Charles Schwab war Anfang des letzten Jahrhunderts einer der reichsten Menschen der Welt. Aber nicht, weil er viel Geld geerbt hatte, sondern weil er als einfacher Angestellter Stufe für Stufe die Karriereleiter nach oben kletterte, bis er in seinen 30ern Präsident von Bethlehem Steel wurde, dem damals zweitgrößten Stahlproduzenten der Welt. Aber wer gibt sich schon mit Platz 2 zufrieden?
Schwab wollte deshalb seine Mitarbeiter zu noch besseren Leistungen motivieren. Aber nicht durch längere Arbeitszeiten, sondern durch mehr Produktivität. Doppelt so viel erledigen in der Hälfte der Zeit.
Das war sein Ziel. Aber ohne fremde Hilfe war es unerreichbar. Schwab vereinbarte deshalb ein Treffen mit dem Unternehmensberater Ivy Lee. Und der meinte, gut, ich kann Ihnen helfen.
Dafür brauche ich 15 Minuten mit jedem Ihrer Führungskräfte. Auf die Frage, wie viel das kosten wäre, entgegnete Lee, gar nichts. Wir sprechen uns einfach nochmal in drei Monaten und dann können Sie mir so viel Geld geben, wie Sie für angemessen halten.
Bemerkenswert. Lee wettete also darauf, dass Schwab ihm freiwillig mehr Geld geben würde, als er jemals für seine Dienstleistung hätte verlangen können. Aber...
welche Produktivitätstechnik könnte er denn den Führungskräfte in 15 Minuten vermitteln, damit Schwab ihm aus Dankbarkeit mit Geld überhäufen würde? Nun, genau das, die sogenannte Ivy-Lee-Methode, lernst du in diesem Video. Zum besseren Verständnis brauchen wir davor noch ein wenig Hintergrundwissen, was genau uns eigentlich unproduktiv macht. Tatsächlich sind das nur zwei Dinge. Erstens Prokrastination.
Statt einfach mit der Arbeit anzufangen, lenken wir uns ab, indem wir Sockenpreise auf Amazon vergleichen, im Kühlschrank nachschauen, ob etwas Neues dazugekommen ist, seit wir das letzte Mal reingeschaut haben. vor 10 Minuten. Oder wir klicken uns doch alle 1300 Facebook-Fotos eines Mitschülers, mit dem wir nie wirklich befreundet waren.
Tja, was glaubst du, ist der Hauptgrund für diese Prokrastination? Die meisten würden vermutlich auf einen Mangel an Motivation, Disziplin oder Willenskraft tippen. Aber interessanterweise liegt die Ursache häufig woanders.
Wenn eine Aufgabe zu umfangreich oder zu groß scheint, zum Beispiel einen Vortrag vorbereiten oder eine Abschlussarbeit schreiben, dann führt das zu Unsicherheit. Ich weiß einfach nicht genau, wie ich anfangen soll und ich bin mir unsicher, ob ich mich vielleicht... blöd anstelle und mich blamieren werde. Um diese Unsicherheit zu vermeiden, wenden wir uns dann häufig Dinge zu, die uns vertraut sind, z.B. YouTube-Videos schauen.
Das lenkt von den schweren und verantwortungsvollen Pflichten ab. Aber nur weil wir den Kopf in den Sand stecken, verschwinden die Aufgaben dadurch nicht, sondern werden im Gegenteil noch schlimmer und eine Negativspirale beginnt. Erstmal anfangen ist also wichtiger als ein perfektes Ergebnis.
Wenn du produktiver als andere arbeiten möchtest, musst du deshalb Prokrastination in den Griff bekommen. Sprich, alle diese Unsicherheiten reduzieren. Wie das geht, schauen wir uns gleich an. Davor zum zweiten Punkt, der uns davon abhält, in derselben Zeit mehr zu schaffen.
Ineffizientes Arbeiten. Wenn wir dann letztlich doch mal mit der Arbeit angefangen haben, vielleicht weil die Deadline auf einmal gefährlich nahe gekommen ist, schaffen wir trotzdem lange nicht so viel, wie wir eigentlich könnten. Selbst wenn wir unsere Zeiten maximal ausnutzen, neben dem Telefonieren E-Mails checken, wenn wir die To-Do-Liste umsortieren und außerdem an einem Text feilen.
Multitasking funktioniert zwar grundsätzlich. Offensichtlich können wir verschiedene Dinge gleichzeitig tun, wie Netflixen und Kochen. Aber wir können uns nicht auf zwei Dinge gleichzeitig konzentrieren.
Multifokus ist unmöglich. Wenn zwei Aufgaben deine Konzentration beanspruchen, muss dein Gehirn immer zwischen beiden hin-und herspringen. Und das hat seinen Preis. Wusstest du, dass wir im Schnitt alle fünf Minuten unsere E-Mails kontrollieren und dann jedes Mal knapp über eine Minute brauchen, um uns wieder voll auf die Aufgabe zu konzentrieren? Pro Arbeitstag vergeuden wir dadurch im Schnitt 1,5 Stunden alleine durch das ständige Kontrollieren von Nachrichten.
Und dazu kommen natürlich noch alle anderen Unterbrechungen vielleicht. wenn jemand gerade etwas von dir braucht. Es ist also unmöglich, in einer Aufgabe hervorragende Leistungen zu bringen, wenn du deine Aufmerksamkeit ständig zwischen zehn verschiedenen Dingen aufteilst.
Um effizienter zu arbeiten, darfst du dich also immer nur gleichzeitig auf eine einzelne Sache fokussieren. Und zwar auf die Sache, die wirklich wichtig ist. Wir tappen häufig in die Falle und glauben, dass alle unsere Aufgaben, alle unsere Verantwortlichkeiten essentiell sind. Und dadurch verzetteln wir uns am Morgen in Kleinigkeiten, lesen kurz noch eine Nachricht und tun dem Kollegen schnell einen Gefallen.
Das fühlt sich vielleicht produktiv an, ist es aber nicht. Am Ende des Tages sind so die wirklich wichtigen Dinge mal wieder viel zu kurz gekommen. Wenn du zu viele Ideen hast oder von der schieren Flut an Aufgaben überwältigt wirst, dann helfen die Kernideen aus den folgenden beiden Büchern.
1. Eat that Frog von Brian Tracy Erledige die unangenehmste und wichtigste Aufgabe des Tages direkt als erstes. Sehr sinnvoll, denn je länger der Tag dauert, desto mehr sinkt die Konzentration, wenn die Anzahl an Ablenkungen steigt. 2. Essentialism von Greg McKeown Erlaube dir selbst, dass du nicht immer zu allem Ja sagst. Nur wenn du versuchst, nicht immer alles zu tun, kannst du deinen besten Beitrag zu den Dingen leisten, die wirklich wichtig sind.
Weniger aber besser ist hier das Motto. Fassen wir mal kurz zusammen, was eine ideale Produktivitätstechnik erfüllen sollte. Sie sollte Prokrastination reduzieren, indem sie genau vorgibt, welche machbaren Aufgaben wann abgearbeitet werden müssen. Sie sollte Ineffizienzen vermeiden, indem sie Multifokus unterbindet und stattdessen die wirklich essentiellen Aufgaben priorisiert. Und insbesondere...
Sie sollte einfach genug sein, um in der Praxis zu funktionieren. Und zwar nicht nur in den ersten Tagen, wenn wir noch hochmotiviert sind, sondern wirklich langfristig. Wenn wir alle diese Punkte zusammenfügen, kommt ziemlich genau die Ivy Lee Methode heraus. Sie besteht aus fünf Schritten.
Erstens, brainstormen. Schreibe am Ende deines Arbeitstages die sechs essentiellen Dinge auf, die du morgen unbedingt erledigen willst. Achte darauf, große Projekte in machbare Etappenziele aufzuteilen, die du leicht an diesem Tag abschließen kannst. Zweitens, sortieren. Ordne diese Aufgaben nach Wichtigkeit.
Auf Platz 1 gehört natürlich der Frog, die zentrale Aufgabe, die du unbedingt erledigen musst. Auf Platz 6 die am wenigsten wichtige Aufgabe, für die du nicht mehr so viel Konzentration benötigst. Dank dieser Liste weißt du am nächsten Tag genau, was deine konkreten, machbaren Pflichten sind und in welcher Reihenfolge sie abgearbeitet werden müssen. Dadurch vermeidest du Unsicherheit und somit Prokrastination. Drittens, umsetzen.
Wenn dein nächster Arbeitstag beginnt, dann fange direkt mit deiner ersten Aufgabe an. Nicht kurz E-Mails checken, nicht kurz einen Geburtstag auf Facebook nachschauen, sondern direkt anfangen und die Aufgabe komplett abschließen, bevor du dich um die nächste kümmerst. Dadurch vermeidest du Multifokus und schaffst in der gleichen Zeit mehr. Es hilft übrigens enorm, alle Benachrichtigungen auf Stumm zu schalten, damit du nicht jede 5 Minuten aus deiner Konzentration gerissen wirst.
Viertens, aufräumen. Wenn du nicht alle 6 Aufgaben deiner Liste erledigen konntest, ist das überhaupt kein Problem. Schreibe am Ende des Tages einfach die unerledigten Dinge auf deine Liste für den nächsten Tag und fülle diese nach Belieben auf, bis du wieder maximal 6 Aufgaben notiert hast.
Fünftens, Routine. Wiederhole den gesamten Prozess an jedem Arbeitstag. Klingt in der Theorie super, aber wie sieht es in der Praxis aus?
Was hat die Methode denn Charles Schwab gebracht? Nach drei Monaten stand ihr das nächste Treffen mit Ivy Lee an. Der Tag, an dem Schwab Ivy Lee so viel zahlen sollte, wie er angemessen für das Ergebnis hielt.
Aber konnte mit einer so simplen Methode nach so kurzer Zeit überhaupt schon ein Resultat zu sehen sein? Und ja, tatsächlich. Schwab war sogar so zufrieden mit den Ergebnissen, dass er Lee einen Scheck über 25.000 Dollar ausstellte.
Eine stattliche Summe, wenn man bedenkt, dass Ivy Lee nur wenige Stunden beschäftigt war. Und noch beeindruckender wird es, wenn man es in den heutigen Wert umrechnet. Etwa 400.000 Dollar So viel, wie viele Menschen nach 10 Jahren Vollzeitarbeit nicht verdienen. Daran kannst du in etwa abschätzen, wie gut die Methode funktioniert. Schwab soll sogar über Lees Technik gesagt haben, dass sie der beste Rat war, den er je bekommen hat.
Ich bin übrigens schon seit langem Fan der Ivy Lee Methode. Probier sie auch gerne mal aus. Ist sehr simpel umzusetzen, braucht kaum Zeit und sorgt für viel mehr Produktivität. Aber wenn du jetzt lieber noch ein wenig prokrastinieren möchtest, ist diese Playlist über Produktivität genau das Richtige.
Viel Spaß damit und bis zum nächsten Mal.