Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh. Baik, kali ini saya juga akan memenuhi permintaan dari saudara kita yang akan mengikuti tes SKTT, seleksi kompetensi teknis tambahan, di mana kurang lebih ada delapan ratusan lebih yang telah lolos, dan tinggal satu lagi nanti, insya Allah bisa menjadi arsiparis. Ini tema kedua yaitu pengelolaan arsip digital. Untuk tema yang pertama atau materi yang pertama itu tentang pengelolaan arsip fisik atau pengelolaan arsip konvensional itu videonya sudah saya unggah beberapa hari yang lalu. Baik kita langsung saja ke pembahasan materinya.
Nah ini materi yang kedua yaitu tentang pengelolaan. Arsip Digital Nah, di dalam ini, pengelolaan Arsip Digital itu sudah ada peraturan Andri nomor 6 tahun 2021 tentang pengelolaan Arsip Elektronik atau PAE. Jadi, Arsip Elektronik sama dengan Arsip Digital Nah, di dalam perka Andri ini, tahapan-tahapan pengelolaan Arsip Digital itu mulai dari pembuat.
dan penerimaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, alih media, penyusutan, akuisisi, deskripsi, dan pengelolaan, persepsi, sampai akses dan pemanfaatan. Nah, di dalam konteks nanti materi yang ketiga, yaitu pelayanan informasi arsip, itu masuk di sini ya, untuk yang arsip dinamis. Itu penggunaan, itu nanti melalui autentifikasi, kemudian layanan informasi lewat sistem informasi kearsipan nasional, dan yang kedua lewat layanan informasi publik melalui badan-badan publik.
Nah, badan-badan publik itu legislatif, eksekutif, yudikatif itu. Nah, untuk akses dan pemanfaatan, ini layanan statis. Juga melalui identifikasi, melalui jaringan informasi ke arsipan nasional. Nah ini nanti kalau saya ada waktu akan saya buatkan materinya.
Nah yang penting ini ya, pengelolaan arsip digital ini mulai dari pembuatan sampai akses. Nah ini terbagi dua, sampai ke penyusutan, ini arsip dinamis. Akuisisi sampai akses dan pemanfaatan, ini arsip statis.
Jadi Itu materi yang akan kita bahas kali ini. Nah, di peraturan Andri ini tidak detail dalam artian penjelasan-penjelasan dan contoh-contohnya itu tidak ada. Oleh karena itu, nanti di dalam materi berikutnya, ini saya akan tunjukkan contohnya dan juga detailnya itu seperti apa.
Kita mulai dari yang tahap pertama dulu. Nah, di dalam tahap pertama ini pembuatan dan penerimaan arsip digital. Jadi konsep penciptaan itu ada pembuatan internal, organisasi atau dinas atau kantor yang bersangkutan, kemudian arsip-arsip yang diterima dari luar organisasi atau kantor-kantor itu.
Nah, sebelum masuk ke sini perlu diketahui bahwa arsip digital atau arsip elektronik itu ada dua jenis. Yang pertama, yang sejak awal tercipta secara digital. Misalnya Anda kirim email, itu tercipta secara digital. Nah, yang kedua, arsip digital hasil dari alih media. Jadi, arsip kertas konvensional itu dialih mediakan menjadi arsip digital.
Oke, masuk ke sini dulu. Pembuatan dan penerimaan arsip digital. Nah, dalam pembuatan arsip digital, yaitu merekam informasi dalam suatu media rekam, bisa hard disk, macam-macam ya, untuk dikomunikasikan dalam melaksanakan tugas dan fungsi organisasi yang terdiri. Arsip yang penciptaannya dalam format digital dan arsip hasil proses oleh media.
Jadi masuk ke konsep ini, ini arsip yang dibuat. Kemudian arsip yang diterima yaitu dari organisasi eksternal, terdiri dari Arsip dan Arsip. performa digital serta arsip hasil areh media. Ini pembuatan dan penerimaan arsip digital itu. Nah, kemudian bagaimana prosedur penciptaan arsip digital?
Ini ada tahapannya. Yang pertama yang disebut rekistrasi, yaitu perekaman informasi arsip dalam suatu media rekam tertentu, ya tadi sudah saya sebut, bisa hard disk, ya, dan lain-lain, untuk dikomunikasikan. Dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi instansi, ini nanti saya berikan contohnya di bawah.
Nah, format registrasi ini adalah seperti ini. Kodenya harus unik, harus ada identitas unit pengolah, nomor berkas, nomor arsip, kode klasifikasi, kurean informasi arsip, kurun waktu arsip tersebut, jumlah arsip, dan keterangan. Ini apa namanya...
format registrasinya seperti ini. Nah, contohnya itu seperti ini. Nah, ini kebetulan saya punya ini, contoh dulu saya dapat dari Andri, kemudian saya aplikasikan di RCBUGM, seperti ini. Nah, ini yang disebut registrasi.
Ini nomor kode registrasi unik, tanggal registrasi, blablabla, sampai terakhir. Biasanya, registrasi ini muncul ya nanti di dalam tes praktek. Kemungkinan Anda akan disodori satu atau dua surat, kemudian Anda diminta meregistrasi surat tersebut. Nah, caranya Anda tinggal meng-input nomor suratnya berapa, tanggal registrasi ketika Anda meng-input tanggal berapa, nama petugas registrasi nama Anda, kemudian versi arsip, tidak ada ya, jenis naskah, surat.
surat biasa atau surat penting dan seterusnya kemungkinan ini akan muncul di dalam tes praktek seperti ini jadi mungkin bisa secara real artinya nanti anda akan bisa real melalui satu aplikasi tertentu mungkin sirikandi atau apa atau hanya simulasi, jadi anda diberikan daftar ini, format seperti ini kemudian Anda diminta untuk merekistrasi surat di dalam format yang tersedia, biasanya seperti itu. Nah yang kedua, ini penciptaan. Di dalam penciptaan arsip digital itu ada yang disebut agregasi. Agregasi itu merupakan ini ya, akumulasi dari entitas arsip elektronik atau arsip digital yang saling berkaitan.
Dan memiliki kesamaan tema yang harus dipelihara selama dibutuhkan. Nah, kegiatan ini ditentukan berdasarkan tingkat-tingkat berkas. Kemarin kalau yang konvensional itu kan ada tingkat-tingkatannya.
Tingkat seri, tingkat berkas atau file, tingkat item ini. Ini yang mengerjakan mesin. Jadi mesinnya sudah, maksudnya komputer, sudah dihubungkan.
untuk ini ya, prosedur agregasi atau penciptaan RSIB ini. Nah, sekarang penggunaannya. Penggunaan RSIB elektronik, ini kontaknya masih RSIB dinamis, itu dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses RSIB dinamis. Ini sudah ada peraturannya, Perka Andri nomor 17 tahun 2011. Nah, ini yang akan kita bahas berikutnya mengenai, apa namanya, Layanan informasi arsip.
Nah ini apa penggunaannya berikutnya? Jadi penggunaan ini diberikan selama waktu penggunaan dan otomatis akan tertutup. Jika sudah selesai, kemudian harus tercatat dalam sistem informasi yang menjalankan fungsi pengelolaan arsip digital. Kemudian membuat daftar informasi yang terbuka untuk publik. Ini masuk nanti, sistem keamanan ini.
Kemudian mengirimkan daftar informasi arsip terbuka kepada unit kearsipan, sentral arsip atau record center, atau pejabat penelola informasi publik. Ini nanti akan kita bicarakan detail pada tahap berikutnya. Yang terakhir, ini menerima daftar informasi arsip yang terbuka untuk publik.
oleh pejabat pengelola informasi dan dokumentasi serta menyampaikan daftar informasi arsip yang terbuka kepada publik. Ini untuk penggunaan arsip elektronik. Di dalam kisi-kisi itu disebut penyajian.
informasi arsip. Nah ini nanti, urut-urutannya, detailnya seperti apa, kalau saya masih ada kesempatan, akan saya buatkan ini ya, apa namanya, layanan informasi arsip. Nah konteknya seperti ini.
Nah berikutnya, penyimpanan. Arsip-arsip digital, itu harus disimpan dalam satu media tertentu. Jadi penyimpanan, yaitu satu aktivitas untuk menjaga arsip, tetap terkelola dalam satu pencipta arsip dan tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lainnya. Nah, media simpannya itu bisa hard disk, hard disk, solid disk, ini yang terbaru.
Nah, untuk hard disk dan SSD, ini biasanya untuk pengelolaan arsip digital. Secara internal, bisa menggunakan program-program CKIN, CKD yang digunakan untuk internal. Nah, yang penyimpanan ini berubah server ini biasanya untuk jaringan.
Seperti Sri Kandi dan seterusnya itu kan melalui jaringan. Ini penyimpanannya. Tahap berikutnya yaitu pemeliharaan dan alih media arsip elektronik atau arsip digital.
E, pemeliharaan dalam konteks. Kearsipan itu juga disebut preservasi. Ada empat jenis ya dalam pemeliharaan arsip digital, yaitu migrasi, yaitu pemindahan arsip digital dari perangkat yang telah usang ke perangkat yang terkini.
Misalnya, apa namanya, dari komputer lama kemudian ke komputer yang paling baru. Kemudian, Konversi, konversi ini perubahan format arsip digital ke format arsip untuk perservasi jangka panjang. Nah biasanya begini, yang konversi ini misalnya arsip ini, apa namanya, arsip digital misalnya dalam bentuk pdf, isinya tentang surat keputusan, itu dipindahkan ke media yang unwritable.
Media yang tidak bisa ditulisi. Nah, biasanya dalam bentuk CD atau DVD yang ada tulisannya R saja. Jadi, biasanya CD itu kan ada kodenya R dan RW.
Kalau yang untuk konversi, ini biasanya yang berkode R. Nah, yang ketiga ini enkapsulasi. Ini membungkus arsip digital, metadata, kemudian spesifikasi format. dan informasi lainnya yang dibutuhkan untuk membaca informasi arsip tersebut di masa mendatang.
Kemudian yang terakhir ini emulsi, yaitu penciptaan kembali lingkungan sistem sebagaimana arsip elektronik tersebut diciptakan. Misalnya arsip digital itu ketika tercipta menggunakan, ini contohnya, menggunakan sistem. Windows 7, misalnya begitu ya, Windows 7. Nah, kemudian untuk mengelola asip yang menggunakan Windows 7 ini, maka harus disediakan perangkat lunak Windows 7. Ini yang dimaksud emulsi, jadi menciptakan kembali asip digital itu sesuai dengan ketika dia diciptakan, menggunakan apa. Kalau dia tercipta, ciptakan menggunakan Windows 9 ini contoh ya misalnya maka harus dikembalikan ke Windows 9 ya tidak bisa di apa di dikelola dengan misalnya Windows 11 ya seperti itu ya ini pemeliharaannya dan dan ini biasanya yang melakukan yaitu admin ya kalau itu dalam bentuk jaringan oke Oke, nah yang berikutnya ini aleh media. Nah, aleh media, di dalam tadi ya, peraturan ANRI itu ada beberapa tahap.
Yang pertama, mengidentifikasi dan memilih arsip yang dialeh mediakan. Kemudian membersihkan fisik arsip, melakukan aleh media, pengembalian arsip yang telah dialeh media, maksudnya arsip kertas. konvensional itu dikembalikan ke tempatnya semula, kemudian membuat doktor arsip dan berita acara alih media, melakukan verifikasi arsip hasil alih media, melakukan autentikasi arsip hasil alih media.
Dan yang terakhir, pembuatan dan pengesahan berita acara. Berita acara pembuatan oleh media ini. Nah ini, ini teks yang ada di dalam peraturan ANRI yang sudah saya sebutkan di sebelumnya. Nah, coba kita detailkan, kita lihat lebih jelas lagi seperti ini.
Nah, pertama yang dilakukan dalam media ini adalah identifikasi. Coba kita lihat, ini kan. Nah, ini kan identifikasi.
Nah, atau dalam konteks ini disebut pemilihan. Atau identifikasi, yaitu bisa dilakukan dengan pemilihan berdasarkan waktu, pemilihan berdasarkan kegunaan, pemilihan berdasarkan informasi, pemilihan informasi, pemilihan berdasarkan penyelamatan. Nah, kalau pemilihan berdasarkan waktu, itu bisa dipilih misalnya waktu yang paling tua dulu. Arsip yang tercipta paling dua dulu yang harus di Alih Media misalnya.
Ini tergantung lembaga atau organisasi yang akan melakukan Alih Media. Atau menggunakan pemilihan berdasarkan kegunaan. Jadi dipilih arsip mana yang paling penting, yang sering digunakan, itu yang didahulukan untuk di Alih Media KA.
Kemudian pemilihan berdasarkan informasi. Misalnya informasi yang paling... Urgen, yang paling penting, itu yang didahulukan.
Kemudian yang terakhir, pemilihan arsip berdasarkan penyelamatan. Nah, ini biasanya untuk arsip statis, yaitu arsip-arsip yang kondisi fisiknya sudah rusak, itu yang didahulukan untuk di-alimediakan. Ini yang tadi, identifikasi. Nah, kemudian pelaksanaan pemindahan.
Sebelum melakukan pemindaian, itu terlebih dahulu dilakukan penyesuaian hasil keluaran dari mesin pemindai sesuai dengan hasil yang diharapkan. Nah, standarnya biasanya scanner atau mesin pemindai itu diset dalam resolusi 300 untuk tag, maksud saya 300 dpi dot per inch. Kalau dalam bentuk gambar itu biasanya 600 dot per in. Formatnya biasanya PDF untuk arsip-arsip tag. Untuk arsip-arsip gambar itu biasanya menggunakan PNG atau TIF dan lain-lain.
Dan tanpa dikompresi, artinya tanpa dipadatkan. Nah kemudian penyesuaian. Nama-nama arsip yang dipindai itu kan dalam bentuk file.
Biasanya nama-nama filenya itu dalam format default dari scanner tersebut. Jadi harus dilakukan perubahan dari nama-nama tersebut dengan ini ya, mengikuti jenis arsip, font, nomor urut, kemudian nomor urut lembar, dan seterusnya. Ini contohnya.
Jadi misalnya, Sekretaris eksekutif UGM ini menangani bidang hukum, kemudian ini kan mulai dari item sampai dengan font, kemudian misalnya ini MAU kontrak kerjasama, jadi HM ini kodenya 0700 kerjasama dalam negeri, kalau yang HM 0701, maaf. HK ya, bukan HM, dengan satu kerjasama luar negeri. Nah, pengkodean filenya itu mengikuti ini, mengikuti ya, HM.07.K garis miring, ya, satu, karena ini, apa, arsipnya satu, kerjasama dengan Monas Universitas.
Misalnya ini dua, kerjasama dengan Universitas Indonesia, kerjasama dengan Universitas lain-lain, dan seterusnya. Ini ini Ini yang untuk memberikan, merubah dari ekstensi default ke ekstensi sesuai dengan urut-urutan struktur dari arsip tersebut. Ini yang penyesuaian.
Kemudian berikutnya, pendaftaran. Jadi, pada daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip. Disesuaikan nomor urut arsip sesuai dengan daftar arsip, diskripsi arsip, nama file, kemudian Ini ukuran file, dan seterusnya. Dan ini, pendaftaran itu bisa dibuat dengan lebih simpel seperti ini.
Ini contoh ya, daftar arsip digital. Ini kebetulan kantor wilayah kementerian hukum Hm. Nah ini routernya nomor jenis arsip.
Arsip fidus ya, semula kertas, menjadi elektronik format pdf, jumlahnya berapa, alat yang digunakan. Ini. scanner merek Brother ADS waktu ini apa namanya waktu men-scan ini 1 Maret sampai 12 Maret keterangan dari Archive Digital tersebut perjanjian pembiayaan dengan jaminan fidusia atas nama Zulkifli ini yang lebih simple ada kemungkinan nanti Anda juga diminta praktek ya, praktek meng-input, memasukkan atau membuat daftar arsip digital dan saudara sudah diberi gambar dan Anda kemungkinan diberi beberapa surat dalam bentuk image untuk praktek ini. Nah kemudian pembuatan berita acara. Berita acara itu biasanya standar ya, ada nama penanggung jawab, Ya, digitalisasi, kemudian pejabat yang berwenang, ya.
Berita acara alih media, nomor sekian, bla bla bla bla, ya. Ini nama, NIP, dan seterusnya, jabatan, dan ini, ini yang apa namanya, apa, penanggung jawabnya seperti ini. Ini, ini contohnya, ya.
Nah, kemudian penyusutan arsip digital. Konsepnya sama seperti penyusutan di dalam. Arsip konvensional yaitu ada pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan. Pemindahan itu dari unit pengolah ke unit kearsipan, sesuai dengan JRA.
Kemudian pemusnahan. Pemusnahan arsip elektronik itu berbeda dengan pemusnahan arsip konvensional. Pemusnahan arsip elektronik itu ada ini, delation, jadi penggelet, menghabus file, itu sudah termasuk.
pemusnahan. Jadi, file archive yang sudah di inputkan masuk ke database kemudian di dihapus itu termasuk dalam konteks ini ya pemusnahan. Kemudian overwrite, overwrite itu menimpa file dengan file yang berbeda. Kemudian shredding, ini melakukan overwrite terus menerus.
Jadi misalnya archive A tentang Surat keputusan tahun 2009, kemudian ditimpa dengan RCB, surat keputusan tahun 2010, ditimpa lagi RCBC, surat keputusan tahun 2012, dan seterusnya. Ini yang disebut shredding. Nah, yang berikutnya, ini yang disebut degaussing. Ini pemusnahan media penyimpanan magtaktik ini.
Jadi, kalau media simpannya itu hardis, itu dimusnahkan dengan cara ini ya. Degaussing dengan alat, alat itu berupa magnet yang sangat kuat, kemudian didekatkan di hard disk, maka data-data di hard disk tersebut menjadi rusak. Yang terakhir, destruction, ini menghancurkan, jadi fisik hard disknya itu dicacah atau dihancurkan dengan beberapa cara untuk menghancurkan fisik. Kalau ini informasinya, kalau degaussing ini.
Nah sekarang penyusutan yang ketiga penyerahan. Ini biasa seperti penyerahan arsip konvensional dari unit kerja, dari lembaga kearjepan. Kalau misalnya di tingkat provinsi itu dari dinas ek diserahkan ke arsip provinsi atau dinas arsip provinsi.
Kalau tingkat nasional itu diserahkan ke ANRI berdasarkan jadwal retensi. arsip berketerangan permanen ini ya jadi itu penyusunan arsip digital ada sama seperti yang konvensional ada pemindahan ada penyerahan dan pemusnahan yang membedakan pemusnahan arsip digital dengan ini ya the lesson of writing, shredding, the gaussing, dan destruction ini yang beda dengan arsip gun pensional. Oke, ini kemudian akuisisi. Jadi, akuisisi.
Ini sudah masuk ke arsip digital, arsip statis digital ya. Jadi akusisi sama persis seperti yang konvensional itu harus ada daftar arsip yang akan diserahkan. Bedanya juga menyerahkan metadata arsip digital ya di dalam hadis ya.
Kemudian ada berita acara serah terima dan daftar arsip digital usul serah. Ini sama persis seperti arsip konvensional. Nah yang berikutnya deskripsi. Nah deskripsi ini sama.
Menganut asas asal-usul dan asas aturan asli. Tetapi standar deskripsinya itu menggunakan standar deskripsi untuk arsip digital. Misalnya ini ya morek 2010, morek itu modular, requirement for record system atau Dublin Core. Yang 15 item itu Kemudian ada juga ISAT-C C ini general International Standardization Archive Description C Atau ini Encoded Archival Description Atau ISAR International Standard Archival Authority Record Jadi ini Ini kemungkinan muncul Ini kemungkinan muncul Di dalam praktek-praktek Ini ya, mendeskripsi dengan isat. Jadi itu ada 25 item isat ini, satu dua, kemudian Anda diberikan satu surat untuk mendeskripsi dengan 25 item itu ya.
Asal surat, nomor surat, dan seterusnya sampai 25 item. Itu biasanya muncul, seperti ini. Nah, preservasi.
Nah, di dalam konteks arsip digital, preservasi itu ada beberapa macam. Yang pertama, migrasi. Jadi, transfer dari hardware yang usang ke, termasuk software, ke hardware dan software yang baru.
Migrasi. Kemudian, konversi. Ini transfer arsip digital dari format data asli menjadi format yang baru.
Ini. Kalau ini alatnya, hardware dan softwarenya, kalau ini archive-nya, archive digitalnya, dari format data asli menjadi format yang data yang baru, misalnya dari Word ke PDF, atau dari text ke Word, dan seterusnya. Enkapsulasi ini membungkus archive digital beserta Meta datanya, ini yang melakukan mesin, yang, maaf, maaf, saya, administrator yang melakukan ini. Enkapsulasi ini untuk ini ya, tingkat-tingkat otoritas, misalnya, pimpinan itu bisa mengakses semua arsip, yang cuman database, kemudian kepala bagian, hanya sebagian, dan seterusnya.
Ini yang mengerjakan admin. Kemudian emulasi, ini menggabungkan perangkat lunak dengan perangkat keras. dengan menggunakan software untuk menciptakan kembali arsip digital seperti lingkungan asli di lingkungan sistem yang baru, seperti tadi.
Misalnya arsip digital itu tercipta dengan menggunakan perangkat perangkat lunak. Jadi misalnya dari perangkat lunak Windows 7 atau Windows sebelumnya atau DOS bahkan ke perangkat lunak yang baru, misalnya Windows 11. Dan juga perangkat keras, misalnya komputer generasi pertama, yang lambat itu, kemudian dipindah ke komputer yang paling baru. Ini yang disebut emulasi.
Nah yang berikutnya, replika. Ini melakukan duplikasi arsip digital. Ini biasanya untuk backup. Jadi ada nada ini.
original archive kemudian di copy yang originalnya itu disimpan yang digunakan untuk layanan biasanya copy copy dari archive ini asli, yang disimpan itu untuk backup ini replikasi nah yang berikutnya refreshing ini pemindahan archive elektronik dengan media simpan yang sama dari media simpan yang lama ke media simpan yang baru Misalnya yang lama itu menggunakan hard disk, mungkin kapasitasnya lebih besar. kapasitas 500 GB, kemudian dipindah ke yang baru, harddisk baru dengan kapasitas 1 TB, seterusnya seperti itu. Ini yang konteks preservasi dalam pengelolaan arsip digital tersebut.
Nah, akses dan pemanfaatan, ini yang terakhir. Ini nanti akan saya bicarakan, kalau saya ada waktu, untuk ini ya, penyajian informasi arsip. Penelusuran arsip melalui jaringan informasi kearsipan nasional, publikasi arsip, ini seperti misalnya pameran virtual itu masuk dengan akses dan pemanfaatan arsip digital atau dalam kisi-kisi itu disebut layanan informasi arsip. Nah, ini yang penting.
Di dalam arsip digital itu harus tadi ya di slide yang pertama, kan ada otentikasi. Otentifikasi ini ada dua cara, yaitu memberikan tanda watermark. Watermark itu yang kalau itu huruf, ya bisanya do not copy, huruf yang halus. Bisa juga watermark ini menggunakan logo organisasi, atau logo kantor, dan macam-macam ini watermark, ini jenisnya bisa bermacam-macam. Nah, autentifikasi selain dengan pemberian tandawa atau watermark, ini pernyataan tertulis yang menyatakan bahwa arsip digital yang bersangkutan itu diautentikasi seperti bentuk aslinya.
Nah, biasanya surat pernyataan itu seperti ini ya, surat pernyataan autentikasi arsip yang bertandatangan di bawah ini biasanya pimpinannya atau kepala. Nib Jabatan menyatakan Dengan sesungguhnya bahwa arsip yang dialih media tersebut adalah sesuai dengan aslinya, berasal dari pencipta arsip mana, jumlahnya berapa, dan seterusnya. Ini contohnya otentifikasi. Jadi, arsip digital sebelum untuk dilayankan kepada publik, itu diotentifikasi untuk mengetahui keaslian dari arsip digital yang Bersangkutan, baik itu yang tercipta sejak awal secara digital atau berupa oleh media arsip konvensional ke arsip digital. Baik, saya kira itu yang bisa saya sampaikan, sedikit materi tentang pengelolaan arsip digital.
Mudah-mudahan bermanfaat dan saudara mudah-mudahan diterima menjadi arsip pari. Demikian, Assalamualaikum Wr Wb