Pengelolaan Arsip Digital secara Efektif

Aug 6, 2024

Pengelolaan Arsip Digital

Pembukaan

  • Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.
  • Tema kedua: Pengelolaan Arsip Digital.
  • Materi pertama: Pengelolaan Arsip Fisik.

Peraturan Terkait

  • Peraturan ANRI No. 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik (PAE).
  • Arsip Elektronik = Arsip Digital.

Tahapan Pengelolaan Arsip Digital

  1. Pembuatan dan Penerimaan
  2. Penggunaan
  3. Penyimpanan
  4. Pemeliharaan
  5. Alih Media
  6. Penyusutan
  7. Akuisisi
  8. Deskripsi
  9. Pengelolaan
  10. Akses dan Pemanfaatan

Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis

  • Arsip Dinamis: Penggunaan hingga penyusutan.
  • Arsip Statis: Akuisisi hingga akses dan pemanfaatan.

Pembuatan dan Penerimaan Arsip Digital

  • Jenis Arsip Digital:
    • Tercipta secara digital (misalnya email).
    • Hasil alih media dari arsip kertas.
  • Prosedur Penciptaan:
    • Registrasi: Perekaman informasi dalam media rekam.
    • Format Registrasi:
      • Kode unik
      • Identitas unit pengolah
      • Nomor berkas
      • Kode klasifikasi
      • Keterangan lainnya.

Prosedur Penciptaan Arsip Digital

  1. Agregasi: Akumulasi arsip digital yang berkaitan.
  2. Penggunaan: Berdasarkan sistem klasifikasi keamanan.

Penyimpanan Arsip Digital

  • Arsip harus disimpan dalam media tertentu.
  • Media penyimpanan: Hard disk, SSD, dll.

Pemeliharaan dan Alih Media

  • Pemeliharaan (Preservasi):

    • Migrasi: Pemindahan arsip digital ke perangkat baru.
    • Konversi: Perubahan format arsip untuk jangka panjang.
    • Enkapsulasi: Pembungkusan arsip dengan metadata.
    • Emulasi: Menciptakan kembali lingkungan sistem.
  • Alih Media:

    • Identifikasi dan pemilihan arsip.
    • Proses pemindahan dan penyesuaian hasil pemindai.
    • Pembuatan berita acara alih media.

Penyusutan Arsip Digital

  • Proses:
    1. Pemindahan
    2. Pemusnahan
    3. Penyerahan
  • Pemusnahan berbeda dengan arsip konvensional, meliputi:
    • Deletion
    • Overwrite
    • Shredding
    • Degaussing
    • Destruction

Akuisisi dan Deskripsi Arsip

  • Akuisisi arsip digital harus disertai metadata.
  • Deskripsi mengikuti asas asal-usul dan aturan asli, menggunakan standar deskripsi.

Preservasi dalam Pengelolaan Arsip Digital

  • Jenis preservasi:
    • Migrasi
    • Konversi
    • Enkapsulasi
    • Emulasi
    • Replikasi
    • Refreshing

Akses dan Pemanfaatan

  • Otentifikasi arsip digital:
    • Menggunakan watermark atau pernyataan tertulis.
  • Layanan informasi arsip penting untuk kemudahan akses.

Penutup

  • Semoga materi ini bermanfaat.
  • Doakan agar kita bisa diterima menjadi arsiparis.
  • Assalamualaikum Wr Wb.