Um den Outlook-Kalender effizient nutzen zu können, gibt es neben den offensichtlichen Funktionen einige versteckte Features, die man beim ersten Mal hinsehen nicht sofort sieht. Heute möchte ich dir 8 dieser eher unbekannteren Funktionen zeigen, damit du in Zukunft schneller und bequemer im Outlook-Kalender arbeiten kannst. Eventuell zeige ich dir am Ende des Videos auch einen 9. und gleichzeitig meinen persönlichen Lieblingstrick.
Falls das Ganze gut klingt, überleg dir diesen Kanal zu abonnieren und bleib jetzt dran. Wenn du einen neuen Termin im Outlook-Kalender anlegen möchtest, gehst du natürlich links oben auf neuen Termin. Hier kannst du zuerst einen Namen für deinen Termin angeben und dann das Datum. Hier hast du direkt das heutige Datum drinnen, du kannst aber natürlich über den Kalender zum Beispiel das morgige Datum eintragen. Du kannst es aber auch mittels Klartext-Eingaben in den Terminkalender eintragen.
Zum Beispiel kann ich hier schreiben heute. Mit dem Enter kommt dir das heutige Datum. Wenn ich zum Beispiel reinschreibe morgen. und Enter drücke, kommt direkt das morgige Datum.
Ich kann aber auch komplexere Dinge eintragen, indem ich zum Beispiel sage, nächster Montag. Dann wird automatisch der nächste Montag hier eingetragen. Besser wird es dann, wenn ich zum Beispiel sage, erster Montag September Enter drücke, dann wird mir direkt der erste Montag im September diesen Jahres hier ausgespuckt.
Das kann schon einmal einige Zeit beim Suchen sparen. Du kannst dir auch Feiertage eintragen, zum Beispiel, wenn du Heiligabend eingibst und Enter drückst, kommt direkt der 24.12. Manche Dinge funktionieren nicht, das verstehe ich nicht, zum Beispiel Ostermontag versteht er in dem Fall nicht, aber Heiligenabend versteht er, weiß nicht warum.
Das heißt, bei den Feiertagen musst du eventuell ein bisschen herumexperimentieren, ob es funktioniert oder nicht. Nachdem ich den Termin angelegt habe, sehen wir hier ein blaues Feld. Was ist allerdings, wenn ich meine Termine nicht immer im selben Blau angelegt haben möchte?
Zum Beispiel, wenn ich einen neuen Termin anlege und sage, das ist meine Marketingbesprechung und die schicke ich direkt ab. Diese wird dann ebenfalls blau dargestellt. Ich möchte aber, dass meine Marketingbesprechungen automatisch in einer anderen Farbe dastehen.
Das kann ich ganz einfach lösen, indem ich oben auf Ansicht gehe, danach auf Ansichtseinstellungen, auf bedingte Formatierung und hier eine neue bedingte Formatierung hinzufügen kann. Hier kann ich einfach hinzufügen und schreibe in dem Fall zum Beispiel Marketing rein. Das ist einfach nur der Name meiner bedingten Formatierung. Und jetzt sage ich, das soll bitte in einem Violett dargestellt werden.
Dieses Marketing reicht in dem Fall allerdings noch nicht, das ist lediglich der Name der Regel. Wir müssen hier in Bedingungen reingehen und hier in Bedingungen hast du einige Einstellungsmöglichkeiten. Zum Beispiel kannst du sagen, ich suche nach einem Wort in einem Betreff. Betreff ist eventuell ein bisschen irreführend, in dem Fall ist es natürlich ebenfalls der Titel meiner Kalendereintragungen.
Das heißt, ich könnte auch zum Beispiel sagen in den Notizen, ich sage jetzt einfach, wenn im Betreff das Wort Marketing vorkommt, dann soll das violett eingezeigt werden. Ich kann auch einstellen, dass zum Beispiel, wenn eine Person mir einen Termin schickt, das in einer anderen Farbe dargestellt wird. Zum Beispiel, wenn mein Chef mir eine Einladung schickt, dass das immer in Rot dargestellt wird.
In meinem Fall kann ich sagen Marketing, drücke einfach OK, OK, OK und wir sehen, diese hat sich automatisch violett eingefärbt. Wenn ich hier unten zum Beispiel noch eine Marketingbesprechung anlege und speichern und schließen drücke, dann ist die ebenfalls direkt automatisch violett angezeigt. Wenn ich mich kurz in meinem E-Mail-Programm befinde und eine neue E-Mail bekomme. Offene Fragen.
Ich bin mir nicht sicher, wie du das meinst. Kannst du bitte jede Frage einzeln beantworten? So oder so ähnlich hat jeder schon einmal eine E-Mail bekommen.
Und diese E-Mail ist meistens relativ langwierig per Text zu beantworten. Da ist es manchmal sinnvoller, wenn man einfach eine Besprechung macht. In dem Fall kann ich einfach als eine Besprechung antworten. Das heißt, ich klicke hier nicht rechts auf Antworten oder Alle antworten. Ich gehe oben in mein Menüband.
Unter Antworten auf den Button Besprechung kann ich hier draufdrücken und es wird automatisch eine neue Besprechung geöffnet. Hier steht meine E-Mail-Adresse und es wird automatisch der Teilnehmer, also die andere Person der E-Mail, als erforderlich eingetragen. Ich kann jetzt zum Beispiel sagen, mit dem Klartext morgen werde ich morgen am Vormittag direkt diese Fragen über ein Meeting beantworten.
Dann kann ich einfach schon auf Senden drücken und schon bekommt die Person keine E-Mail, sondern eine Einladung zu einer neuen Besprechung. Wenn es mit einer Besprechung etwas komplizierter sein sollte, als einfach nur eine Besprechungsanfrage zu schicken, dann kann ich den Terminplanungsassistenten einsetzen. Wenn ich einen neuen Termin erstelle, kann ich hier zum Beispiel sagen Teilnehmer einladen als Titel Besprechung.
Ich weiß aber, dass die andere Person relativ viele Termine hat und deswegen möchte ich, dass er sich einen Termin aussuchen kann. Daher gehe ich oben auf Terminplanungsassistent und hier sehe ich, wann welche Person Zeit hat. einen Termin einzutragen. In meinem Fall hat die E-Mail-Adresse Jakob heute schon drei Blöcke drin und morgen immer einen. Das heißt, ich sehe, hier könnte ich zum Beispiel keinen Termin mehr eintragen.
In meinem Fall sehe ich bei der anderen Person leider nicht, welche Termine er eingetragen hat, da es keine geteilte Organisation ist. Wenn du aber innerhalb einer Organisation eine E-Mail über einen Terminplanungsassistenten planst, siehst du von jeder Person hier, ob er Zeit hat oder nicht und kannst deinen Termin dann so setzen, dass jede Person Zeit hat, um beim Termin dabei zu sein. Wenn du die richtige Position gefunden hast, wo überall Zeit hast, kannst du einfach auf Senden drücken und kannst einfach den Termin ganz normal wie üblich absenden. Wenn du meine Videos schon länger verfolgst, weißt du vielleicht, dass ich Österreicher bin. Das ist in meisten Belangen gut, in manchen allerdings blöd, weil wir hin und wieder andere Feiertage haben als in Deutschland.
Ich arbeite jedoch relativ oft mit deutschen Kollegen zusammen, daher ist es hin und wieder gut zu wissen, ob sie im Büro sind oder nicht. Das bedeutet, ich würde gerne angezeigt bekommen, ob Deutschland Feiertage hat, die es in Österreich nicht gibt. Um die Feiertage anderer Länder oder anderer Religionen in meinem Kalender anzeigen zu können, gehe ich einfach oben im Menüband auf Menüband anpassen.
Danach gehe ich in meinen Outlook-Optionen auf Kalender und kohle runter auf Feiertage im Kalender eintragen. Wenn ich hier draufklicke, sehe ich, ich habe momentan Österreich aktiviert. Das heißt, ich suche in meinem Fall Deutschland.
Ich könnte aber auch zum Beispiel einfach die christlich-religiösen Feiertage eintragen oder andere Länder, von denen es mich eben tangiert. Danach kann ich einfach OK drücken. Das sagt er in meinem Fall habe ich bereits hinzugefügt, weil ich das natürlich schon gemacht habe.
Ich kann einfach Ja drücken und jetzt importiert er alle Feiertage. Wenn ich dann alle Feiertage der Länder oder der Religionen importiert habe, kann ich das dann einfach einsehen. Zum Beispiel nächste Woche am Freitag ist der Karfreitag in Deutschland. Und ich weiß auch, wenn wir ihn theoretisch nicht feiern würden in Österreich. kann ich eventuell keinen erreichen, wenn ich am Freitag jemand eine E-Mail schicke.
Das heißt, wenn du weißt, dass Kollegen oder Kunden in anderen Ländern wohnen, würde ich die Feiertage dieser Länder in meinem Outlook-Kalender importieren, damit ich immer die Übersicht habe, ob ich mit einer Antwort rechnen kann oder nicht. Wenn meine Kollegen oder Kunden in anderen Ländern arbeiten, die nicht nur andere Feiertage haben, sondern vielleicht sogar andere Zeitzonen, sollte ich vielleicht auch diese Zeitzone meinem Outlook-Kalender hinzufügen. Daher gehen wir nochmal rechtsklick auf Menü anpassen, wieder auf den Outlook-Kalender und hier scrollen wir noch einmal etwas weiter runter. Hier unter Zeitzonen kann ich zuerst meine eigene Zeitzone beschriften. Zum Beispiel kann ich hier reinschreiben Wien und dann habe ich mal meine eigene Zeitzone drin.
Wenn ich eine zweite Zeitzone hinzufügen möchte, mache ich einfach den Haken bei zweite Zeitzone. Ich könnte auch eine dritte einstellen. Hier sage ich zum Beispiel in meinem Fall New York und New York ist momentan sechs Stunden hinten. Das heißt in dem Fall Mittelamerika, ich könnte hier aber einige andere Optionen natürlich ebenfalls auswählen. Das heißt, wenn ich die Zeit sogar richtig benannt habe, ich muss sie ja nicht nach einem Land nennen, zum Beispiel ich könnte sie auch nach einem Kunden nennen, ich könnte einfach den Kunden einschreiben, wenn ich einen wichtigen Kunden habe.
Nachdem ich alles eingetragen habe, kann ich einfach auf OK drücken und wir sehen bei der Wochenansicht, haben wir hier direkt neben Wien die neue Anzeige von New York und wir sehen bei uns ist es 10, in New York ist es 2 in der Früh, das heißt eventuell sollte ich jetzt keinen Termin ansetzen, Obwohl es für mich ganz gut passt, denn wir sehen, die schlafen gerade alle. Ich habe nun für morgen meinen Termin angelegt für die offenen Fragen der E-Mail. Allerdings kann ich davon ausgehen, dass ich in den 30 Minuten nicht alle Fragen beantworten werde. Das bedeutet, ich müsste theoretisch einen neuen Termin an einem anderen Tag anlegen.
Das heißt, ich gehe hier rein und dupliziere im Endeffekt alle Einstellungen, die ich hier getroffen habe, am nächsten Tag. Das geht natürlich um einiges einfacher, indem ich einfach auf den Termin gehe, mit der Steuerungstaste gedrückt lasse und auf der rechten Seite hinziehe und einfach loslasse und ich habe meinen Termin. Dupliziert.
Das heißt, ich habe einfach genau dasselbe noch einmal gemacht an einem anderen Tag. Ich kann das natürlich woanders hin verschieben, aber wenn ich jetzt eben hier reingehe, sehe ich, ich habe die gleichen E-Mail-Adressen drin, den gleichen Titel, die gleiche Zeit, den gleichen Inhalt und ich musste nichts doppelt einstellen und ich habe exakt zweimal denselben Termin eingetragen. Das heißt, mit Steuerung ziehen kannst du sehr schnell Termine, die du nicht jedes Mal neu anlegen möchtest, ganz einfach duplizieren. Wenn ich meine Termine nicht nur in meinem Kalender in der Übersicht haben möchte, sondern in meiner E-Mail selbst, dann kann ich das natürlich ebenfalls tun.
Wenn wir zurückgehen auf meine Inbox, dann können wir oben auf Ansicht gehen und auf der rechten Seite haben wir ein Layout. Dann haben wir die Aufgabenleiste, die können wir uns anschauen und hier können wir unterschiedliche Aufgaben, warum auch immer das Aufgaben sind, weiß ich nicht, eintragen. Das heißt, ich kann den Kalender, ich könnte aber zum Beispiel auch Person anzeigen.
Das heißt, wir klicken jetzt auf Kalender und wir sehen auf der rechten Seite, wir haben links die E-Mails. mittig den Inhalt der E-Mails und auf der rechten Seite eine Kurzübersicht über die heutigen Termine. Das heißt, hier sehe ich, okay, um 15 Uhr habe ich die nächste Besprechung, bis dorthin habe ich Zeit zu arbeiten.
Das heißt, mit dieser Aufgabenleiste hast du auch aus deiner Inbox heraus einen guten Überblick über deinen Kalender. Das waren meine 8 Tipps und Tricks zum besseren Arbeiten im Outlook-Kalender. Ich habe dir gesagt, am Ende des Videos möchte ich dir noch einen 9. und zwar meinen Lieblingstipp zeigen. Diesen Tipp wende ich nämlich an, um etwas weniger Stress während meines Arbeitens zu haben.
Wenn ich zum Beispiel mehrere Termine direkt hintereinander habe, das heißt, wenn dieser Termin direkt bei der Marketingbesprechung andockt, müsste ich direkt von einer Besprechung in die nächste wechseln und hätte keine Pause, um irgendwelche anderen Dinge zu tun. Um dem vorzubeugen, kannst du Puffer zwischen zwei Terminen eintragen, damit du immer deine 5 oder 10 Minuten Zeit hast. Um das zu tun, kannst du ebenfalls oben auf das Menüband gehen, Menüband anpassen, wieder auf Kalender und jetzt scrollen wir ein bisschen runter. Hier sehen wir die Standarddauer für neue Termine und Besprechungen. Da kannst du sagen, zum Beispiel 30 Minuten oder eine Stunde.
Darunter hast du die Box Verkürzen von Terminen und Besprechungen und das klicken wir in dem Fall an. Wir können hier sagen, entweder früher beenden oder später starten. In meinem Fall sage ich früher beenden und sage, wenn die Besprechung weniger als eine Stunde dauert, möchte ich fünf Minuten Zeit haben. Und wenn die Besprechung über eine Stunde dauert.
Möchte ich zum Beispiel 15 Minuten Zeit haben, dann kann ich OK drücken. Und wenn ich jetzt einen Termin anlege, zum Beispiel direkt hier über der Marketingbesprechung, die exakt so lange dauert, sehen wir, sie dauert 14 Minuten 30 bis 14 Minuten 55. Das bedeutet, ich habe hier dann 5 Minuten Zeit, bevor die nächste Besprechung losgeht. Und so einfach kannst du Puffer in deinem Outlook-Kalender einbauen. Das waren jetzt aber wirklich 9 Tipps und Tricks, wie du deinen Kalender in Outlook besser regeln kannst.
Falls dir was dabei war, was du noch nicht konntest, würde ich mich wirklich über einen Daumen nach oben freuen. Falls du den Kanal noch nicht abonniert hast, überleg dir das zu tun. Es ist kostenlos und du kannst deine Meinung jederzeit ändern. Falls du neben dem Outlook-Kalender ebenfalls deinen Posteingang im Griff haben möchtest, dann würde ich dir das Video hier empfehlen. Dort erkläre ich dir von vorne bis hinten meine persönlichen Schritte, wie ich meinen Posteingang täglich im Griff haben kann.
Es freut mich, dass ich dir weiterhelfen konnte. Wir sehen uns im nächsten Video wieder. Ciao.