Catatan Kuliah: Memahami Administrasi Umum

Pembukaan

• Assalamualaikum, selamat pagi anak-anak.
• Pentingnya menjaga kesehatan:
  • Pakai masker.
  • Jaga jarak.
  • Cuci tangan setelah beraktivitas.

Pengantar Materi

• Membahas tentang administrasi.
• Administrasi berkaitan dengan:
  • Surat menyurat.
  • Catat-mencatat.
  • Keuangan.
• Setiap lembaga memiliki sistem administrasi.
• Staff administrasi berperan penting.
• Administrasi sebagai "urat nadi" perusahaan.

Pengertian Administrasi

Secara Bahasa

• Bahasa Latin:
  • "Add" (intensif) + "Ministry" (melayani, membantu).
• Bahasa Inggris:
  • "Administration" (tata usaha).

Secara Sempit

• Kegiatan penyusunan dan pencatatan data.
• Tujuan: menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan.
• Contoh kegiatan: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan sederhana.

Secara Luas

• Kerjasama antar individu berdasarkan pembagian kerja.
• Penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif.

Contoh Administrasi

1. Usaha makanan:
   • Pemasukan dicatat di buku.
   • Pengeluaran untuk kebutuhan juga dicatat.
2. Surat masuk ke lembaga:
   • Proses pengarsipan sebelum disampaikan.

Tujuan Administrasi

1. Memantau aktivitas administrasi.
2. Mengevaluasi kegiatan perusahaan.
3. Menyusun program usaha.
4. Memastikan keamanan kegiatan usaha.

Unsur-unsur Administrasi

1. Pengorganisasian:
   • Menyusun kerangka organisasi.
   • Menentukan visi, misi, dan struktur organisasi.
2. Manajemen:
   • Menggerakkan karyawan dan fasilitas kerja.
   • Memotivasi karyawan.
3. Tata Hubungan/Komunikasi:
   • Menyampaikan informasi antar pihak.
4. Kepegawaian/Personalia:
   • Mengatur tenaga kerja sesuai kebutuhan.
5. Keuangan:
   • Mengelola pembelanjaan.
6. Perbekalan/Sarana-Prasarana:
   • Mengatur perlengkapan yang diperlukan.
7. Tata Usaha:
   • Menghimpun, mencatat, dan mengolah informasi.
8. Perwakilan/Humas:
   • Menciptakan hubungan baik dengan masyarakat.

Fungsi Administrasi

1. Planning (Perencanaan):
   • Memerlukan perencanaan yang baik.
2. Penyusunan (Organizing):
   • Membentuk hubungan kerja antar individu.
3. Koordinasi:
   • Menjaga keselarasan antar bagian.
4. Laporan (Reporting):
   • Memantau dan menyampaikan perkembangan kegiatan.
5. Penyusunan Anggaran (Budgeting):
   • Mengelola anggaran secara efisien.
6. Penempatan (Staffing):
   • Proses perekrutan dan pelatihan tenaga kerja.
7. Pengarahan (Directing):
   • Memberikan bimbingan kepada anggota organisasi.

Contoh Administrasi

• Administrasi negara.
• Administrasi keuangan.
• Administrasi pendidikan.
• Administrasi perkantoran.
• Administrasi kependudukan.

Penutup

• Materi administrasi dapat memperluas wawasan.
• Jika ada pertanyaan, silakan hubungi melalui WhatsApp.