Cara Mengindeks Arsip

Pengantar
Assalammualaikum warahmatullahi wabarakatuh. Selamat berjumpa di Sambas Salim channel.
Materi kali ini membahas tentang cara mengindeks arsip.

Definisi Indeks dan Tujuannya

• Indeks: Tanda pengenal berkas atau judul.
• Fungsi Indeks:
  • Mempermudah penemuan dan penyimpanan arsip.
  • Membedakan antara berkas yang satu dengan yang lainnya.

Proses Pengindeksan

• Menentukan nama arsip dalam urutan tertentu.
• Nama yang digunakan umumnya mudah dikenali.
• Setiap bagian kata dari nama membentuk Feeling Segment dan diberi label sebagai Unit.
  • Contoh:
    • Unit 1: Nama pertama
    • Unit 2: Nama kedua
  • Jumlah unit bergantung pada banyaknya kata dalam nama.

Teknik Penulisan Indeks

• Tentukan kata paling penting sebagai Unit 1.
• Contoh teknik penulisan indeks:
  • Indexing Order:
    • Unit 1: Agresta
    • Unit 2: Rere

Contoh Pengindeksan

1. Mengindeks Nama Orang

• Nama Biasa: Diindeks sebagaimana tertulis.
• Nama Keluarga/Marga: Unit pertama adalah nama keluarga/marga.
• Nama Baptis: Unit pertama adalah nama asli.
• Nama Singkatan: Unit pertama adalah nama jelas.
• Nama Wanita: Unit pertama adalah nama suami.
• Gelar dan Tanda Baca: Dihindari dalam pengindeksan.
• Nama Asing: Awalan diabaikan.

2. Mengindeks Nama Perusahaan

• Unit pertama: Sesuai dengan yang tertulis di kepala surat/merek dagang.
• Singkatan yang sering digunakan tidak perlu dipanjangkan.
• Nama perusahaan dengan angka: Angka diganti huruf sebagai satu unit.

3. Mengindeks Instansi Pemerintahan

• Unit pertama: Kabar pengenal dari nama instansi.
• Bentuk organisasi sebagai unit terakhir.
• Jika ada nama wilayah, utamakan nama tempat.

Penutup

Sekian pembahasan materi kali ini. Semoga bermanfaat.