Effiziente Nutzung des Outlook-Kalenders

Einleitung

• Versteckte Features im Outlook-Kalender
• 8 Tipps + 1 persönlicher Lieblingstrick

1. Klartext-Eingaben für Termine

• Direkte Eingabe von Terminen wie „heute“, „morgen“, „nächster Montag“ etc.
• Spart Zeit beim Suchen
• Feiertage wie „Heiligabend“ funktionieren meist, andere wie „Ostermontag“ nicht immer

2. Bedingte Formatierung

• Unterschiedliche Farben für verschiedene Terminkategorien
• Beispiel: Marketingbesprechungen in Violett
• Einstellungen unter Ansicht -> Ansichtseinstellungen -> Bedingte Formatierung
• Regeln basierend auf Betreff oder Notizen

3. Besprechung als Antwort

• Lange E-Mails durch Besprechungen ersetzen
• Funktion: „Als Besprechung antworten“ im Antworten-Menü
• Automatische Eintragung der E-Mail-Adressen

4. Terminplanungsassistent

• Übersicht über die Verfügbarkeit der Teilnehmer
• Innerhalb einer Organisation: Anzeige der freien Zeiten
• Nützlich für komplexere Terminabsprachen

5. Feiertage anderer Länder importieren

• Wichtig für Zusammenarbeit mit Kollegen/Kunden aus anderen Ländern
• Einstellungen unter Kalender -> Feiertage im Kalender eintragen
• Import von Feiertagen anderer Länder und Religionen

6. Zeitzonen hinzufügen

• Nützlich bei Zusammenarbeit mit Personen in unterschiedlichen Zeitzonen
• Einstellungen unter Kalender -> Zeitzonen
• Anzeige von mehreren Zeitzonen neben dem Kalender

7. Termine duplizieren

• Schnelles Duplizieren von Terminen durch Ziehen mit gedrückter Steuerungstaste
• Alle Einstellungen des ursprünglichen Termins werden übernommen

8. Kalender in der Inbox anzeigen

• Überblick über Termine direkt in der E-Mail-Ansicht
• Einstellungen unter Ansicht -> Aufgabenleiste -> Kalender

9. Pufferzeiten eintragen (persönlicher Lieblingstrick)

• Puffer zwischen Terminen eintragen, um Pausen zu haben
• Einstellungen unter Kalender -> Standarddauer und Verkürzen von Terminen
• Option für „früher beenden“ oder „später starten“
• Beispiel: 5 Minuten Puffer bei Terminen unter einer Stunde

Schluss

• Zusammenfassung der 9 Tipps
• Aufruf zum Abonnieren des Kanals und weiteren Tipps für den Posteingang