Hello à tous, j'espère que vous allez bien. Aujourd'hui on va parler d'un sujet très sérieux, on va parler automatisation dans Notion. Alors le 8 septembre 2021, Notion annonce sur ses réseaux sociaux qu'ils viennent de racheter un outil nommé Automate.io.
A l'époque, Automate.io est un outil d'automatisation de nos codes qui est clairement en train de se frayer sa place petit à petit aux côtés de Zapier ou de Make. Suite au rachat, Automate.io ferme et donc encore aujourd'hui je pense que si vous tapez Automate.io, vous voyez apparaître un message annonçant donc la fermeture de l'outil suite au rachat par Notion. Il faudra alors attendre août 2023, donc à peu près il y a un an, pour que Notion fasse enfin quelque chose d'Automate.io et intègre directement à leur outil des fonctionnalités d'automatisation.
Pour moi c'est la plus grosse mise à jour de Notion sur les deux dernières années. C'est vraiment ce combo base de données et automatisation dans un simple outil de prise de notes qui aujourd'hui en fait sa force. Donc je tenais vraiment à vous faire une vidéo entière dans laquelle je vais vous montrer un an après tout ce que j'ai pu automatiser sur mon espace Notion pour que vous puissiez vous en inspirer et à votre tour mettre en place des automatisations.
Aujourd'hui les automatisations intégrées à Notion me permettent notamment de m'envoyer des rappels sur Slack lorsqu'une tâche arrive à échéance et qu'elle n'est pas terminée, de me créer automatiquement toutes les tâches nécessaires à la création d'une formation, c'est-à-dire qu'à chaque fois que je clique sur nouvelle formation, ça me déroule automatiquement tout mon planning de gestion de projet, et également de recycler tous mes meilleurs contenus, que ce soit des contenus LinkedIn ou Instagram, pour me permettre d'arriver en début de mois quand je souhaite planifier mes nouveaux contenus avec une liste de sujets à aborder basée sur les résultats de mes mois précédents. Et encore une fois, tout ça automatiquement. Avant de rentrer dans le vif du sujet, je me suis dit que peut-être il serait bon de faire un bref rappel sur ce qu'est une automatisation. Une automatisation, j'aime bien dire que c'est ce qui permet de faire bien automatiquement ce que les humains font mal manuellement.
Dans le sens où il y a plein de tâches que vous effectuez tous les jours qui n'ont aucun intérêt à être faites manuellement. Et au-delà de ça, souvent quand on les fait manuellement, c'est potentiellement source d'erreur. Je prends toujours le même exemple, quand on édite une facture, il n'y a pas besoin de faire preuve de créativité, il faut toujours mettre les mêmes informations.
Pire encore, s'il manque certaines informations, tu risques des pénalités. Donc je ne vois pas encore comment en 2024, certains peuvent se dire que c'est intelligent de faire leur facture manuellement, mais peut-être est-ce uniquement parce que vous n'avez pas les bons outils et donc je vais être là. justement pour vous guider et choisir les différents outils pour vos différents besoins.
Donc une automatisation, ça va toujours être construite en trois temps. La première étape consiste à déterminer ce qu'on appelle le déclencheur. En anglais, on appelle ça le trigger et vous trouverez ce terme très très souvent dans tous les outils no-code que vous utiliserez puisque la plupart ont une interface en anglais.
Donc le déclencheur, c'est l'événement qu'on va pouvoir venir surveiller et qui va permettre de déclencher la suite d'action que l'on aura définie dans le process. ... C'est hyper important de se dire qu'une automatisation, il faut absolument qu'elle s'appuie sur un process, parce que dans les faits, un process qui a été défini en amont, schématisé, bref, il faut que ce soit clair dans votre tête, c'est hyper important comme étape, parce que quand on se retrouve sur notre outil d'automatisation, et qu'on ne sait pas vraiment ce qu'on veut faire, c'est beaucoup moins facile, en fait, de le designer, si on n'a pas une idée claire de ce qu'on surveille, des actions à réaliser, et du résultat qu'on souhaite obtenir.
Et donc la deuxième étape nécessairement est bien de définir la suite d'action qui va permettre d'obtenir le résultat. qu'on attend. Et en général, ça amène de la transformation de données, de la manipulation de données. Pour moi, il y a vraiment deux grandes catégories d'automatisation. On va dire il y a les automatisations de niveau 1 qui vont simplement servir par exemple à transmettre des informations d'un outil à un autre et on va avoir les automatisations pour moi de niveau 2, niveau 3. niveau tout ce que vous voulez, qui là en plus vont intégrer une étape de transformation.
Et donc on n'est plus juste sur un simple process de tel outil est connecté à tel outil. Exemple, Tali envoie de la donnée dans Notion quand quelqu'un complète un formulaire. On est dans un process où, en étape intermédiaire, on retransforme la donnée. On va rechercher dans Notion une information permettant de traiter la donnée enregistrée dans Tali.
Il y a... une retransformation. Et donc en général, on commence par créer des automatisations deux étapes, où le déclencheur est qu'une donnée est créée dans un outil et que ça vient la déverser dans un autre outil. Puis quand on commence à être à l'aise, alors on passe sur des automatisations multi-étapes où on intègre des étapes de transformation de la donnée. Moi j'ai tendance à dire que Zapier c'est ok pour les automatisations deux étapes dès qu'on veut aller plus loin.
Malheureusement, Zapier va être très limité notamment parce que je trouve que niveau représentation graphique, Quand on va vouloir avoir différents chemins, ce sera tout de suite un enfer à maintenir, alors que sur Make, ça va être beaucoup plus visuel puisqu'on pourra suivre les différents chemins que la donnée pourra prendre. Et donc quand on fera les tests, on verra même la donnée parcourir les chemins. Enfin bref.
On verra ça dans les prochaines vidéos qui seront dédiées à l'automatisation sur Mail. Mais aujourd'hui, on va vraiment se concentrer sur les automatisations qui sont intégrées à Notion. Donc cette première automatisation que je vais vous montrer, c'est une automatisation qui permet de lier Notion à un outil tiers qui est Slack.
Donc pour ce faire, lorsque vous voulez créer une automatisation, vous devez cliquer sur le petit éclair. Donc là vous voyez que j'en ai déjà beaucoup. Je vais créer une nouvelle automatisation que je vais appeler notification Slack. Et donc là j'aimerais pouvoir dire qu'elle va se déclencher lorsque le responsable est défini sur moi-même.
Ce n'est malheureusement pas possible et je sais qu'il y en a beaucoup qui se limitent à ça et qui se disent bon bah c'est de la merde finalement. Non, il y a moyen. en fait de contourner le problème.
Ici, vous voyez, il y a écrit pour toutes les pages dans To Do. En fait, en réalité, tu as la possibilité du coup de créer une vue. Donc, c'est ce qu'on va faire.
On va créer une vue table classique. Donc, je vais venir ici. Je vais dupliquer cette vue. Je vais l'appeler Claire. Et donc, ici, je vais dire que il faut filtrer par Respo.
Hop. Contient Claire. voilà est-ce qu'il y a d'autres filtre intéressant oui. Etat n'est pas tout ça. Voilà.
Type tâches. Voilà. Donc là il y a uniquement les tâches qui me sont attribuées. Et donc ici si je reviens sur mon automatisation et bien je peux sélectionner la vue claire. Ce qui me permet donc de déclencher mon automatisation seulement pour certaines données.
Donc vraiment ça c'est une faiblesse pour moi pour l'instant c'est que quand ton coach responsable is edit. Moi j'aimerais bien pouvoir intégrer la notion de variable et donc pouvoir dire respo is sur clair. Ça viendra un jour, pour l'instant il faut contourner le problème en utilisant les filtres. Et donc je vais lui demander de m'envoyer une notification sur Slack et je vais choisir test notion créé.
Et donc là ce que je vais faire c'est que je vais prendre une tâche qui ne m'est pas attribuée. Donc là par exemple je vais prendre cette tâche et je vais me l'attribuer. Comme ça elle apparaît dans la vue claire Est-ce qu'elle est bien apparue ? Oui Et donc je vais recevoir une notification par ici Alors je vais être honnête c'est pas quelque chose qui est instantané Je m'attendais à ce que ce soit beaucoup plus rapide Quand j'ai commencé à mettre en place ce système Ça met toujours 3-4 minutes à arriver Tout le fait que là j'attends de la notification Mais disons que c'est quand même pratique Il n'y a pas besoin d'utiliser d'outil tierce Donc c'est quand même quelque chose d'assez agréable Voilà donc la notification est à part. ça y est, on a donc bien Notion qui a envoyé un message dans Test Notion avec donc Claire a modifié la page dans To Do, Claire, Call, Respo Christian devient Claire.
Donc ça c'est plutôt pratique et au-delà de ça en fait on peut imaginer plein d'autres automatisations du type par exemple faire en sorte que quand par exemple Priorité est définie sur Urgent et bien ça m'envoie un message sachant que ici la mise à jour de la priorité urgent, eh bien, elle est mise à jour automatiquement lorsque les pages arrivent dans la vue urgent. Et donc, en fait, la vue urgent, ce sont toutes les tâches à échéance dans moins de 7 jours. Ce qui fait que en début, tous les jours, les tâches les plus urgentes remontent dans le canal Slack.
Deuxième automatisation, qui est une automatisation qui m'est grandement utile à chaque fois que je veux créer un projet de formation. Donc, en gros, moi, j'ai une base de données propre à mes formations. qui sont ici et j'ai une base de données projet.
Dans la base de données projet, je n'ai pas uniquement des tâches liées à mes formations, mais en tout cas, à chaque fois que je crée une formation, ça crée un projet propre à la formation avec toutes les tâches qui vont être nécessaires pour justement créer la formation. Quand je vais vouloir créer une formation, je vais tout d'abord cliquer sur ce bouton. Ce bouton, il fait quoi ? Il fait en sorte qu'à chaque fois que je vais cliquer, il va me demander déjà si je suis vraiment certaine de vouloir créer une formation.
Et si je lui dis que je suis vraiment certaine, alors ça va créer une formation au template formation du nom nouvelle formation. et ça va me l'ouvrir. Dès que je vais créer la formation, ça va automatiquement créer le projet lié dans la base de données To-Do List avec toutes les tâches liées à ce projet.
Donc j'ai automatisé ça ici, ça s'appelle la machine à lancement. Cette automatisation, elle fait qu'à chaque fois qu'une nouvelle page est créée, eh bien ça va créer dans la To-Do List toutes les tâches suivantes. Voilà. et à chaque fois j'utilise un modèle comme ça, ça me permet de gagner du temps. Et à la fin, ça crée le projet qui va lier toutes les sous-tâches et ça lie le projet à la formation en question.
Donc concrètement, à chaque fois que je vais cliquer ici, je vais cliquer sur Let's go et je vais appeler ça Formation Test. Ici, on va voir apparaître toutes mes différentes tâches. Donc on les voit apparaître au fur et à mesure.
Et elles sont... sont apparus ici également et donc si je clique ici je n'ai plus qu'à renommer le fameux projet en formation test et tout est prêt et donc formation test là ça me permet d'avoir un projet avec le kanban parce que c'est au format projet et ici par exemple rédaction des mails post achats bam j'ai déjà mes template d'email Si je vais sur une autre tâche, on va ouvrir en grand. Si je vais sur Webinar, hop, j'ai déjà toute la structure. La séquence email, le pitch, lead magnet, pareil. Landing page, pareil, j'ai déjà tout le copywriting.
Et donc, en fait, ça me permet de grandement gagner du temps. Et dans les faits, j'opère. toujours de la même façon.
C'est d'ailleurs la seule façon que j'ai trouvée pour m'améliorer et pour réussir à, à chaque fois que je lance une nouvelle formation, réussir à mieux la lancer. Mieux la lancer dans le sens où je capitalise sur mon apprentissage pour toujours faire mieux. Et donc en fait, notamment ces templates et puis également globalement la liste des tâches, ça évolue.
C'est-à-dire qu'à chaque fois que je vais créer une nouvelle formation, là par exemple, il y a l'aspect mini-challenge qui a été ajouté, potentiellement qu'au prochain lancement, on fera un mini-challenge spécifique. Au prochain lancement de formation, je me vois bien notamment faire un petit mini challenge propre au freelancing pour que les gens testent en une semaine si c'est fait pour eux. Troisième automatisation et pas des moindres, une automatisation qui va me permettre de venir recycler automatiquement tous mes contenus qui auront le mieux marché. Donc notamment sur Instagram, en fait, toutes mes statistiques sur mes comptes.
remonte automatiquement via une automatisation Make. Et donc je vais créer l'automatisation avec vous qui va nous permettre de faire remonter tout ça. Donc la première chose à faire, c'est de créer une vue filtrée sur la date de publication.
Voilà. Donc là ce que j'ai fait, c'est que j'ai dit que la date de publication, elle devait être sur les deux derniers mois, mais également être avant il y a un mois. Donc en gros, c'est pas sur le mois qui vient de s'écouler, mais le mois d'avance qui va me permettre de savoir quels sont les contenus à recycler pour le mois prochain.
Je Je vais également filer... pour récupérer uniquement les contenus Instagram donc je souhaite que le nombre d'impressions ne soit pas nul. Donc là j'ai posté deux posts sur Insta, on va peut-être changer les dates pour qu'on en ait un peu plus, on va mettre six mois, c'est un peu beaucoup.
Et là ce qu'on va faire c'est qu'on va filtrer sur ceux qui ont le mieux marché donc là je me dis qu'un nombre d'impressions supérieur à 4000 c'est intéressant donc je vais pouvoir faire supérieur ou égal à 4000. Maintenant Donc j'ai filtré ma... vu donc on va mettre meilleur poste à recycler. Je vais également d'ailleurs j'ai oublié il faut filtrer sur le fait que poste recyclé qui est une huillée soit vide voilà on va pas recycler un poste deux fois voilà et poste original aussi voilà donc là il ne nous en reste plus qu'un puisque j'avais déjà recyclé un poste et donc ici c'était l'automatisation de la veille en effet je me souviens que ça avait bien marché et donc comment faire maintenant il suffit d'aller ici d'aller créer une nouvelle automatisation qui va s'appeler Recyclage Test, juste pour vous montrer. Pour les pages dans Meilleur Poste à Recycler, dès qu'une nouvelle page va être ajoutée, eh bien, on va venir créer une nouvelle page dans la base de données de Planning Editorial, As Post, et on va le lier. Donc, Poste Original est cette page.
Comme ça, les deux postes seront liés et on va pouvoir l'enregistrer. Et donc là, je vais le dupliquer. Peut-être que ça va marcher. voilà ça y est ça a marché et donc là en effet ça y est il m'a créé ma page voyez c'est celle ci qui a été créée si je vous montre cette propriété vous allez comprendre le created by hop il me dit notion donc c'est bien cette page qui a été créée automatiquement à partir de mon modèle donc les modèles je rappelle c'est ici on peut tous les créer voilà donc c'est comme ça que je recycle automatiquement mes contenus et donc ça me permet notamment au début de chaque mois d'avoir une liste de... postes recommandés entre guillemets juste par mes chiffres et donc ça me permet de me baser sur des données tangibles pour savoir ce qui a vraiment marché et les recycler automatiquement.
Donc c'est plutôt très pratique. Donc petit point pour terminer cette vidéo sur les forces et faiblesses des automatisations directement intégrées à Notion. Alors commençons par Le positif, commençons par les forces.
Le principal avantage, c'est que pour plein de besoins du quotidien, des choses assez simples, remonter des notifs dans Slack, etc., ça permet de gagner un temps fou et ça permet de ne pas avoir à utiliser un outil d'automatisation de code en complément. Donc tout est intégré et ça, c'est vraiment très pratique. Et donc nécessairement, c'est un gain de productivité. Cependant, il y a quand même pas mal de limites, mais je suis convaincue que dans les prochains mois, prochaines années, ils feront mieux.
Je les attends au tournant. Première problématique pour moi c'est qu'il n'y a pas encore de notion de variable et ça pour moi c'est pas ok. Quand tu peux pas par exemple faire en sorte que ton poste recyclé prenne le même nom que ton poste de base parce qu'il n'y a pas la variable nom, pas possible.
Donc ça pour moi j'attends vraiment qu'il fasse mieux à ce niveau là, j'attends des notions de variable plus avancées. Pour l'instant pour moi sans ça c'est... Ce n'est pas encore des fonctionnalités d'automatisation assez abouties. Ensuite, pour l'instant, on a vu comment le connecter à Slack. J'aimerais bien pouvoir le connecter à d'autres outils nativement.
Vraiment, ça serait vraiment top. Pour l'instant, à part envoyer des messages sur Slack, on ne peut pas envoyer d'autres... informations à d'autres applications. Troisième point faible à mes yeux, il manque un espace dans lequel on pourrait avoir une vision globale de toutes les automatisations qu'on a mis en place dans toutes nos bases de données.
Pourquoi je dis ça ? Parce que en fait je trouve que avoir mis les automatisations sur une table avec le petit éclair, en fait dans les faits je trouve ça un peu confusant parce que tu ne te souviens plus forcément à quel endroit était... quelle automatisation ?
Exemple sur la partie formation base de données, à chaque fois, je me dis, ah oui, tout est dans la partie formation, alors que j'aurais pu le découper en deux parties, une partie de l'automatisation dans la base de données formation et l'autre dans la partie gestion de projet. Et donc, le fait que je n'ai pas de vision globale sur où sont les automatisations, franchement, je trouve ça confusant et je trouve ça dommage. Donc j'aimerais bien, au même titre qu'ils ont mis carrément une page entière pour l'intelligence artificielle, avoir un espace dans lequel j'ai juste genre la liste de toutes les automatisations que j'ai mises dans toutes mes tables. Limite rangées par table c'est ok, mais vraiment quelque chose de plus clair à ce niveau là, un espace de travail en fait propre à l'automatisation, parce que le faire directement comme ça au milieu de notre travail je trouve ça un peu moyen. Et dernier point, il concerne le tarif.
En fait, il est uniquement possible de créer des automatisations depuis un compte Notion+, donc forcément un compte payant, même le plus petit. compte payant par contre à les automatisations. Cependant si vous voulez tester, je vous invite en fait à dupliquer des templates qui intègrent des automatisations parce que du coup vous pourrez en bénéficier. C'est à dire que si vous avez dupliqué un template qui possède des automatisations, vous pouvez en tirer parti.
Le seul petit hic c'est que typiquement vous ne pourrez jamais utiliser les automatisations liées à Slack puisque fun fact, je me suis pris la tête une fois pendant deux trois heures à comprendre pourquoi ça marchait pas ce que j'étais en train de faire. Parce que j'étais en train d'essayer de dupliquer un template dans lequel j'avais intégré une une automatisation. liée à Slack et en fait tu peux pas dupliquer un template où il y aurait du Slack dedans parce que comme tu peux pas connecter ton Slack et donc à chaque fois ça me mettait erreur mais il me disait pas pourquoi j'ai fini par retirer cette automatisation pour comprendre enfin c'était il y a un an ça se trouve ils ont corrigé mais en tout cas En tout cas, il y a un an, quand il y avait des automatisations Slack, de base, ça mettait la duplication en erreur.
Et donc, tu te retrouvais un peu bête à ne pas savoir comment résoudre le problème. Voilà, il suffisait d'enlever les automatisations liées à Slack. Pour réussir à prendre en main les automatisations, voici deux choses que je vous invite à faire aujourd'hui. La première chose, c'est de reproduire les différentes automatisations que je vous ai présentées aujourd'hui pour vous entraîner.
Amusez-vous, allez recréer directement dans votre espace Notion. Comme ça, en pratiquant, vous réussirez à les prendre en main et à comprendre comment les construire. Deuxième chose, je vous invite à imaginer, à schématiser, mais même en prenant un papier et un crayon. Une automatisation que vous pourriez intégrer à votre espace Notion, qui vous serait utile au quotidien.
Peut-être pour une autre base de données. Peut-être que, par exemple, vous avez une table qui stocke toutes vos factures. et que vous voulez faire en sorte de les ajouter automatiquement dans une table qui regrouperait les différentes factures mois par mois. Ça c'est quelque chose qui est possible de faire. Moi j'ai une table avec les différents mois de l'année dans lequel je viens lier toutes les factures.
Comme ça, ça me permet de faire des statistiques mensuelles. Donc imaginez les vôtres et essayez de les recréer. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me les transmettre dans les commentaires.
J'essaierai de répondre au fur et à mesure aux problématiques que vous pourriez rencontrer. demain on va aller encore un peu plus deep dans la technique puisqu'on va se retrouver directement sur Make et je vous ai préparé deux vidéos pour conclure cette semaine, une vidéo qui va être entièrement dédiée à la présentation de tous les modules Notion directement intégrés à Make pour réussir à bien automatiser son espace Notion grâce à Make et pour terminer, vendredi, vous aurez une vidéo complète sur tous les modules ChatGPT, OpenAI plus globalement, qui sont déjà intégrés dans Make. Comme ça vous saurez en fait qu'est-ce qu'il est possible de faire via des automatisations, quelles sont les actions qui sont... disponible à l'heure actuelle et vous pourrez commencer à vous amuser à créer tous vos scénarios. Je vous souhaite donc à tous une très belle journée et on se retrouve dès demain pour une nouvelle vidéo.