Teknik Dokumentasi Sistem

Kenapa Mempelajari Dokumentasi Sistem?

• Dokumentasi menjelaskan bagaimana sistem bekerja.
• Terkait dengan: siapa, apa, kapan, di mana, kenapa, dan bagaimana data di-entry, diproses, dan disimpan.
• Berkaitan dengan informasi yang diperoleh dari output dan kontrol sistem.

Alat untuk Melakukan Dokumentasi

1. BPD (Business Process Diagram)
   • Menggambarkan proses bisnis dalam perusahaan.
2. Flowchart
   • Mendeskripsikan grafik terkait sistem.
   • Ada berbagai jenis flowchart:
     • Flowchart dokumen
     • Flowchart sistem
     • Flowchart program
3. DfD (Data Flow Diagram)
   • Fokus pada aliran data dalam sistem.

Overview Flowchart

• Flowchart adalah gambar teknik analisis untuk menggambarkan aspek dalam sistem informasi dengan jelas, ringkas, dan logis.
• Mencatat bagaimana proses bisnis berlangsung dan aliran dokumen dalam organisasi.
• Digunakan untuk analisis dan peningkatan proses bisnis.

Jenis-Jenis Flowchart

1. Flowchart Dokumen
   • Menggambarkan aliran dokumen dari awal hingga akhir.
   • Tujuan: Evaluasi pengendalian dalam perusahaan.
2. Flowchart Program
   • Mengilustrasikan logika dan proses sistem.
3. Flowchart Sistem
   • Menggambarkan siklus pengolahan data.

Simbol dalam Flowchart

• Terdapat beberapa kategori simbol:
  1. Input/Output Symbol
     • Menunjukkan input atau output dari sistem.
  2. Proses Symbol
     • Menunjukkan proses manual atau komputer.
  3. Storage Symbol
     • Menunjukkan cara penyimpanan data.
  4. Flow and Miscellaneous Symbols
     • Menggunakan page connector untuk menghubungkan halaman.

Langkah-Langkah Membuat Flowchart

1. Pahami sistem yang akan direpresentasikan.
   • Melalui wawancara atau kuesioner.
2. Identifikasi proses bisnis.
   • Memahami fungsi dan deskripsi pekerjaan.
3. Organisir flowchart.
   • Susun aliran data dengan jelas.
4. Label simbol dengan jelas.
   • Simbol harus mendeskripsikan fungsi yang tepat.
5. Gunakan page connector.
   • Untuk menghubungkan halaman jika diperlukan.
6. Gambar dan review flowchart.
   • Pastikan mudah dipahami.

Contoh Flowchart Dokumen

• Contoh terkait proses penggajian, mencakup on-page dan off-page connector.
• Penting untuk menyertakan keterangan agar mudah dipahami.

Software untuk Membuat Flowchart

• Flowchart dapat dibuat menggunakan software seperti Visio, Word, Excel, atau PowerPoint.
• Alternatif: Menggunakan tools berbasis cloud tanpa instalasi, seperti:
  • Microsoft 365 Outlook
  • Diagram.net

Pentingnya Mempelajari Teknik Dokumentasi Sistem

• Akuntan perlu memahami teknik dokumentasi sistem untuk:
  • Membaca dan memahami dokumentasi.
  • Melakukan evaluasi sistem.
  • Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan pengendalian internal.
  • Merekomendasikan perbaikan untuk sistem.