karena sudah Balance kita bisa mappingkan ke struktur organisasi bagi Bapak Ibu sekalian yang lagi menyusun struktur organisasi restrukturisasi itu Jangan memikirkan kotak unit kerjanya tapi pikirkan fungsinya apa saja kemudian kita simulasi semuanya sampai keluar balancing-nya bahwa satu unit kerja itu Balance dengan yang lain terus masuk yang constantin Law tadi yang low coupling sama high cohesion ya jadi satu struktur dari sana kita bisa nyusun struktur organisasi yang lebih rapi dan sulit dibantah dalam arti kalau ada yang komplain kita jelaskan aja ini inilah cikal bakal kemudian lahir PR UGM Nomor 10 Tahun 2023 tentang esotk di UGM asalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh kalau ada istilah sop ada istilah proses bisnis ada istilah e alur proses flowchart prosedur kerja nah itu sebenarnya Bedanya apa yang pertama yang kedua State of the art-nya Seperti apa dalam arti ternyata ada perubahan sejak era 1900 awal sampai 2024 itu ada perbedaan pergeseran paradigma atau parademsif nah ini nanti kita akan cermati kira-kira apa saja yang membuat berbeda dari awal munculnya kita mulai menatap alur proses bekerja kita sampai di era modern ini gitu ya saya catat ada lima eh pergeseran paradigma eh di proses Bisnis Manajemen gitu ya Yang itu saya catat nanti akan agak sedikit merombak banyak hal ee di dunia alur Proses bisnis yang kita pakai untuk organisasi gitu ya nama saya Romi Bapak Ibu sealian Romi satriohono ini yang sudah sering ikut kelas-kelas saya mungkin sudah sudah kenal enggak ada masalah yang bagi yang belum ikut saya lulusan SMA Taruna Nusantara di Magelang saya angkatan pertama Sebelumnya saya SD SMP di Semarang Setelah itu ikut program beasiswa Pak Habibi saya di Jepang 10 tahun PHD saya di software engineering dan machine learning sekarang garapan-gadapannya yang ngikutin kompetensi saya yang berhubungan dengan enterprise arsitectture sofw enging Maine laring nanti saya akan ceritakan juga loh ini apa hubungannya dengan proses bisnis gitu ya Nah Proses bisnis itu kalau di dalam dunia bangun software itu masuknya di fasenya fase analisis dan desain khususnya analisis behavioralnya gitu ya kita melihat proses bisnis organisasi baru kita tentukan mana yang akan kita automate gitu kan mana yang kita kita akan buatkan sistemnya dari sisi enterprise architecture itu masuknya ke bisnis arsitecture di dalamnya ada artifact yang namanya bisnis pres diagram nah Proses bisnis ada di eh sana saya pulang Indonesia 2004 hanya tahan 3 tahun jadi PNS setelah itu saya mulai kembali ke habitat saya ketika di Jepang saya dulu parttime di banyak tempat saya mulai dari angkut-angkut barang jadi kuli saya dulu ketika program bahasa umur 18 tahun Saya kerja di kuruniko Yamato dulu sempat parttime gitu ya jadi kayak JNE gitu saya ngangkut-ngangkut barang terus mulai jadi kasir 7-eleven masuk ke kuliah saya mulai jadi programmer saya mulai jadi sistem analis di berbagai tempat saya sempat jadi penerjemah juga game developer di activision 2003 Sebelum saya pulang saya mirikan ilmu komputer.com kalau orang komputer kenal saya lewat itu dulu eh terus kemudian saya formalkan dalam bentuk brand matics brand matic saya spinof jadi brandev jadi kalau training center-nya kita brand matics kalau ada project kita pakai brandev nah satu kaki kiri saya bisnis kaki kanan saya akademisi saya ngajar di banyak program pasca sarjana saya masih advisory board juga di UGM Fakultas Teknik terus saya masih reviewer juga di banyak jurnal scopus index nah beberapa hasil riset yang saya lakukan dan tim kita invent banyak Framework kalau untuk bangun interface arsitectture kita kasih nama ide Framework kalau untuk urusan bisnis procoses managemen termasuk siklusnya itu kayak gimana nah itu kita copyright- kan kita urus untuk merek dan seterusnya itu Bisnis proces Manajemen ada juga yang alur proses data science yang crips DM itu kita improve jadilah idds clining analysis design implementation gaya kita mengelola software gitu ya mulai dari fase E sistem request datang itu sampai artifak-artifak yang dibangun di setiap fase itu apa Nah itu kita ID e software engineering nama framewok-nya nah ini yang kita implemen di berbagai tempat kemudian saya mulai bantu KPK di generasi awal 2007-28 gitu ya sampai 2023 2024 masih kita update untuk proses bisnis di sana ia di sana terus kita bantu Polri TNI Ading terus di putristek ini sudah 2 tahun kita bantu Kalau di Kementerian kita dikasih nama arsitektur SP SPBE enterprise arsitektur itu meskipun saya sudah bahas di YouTube saya sebelumnya juga ya apa yang di kepepala orang Indonesia dengan arsitektur SPBE itu sebenarnya bukan enterprise arsitektur yang sebenarnya jadi perpes 95 perpes 132 itu bercerita arsitektur SPBE itu sebenarnya arsyitektur it enterprise arsitektur arsitektur organisasi gitu ya terus saya bantu Pertamina grup Astra grou PLN grou paskita grup juga kita bantu termasuk juga Kai Taspen Bali tower bpma di Aceh juga gitu ya yang oil and gas sama energi lagi banyak 2 tahun terakhir saya membantu UGM Prof Pratikno dan Bu Bu Rektor minta saya untuk kita mereform UGM nah sampai sootk-nya kita keluarkan segala macam basisnya dari proses bisnis nanti saya ceritakan Ya nanti saya ceritakan jadi kenapa saya pakai istilah paradem shif karena memang paradem shift ini di wording-nya dibuat oleh Thomas Kun di tahun 1962 jadi dia nyebutnya bahwa ada scientific Revolution bahasa normalnya ya cara berpikir ada perubahan-perubahan radikal dari cara berpikir yang tadinya golnya kayak gini sekarang golnya jadi kayak gini yang tadinya metodologinya biasanya hanya untuk kayak gini Ternyata sekarang beda loh Nah itu istilah eh parademsif atau pergeseran paradigma itu saya cat ada lima di dunia Proses bisnis Oh ya ini series parademsft saya ada banyak ya nanti dilihat di YouTube saya nanti Di setiap playlist tadi ada parademsft sendiri-sendiri gitu ya sesuai bidangnya nah yang untuk eh bisnis proses itu ada paradif pergeseran paradigma perubahan pada konsep dan Go yang kedua notasi sama cara kita memodelkannya berubah ini yang kedua yang ketiga kalau dulu kita sebut tahapan kalau sekarang cycle siklus dan kita enggak perlu from scratch buatnya karena sudah banyak Framework yang bisa kita pakai yang keempat kalau dulu kita Gambarkan sekarang kita simulasikan dan bahkan kita automate kalau dulu kita harus manggil orang IT ketika proses bisnis kita pengin automate sekarang enggak sudah banyak l eh roboti proses automation yang bisa kita pakai nanti di belakang Ini juga kita ada kelas tentang e RPA juga ya kalau dulu kita berpikir bahwa proses bisnis Talk aja sudah kita Gambarkan dan kita simulate e berubah lagi proses bisnis itu harus kita Sambungkan dengan dimensi-dimensi organisasi yang lain loh kalau enggak enggak bisa kita pakai untuk menata kelola organisasi juga gitu ya karena apa organisasi yang dibangun di era sekarang itu bukan organisasi yang dipikirkan oleh frederck tayor di tahun 19900-an lah awal lah gitu ya Yang masih sederhana orangnya juga enggak banyak Sekarang orangnya bisa ribuan orangnya bisa puluhan ribu Nah itu makanya dan Framework juga banyak urusan organisasi itu Enggak cuman alur Proses bisnis ada rencana strategis visi misi nah itu yang nanti kita bahas lima hal ini saya mulai dari yang pertama Kok bisa disebut ada pergeseran paradigma di konsep dan Tujuan orang membuat proses bisnis karena apa Nah jadi ceritanya gini konsep Proses bisnis itu berangkat dari Keinginan manusia untuk mencoba menata organisasinya supaya lebih nyaman Apakah dulu berpikir awalnya kayak gini Enggak dulu frederck tayor itu dijuluki bapak revolusi industri kedua ya Jadi yang pertama revolusi industri 1 tu dari tenaga budak manusia jadi pakai mesin uap mesin uap jadi mesin elektronik nah ini frederck Taylor makanya disebut bapak teknik industri k jadi mulai ada mesin-mesin elektronik frederck tayor memikirkan caranya dia enggak Pengin alat-alatnya itu rusak karena itu dia buatkan instruksi spesifik cara pakai alat cara bekerja dengan menggunakan alat itu bentuknya tahapan-tahapan pertama kali ditulis dengan model narasi pakai kalimat jadi itu yang kemudian kita sebut dengan standard operating predure kita desain untuk staf bekerja kalaupun pakai alat alatnya jangan sampai rusak panduannya sudah ada standar operating prosedure Makanya kalau kita definisikan ya panduan tertulis berisi langkah-langkah rinci yang harus diikuti dalam menjalankan sebuah Tugas atau aktivitas gitu ya Nah bentuknya ada yang dulu di era awal itu pakai kalimat caramu bekerja kayak gini Kayak gini kayak gini jika kayak gini maka kemudian kayak gini orang mulai berpikir bahwa ini bukan cara yang bagus setiap kali ada ini kalimatnya jika maka jika maka gitu kan enggak bisa kayak gitu lagi orang enggak nyaman untuk baca akhirnya mulai dimodelkan ketika dimodelkan itu kalau suatu saat ada jika ini maka ini Oh lu pakai Gateway atau pakai decision semacam itulah mulai orang berpikir untuk memodelkan pemodelan yang pertama kali dilakukan itu dengan menggunakan Flow chat jadi dari narasi kalimat biasa dimodelkan dengan cara bebas terus kemudian orang mengulai menggunakan flowchat frederck tayor ini kemudian ini yang terkenal ajaran dia yang terkenal empat scientific management principle ini Nah itu mulai memasukkan notasi-notasi yang menunjukkan bahwa ada alat di sana Ini bagaimana eh peresing proses di Ford di generasi awal gitu ya yang tadinya pakai kalimat mulai diubah pakai ini Oh mulai menggunakan tools l ada pendataabase-an di sana itu mulai kita gambarkan dengan notasi-notasi seperti ini bergeser kalau tadinya kita berpikir bahwa cara mengajari orang untuk menggunakan alat sop itu dilakukan oleh staf kalau dulu saya jadi ASN ketika di Lipi gitu ya Sop itu istilahnya dari dari rakyat oleh rakyat untuk rakyat gitu ya yang bikin staf eslon 4 untuk eslon 4 staf eslon 4 kalau dimarahin yang dimarahin staf eslon 4 eh ini kemudian orang mulai berpikir bahwa loh sebenarnya cara bekerja itu kan enggak hanya staf tapi juga pimpinannya juga harus diide apalagi kalau ada pimpinan baru datang dia mungkin masih baru harus ada guidance-nya inilah kemudian yang tadinya namingnya disebut operating procedure gitu ya prosedur mengoperasikan pekerjaan kalau ini kita pakai untuk pimpinan juga Yuk kita ubah bisnis proses gitu sebenarnya seperti itu dan ada garis-garis ketika eh freder tayor itu memberikan arahan bahwa eh organisasi yang efisien itu yang kayak gimana oh yang alurnya jelas alur jelas itu seperti apa Oh Ada fungsi-fungsi yang berjalan Oh fungsi-fungsi yang berjalan itu harus ada Leadernya gitu ya Nah makanya Leadernya itu disebut Manager fungsi yang berjalan itu dikelompokkan fungsi yang kohesi strong couling keluarnya itu lemah dijadikan satu struktur gitu ya jadi satu fungsi yang Senada punya kohesi kuat kapling keluarnya itu lemah gitu ya itu dijadikan satu struktur ini mengikuti hukumnya konstantin hukum konstantin itu mengatakan bahwa ini yang kemudian dipakai juga padahal itu hukumnya tadinya hukum membuat menata kelola organisasi kemudian jadi menata kelola program kode sekarang bahkan dipakai orang politik gitu ya republik ini akan kuat kalau kohesi antar anak bangsanya kuat Ketergantungan dengan pihak lainnya lemah gitu kan Nah makanya organisasi apa yang efisien kalau terkumpul dari functional organization functional unit tadi jadilah functional organization nah mulai kemudian dibikin bisnis proses utama atau bisnis proses level nol dari sebuah organisasi di mana pergeseran paradigmanya sekali lagi yang tadinya menata cara bekerja staf gitu ya manajer ke bawah ini menata kelola organisasi ini bekerja tergantung leveling-nya Makanya kalau didefinisikan mirip-mirip kayak tadi cuman sekarang lebih lebih arahnya ke organisasi gitu ya Kalau tadi ngomongin tugas tugas tugas kalau ini rangkaian aktivitas terstruktur yang dilakukan sumber daya organisasi itu baik manusia atau alatnya ada di sana asetnya ada di sana menghasilkan produk dan layanan untuk kebutuhan internal dan eksternal organisasi untuk mencapai tujuan organisasi enggak hanya efektif efektif itu tercapai ya tapi juga dengan cost yang lebih murah itu yang disebut dengan efisien nah e definisi Ini kok ada Peng kebutuhan internal kebutuhan eksternal itu apa Nah itu yang kemudian menjadikan orang mengklasifikasi Proses bisnis belajar dari Michael Porter bahwa organisasi itu ada primary activi sama support activi Nah nanti Proses bisnis ngikutin model ini di organisasi saya itu kayak misalkan yang ngurusi it yang ngurusi Finance yang ngurusi aset itu akan mendukung jadi produk Proses bisnis itu kalau dibuat untuk mendukung untuk mendukung jalannya organisasi ini internal Nah itu disebut dengan support activities Oh ini tuh pengembangan produk terus kemudian penjualan eh apa sampai layanan pelanggan nah itu yang disebut dengan Primary support kalau kita desain prosesnya itu proses itu yang menikmati e pelanggan kita Nah itu disebut primary kalau yang menikmati internal disebut dengan support activities gitu ya atau proses pendukung gitu ya Jadi kalau ditanya eh ee orang IT itu adanya di mana ya pasti support yang ngurusin Finance pasti support yang ngurusi SDM HR misalkan Oh ya support gitu ya tapi kalau bagian produksi pengadaan pemasaran layanan pelanggan itu masuknya ke primary jadi sekali lagi Eh paradft pertama tadinya eh kita pakai untuk apa alur cara menggunakan mesin dan peralatan alur cara bekerjanya pegawai berubah alur cara organisasi menjalan pekerjaan dan usaha Dan harapannya itu bisa lebih efektif dan eh efisien kalau dulu hanya konsepnya supaya alatnya enggak rusak dan seterusnya gitu ya sekarang berubah Nah yang kedua modeling sama notation di yang pertama sudah saya sebut bahkan awalnya itu pakai narasi jadi model narasi seperti ini di era awal e standar itu gitu ya terus kemudian mulai digambarkan gitu kan mulai digambarkan dan cara gambarkannya kemudian sepakat nih sampai puluhan tahun pakai flowchart aja Eh masalahnya flowchart itu tidak ada yang kan makanya di era tahun 2000 orang-orang kemudian bergerak bahwa Oh kayaknya kita harus membuat standar baru gitu ya Nah masalah yang kedua flowchart itu Modelnya melebar dan membesar Jadi kalau ada proses yang kompleks ya itu sampai berhalaman-berhalaman nyambung-nyambung terus ini agak enggak wajar karena manusia agak sulit memahami dan kalau kita basisnya bahwa proses bisnis bergerak enggak hanya Nata kelola pekerjaan tapi organisasi pimpinan juga punya eh bisnis proses yang level level satu itu miliknya top leader gitu kan ini jadi enggak akan mau top leader itu enggak ada waktu dia memahami semuanya itu karena itu ini harus dibuat hierarki Nah jadi enggak ada yang menstandarkan flowchart object management group nanti membuat standar notasi yang namanya bpmn itu mulai ramai 2005 awal Saya pulang Indonesia itu mulai eh apa namanya ajak kayak panerb dan perusahaan-perusahan untuk Enggak lagi pakai flowchat tapi yuk pakai bpmn aja gitu ya irlah permen panerb 12 tahun 2011 Kalau di Kementerian ya diupdate lagi permen panerb 19 tahun 2018 itu saya bantu untuk drafting juga Nah yang kedua yang masalah flowchat melebar tadi itu diatasi bpmn itu model gaya pemodelan proses bisnisnya itu leveling dan dia divergen e ke bawah gitu ya jadi nanti pimpinan kalau disebut proses B level utama lah pimpinan hanya paling melihatberapa jumlahek nya dia aja fungsi-fungsi itu gitu ya Jadi mungkin 5 6 7 9 mungkin 10 Pol sudahah gitu ya itu yang dilihat oleh pimpinan di level atas G di bawahnya ya nanti ngelihatnya unit kerjanya orang Finance tuh ngurusi apa saja oh saya ngurusi atau orang HR ngurusi apa saja nah itu nanti di bawahnya itu level 2 nanti manajer ngurus siapa gitu ya jadi directtor ngurus siapa manajer ngurus siapa Kalau kita nanti mappingnya satu ke satu ya Nah nanti sudah kelihatan lebih indah seperti ini standar proses bisnisnya juga sudah difine oleh objek management objek management GR itu terkenal di dunia it karena dia menstandarkan UML juga unified modeling language di sana sudah ada activity diagram Jadi kalau untuk bangun aplikasi sistem alur prosesnya itu boleh pakai activity diagram yang diuml nah Bedanya apa dengan bpmn Ini bpmn itu sebenarnya didain untuk organisasi Proses bisnis organisasi bukan Proses bisnis tentang sistem nah MN lahir sekarang sudah dipakai hampir 80% organisasi di ee dunia eh orang mulai agak meninggalkan flowchart dan eh yang kedua yang menarik bpmn itu notasi grafis yang dia modelnya hierarkis ke bawah sesuai dengan leveling organisasi ada nanti rule of time ketika kita membangun Proses bisnis dengan menggunakan bpmn eh usahakan Setiap proses itu bisa ditampilkan dalam satu layar gitu ya Jadi kalau layar itu kotaknya hanya 1 2 3 4 5 6 misalkan gitu ya yang ke bawahnya itu juga 1 2 3 4 5 6 berarti activities yang kita bangun itu hanya sekitar 36 aja jadi eh enggak boleh lebih dari itu sebab enggak kelihatan lagi loh kalau pengin detail gimana oh masuk ke level di bawahnya buatkan subproses masuk ke level di bawah pokoknya Proses bisnis itu harus bisa ditampilkan dalam satu layar G itu konsepnya karena memang Proses bisnis itu akan ditunjukkan ke orang alurnya kayak gini loh Pak akan dijelaskan gitu kan elemennya sederhana sebenarnya eh elemen dari bisnis proces model annotation atau BPM itu ada swiml-nya swiml itu mekanisme untuk ngatur memisahkan e aktor atau penanggung jawab Po yang gede itu menunjukkan organisasi l itu menunjukkan e pelakunya beberapa tools kayak bizage itu poolnya dipakai untuk kontainer dari proses gitu ya linnya untuk menunjukkan aktornya Nah yang kedua connecting OB itu ada yang putus-putus ada yang nyambung nanti setelah ini Saya tunjukkan ya Ar itu untuk menjelaskan sebuah elemen-elemen ini jadi kalau kita sudah nyusun misalkan Oh activities ini ini maksudnya apa toh Nah itu dijelaskannya pakai artifact bisa dia bentuknya anotasi grouping data object atau data store eh flow object itu yang utamanya start itu event namanya start sama end event terus kemudian satu pekerjaan itu activities gitu ya kalau kayak decision segala macam itu enggak dikasih nama decision tapi Gateway Gateway itu nanti ada yang eksklusif Gateway itu decision ada yang paralel itu barengan gitu ya Dan Seterusnya nanti kita sambil lihat De ini contohnya swiml itu punya pool kontainer dari prosesnya sama aktor pelakunya siapa jadi mulai dari start activities terus kemudian ada Gateway ini event ini Gateway ini activities gitu ya ini po ini LINE terus kemudian connecting object itu yang sambungannya ada yang bentuknya Solid seperti ini itu disebut Eh sequence flow jadi kalau saya menghubungkan satu dalam satu e po itu bi biasanya sequence flow kalau saya menghubungkan keluar Oh saya membuat dua po nih gitu ya itu pakai message flow gitu ya kalau untuk memberi nyambungin ke artifct itu disebut dengan asosiasi nanti seperti itu ni kayak gini nih kan ke artifect ini penjelasan ya ini asosiasi tapi kalau keluar secara umum itu nanti Mage flow di dalam itu nanti sequence flow artif itu yang penjelasan tadi bentuknya bisa anotasi data objek sama data store anotasi itu ngasih catatan subproses ini apa toh nah gitu Tapi kalau kita pengin nunjukkan Oh ini akan mengakses sebuah aplikasi Nah itu pakai data store ini akan membutuhkan atau menghasilkan sebuah dokumen nah itu nanti data object nanti di sini gitu ya ini artifct terus kemudian nah flow object ini yang utamanya event itu something that happen dia bukan something to do kalau something to do si activities itu gitu ya jadi enggak ada eh eh melakuk kan bla bla bla itu enggak akan jadi event Eh tapi start ngisi form nih nanti start ini bisa banyak ini startnya karena kejadian ada Surat Perintah bisa karena waktu Oh setiap jam 09.00 pagi ngapain itu juga bisa event itu start sama middle sama eh nend di belakang gitu ya nanti di dalamnya itu tergantung Apakah dia bentuknya kayak gini nih pesan berarti pesan diterima dia mau ngapain lagi nih Nah itu kayak gini gitu ya atau waktu juga bisa activities itu nanti bisa dua Atomic activities yang kayak atas ini atas ini atau mencairkan kredit itu ada proses di bawahnya yang lebih detail Nah itu namanya sub proses Gateway itu ada En kalau di eh bpmn tapi yang paling banyak dipakai dan yang komly dengan simulasi paling dua eh exlusif Gateway pilih salah satu atau kegiatan yang dilakukan bersamaan itu paralel gitway makanya biasanya ya Saya hanya pakai dua itulah enggak perlu di ini semua termasuk ketika kita bikin peraturan ya ada peraturan perusahaan tentang panduan penyusunan Proses bisnis itu sebenarnya enggak perlu semua apa yang ada di Ee bpmn kita keluarkan orang malah pusing nantinya nah ini Detailnya nanti kayak gini Apakah semuanya harus kita pakai enggak konsep pemodelan Proses bisnis itu kalau bisa disajikan dalam bentuk bulat kotak panah sajikan dalam bentuk bulkonah tadi bulat kotak panah Jangan membuat orang pusing dengan braneka ragam ini nanti detailnya Kalau pengin Lebih Detail Intens ikut ikut kelas kita yang bpmn yang 3 hari itu nanti akan e banyak latihan di sana cara memodelkannya seperti ini gitu ya ini kalau saya ikuti eh ajarannya Framework ya kayak epqc ketika eh dia membangun sebuah proses bisnis itu sebenarnya seperti apa toh gitu ya organisasi itu punya visi dan misi visi misi itu nanti terbreakdown dalam function atau fungsi fungsi itu nanti terbreakdown lagi jadi jadi kategori di Proses bisnis kemudian kelompok proses ini naming-nya saya kasih nama seperti epqc ya kategori kelompok proses proses activities tugas gitu ya Nah nanti eh setelah eh terbreakdown seperti ini fungsi ke kategori ke levelingnya S1 1 du dan seterusnya gitu ya fungsi dua juga kayak gitu Jadi kalau dikatakan menyusun Proses bisnis Nah itu diorganisasi kayak gini nah kemudian kita tetapkan kalau fungsi sat dan fungsi Du oh ternyata fungsi satu dan fungsi du itu hasil analisis kita dari pemodelan dan simulasi itu ternyata kapling dengan luarnya lemah kohesinya kuat antara fungsi satu dan fungsi du itu kita jadikan satu struktur whatever apapun levelnya ya atau satu Direktorat atau satu unit kerja atau satu eh subdirektorat terserah pokoknya fungsi satu fungsi dua kohesi terlalu kuat kouling keluarnya juga lemah jadikan satu struktur fungsi tiga ini enggak punya kouling ke mana pun ya dia kohesi di dalamnya juga sudah kuat jadikan satu unit kerja jadi kita itu bisa menentukan struktur organisasi bukan kotaknya dulu tapi fungsinya dulu kita define baru kemudian kita simulasikan sampai ujung kita Balance baru kemudian struktur organisasi Tata kelolanya kita tetapkan ini nanti yang level 345 itu dulu yang kita sebut dengan standar operating prosedure di era Proses bisnis sebenarnya sop-nya sudah enggak ada lagi sop-nya ya Loh lah ya proses proses bisnis level berapa gitu sebenarnya jadi sop itu all terminology J maknanya sama dengan proses bisnis level rinci layar rincinya itu berapa Apakah 3 45 terserah gitu ya untuk level 6 itu kalau ini ep kan hanya level 5 level 6 nah ini kalau di perusahaan-perusahaan seperti Eh pembangkitan kayak PLN segala macam eh level 6nya itu kita pakai untuk instruksi kerja yang bentuknya ada video tutorial itu saya kasih nomor juga itu kita jadikan level 6 mulai disebut dulu sop itu mulai proses activity sama tugas tadi dan ini bukan menurut saya ya Bapak biar enggak ini ini sudah banyak paper yang nulis itu di QC Framework juga enggak ada satu pun menggunakan istilah sop gitu ya di Indonesia masih pakai sop dan dicampur-campur itu gitu ya kalau kita lihat peraturan-peraturan di Kementerian itu mumet jadi di depannya itu pakai Proses bisnis di belakangnya suruh pakai flowchart di depannya disebut proses bisnis belakangnya sebut eh sop dan seterusnya gitu ya dengan notasi yang berbeda saya enggak tahu peraturannya engak bikin mumet sekarang gitu ya Nah ini nanti saya ceritakan di YouTube saya tentang konsep modeling sama simulasi detailnya gitu ya hari ini kita engak bahas ini saya berikan contoh Ketika saya bantu Prof eh pratik yang kebetulan ketua mwa manchestek sekarang Dan juga buova rektor UGM kita restrukturisasi organisasi masrom gitu ya apa yang kita lakukan tolong pikirkan kotaknya Nah Enggak bisa bukan kotak yang kita pikirkan tapi seperti tadi visi saya cek misi dari Renstra dari peraturan rektor UGM dari statuta kita cek visi misi saya breakdown jadi fungsi Oh ternyata fungsi utamanya itu ada en jadi fungsi inilah yang dikontrol oleh Bu Rektor nanti gitu ya fungsinya ada en nah fungsi en itu kemudian mulai saya Gambarkan nah Tridarma perguruan tinggi itu ada di merah kuning hijau ini jadi e pengolaan pendidikan pengajaran pengolaan penelitianus kemudian pengabdian masyarakat nah ini sudah 1 2 3 nanti kebijakan berhubungan dengan pendidikan pengajaran tentang penelitian tentang pengabdian masyarakat itu akan diekskusi oleh fakultas dan sekolah lihat ya cara berpikirnya ya jadi cara berpikirnya itu function terus kemudian di-support oleh eh fungsi sumber daya manusia keuangan perencanaan aset sistem informasi gitu ya dan di lehernya Bu Rektor itu ada sekretariat Universitas gitu ya yang dia menata kelola semua dan ini levelnya support di bawah primarynya ada di atas tig triarm ini dengan satu fakultas yang sebagai eh eksekutor gitu ya Nah di sini nanti kita Break Down ke bawah nah jadi yang penyelenggaraan pendidikan itu fungsinya apa saja breakd ke bawah terus kemudian breakd lagi ke bawah Oh ternyata penyelenggaraan pendidikan itu ada promosi penerimaan pengolahan statistik promosi penerimaan itu ngapain gitu kan Oh ada banyak ini sat ituulai nyiapin materi sampai ke pelaksanaan proses seleksi imaan mahasiswa pelaksanaan proses seleksi penerimaan mahasiswa itu kayak gimana alurnya alurnya seperti ini gitu ya Nah kalau ditanya sop itu yang biasanya dulu kita sebut untuk yang di era sekarang itu mulai ada start sama end seperti ini dan ini nanti kita bisa kita simulasikan gitu ya Nah kebetulan kita yang bantu juga Proses bisnis utamanya loh seperti ini nanti untuk pengolan standar e kurikulum asesmen pendidikan turun lagi seperti ini level 2 ya terus kemudian eh level duanya Oh tadi mulainya dari nol Ya terus level 2 masuk level 3 sampai pengolaan ases nasional tuh yang kayak gimana oh alurnya kayak gini begitu alurnya sudah clear kayak gini gitu ya orang it-nya ketika dapat tugas untuk membuatkan aplikasi juga gampang gitu kan karena apa service IT Service dan aplikasi yang dibangun oleh orang IT itu sebenarnya mengotomatisasi Proses bisnis gitu ya makanya kena kapa kok ada fase analisis itu kita pahami alur proses bnya kayak gimana toh gitu ya mana yang harus kita automate mana yang enggak Nah jadi Sekali lagi saya rangkumkan menggunakan narasi kalimat di era awal notasi pemodelan yang enggak standar tadinya dan enggak berbasis leveling sekarang notasi pemodelannya sudah standar basisnya konsepnya eh leveling itu yang kedua nah yang ketiga dulu kita sebut eh tahapan bangun Proses bisnis itu kayak gimana toh gitu ya kita sebut tahapan tahapan tahapan tahapan orang kemudian mulai sadar bahwa saya analisis saya modelkan gitu ya Model ini juga gampang nih aktornya kita tetapkan dulu tooki dari setiap tugas pokok fungsi dari setiap aktor itu saya define terus kemudian alirannya saya e atau saya alirkan gitu ya Nah lahirlah seperti ini selesai enggak kita apa-apain lagi tapi ternyata di era sekarang enggak ada parad sekarang engak hanya analisis dan pemodelan loh tapi saya datang lagi untuk verifikasi sudah benar atau belum randen saya harmonisasi nanti dicek yang terakhir harus saya simulasi Apakah proses ini itu enggak ada battleene satu eh serviceel agreement dari proses itu seperti apa yang kedua orangnya cukup atau enggak yang ketiga itu masuk nanti ke semuanya ke simulasi gitu ya Yang kalau dulu kita sebut dengan workload analisis atau WA itu sebenarnya itu salah satu bagian dari eh simulasi itu gitu ya nah jadi yang analisis kalau ditanya gimana cara saya Analisis proses Apa yang sebaiknya saya bangun bisa dari temuan jadi kita datang ke sebuah organisasi terus kemudian Oh cara bekerjanya dia kayak gini atau saya interview atau saya kumpulkan modelnya workshop itu boleh nah terus kemudian dokumen analisis kita lihat sop juklaknis J dari setiap unit kerja kita tarik semuanya kita analisis semuanya terus kemudian eh dari tupxi urjab yang ada gitu ya Eh itu kemudian mulai saya Tata mana yang bentuknya activities gitu ya kalimat nya mana dan seterusnya mulai kemudian kita modelkan yang tadinya bentuknya beranek ragam saya modelkan pakai standar bpmn seperti ini saya rapikan terus kemudian kita datang untuk coaching clinik atau workshop bentuknya tadi Eh seperti tadi saya bisa dapatnya itu bisa lewat evidence base interview atau workshop Biasanya kita interview dan Workshop terus kemudian saya butuh orang di unit kerja itu sebagai apa subject matterer exper domain exper itu satu orang yang dia strong di pemodelannya sendiri gitu ya nih proses analisnya dia kuat yang terakhir kalau nanti pengin ini sebenarnya parad shift yang terakhir ya nanti ya kalau ke cara kerja kita enggak hanya kayak gini tapi kita mappingkan ke dimensi organisasi rencana strategis resiko KPI dan seterusnya e jadi seperti itu Nah sudah saya gambarkan modelkan saya datang lagi untuk verifikasiitu ini setuju enggak kalau prosesnya kayak gini jangan-jangan oh ini cuman satu dua orang yang mikir sebenarnya enggak kayak gini bisa gitu ya verifikasi terus kemudian tim saya melakukan kan harmonisasi harmonisasi itu kan unit kerjanya banyak ternyata mereka itu di setiap Direktorat punya sekretariat sekretariat itu punya proses bisnis sendiri-sendiri ini aneh padahal sekretariat itu kan melakukan hal yang sama setdjen kalau di eh Kementerian itu harusnya melakukan hal yang sama sekretariat sekretaris Deputi melakukan hal yang sama gitu ya ngapain Ini kok prosesnya beda-beda Nah itu saya sinkronisasi harmonisasi nanti saya temukan Apakah ini di klaim dua pihak ini ternyata redunden oh enggak redunden tapi dia seekuensial setelah ini ke sini boleh atau di dalam Ini itu sebenarnya ada ini Nah itu saya masukkan hierarkis berarti atau Ini sama ini itu hal yang berbeda eh objeknya berbeda kategorikal gitu ya makanya prosesnya berbeda atau memang duplikat kalau tadinya kita analisis ada 10 proses yang seperti itu ternyata itu sama saja gitu ya Eh cuman berbeda-beda di di beberapa tempat tapi depan sama belakangnya sama itu nanti perbedaannya saya pakai decision untuk pemilihan gitu ya atau paralel untuk dikerjakan bareng-bareng tapi kita apa namanya mengharmonisasi ada 10 proses yang kita anggap itu redunden jadikan satu proses yang bisa dipakai Barang semua orang sudah berpikir kayak gini dalam arti organisasi itu kan kalau kita lihat sebenarnya apalagi yang swasta ya itu kan menjalankan hal yang sama mulai dari visi misisi strategi terus kemudian ngembangin produk terus kemudian menjual produk lelayanan pelanggan ada yang ngurusi it ada yang ngurusi Finance ada yang ngurusi HR kan sebenarnya sama semuanya gitu kan alur proses organisasi atau perusahaan yang mirip-mirip nah banyak organisasi yang sebenarnya punya proses yang tidak terlalu berbeda similar gitu ya dia sebenarnya muncul ide untuk membuat Framework dari proses generik dari organisasi itu Framework Proses bisnis ini yang terkenal paling enggak ada dua yang untuk orang telekomunikasi itu pakai Itom biasanya nah yang untuk umum bumnbmn kita itu kebanyakan pakai epqc yang kedua itu gitu ya Jadi kalau Itom itu ya singkatannya sudah kelihatan dia untuk telco ya Nah kalau yang epqc lebih luas dia punya dua kategori satu yang cross industry bisa dipakai semua industri satu lagi yang industri eh spesifik kayak banking Airline oil and gas itu ada khusus di sana makanya kalau saya bantu Pertamina grup Nah itu saya pakai yang oiline gas saya bantu misalkan eh perbankan ya saya pakai banking gitu saya bantu kampus saya pakai yang education dan seterusnya Apakah perbedaan signifikan enggak gitu ya Nah pembagiannya sama Operation press Sama management and support proses namanya gitu nah sayangnya QC itu menyediakan kotak-kotaknya ini yang hierarki tadi ya kategori kelompok proses proses activity sama eh task hanya menyediakan kotak-kotaknya Dari sana saya berpikir bahah ini enggak bisa nih kalau pimpinan liihat kotak-kotak kayak gini mumet kepalanya dia gitu ya makanya kemudian kita improve saya buatkan Al Proses bisnis mulai dari depan ee organisasi itu dari starting menyusun Visi misi strategi hasil konsep strategi dan inisiatif bisnis yang dia sudah susun Tadi dipakai untuk pengembangan produk produk yang sudah jadi program ide pengembangan produk dan layanan tadi dipasarkan loh terus kemudian Oh sudah laku nih jualan kita disediakan gitu Ya baik produk atau jasa tadi terus kemudian kita kelola layanan pelanggan alur proses ini saya buat mengalir gitu ya Dan ini yang kita pakai untuk yang kalau bisa kalau biasa saya dapat pekerjaan dari BUMN BUMN level 1 yang tadi level 2 level 3 gitu kan eh sampai mengelola pemeliharaan engineering pembangkit Nah ada di organisasi itu kita pakai ICC Framework nih tapi ada di proses bis organisasi itu yang enggak ada di ECC Framework caranya gimana saya kasih nomenklatur baru e a bc ini 1032 a gitu ya ini enggak ada di q b ini enggak ada di saya pakai e nomenklatur ABC di belakangnya jadi otomatis ngikut ke belakang Jadi kalau B tadi memang enggak ada eh di dalamnya pasti enggak ada jadi saya pakai a lagi nah sampai ke eh 1032 ba itu berarti efisiency management enggak ada di epqc tapi ada di PLN GR misalkan gitu ya nanti seperti ini tadinya hanya tahapan biasa sekarang siklus karena akan kita perbaiki kita simulasi gitu ya bentuknya nanti sudah eh lebih kompleks dan kemudian sekarang enggak lagi tahapan tapi bentuknya cycle karena akan kita update Gitu ya berubah dan seterusnya gitu ya Nah ini yang ketiga yang keempat nah ini yang menarik nih Proses bisnis itu sekarang yang tadi sudah kita buat ya analisis modeling verifikasi harmonisasi simulasi gitu ya enggak hanya kita Gambarkan tapi juga kita simulasikan yang disebut simulasi itu pertama prosesnya saya validasi Apakah ada yang battleene di sana atau enggak ini sudah efektif dan efisien atau belum gitu ya mungkin mungkin efektif tercapai tujuannya tapi enggak efisien saya kayak saya pada kerjaannya padahal cuman lima tapi saya ngos-ngosan Kayak Kayak Ngerjakan 10 pekerjaan Nah itu ada yang enggak efisien di sana Ini bisa kita cek proses validation yang kedua Saya pengin menetapkan service lel agreement dari kasus di KPK misalkan gitu ya yang kita bantu itu kasus seperti ini tuh harusnya dalam berapa tahun bisa selesai itu service level agreement bagi orang IT Kembangan aplikasi yang kategori a b c gitu Yang A itu kira-kira berapa bulan bisa eh selesai service level agreement itu nanti bisa kita e define secara otomatis Yang ketiga orangnya cukup atau enggak orangnya yang ada under atau over utilisasi gitu ya jadi nganggur ya enggak ada kerjaan atau dia ngos-ngosan teriakteriak karena Overload itu yang ketiga nanti rekomendasinya kalau ada kita menemukan kayak gini case-nya kok ini resource-nya enggak Balance ya gitu ya sebagian under sebagian over perbaikan alur Proses bisnis Jadi mungkin tupokinya ada yang bisa kita pindahin jadi ada activities atau tugas pokok fungsi itu kita pindahin eh atau memang targetnya kegedean bisa atau memang kekurangan target semuanya under utilisasi mungkin kurang target targetnya sudah pas gitu ya tapi over utilisasi berarti saya harus ningkatkan SDM enggak bisa ningkatkan SDM enggak bisa ngurangi target otomatisasi Proses bisnis lewat it bangun aplikasi kayak apapun gitu ya automation namanya makanya aplikasi itu datang sebagai bisnis proses automation yang tugas yang harusnya lebih cepat lebih efisien gitu kan bukan lebih lambat Makanya kalau kita lihat dulu saya buat KTP bisa 3 Hari Pak gara-gara iktp jadi setahun nah itu ada kesalahan fundamental bahwa it-nya datang bukan untuk automate tapi membuat hidup orang Indonesia jadi malah rumit kan gitu kan jadi malah rumit yang tadinya 3 hari pakai komputer 3 minggu atau jadi 3 bulan atau bahkan setahun itu berarti komputerisasinya gagal karena roh dari computing usul fikih dunia computing digariskan oleh alanting nanti lihat filmnya ya ponuman itu komputer datang untuk mempercepat proses mengurangi biaya operasional eh membuat lebih akurat bukan membuat lebih lama ee membuat lebih mahal dan ini saya berik dan contoh satu ini yang sedang kita kerjakan di Pertamina hulu energi di Pertamina grup proses level no0 Nah masuk atau level 1 masuk ke level 2 nih ya terus kemudian masuk ke level 3 di sini terus kemudian Eh ini level 2 ya terus kemudian level 3-nya Oh penutupan sumur eksplorasi ini ada nih 278 ini penutupan sumur ini gitu ya Nah di sini ini penutupan sumur itu kayak gini jadi penutupan sumur itu prosesnya kayak gini ini sudah didefine dan dan sudah sepakat Oke Apakah kita diamkan Enggak karena apa saya harus cek Apakah ini benar-benar enggak ada battleene-nya atau enggak enggak ada proses birokrasi yang rumit yang membuat kalau saya simulasi saya masukkan penutupan dua sumur itu ternyata stafnya ngos-ngosan kayak ngerjain empat penutupan sumur masuk dua sumur keluarnya empat ini berarti ada yang enggak efisien di sana enggak valid ini efektif Mungkin gitu ya tapi enggak efisien nah kemudian saya cari masalahnya Oh Ternyata di sini enggak enggak bisa ini kayak gini gitu ya Proses penutupan sumur enggak dikerjakan secara paralel antara tim ASC dan tim E operasi gitu ya jadi harusnya dilakukan setelah justru sederhananya kayak gitu Kalau kayak gini itu nanti eh ngos-ngosan kita gitu ya Nah kita improve yuk saya improve saya buat lebih sederhana po enggak di sana itu enggak palalel kok sebenarnya gitu ya di sana itu bentuknya serial dikerjakan setelah yang depan ini gitu ya saya masukkan setelah saya perbaiki saya masukkan lagi dua pekerjaan sekarang keluar dua pekerjaan nah ini udah valid efektif efisien itu yang pertama G ya proses validation sekali lagi yang disebut simulation itu ada tig validation time analisis sama resource analisis sampai kemudian nanti jadi rekomendasi Ya ini yang ini validasi tadi yang kedua time analisis Nah tadi prosesnya kan kayak gini saya masukkan waktu dari setiap menyapkan rencana penutupan sumur itu 8 jam gitu ya memasang packer dan melakukan proses eh sementing untuk menutup sumur 16 jam dan Seterusnya saya masukkan semuanya Saya simulate lagi kalau ada yang tanya tools-nya pakai apa apapun boleh pakai bizagi yang mudah kalau kita rencananya mau sekaligus buat entprise aritektur bisa pakai Spark system atau ea platform yang sudah support bpmn ada banyak ia platform yang ternyata basisnya enggak bpmn tapi IPC dan seterusnya gitu Itu yang agak sulit nantinya gitu ya saya masukkan satu persatu nyiapin rencana Tan sumur tadi 8 jam dan Seterusnya saya simulate nanti akan keluar service level agreement bahwa satu penutupan sumur itu bisa dilakukan dalam 4 hari ini rata-rata ya rata-ratanya 3,96 saya bulatkan 4 hari ini jadi service level agreement saya masukkan saya catat jadi janji kita ketika kita memproses ini 4 hari ini makanya kalau lihat di kita ngurus SIM di samsat terus kemudian ada tulisannya SLA gitu ya bahwa 1 hari jadi prosesnya kita ikuti mulai dari datang Isi form terus kemudian cek kesehatan di sana gitu ya itu dalam 4 jam Harusnya bisa jadi service level agreement dari polisian orangnya saya masukkan jadi tim hsc-nya Saya punya tiga operasinya empat menyiapkan rencana penutupan semur hanya butuh satu orang gitu ya ini satu orangnya kita asin Satu orang satu orang Apakah setiap kerjaan hanya boleh satu orang loh enggak l kalau di sini Butuh dua orang yang kita asin-nya nanti dua orang saya simulate nah Nah nanti akan keluar hasil tim HSC itu ternyata utilisasinya 30% operasi 98% di sini kelihatan tim operasinya over utilisasi Tim hsc-nya Under utilisasi gitu ya ini kalau kita lihat eh panduan umum ada di bukunya jeston sama nelis top managerial jadi kayak eh board of director gitu ya itu 65 sampai 75 optimalnya di atas 75 over di bawah 65 under managerial yang tengah middle e 75 sampai 85 level officer clerical job itu 85 sampai 95 gitu ya di atas 95 over di bawah 85 underutilisasi gitu ya nah sudah keluar nih nah kita jadi punya alat untuk membuat rekomendasi rekomendasinya apa yang pertama Oh kalau yang tadi under utilisasi itu bisa saya pindahkan yang dari over utilisasi saya move ke yang under utilisasi eh pekerjaannya bisa saya geser gitu ya pindahkan aktivitas pekerjaan ke resource yang utilisasinya rendah yang kedua ini kok under utilisasi semua saya tambahin target ini keover utilisasi semua jangan-jangan memang targetnya kelebihan ya yang ketiga enggak bisa ngurangi target targetnya harus segitu ya saya tambahin SDM ini orangnya segitu Tapi under utilisasi semua ya mungkin saya targetnya sudah pas gitu ya tapi over Berarti kita eh tingkatkan SDM gitu ya Eh bisnis proses automation enggak bisa ngurangi target enggak bisa nambah orang saya datang ke divisi it saya minta tolong dibuatkan aplikasinya Mas untuk mengotomatisasi proses bisnis nah ini disebut bisnis proses automation kalau prosesnya kayak gini tadi Oh ternyata tim operasinya over utilisasi saya pindahin aja ini saya tarik ke atas loh eh secara kompetensi SDM masih memungkinkan kok ini dilakukan oleh tim HSC Ya sudah ini saya angkat saya angkat satu aja cukup kita dicoba ee di sana sudah mulai naik tim operasinya Enggak lagi over utilisasi tim operasinya dari 98 jadi 92 Wi mulai aman Oh satu pekerjaan itu tadi 4 hari tadi ya terus kemudian ee Saya pengin kita itu meningkatkan Jadi dua atau jadi 6 hari Tetapi saya enggak pengin ada satu pun yang overtilisasi nah ini nanti bisa kita adjust Oh ini hasil dari kita tarik ke atas tadi gitu ya kalau kita basisnya dari sini satu proses itu kan 4 hari tapi karena sudah kita rapikan satu proses itu bahkan bisa 3 hari karena dua proses itu cukup 6 hari ini hasil dari adjusting untuk jadi kalau kita dikasih waktu yang sama berarti nanti hasilnya enggak Hanya dua tapi mungkin bisa tiga berarti kita bisa ningkatkan target ini ini belum belum kita e serahkan orang IT untuk bikin aplikasi ya belum gitu kita baru mengadjust Proses bisnis gitu ya jumlah SDM ini beberapa perusahaan sekarang datang ke tempat kita Mas di tempat saya itu empat orang pekerja eh empat orang pegawai kita hire Mereka ternyata tiap hari lembur nah over utilisasi itu maknanya mereka harus lembur tiap hari jadi setiap bulan itu kayak saya bayar 15 orang Mas gitu ya cos yang kita keluarkan kayak bayar 15 orang gitu ya tiap hari mereka lembur lembur lembur lembur sampai seolah-olah saya jadinya costnya kayak bayar 15 orang nah sebenarnya supaya enggak overutilisasi itu kayak gimana gitu ya perlu tambah berapa orang Nah kita tinggal simulasi aja saya masukkan tambahan ee dua orang tadinya saya tambahin eh eh apa namanya empat orang Oh ternyata malah enggak terlalu signifikan ya sampai saya ketemu titik temu misalkan Oh cukup saya tambahin dua orang itu kita enggak bisa menolak bahwa mereka akan lembut gitu kan jadi kalau ada permintaan lembur Oh enggak enggak enggak usah karena sudah kita simulate sebenarnya itu tuh kalau kerjanya itu disiplin jam 8 to5 itu gitu ya Dan ketika makan siang itu enggak ee 2 jam sendiri baru balik lagi Seteng .30 atau jam ya pasti dia pekerjaannya akan selesai gitu kan Nih dengan hanya nambahin dua orang yang tadinya costnya untuk 15 sekarang enggak perlu lagi costnya untuk 15 orang Cukup dari empat dijadian jadikan tambahin du nah hasil dari kita harmonisasi simulasi Sudah kita lihat balance-nya jadi load dari semua unit eh semua fungsi itu sudah Balance sekarang Dari sana saya balan semuailihat nih kalau ini contoh di UGM ya kita Ngerjakan total itu akhirnya 1772 dari sop yang awal itu sebenarnya 1900 kemudian jadi 1772 dari hasil kita harmonisasi dan seterusnya gitu ya dari sana kita bisa karena sudah Balance kita bisa mappingkan ke struktur organisasi Jadi bagi Bapak Ibu sekalian yang lagi menyusun struktur organisasi restrukturisasi itu Jangan memikirkan kotak unit kerjanya tapi pikirkan fungsinya apa saja kemudian kita simulasi semuanya sampai keluar balancing-nya e bahwa satu unit kerja itu Balance dengan yang lain itu berarti Terus masuk yang constantin Law tadi gitu ya yang low coupling sama high cohesion ya jadi satu struktur gitu ya dari sana kita bisa nyusun struktur organisasi yang lebih rapi dan sulit dibantah dalam arti kalau ada yang komplain kita jelaskan aja ini inilah cikal bakal kemudian lahir ee PR UGM Nomor 10 Tahun 2023 tentang sootk di UGM yang basisnya Sekali lagi bukan dari struktur tapi basisnya dari proses bisnis yang kita mulai analisis modeling verifikasi harmonisasi sampai kemudian kita simulasi Balance baru kemudian kita bisa buatkan satu struktur yang lebih bagus jadi ada tiga nih yang di pendidikan dan pengajaran dari analisis proses bisnis yang kita simulasi ternyata ini loadnya tinggi banget dua ini layak jadi direktur eson 2 misalkan gitu ya oh pengolan perpustakaan dan arsip ini loadnya enggak terlalu tinggi proses bisnisnya kita cek gitu ya orangnya juga enggak sebanyak yang ini cukup jadi slon 3 Misalkan seperti itu ya Ini ini ini untuk e Cara ininya gitu ya Nah termasuk yang proses ininya ada empat loh yang di Direktorat Pendidikan pengajaran ini angg sudah jadi dirktorat ya penerimaan pengolaan informasi pengembangan pendidikan dan pengajaran ada pengolaan kesekretariatan gitu ya tiga ini utama karena load-nya tinggi pengolan kesekretariatan itu clerical Job sekretaris fungsional yang warnanya abu-abu ini jadikan kepala subdirektorat karena eh balancing meskipun kalau kita lihat di Proses bisnis itu semuanya supportingnya dari sini ya tapi yang kita jadikan eh slon yang tinggi 1 2 dan t ya ini salah satu contoh gitu ya demikian juga dengan level di bawahnya Apakah butuh unit unit ini dari balancing Proses bisnis itu bisa kita define nantinya gitu ya gak bisa nambah orang enggak bisa ngurangi target ajukan sistem request pengembangan software ke divisi it dimulailah tahapan application development governance padi nah ini kita pakai model Framework kita ya ids itu planning itu artifnya apa aja analisis tifeknya apa aja dan seterusnya dan nanti bentuknya cycle bentuknya siklus dia nah sistem request tuh kayak gini kan Oh banyak ee orang yang komplain nih bahwa ases nasional itu bermasalah lambat gitu ya misalkan ya eh masih butuh serius karena banyak yang kelewat targetnya banyak yang enggak tercapai dan seterusnya nah sistem request dibuat loh lihat nih sistem request Fase ini disebut dengan fase planning gitu ya terus orang it-nya melakukan visibility analisis layak enggak technical visibility kelayakan teknis sampai kita hitung Butuh berapa Orang Butuh berapa bulan untuk kembanginnya ini pakai use case point masih planning visibility analysis Economic visibility kalau saya bangun ini worthed Enggak ini gitu Ya roi-nya berapa bep-nya berapa istilahnya gitu ya terus kemudian ini sesuai tox-nya dia atau enggak timnya akan siapa masih planning masih visibility analysis masuknya ke organizational visibility gitu ya Nah analisis dan desain itu setelah layak diputuskan layak secara visibel ini Oke kita bangun jadi kalau ada orang yang minta bangun aplikasi ke Div it Div it itu sebenarnya boleh menolak kalau memang enggak visibel secara organisasi teknis atau ekonomi gitu ya Nah setelah menjakan layak fase analisis dan desain standar anasinya sudah disediakan masuk ke ke eh standar object management group juga analisis to behaviornya desain itu komposisi dari software-nya sendiri Makanya kalau kita tanya uiu database modelnya itu desain tapi kalau alur prosesnya kayak gimana itu analisis gitu ya terus kemudian mulai komposisinya kita ini makudnya ke desain ya Jadi kalau tadi alur proses itu analisis kalau sudah kayak gini ke desain nah ini alur lagi gitu ya ini ke analisis makanya banyak yang mengatakan bahwa analisis dan desain itu mau enggak mau harus jadi satu Karena pada saat kita mendesain komposisi dari software di sana ada alur proses yang butuh fase analisis gitu ya Nah nanti seperti ini uiux-nya sudah jadi tugasnya orang IT sebenarnya enggak selesai sudah jadi kayak gini gitu ya implementasi ya coding testing sudah selesai belum selesai karena kita harus syukur sebelum Pakai software pengolahan sesmen nasional tadi Butuh Waktu 16 jam per sat survei yang dilakukan gitu ya dengan it itu ternyata menjadi 10 jam berarti efisiensi yang kita lakukan itu 5 jam ini harus dihitung orang IT gitu ya jadi biar tahu bahwa aplikasi yang kita bangun ada manfaatnya gitu ya bahwa ngurangi dan seterusnya gitu nah ini nanti dibantu di era sekarang di tempat saya gak ada gak ada orang IT Pak jadi Proses bisnis terus saya penginomate gimana nah di era sekarang sudah banyakoom bahkan terus kayak bizagi itu mengubah namingnya bukan lagi bisnis proces managementen tapi low platform lihat nanti di bizagi Ya itu bisa kita lakukan e automion tanpa kita perlu coding eranya sudah seperti itu gitu ya nih kalau lihat teknologi tren sudah ramai ini gitu ya dan eh apa namanya Bapak iu sekan nanti akan belajar kalau kita lihat ya sebenarnya apa yang akan digantikan oleh Eh komputer gitu pekerjaan yang rutin terusmenerus Eh non creativity itu akan digantikan oleh computing nanti gitu ya mengolah data besar gitu ya itu computing konsepnya bahwa komputer itu cepat tapi bodoh secara konteks manusia itu cerdas secara konteks tapi lambat gitu makanya yang berhubungan dengan pemprosesan data besar dan seterusnya rutin tiap hari manusia itu cerdas tapi eh relability-nya rendah Jadi kalau pagi kerja e buat kayak gini dia kerjakan terus pakai cutter itu sore gak kayak gini lagi bentuknya gitu ya makanya yang kayak gini rutin terus-menerus gak ada creativity itu komputerisasi yang jalan gitu kan nih nanti saya bahas di yang ea ya dan platformnya sudah banyak ada kelas-kelas kita yang berhubungan dengan ini kayak itu ada ada kita kelasnya sendiri gitu nah jadi simulasi Proses bisnis eh tadinya dilakukan manual pakai Excel analisisban kerja pakai Excel banyak sekarang sudah pakai sistem platform bahkan bisa dipakai untuk mendesain struktur eh organisasi untuk yang automation itu sudah pakai RPA sama lowod eh programming daerah sekarang gitu Nah yang terakhir kok terus rameai ada dimensi-dimensi proses bisnis itu sebenarnya makhluk apa gitu ya nih jadi ini sebenarnya sudah cukup untuk bantu cuman organisasi kita itu tumbuh membesar ya jadi ee kalau kita baca beberapa buku-buku tentang digital transformation itu sebenarnya ada perubahan paradigma juga nah ada perubahan paradigma juga digital kalau tadi ngomongnya hanya awalnya era 2010 ke bawah itu bikin aplikasi untuk mengomate proses bisnis gu to gitu ya mengomate Proses bisnis terus kemudian eh datang lagi ternyata kalau kita perlu mengotomasi gitu ya software ini atau aplikasi ini kita pakai untuk mengotomatis proses bisnis itu ternyata struktur organisasinya juga harus rapi tata kelola bispro rapi tata kelola sistemnya juga rapi gitu kan termasuk kalau dia menghasilkan data tata kelola datanya harus rapi nah butuh enterprise architecture gitu ya Apakah selesai enggak mulai tahun 2015an belasan lah 2015 ke atas itu mulai ramai sebenarnya kita pakai teknologi untuk melakukan bisnis improvement tapi kita harapannya bisa dipakai untuk membuat bisnis model baru ada Insight ada temuan dari data-data yang sudah ada data sains-nya datang makanya disebut pilar-pilar digital transformation itu sistem gitu ya dan infrastructure bisnis proses data science Tata kelolanya lewat enterprise arsitekture gitu ya Dan ini enggak bisa jalan kalau enggak ada manusianya orang baru mulai sadar di era 2020-an ya bahwa sudah bangun ea yang isinya data arsitektur yang bisa dipakai untuk pemaining data gitu ya sudah punya proses bisnis yang bahkan sudah kita simulasi kayak tadi sudah punya sistem yang sistem itu jadi cerdas karena ada data sinence sama e hasil simulasi Proses bisnis tetap enggak akan bisa jalan kalau enggak ada manusia yang ada di belakangnya makanya di setiap kesempatan sebuah organisasi pengin bergerak nih apa yang kita lakukan di sdm-nya dulu di sdm-nya sdm-nya siap eh strukturnya kita siapkan rapikan gitu ya Eh bisnis prosesnya sudah bisa kita simulasikan dan seterusnya gitu Kembali ke tadi ee kok ini ngomong Proses bisnis Kok jadi ngomongin entreprise arsitektur Nah karena bispro data aplikasi itu kotak berpikir organisasinya itu namanya enterprise arsitecture itu kalau dulu berdiri sendiri bisnis proses berdiri sendiri aplikasi berdiri sendiri enggak sekarang jadiin satu tata kelolanya lewat one stop service yang namanya enterprise architecture dengan itu Visi misi strategi itu bisa kita eh rapikan kayak kita kalau ngapikan rumah itu yang pertama kali kita undang kan arsitek arsitek Tolong gambarkan enggak kita undang tukang ee terus kemudian kita suruh Wah bubar nanti malahan gitu ya Jadi kalau tukangnya yang datang dia bikin tembok bikin ini udah rapi semuanya kita kelupaan bahwa harus ada listrik harus ada rj45 harus ada masuk ke dalam gitu ya nih itu Itulah kenapa arsitekturnya harus datang duluan sebelum teknik sipilnya ee datang gitu ya Nah kayak rumah host arsitektur itu juga ada arsitektur listrik air gas eh aset ruangan Nah kalau organisasi namanya bdat itu bisnis arsitektur data aplikasi teknologi arsitektur yang itu kita pengin selaraskan masing-masing arsitektur itu ada artif bisnis arsitektur itu ada bisnis model bisnis Proses bisnis model kanvas tadi bisnis proses value chain diagram nah bisnis proses yang tadi kita bahas itu kalau dulu berdiri sendiri kalau sekarang masuk ke dalam bisnis arsit di enterprise ariture gitu nah cara bangunnya sudah banyak yang paling r to ada sertifikasinya juga nanti trainingnya bisaambil juga di brand itu alur proses jaditifnya kita simpanory menaras itu pakai met yang sudah jadi bis ituu proses ini lewat platform enterprise arsitectture platform enterprise arsitecttur itu ya kayak eh Spark system abakus Aris gitu ya bis design gitu ya orbus Dan Seterusnya gitu ya jadi Nat kelolanya di sana Nah ea yang indah seperti ini ternyata kenyataannya enggak indah gitu ceritanya Ketika saya nangani beberapa klien-klien saya Eh ini terjadi tanpak kasat mata r apa yang ada ditulis di laporan-laporan itu bahwa eh G riset mengatakan bahwa ada 10 kesalahan-kesalahan penerapan ea gitu ya yang pertama kalau kita pakai frame yang ada kayak togaf itu sulit dipahami rumit malah enggak akan dipakai ea yang akan kita bangun yang kedua sdmnya enggak diajarin Gak ditemenin transferled-nya gagal dilakukan yang ketiga organisasi itu kan sudah punya dimensi organisasi ada visi misi rencana strategis risiko k standar kayak iso misalkan eh aplikasi data teknologi ini nyambungnya mana gitu ya Nah 12 3 ini enggak dilakukan John Mel nulis di papernya EA Is Dead kata dia gitu ya ya ia akan mati kalau masih pakai apa adanya Framework yang ada tanpa kita adaptasi tanpa kita improve sdm-nya enggak kita Didik kita Hit and Run aja terus dimensi organisasinya enggak pernah kita sambungin ke enterprise arsitecture organisasi itu punya proses bisnis visi misi ini yang harus kita sambungin ketika kita nyusun bisnis arsitektur parad shift yang tadi tinya kita gambar hanya untuk kebutuhan alur proses ternyata alur proses itu ternyata terkorelasi ke Visi misi strategi terkorelasi ke compliance ke regulasi terelasi ke risiko dari pekerjaan kita ngejar KPI yang mana Nah ini yang kita coba sambungin Saya punya ide kita punya ide bahwa proses bisnis perusahaan Misalkan seperti ini e leveling e keduanya seperti ini terus kemudian leveling ketiganya seperti ini sampai kemudian keluar seperti ini itu engak cuman saya Gambarkan seperti ini tapi saya sambungin ke dimensi organisasi Proses bisnis menghasilkan dan membutuhkan data apa Proses bisnis ini sudah diotomate dengan aplikasi apa Proses bisnis ini harus comply dengan standar manajemen iso iso berapa gitu ya atau peraturan pemerintah gitu ya boleh menjalankan rstra yang mana ada risiko apa ngejar KPI apa ini yang kita sebut dengan integrity multidimensional bisnis arsitecttur ini kita urus ipr-nya juga hak cipta sama merek Kita urus Ide ini nah ini kalau kita implementen ke organisasi sayangnya Enggak cuman satu tapi ada ribuan proses kayak UGM tadi 1772 di Pertamina EP itu 12254 e anak perusahaannya PLN seperti Nusantara power atau dulu namanya PJB itu ada 3.300 bahkan jadi ini yang harus kita bikin multidimensi seperti ini tapi kalau kita sudah bisa bikin masalah kayak gini terpecahkan ini contoh di PLN Nusantara power ya Mas Budi Ini teknisi pemeliharaan dia bertanya lah PLN NP ini kan gede saya bisa mahami karena saya orang baru ini saya bisa mahami organisasi ini lewat mana contoh visi- misinya apa terus kemudian lari ke Proses bisnis mana berhubungan dengan visi- misisi itu gitu kan bahkan kalau saya disuruh mililih unit kerja itu sebenarnya saya sudah bisa nih memilih unit kerja yang saya senangin kalau saya tahu Eh breakdown ke bawah nya kayak gimana dari Visi misi strategi itu gitu Mas Andi itu senior SPV pemeliharaan saya itu perlu mengawasi satu program organisasi yang namanya Om strategic Partnership nah di proses bis mana saja program tersebut direalisasikan gitu nah ini kita cukup akses ke Ie ada visi misi corporate strategy itu nanti kita klik keluar e visi misisi strategi ini misalkan Pan scorcard ya enggak ada masalahah mau pakai model misi- misisi Strategi program kegiatan juga oke mau pakai balan scorc juga oke nah di sana kita lihat oh ternyata ada Om strategic Partnership tadi yang mau dicek oleh Mas Andi tadi Mas Andi tadi pengin ngecek kan Om strateg Partnership itu sebenarnya nyambung ke proses yang mana itu cukup Klik Kanan view all diagram kalau kita pakai tool k Spark system ya nanti keluar seluruh proses yang berhubungan dengan strategic Partnership ternyata Om strategic Partnership itu bisa jalan kalau kita melaksanakan pemeliharan set Kita melasakan preventive maintenance dan seterusnya gitu kalau kita klik satu ini ya keluar proses bisnisnya si jadi Mas Budinya paham Oh ini berarti saya cara cara saya melihat helikopter view dari organisasi itu caranya kayak gini nih ternyata gitu ya Mas Andi juga bisa tahu bahwa kalau saya pengin mengawasi Om strategic Partnership itu berarti alur dua Proses bisnis yang saya awasi aktor-aktornya siapa saja saya juga saya juga bisa ngawasi dengan lebih cepat di Astra grou FIF Mas Bu Saya pegawai baru Apa saja peran dan tugas yang harus saya lakukan kebetulan FIF itu merekrut Ufi itu yang ngurusi motor kredit motor bekas gitu ya Mas Budi ini gitu ya Nah di satu sisi Mas Joko itu dirtornya saya perlu mendisposisi tugas ini sebaiknya ke siapa ya gitu ya Nah itu dia kalau yang di bawah tugas guu Apaan Tugasku apaan jadi staf baru itu kalau tanya Pak pekerjaan saya apa W dikaploki itu ngapain tanya ke gue gitu kan lu lihat enterprise arsitektur F F group di sana lihat struktur organisasi posisimu ada di mana Oh Ternyata di sini nih Ufi officer ini jadi rekrutmen Ufi officer baru ini cukup klik di sana Klik Kanan keluar seluruh Proses bisnis yang berhubungan dengan pekerjaannya dia Jadi kalau dia eh tanya ke bosnya bosnya Pasti ngamuk-ngamuk karena harus jelasin semua dia tanya ke enterprise arsitektur Eh keluar semua yang berhubungan dengan pekerjaannya pekerjaan job rle itu Nah kalau saya klik keluar alur prosesnya kalau saya minta eh jobdk saya jadi apa jobdk itu disusun dari seluruh activity di Proses bisnis ini keluar Uraian jabatan atau eh job deskripsi tadi gitu ya dari activity-aktivity tadi gitu ya nih jadi Si Mas Budinya bisa tahu peran dan tugasnya dia yang harus dilakukan mas jokonya kalau dia harus mendisposisi dia tahu ini saya disposisi sebaiknya ke siapa gitu ya karena di sana sudah ada Line yang struktur organisasinya keluar Saya sudah tahu peran tugas saya lalu Saya pengin tahu KPI saya apaan eh Mbak Dewi ini senior analis performance management dia orang lama KPI implementasi ist master plan itu enggak tercapai lah Proses bisnis mana saja yang harus saya evaluasi lah ini ngomongin KPI ya nanti ngaksesnya ke KPI di sini nanti ada KPI taksonominya ini kayak Proses bisnis yang berlevel ini sama gitu ya sampai keluar satu KPI tentang implementasi ICT masterpl nah ini Tinggal klik kanan keluar seluruh Proses bisnis yang berhubungan dengan KPI itu eh Mas Budi tadi tahu kpi-nya apa Mbak Dewi tadi bisa ngecek kira-kira KPI implementasi ist master plan itu terpengaruh ke Proses bisnis yang mana kok ini enggak tercapai Proses bisnis mana saja yang e mempengaruhi itu gitu bisa dianalisis dengan cepat perusahaan saya itu perlu comply dengan apa saja iso 27.000 kek 91 kek atau apa gitu di satu sisi Mbak dewinya saya perlu membuat standar baru karena dia kepala bidang hukum ya Eh Saya pengin menetapkan standar baru Nah mana saja yang terdampak jadi mana saja bisis proses yang terdampak dari standar baru saya itu nah ini dua sisi kita lihat aja standar regulasi nanti kita buat hierarki ke bawah ada iso 27.000 ini ternyata iso 27.000 itu kalau kita Klik Kanan itu keluar seluruh Proses bisnis yang berhubungan dengan iso 27.000 si mas Budinya bisaelihat ketika yang apa namanya penetapan penyusunan standar audit aplikasi infrastrukturanan itu harus mengikuti iso 20.000 ternyata komplainnya seperti itu bagi Mbak Dewi dia bisa tahu kira-kira kalau saya buat penambahan standar baru Oh ini ada standar baru yang harus kita ikuti nih gitu ya kalau enggak kita dinilai rendah oleh asesornya malombat r gitu Misalkan ya eh dia bisa cek kira-kira Proses bisnis mana saja yang terdampak nanti kelihatan di sana Ini juga Sama ya kayak tadi ya regulasi ya nih peraturan eksternal PP Peraturan Pemerintah PP 50 itu kira-kira terhubung ke Proses bisnis yang mana ee nanti kelihatan di sana saya sudah tahu proses saya sudah tahu KPI regulasi risiko saya dalam bekerja terjadi kesalahan perolehan data dan informasi yang tidak akurat ini Mas Andi VP it gitu ya lah di Proses bisnis mana yang harus saya pantau sebagai dampak terjadinya risiko tersebut risiko yang e perolehan data dan informasi enggak akurat tadi gitu ya Nah Ris taksonominya kita cek ke bawah sampai keluar Riko yang tadi itu data informasi diperoleh tidak akurat saya Klik Kanan keluar seluruh Proses bisnis saya bisa tracking kira-kira itu disebabkan oleh siapa aktornya nanti bisa eh terlihat di sana Eh risiko terhubung dengan baik ke termasuk ngontrolnya matriksnya juga bisa keluar secara otomatis nah sekali lagi bapak ibu Sean inilah enterprise arsitectture gitu ya tata kelola organisasi gitu ya kita bisa melihat helikopter view organisasi kita bisa tracking Proses bisnis ini berhubung dengan dimensi organisasi yang mana Kalau ada kesalahan-kesalahan seperti ini data W order nih gitu ya ini sebenarnya data ini tuh Nanti nyambungnya ke mana bapak bapak datanya apa nanti kelihatan di sana karena kita punya data arsitektur loh data arsitektur ituh mulai dari konseptual logical sampai bahkan ke fisikal Wo itu adanya di proses mana saja dan dia itu di table mana saja ketika orang implemen dalam bentuk database-nya gitu ya nanti ea-nya kalau sampai level detail kayak gini ya bisa membaca itu ee semua dan matriks-matriksnya bisa kita keluar secara otomatis jadi kalau Mas Andi itu data analis pengin cek di organisasi kita itu punya data apa saja tadi sudah kan hierarkinya terus dan ini belum diolah loh pakai data sinence Saya pengin olah pakai data sinence kira-kira mana saja yang harus saya bisa saya olah ya dilihat tujuannya mau ngapain membantu proses yang mana karena ada proses bisnis data matriks yang bisa nolong Mas Andi sebagai data analis untuk membuat prioritas pekerjaan dia kalau yang application arsitectture lihat nih Eh ada usulan perubahan aplikasi dari unit kerja gimana saya memulai prosesnya nah eh turnover SDM pengembang di FF tinggi gagal pembaruan aplikasi SDM pengembang baru membuat kerugian operasional karena apa salah ngedit e salah ngedit database nambahin field yang ternyata database ini table ini diakses oleh puluhan proses yang dia ngaksesnya enggak pakai query dulu jumlah fieldmu berapa tapi langsung query biasa error gitu ya dan error kalau di perusahaan Multifinance Bapak 2 jam down itu rugi bisa sampai 4 miliar dan seterusnya gitu ya Nah ini nanti larinya di sini Oh ternyata FF itu punya aplikasi besarnya ada dua Core sama Non Core misalkan gitu ya yang Core itu punya FIF apps e FIF APPS itu punya modul apa saja loh nanti turun lagi ke bawah Turun lagi ke bawah kayak gini sampai sub-sub modul sampai kemudian yang sudah kita buat tadi di depan uml-nya use case diagramnya itu bisa kita akses jadi programmer yang lama pun ketika dapat tugas untuk memperbaiki dia tahu Master zona tagih itu e alur prosesnya kayak gimana ngakses ke table yang mana uiux-nya seperti eh apa gitu ya nanti terlihat enterprise arsitektur ini proses bisnis mana saja yang sudah diutomate berapa Proses bisnis yang sudah diutomate berapa persen dan seterusnya nanti bisa kelihatan dengan mudah dan kalau ada security Bridge nih eh ini ada security H di php 7 ke bawah sebagai kepala bidang sistem informasi Mas Joko itu cukup melihat matriksnya a aja nanti di sana kelihatan Oh Ternyata aplikasi ini ini ini dan ini itu masih pakai PHP 5 eh PHP 7 ke bawah ini yang harus kita berin ya Nah memaintain platformnya juga lebih mudah Itulah kenapa Proses bisnis yang tadinya berdiri sendiri Kita korelasikan ke eh dimensi yang lain jadilah enterprise arsitectture gitu ya itu ini sedikit parademsif untuk yang berhubungan dengan itu that's all mungkin itu yang bisa saya sampaikan Bapak Ibu sekalian tentang lima para G shift di bidang bisnis proses manajemen konsep dan golnya berubah modeling notationnya juga berubah Dulu tahapan sekarang cycles enggak kita Gambarkan saja tapi kita simulasi enggak kita simulasi saja kita automate alat untuk automate-nya bahkan enggak perlu orang Iting sekarang sudah pakai RPA sama lcot dan enggak berdiri sendiri ternyata Proses bisnis itu harus kita hubungkan dengan dimensi organisasi itu yang bisa saya sampaikan terima kasih saya tutup dulu asalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh for