Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh Selamat pagi anak-anak Bagaimana kabar kalian hari ini? Semoga kalian dalam keadaan sehat walafiat ya Oke, sebelum kita memulai pembelajaran Jangan lupa, kalian harus selalu menjaga kesehatan kalian ya Terutama ketika kalian keluar rumah Jangan lupa pakai masker, kemudian jaga jarak Dan jangan lupa kalian cuci tangan setelah beraktifitas di luar. Oke, pada kesempatan kali ini, pada mata pelajaran administrasi umum, kita akan membahas mengenai memahami administrasi. Nah, sebelum kita ke pembahasan materi, Bapak akan memberikan pengantar kepada kalian agar kalian lebih bisa memahami dan ada gambaran mengenai apa itu administrasi.
Administrasi, pasti kalian sudah sering sekali mendengar kata administrasi dalam kehidupan kalian, ya kan? Nah, sebagaimana yang kita ketahui, seringkali administrasi ini berkaitan dengan kegiatan surat menyurat, catat-mencatat, bahkan mengenai keuangan. Oleh karena itu, setiap intansi atau lembaga maupun perusahaan mempunyai sebuah sistem administrasi sendiri.
Nah, aktivitas ini biasanya didalankan oleh seorang ahli atau yang disebut dengan staff administrasi atau administrator. Jadi, administrasi memegang peranan yang sangat penting terhadap tercapainya kelancaran usaha kegiatan maupun aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi. Sehingga, dengan demikian dapat dikatakan, administrasi juga merupakan urat ngaji perusahaan dan administrasi juga dapat memperlihatkan fakta dan keterangan yang diperlukan untuk kelancaran kegiatan yang ada di dalam perusahaan ataupun organisasi oke kita lanjut, menurut kalian apa sih itu administrasi itu? ayo saya kasih waktu 5 detik ya untuk berpikir 1, 2, 3, 4, 5 Oke, selesai.
Pasti kalian berpikir administrasi itu berhubungan dengan keuangan, pembayaran, tagihan, dan lain sebagainya. Nah, jika kalian ingin tahu kebenaran atau kejelasan mengenai administrasi, ayo kita lanjut ke slide berikutnya. Administrasi secara bahasa terbagi menjadi dua. Yang pertama, bahasa latin.
yaitu dari kata add dan ministry add artinya intensif, ministry artinya melayani, membantu dan memenuhi yang kedua yaitu bahasa inggris, yaitu dari kata administration yang artinya adalah tata usaha nah lanjut untuk pengertian administrasi registrasi Terbagi menjadi dua, administrasi secara sempit dan administrasi secara luas. Nah, untuk secara sempit, administrasi merupakan kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan, serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan. dalam hubungan satu dengan yang lain atau dengan kata lain disebut tata usaha. Nah, bentuk kegiatannya biasanya meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan sederhana, ketik-mengetik, dan sebagainya yang bersifat teknis ketata usahaan.
Nah, lanjut, administrasi secara luas. Itu merupakan kegiatan kerjasama. yang dilakukan oleh 2 orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendaya gunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Oke, itu tadi ya pengertian dari administrasi secara sempit dan luas. Nah, setelah ini Bapak akan memberikan contoh kepada kalian agar kalian lebih memahami mengenai administrasi. Contoh yang pertama.
Misal kamu punya usaha makanan, pasti setiap hari mendapatkan pemasukan dari pembeli. Nah, pemasukan ini nanti setiap harinya dicatat di buku pemasukan. Setiap hari dapat misalkan 100 ribu, 200 ribu, 300 ribu, dicatat ya di buku pembukuan. Kemudian, setiap hari juga kalian mengeluarkan uang untuk membeli kebutuhannya. Nah, itu juga dicatat.
Nah, itu juga... termasuk bentuk administrasi ada buktinya nanti setiap bulan bisa direkap berapa keuntungan kita berapa kerugian kita nanti akan ketahuan nah itu salah satu bentuk dari administrasi kemudian contoh yang kedua semisal ada surat masuk masuk ke lembaga kita nanti surat tersebut tidak langsung diberikan kepada pihak yang terkait tetapi kita harus melakukan proses terlebih dahulu dengan cara menerus di buku agenda, kemudian dikasih lembar disposisi, baru nanti diberikan kepada pihak terkait untuk ditindaklanjuti. Itu juga termasuk proses administrasi.
Jadi, proses administrasi ini merupakan proses yang sangat penting yang harus diterapkan di manapun organisasi itu. Nah, kita lanjut ke tujuan administrasi. Yang pertama, yaitu untuk memantau aktivitas administrasi.
Jadi, di dalam kegiatan administrasi itu banyak sekali. Jadi, semisal mungkin kita harus membuat seperti pembukuan ataupun pencatatan secara sistematis. Dengan begitu, pimpinan kita itu bisa lebih mudah dalam memantau bagaimana, apa, dan kapan.
ataupun mengapa kegiatan itu dilakukan. Kemudian yang kedua yaitu untuk mengevaluasi kegiatan perusahaan. Jadi dengan adanya administrasi ini, perusahaan sudah mempunyai sistem administrasi yang baik. Jadi perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan evaluasi terhadap setiap kegiatan baik di dalam organisasi maupun di luar organisasi. Yang ketiga yaitu menyusun program usaha.
Jadi setiap perusahaan atau organisasi membutuhkan sebuah acuan untuk menyusun program kerja unggulan dan itu juga bisa diperoleh dari administrasi. Nah, administrasi ini akan dibuat sedemikian sistematis dan teratur agar mudah dalam mencari data yang saat diperlukan. Nomor empat, untuk memastikan keamanan kegiatan usaha. Belum tentu kegiatan usaha, kelompok, ataupun perorangan itu terjamin keamanannya karena itu mereka membutuhkan administrasi untuk memantau setiap keluar masuknya pihak yang bersangkutan sampai masalah biaya maka dari itu administrasi ini dibutuhkan agar tercatat jelas dan detail mengenai semua aktivitas dan transaksi yang dilakukan oleh perusahaan itulah tadi 4 tujuan kenapa administrasi itu sangat Oke kita lanjut ke unsur-unsur administrasi Nah unsurnya ada 8 ya Yang pertama yaitu pengorganisasian Pengorganisasian ini merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi Yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerjasama Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan atau ditetapkan Contohnya seperti kita menentukan visi dan misi perusahaan Kemudian membuat struktur organisasi Kemudian membagi tugas kepada setiap karyawan Nah itu namanya pengorganisasian Oke lanjut yang kedua yaitu manajemen Manajemen ini merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.
Nah, contoh menggerakkan karyawan ini seperti kita memotivasi karyawan agar kinerja mereka semakin semangat, kemudian memberikan tunjangan. Memberikan pelayanan yang baik kepada karyawan supaya mereka kerjanya semangat dan termotivasi untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Lanjut yang ketiga yaitu tata hubungan atau komunikasi.
Komunikasi ini merupakan perbuatan menyampaikan warta, berita atau informasi dari pihak satu kepada pihak yang lain dalam usaha kerjasama. Nah, komunikasi ini juga sangat penting dalam administrasi. Kenapa demikian? Ketika karyawan satu memperoleh informasi, nah, informasi tersebut juga harus disembarluaskan kepada karyawan yang lain.
Supaya apa? Agar mereka saling tahu informasi atau up to date. agar mereka juga tidak ketinggalan informasi yang sudah beredar selama ini kemudian komunikasi dengan sesama karyawan juga harus baik nah itu mengenai tata hubungan atau komunikasi yang keempat yaitu kepegawaian atau personalia Merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama. Nah, kepegawaian ini harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.
Dalam mencari karyawan, nah ini juga tidak sembarangan. Perusahaan harus mencari karyawan sesuai dengan apa yang dibutuhkan. Contoh, sekolah A membutuhkan guru matematika. Tidak mungkin kan sekolah A tersebut merekrut guru selain jurusan matematika. Nanti kan akan rancu nanti, kasihan murid-muridnya.
Jadi, ketika mencari pegawai, itu harus sesuai dengan keahlian dan kompetensi yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut nah empat itu dulu ya nanti kita lanjut ke empat yang lain sampai sini ada pertanyaan anak-anak jika nanti kalian masih bingung kalian bisa tanya kepada saya melalui WA kita lanjut ke empat berikutnya unsur yang kelima yaitu keuangan, keuangan ini merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama nah Dalam pengelolaan keuangan ini, perusahaan ataupun organisasi harus pintar-pintar mengelola keuangan yang ada dalam perusahaannya. Jangan sampai kita menggunakan uang itu sembarangan. Gunakan keuangan yang dimiliki itu sebaik mungkin. Lanjut ke unsur yang ke-6, yaitu perbekalan atau sarana-prasarana. Nah, sarana-prasarana ini merupakan langkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerjasama.
Nah, perusahaan pun juga harus peliti ketika membeli sarana-prasarana yang dibutuhkan pada saat itu juga. Jadi ketika perusahaan tidak menerlukan alat-alat ini, ya tidak usah dibeli. Jadi belilah alat atau sarana-prasarana yang dibutuhkan oleh perusahaan. Kemudian belilah sarana-prasarana yang kualitasnya bagus. Untuk apa?
Kenapa begitu? Karena dengan kualitas yang bagus, nanti juga akan mempengaruhi keawetan dari... alat tersebut kemudian ketika sudah membeli peralatan jangan lupa dipelihara dibersihkan ketika ada peralatan yang sudah tidak dipakai disingkirkan nah itu seperti itu Kemudian yang ke tujuh yaitu tata usaha. Tata usaha ini merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.
Nah ini tetap usaha kalian sudah pernah tahu ya, jadi tetap usaha itu banyak sekali kegiatannya. Menghimpun contohnya kayak mengumpulkan data, misalkan contohnya mengumpulkan data dari siswa baru, kemudian mencatat dan lain sebagainya. lanjut yang terakhir yaitu perwakilan atau hubungan masyarakat hubungan masyarakat ini merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerjasama yang dilakukan nah humas ini biasanya tugasnya itu ketika ada produk baru dari perusahaan ataupun organisasi itu nanti humas akan Seperti mengiklankan produk agar masyarakat itu mengetahui produk perusahaan tersebut.
Setelah mengetahui nanti akan membeli. Kemudian ketika ada masyarakat yang bermasalah dengan perusahaan, nanti akan humas, humas inilah yang akan menangani atau memecahkan masalah bersama. Oke lanjut yang berikutnya yaitu mengenai fungsi administrasi ada tujuh.
Nah yang pertama yaitu planning atau perencanaan. Nah dalam kegiatan perencanaan ini kegiatan administrasi itu wajib memerlukan yang namanya sebuah perencanaan yang baik dan matang. Contohnya seperti pengumpulan data, penyusunan perencanaan, pengelolaan data.
Dimana di dalam kegiatan tersebut administrasi sangat diperlukan. Lanjut yang kedua yaitu penyusunan atau organizing. Nah, kegiatan organizing ini sangat diperlukan dalam kegiatan administrasi ya, baik itu di berbagai bidang. Nah, yang dimaksud dengan organizing ini adalah kegiatan menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja antar individu sehingga terwujud kesatuan usaha dalam mencapai tujuan perusahaan atau instansi.
Nah, contohnya seperti pembagian tugas, pembagian wilayah kerja. Nah, biar jelas. Tugas yang diemban oleh setiap karyawan Tidak bentrok sana dan sini Lanjut yang ketiga yaitu koordinasi atau coordinating Fungsi pengkoordinasian atau coordinating ini Wajib dilakukan di setiap perusahaan Agar berjalan dengan baik dan benar Sehingga koordinasi ini tidak Fungsinya itu biar tidak ada kekacauan Ataupun kerusakan atau kekosongan aktivitas Dalam sebuah kesatuan usaha Jadi koordinasi ini dapat dilakukan setiap individu di setiap bagian biar satu dengan yang lain saling sinkron, saling memahami antar karyawan.
Lanjut yang keempat yaitu laporan atau reporting. Fungsi pelaporan ini atau reporting ini merupakan aktivitas pemantauan dan penyampaian perkembangan hasil dan progres suatu kegiatan. Wujudnya dengan membuat laporan, baik itu tulisan maupun tertulis ya. Nah, laporan ini akan diserahkan kepada pihak yang terkait, biasanya dengan jabatan yang lebih tinggi. Gunanya apa sih?
Gunanya untuk evaluasi kinerja untuk kedepannya. Itu fungsi dari laporan. Nah yang kelima yaitu penyusunan anggaran atau budgeting.
Administrasi juga memiliki fungsi budgeting ya. Hal ini untuk kegiatan perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan atau berkelanjutan. Tujuannya apa tuh fungsi budgeting ini?
Tujuannya agar semua anggaran keuangan yang ada di dalam perusahaan itu bisa dimanfaatkan secara optimal dan efisien. Nah itu dari fungsi anggaran Lanjut yang keenam yaitu penempatan atau staffing Nah fungsi administrasi yang keenam ini Yang dimaksud dengan penempatan adalah kegiatan yang berhubungan dengan tenaga kerja Yakni dari proses perekrutan, kemudian pelatihan, dan pengembangan Serta pembagian tugas harus sesuai dengan keahlian masing-masing ya Lanjut fungsi yang terakhir yaitu pengarahan atau directing Nah Atau kalau bahasa Indonesia yaitu fungsi pembimbingan. Fungsi ini biasanya berkaitan dengan aktivitas interaksi dengan anggota organisasi dalam bentuk pemberian bimbingan, saran, perintah-perintah, atau pengarahan dari pimpinan agar tugas yang dijalankan itu dapat berjalan dengan baik guna mencapai tujuan yang sudah ditentukan.
Hal ini sangat penting dilakukan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Nah, itu tadi tujuh fungsi administrasi. Semoga tujuh tadi bisa kalian pahami dengan baik ya. Kalau misal kalian masih bingung, silakan kalian boleh ditanyakan.
Nah, untuk slide terakhir ini yaitu berupa contoh dari administrasi. Nah, contoh administrasi ini meliputi dari administrasi negara, atau administrasi keuangan, administrasi pendidikan administrasi perkantoran dan juga administrasi kependudukan nah kalian bisa baca sendiri ya itu contoh-contohnya nah tolong dibaca dengan baik agar kalian bisa memahami apa itu administrasi dan berserta contoh-contohnya nah sekian ya materi dari bapak semoga materi administrasi ini dapat membantu atau bermanfaat untuk kalian menambah wawasan kalian mengenai administrasi jika kalian ada yang masih belum dipahami silakan kalian bertanya melalui whatsapp terima kasih sekian dari saya wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh