora a este botón que nos dice textos, aquí automáticamente, pues no. Vamos a ver un segundo.
Vamos a cerrar otra vez y vamos a volver a abrir. Y aquí nos venimos a actos, aquí en el acto de solicitud. Pues aquí nos debe aparecer la carta que anteriormente estábamos viendo, que era la publicación de la solicitud.
Que voy a poder utilizar para informar de la publicación de la solicitud de expediente desde el apartado de lo que son los actos. Y luego para verlo con el ejemplo de las tareas, si nos venimos aquí a las tareas del expediente, en este caso aquí tengo la tarea de vencimiento. Y bueno, aquí me va a aparecer que yo tengo disponible la tarea del ejemplo de carta de vencimiento para poder utilizarla desde acá.
Entonces, bueno, eso era un poco lo que nos permitía. Vamos a ver un segundo porque he visto algo diferente. A ver, anteriormente veíamos con la carta de vencimiento.
Aquí en la carta de vencimiento le aplicamos las restricciones, vale, perdón, esta tenía las restricciones para las tareas. Y luego lo veíamos con la carta de la caducidad y le habíamos puesto que aquí debería tener el acto 175 de caducidad y con la tarea de publicación de solicitud que era para informar el acto de solicitud. Perfecto, o sea que todo.
todo está correcto. Entonces bueno, vimos un poco para lo que nos aportan todo esto de las restricciones de los textos. Y bueno, ya un poco que por último, pues nos va quedando aquí del lado derecho, las opciones para cuando yo voy a enviar uno de estos textos por email.
Y bueno, como les había dicho anteriormente, pues las cartas, en este caso hago referencia a los textos, bien pueden ser enviadas por email. o pueden ser enviadas a la impresora para ser para ser archivados según el caso de que las querramos enviar por email ya había dicho antes que si la queremos enviar como adjunto tenemos que definir una plantilla en el caso de que querramos enviarla como cuerpo de del correo pues sencillamente no definimos ninguna plantilla y automáticamente pues el contenido de estas cartas pues nos iría en lo que es el cuerpo de él de nuestro email. Entonces, bueno, en el caso de que la queramos enviar por correo electrónico, bueno, aquí se nos activan toda una serie de campos que tenemos que tener en cuenta. En este caso, bueno, aquí tenemos el primero, que sería para si no queremos enviar esa carta por email. Pero bueno, sencillamente marcamos esta pestaña y bueno, automáticamente se me deshabilita todo y no me va a dejar poder enviar por ningún momento, enviar esta carta, este texto.
Vale, luego aquí pues del lado, pues tenemos otras funciones. En este caso sería agrupar cada texto en un solo adjunto. que estaba muy relacionada con lo que veíamos antes de agrupar por destinatario. En aquel caso, lo que hacía era que todos los documentos que se le iban a enviar a un destinatario, pues se los iba a agrupar todos en una sola carta, en lugar de enviarnos muchísimas cartas.
O sea, que iba a ser una carta con varios adjuntos. En este caso, si marcamos esta opción, pues lo que va a hacer es enviarnos una sola carta. y con un solo adjunto, o sea que todos los textos irían en un solo adjunto.
Y aquí también es muy importante lo que veíamos anteriormente con las variables, las variables a cero y las variables entendiendo cómo funcionaba todo esto del agrupamiento. Vale, tenemos esto, luego aquí también tenemos agrupar domicilios por destinatario, y bueno, es sencillamente eso también. En aquellos clientes o contactos que tengan definidos varios domicilios, pues bueno, lo que va a hacer es agruparnos todos los domicilios y se enviará pues la misma comunicación a todas estas personas, o sea, a todas estas direcciones que tengan definidas en sus domicilios. Vale, aquí vamos a introducir el asunto que va a tener mi carta.
Y bueno, aquí también es importante, es que en el asunto podemos hacer uso. Otra vez de las variables que veíamos anteriormente cuando estábamos definiendo la carta. O sea, aquí yo tengo todas mis variables y bueno, si quiero utilizar alguna de ellas, pues sencillamente, por ejemplo, a lo mejor la empresa, pues la arrastra y la muestro acá. Y bueno, ya una vez que se genere mi carta, lógicamente, pues esto nos toma un valor para que le llegue a mi cliente, pues de una manera más personalizada, autoseguido.
pues voy a definir la plantilla con la que yo quiero que se envíe mi carta. O sea, decíamos que si queremos que el texto vaya en un adjunto, pues tenemos que definir la plantilla. En este caso estoy haciendo referencia a esta plantilla que tenemos acá, que bueno, para seleccionar una plantilla o cambiarla, pues sencillamente la podemos hacer desde este botón. Aquí tengo todas las planillas que yo tengo disponibles. Bueno, sencillamente es seleccionar la que yo quiero utilizar en dependencia del texto.
que vaya a utilizar en ese momento. Y bueno, ya veíamos desde dónde íbamos a definir las plantillas. Desde aquí, desde plantillas, es donde yo voy a definir todas mis plantillas para las distintas comunicaciones que yo voy a tener con mis clientes. En este caso, pues yo tengo definidas tres plantillas.
Una que utilizaré para informar los avisos de vencimiento, otra para los avisos de vigilancia mundial y para los avisos de vigilancia nacional. Crear una nueva plantilla es muy sencillo, aquí otra vez tenemos las funciones del más y del menos para añadir o eliminar una nueva plantilla y bueno es muy sencillo. Aquí de hecho ni siquiera, o sea, como puedes ver es sencillamente introducir texto, bueno similar a lo que veíamos anteriormente cuando estábamos escribiendo un texto.
Es un texto muy breve, sencillamente pues eso es lo que irá en el tipo del correo. En base a lo que le estemos enviando, introduciremos el texto de dicha plantilla. Veíamos el asunto, veíamos el cuerpo. Si queremos enviar copia a alguna otra persona, aquí podemos introducir la dirección de email de esa persona a la que queremos que reciba una copia de esta carta que estamos enviando.
Introduciremos esas direcciones de email. Y ya por último, pues tenemos adjuntar textos o archivos al email. Y bueno, como sugiere, pues eso lo que nos permite es incluir adjuntos al email, que puede ser o bien otro texto de API GES Pro, otro texto de esto que tenemos acá encima en todo, o un informe o un fichero que tengamos en nuestro ordenador, con la ventaja o diferencia de que dicho texto o informe también se fusionará con los datos correspondientes al expediente y clientes.
Para ello me he preparado un ejemplo que yo creo que es bastante interesante y bueno es en el caso de en el caso este de la del ejemplo de cartas para los avisos de vencimientos. Cuando yo envíe esta comunicación a mi email, pues bueno, yo quiero que además de esa comunicación, pues le llegue un informe, pues con la información básica de todos sus expedientes. Y además quiero que le llegue este texto, que es el que tengo definido aquí, que no es más que un autorizo de renovación.
O sea, que yo cuando le envíe esta carta, pues además de enviarle la información de todos los expedientes que están próximos a su fecha de vencimiento. También le estoy enviando un adjunto con todos los datos, o sea que ese adjunto no es más que un autorizo que él sencillamente me debería firmar para yo posteriormente proceder a la renovación de esos expedientes. Vamos a ver cómo funciona rápidamente para que se pueda entender mejor.
Desde aquí podemos buscar un documento que tengamos almacenado en nuestro ordenador. Si queremos utilizar alguno de los listados, pues desde aquí buscaría ese listado. De aquí yo he añadido un listado que es el listado básico, o sea que sencillamente lo que me va a mostrar es un listado de todos los expedientes que estoy informando para la renovación.
Y bueno, y por último, lo más interesante es que estoy adjuntando este texto que no es más que un autorizo para la renovación. Vamos a ver cómo funciona para que se pueda entender mejor. Vámonos otra vez aquí a ver a los expedientes.
Esto veíamos anteriormente que eran todos los expedientes que estaban próximos al vencimiento, o sea, que vencían entre abril y diciembre. Aquí teníamos este listado de expedientes y bueno, yo quiero enviar una comunicación por email a todas estas personas. Me voy a seleccionar la carta para avisar del vencimiento de dichos expedientes.
Aquí me voy a generar mi carta y bueno, antes de enviar la carta, yo puedo revisar la carta. Vamos por ejemplo a ver esta carta. Aquí tenemos la carta.
Mira, aquí se puede ver que esta es toda la información que corresponde, o sea, que es lo que habíamos introducido en la plantilla, o sea, que es lo que iría en el cuerpo del correo. Y luego aquí tenemos los tres textos que son los adjuntos. Aquí tenemos.
el aviso, o sea, con toda la información de los expedientes que están próximos a su vencimiento, en este caso a este expediente, a este cliente se le están notificando dos expedientes que serían estos dos que tenemos acá y bueno, aquí también se le está informando del importe de la renovación de ambos expedientes que es lo que les había comentado que lo podíamos conseguir con las variables especiales combinadas con un artículo de la gestión financiera que en este caso se correspondía al importe de la renovación de un expediente. Entonces, bueno, esa era la carta que se le informaba con los expedientes próximos a la fecha de vencimiento. Y lo otro que os quería mostrar era esta otra carta que se me generaba.
Y ves que aquí yo le decía a mi cliente, bueno, por medio de la presente, pues la empresa Microsoft con este NIF autoriza a Grupo 10 Empresarial y Presoftware a realizar la renovación, el trámite de renovación de los siguientes expedientes. Y aquí pues ya me aparecían ambos expedientes. Y bueno, pues sencillamente solamente el cliente pues debería firmarme dicho documento y ya pues de esa manera me lo hacía llegar y ya era como un autorizo para yo cometer la renovación de dicho expediente. O sea, creo que esto me ha parecido bastante interesante y bueno, se los he querido compartir. Y bueno, ya por último, pues el otro documento que habíamos adjuntado, que bueno, que no era más que un informe básico como habíamos visto.
Y bueno, ese informe sencillamente lo que me almacena era pues esa información. de los dos expedientes en este caso que deben ser renovados. Eso viene siendo lo que os quería mostrar de cómo funcionan los adjuntos. Y bueno, ya por último quería mostraros algunos otros ejemplos desde donde podemos estar enviando cartas en APIGES. Y bueno, ya veíamos que las cartas o bien las podemos estar enviando.
desde los listados, desde expedientes o desde contactos. Igual si accedemos a la ficha de un, en este caso de un contacto, si nos venimos otra vez en datos vinculados a la función, en este caso de mailing, pues aquí podemos acceder otra vez a las cartas. O sea, si a esta persona yo le quiero enviar cualquiera de una de estas cartas, a lo mejor pudiera ser una acción comercial o la que yo necesite en ese momento.
Pues me seleccionaría mi carta y se la estaría. enviando a mi persona, en este caso pues a este cliente. Entonces pues eso, las cartas yo las puedo estar enviando desde contactos, desde expedientes, ya sea desde los listados o entrando a la ficha del propio expediente. También voy a poder hacer uso de las cartas en la gestión financiera y bueno, muy importante, desde los boletines, que también se los quería mostrar en el día de hoy.
Vamos a tomar por ejemplo el boletín de España, vamos a tomar el boletín del día 13. Y mira, aquí es muy importante, cuando yo quiero notificar a mi cliente de todas las incidencias que se publican de sus expedientes en los boletines, lo primero que debo hacer es venir aquí a donde dice cartas y aquí tengo que enlazar el acto con la carta que yo quiero que se utilice para notificar a mi cliente de la publicación que se ha aparecido en el boletín. En este caso, pues yo le he dicho, mira, cuando aparezca el acto de solicitud de registro en el boletín, pues yo quiero que me utilices para notificarlo esta carta. Ahora, por ejemplo, para el acto 175, que anteriormente nos habíamos creado una carta para los avisos de caducidad, pues bueno, aquí lo conecto.
El acto 175 con la carta que nos hemos creado, que fue el ejemplo de carta de publicación de caducidad. Aquí le damos doble clic y le damos a guardar y ya de esta manera nos quedarían enlazadas. Si ahora yo vengo aquí al boletín, hago mi chequeo de incidencias, aquí le debo marcar esta opción que nos dice exportar automáticamente a los textos. Y bueno, lo que va a hacer es que todas las incidencias que me encuentre me dé la posibilidad de enviarlas a mi cliente haciendo uso de las cartas. En este caso me encontró una caducidad.
es la 275 y bueno automáticamente ya me ha enviado para acá para las cartas me ha preparado la carta que se va a enviar y bueno y aquí solamente pues me quedaría generar dicha carta y posteriormente pues bueno tendría el botón para enviar dicha carta si aquí yo accedo a la carta pues bueno puedo ver pues todo el contenido y bueno todo lo que se está informando al cliente en esta comunicación y aquí tenemos el adjunto que es lo que también les comentaba anteriormente, el fragmento de la publicación del acto en el boletín. Vamos a cerrar todas las pestañas, esto no lo vamos a enviar. Vimos cómo conectar para notificar las incidencias que se han tratado en el boletín a través de las cartas. Y luego lo otro que podemos hacer desde el boletín es avisar a todos aquellos expedientes. que yo haya detectado que pudieran proceder a una posible oposición.
O sea, seguramente todos habéis trabajado con lo que es el chequeo de los boletines, los criterios de selección y tal. Y bueno, luego aquí tenemos en informe, pues eso, la posibilidad de enviar por email, pues eso, todos aquellos parecidos que yo haya detectado en el chequeo del boletín. Entonces, bueno, aquí otra vez tengo el botón de exportar, la carta que yo me tengo preparada para notificar todos esos parecidos del boletín. Pues sería esta que tengo acá, ejemplo de vigilancia del boletín.
Entonces, bueno, otra vez volvemos a esta vista. Aquí pues me quedaría por generar mis cartas. Y bueno, una vez que están generadas, pues solamente sería enviarlas a mi cliente. En este caso, como son un poco más de cartas, pues se nos ha demorado un poquito generando todas las cartas. Pero bueno, ya se puede ver que todas las cartas se han generado.
Y bueno, igual que veíamos anteriormente, si quiero revisar el contenido de cada una de las cartas. Aquí se puede ver todos los fragmentos de la publicación en el boletín y aquí en este texto iría todos los parecidos que yo le estoy dando a mi cliente y que también se está detallando toda la información de las clases. Aquí se puede ver claramente que esta sería la marca vigilada y esta la marca que se ha publicado en el boletín y yo le estoy diciendo a mi cliente que se parece para así proceder a una posible... a una posible oposición.
Entonces bueno esto era un poco lo que les quería mostrar en el día de hoy y bueno antes de terminar si quería adelantaros que en próximas actualizaciones estaremos lanzando un nuevo servicio que se va a llamar BlockchainPay y como sugiere su nombre pues estará basado en la tecnología de Blockchain. y permitirá sellar en el tiempo cualquier email o documento registrado en Apigee Pro. pudiendo demostrar en el futuro la veracidad e integridad de dicho documento.
Será de gran utilidad para el envío de poderes, certificos de pago de anualidad, secretos profesionales o Urofac, por citar algunos ejemplos. Entonces, BlockJP, pues también será accesible desde el módulo de cartas, por aquí nos aparecerá el botón de BlockJP, y además de ello, pues también podremos hacer uso de él desde la gestión documental de Apigee Pro. Y una vez accionada esta opción, esta funcionalidad, el documento afectado quedará marcado en el tiempo en la red de Ethereum, replicando en cientos de nodos los metadatos del documento, alegando que en esa fecha y hora el archivo existió. La confidencialidad de la información no es vulnerada en ningún momento, únicamente son los metadatos y su encriptación los que se suben a la cadena de bloques.
Y bueno, pues dicho esto, agradeceríamos si son tan amables como nos tenéis acostumbrados, que nos comentaran a través del chat de preguntas o por email, qué os parece este nuevo servicio que próximamente vamos a empezar a ofrecer, que ya les decía que se llamaba Blockchain Pep, si creéis que os pueda resultar útil, es interesante. Y bueno, ya con esto, pues sí, damos por concluido el webinar de hoy. Espero que os haya resultado útil e interesante y bueno, vamos a dar paso a las preguntas y bueno, en caso de que sean muchas, pues las responderemos en otro momento. Y bueno, si son pocas, pues bueno, igual las podemos ver ahora en un instante.
Así que bueno, vamos a pasar a ver lo que nos han preguntado.