Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh Jadi hari ini kita akan mempelajari salah satu teknik dokumentasi sistem Jadi kenapa kita harus mempelajari teknik dokumentasi sistem? Nah kita perlu mengetahui sebenarnya dokumentasi itu menjelaskan bagaimana sistem bekerja berkaitan dengan siapa apa, kapan, dimana, kenapa, dan bagaimana data itu di-entry, diproses, dan disimpan. Kemudian juga ada berkaitan dengan informasi yang diperoleh dari output dan bagaimana mengontrol sistem.
Nah, rekan-rekan semua, alat yang dipakai untuk melakukan dokumentasi itu terdapat. terdapat beberapa alat nah apa saja yang pertama ada yang namanya BPD yaitu bisnis proses diagram ini dipakai untuk menggambarkan bagaimana proses bisnis yang ada di dalam suatu perusahaan nah kedua di dokumentasi sistem itu ada yang namanya flowchart jadi flowchart itu mendeskripsikan grafik terkait dengan sistem jadi sebenarnya flowchart itu banyak teman-teman bukan cuman satu ada flowchart dokumen ada flowchart sistem ada flowchart program seperti itu nah yang terakhir teknik untuk mendokumentasi sistem itu adalah DfD yaitu data flow diagram nah khusus hari ini kita akan lebih spesifik membahas tentang flowchart Apa saja yang akan kita bahas? Pertama kita akan membahas sekilas flowchart itu seperti apa Kemudian overview flowchart Flowchart simbol itu bagaimana Kemudian bagaimana trik untuk membangun membuat sebuah flowchart Dan tak penting ada satu sumber Gimana kita bisa menginstal Atau kita bisa tidak melakukan penginstalan untuk bisa membuat sebuah flowchart Yang lebih tahu Jangan lupa simak video ini sampai dengan selesai. Jadi flowchart itu adalah sebuah gambar teknik analisis yang digunakan untuk menggambarkan sebuah atau beberapa aspek di dalam sistem informasi secara jelas, ringkas, dan dengan cara yang logis.
Nah flowchart itu Biasanya mencatat atau merekam bagaimana proses bisnis diadakan dan bagaimana dokumen itu mengalir di dalam sebuah organisasi. Jadi dari awal hingga akhir, mulai hingga selesai. Flowchart ini juga dipakai untuk menganalisis dan bagaimana caranya untuk meningkatkan proses bisnis dan dokumen flow Seperti itu, jadi dia dipakai untuk melakukan analisis bagaimana proses bisnis yang ada di perusahaan meningkatkan proses bisnisnya Dan bagaimana aliran dokumennya Nah, rekan-rekan semua, seperti itu Kunci penting, semua proyek itu akan meng-capture bagaimana pengendalian yang ada di dalam suatu perusahaan itu terlihat.
Terkenalkan semua. Nah flowchart itu ternyata gak cuma satu rekan-rekan, flowchart itu ada beberapa Ada yang namanya flowchart dokumen, dia menggambarkan aliran dokumen, dokumen dari awal hingga akhir Yang tujuannya adalah untuk evaluasi pengendalian yang terada dalam suatu perusahaan Kemudian ada flowchart program, mengilustrasikan bagaimana logika sistem, proses sistem itu bekerja rekan-rekan semua Kemudian ada yang namanya flowchart system menggambarkan siklus dari processing data rekan-rekan semua nah, untuk terkait dengan bisa menggambar sebuah flowchart rekan-rekan itu harus tahu dulu nih yang pertama apa itu? yaitu flowchart simbol nah, flowchart simbol itu terbagi beberapa kategori rekan-rekan ya, kalau bisa dikatakan seperti itu yang pertama, input output simbol nah ini adalah simbol-simbol yang dipakai untuk menggambarkan input atau output dari sebuah sistem jadi nanti teman-teman bisa melihat ada yang single dokumen, ada multiple dokumen, ada bagaimana cara entry ke dalam sistem, bagaimana cara men-display sesuatu nah ini bisa teman-teman pakai nah kategori simbol yang kedua itu adalah proses nah proses ini dipakai, teman-teman bisa melihat jangan sampai tertukar nah disini ada gambar, dua gambar dimana ada yang proses secara manual operation yang satunya secara komputer jadi disesuaikan nanti ketika teman-teman melakukan proses yang mana satu jadi gak bisa kita samakan kalau manual simbolnya berbeda seperti bentuknya seperti trapezium tapi terbalik kemudian kalau komputernya bentuknya seperti persegi panjang jadi masing-masing simbol ini punya makna dan arti teman-teman jadi kita harus paham waktunya apa Hai nah yang ketiga ini adalah simbol berkaitan dengan apa simbol yang berkaitan dengan storage Bagaimana data itu disimpan ya di sini teman-teman bisa lihat ada yang gambarnya data bahwa database kemudian ada ada bagaimana cara mengarsip dokumen sini segitiga terbalik hurufnya n diaksesuruh nomor ada lagi yang ada lagi yang hurufnya aabsyad atau kalau di buku bahasa inggris bilangnya and it numeric ya angka nanti disesuaikan bisa angka, bisa nomor, bisa tanggal tergantung arsipnya seperti apa nah yang terakhir kategori dari simbol flow chart itu adalah flow dan misalineu simbol atau aliran dan simbol lainnya nah disini teman-teman bisa lihat bagaimana ada yang menggunakan page connector yaitu penghubung untuk satu halaman ada yang seperti gambar rumah terbalik ini, ini adalah off page connector dimana menghubungkan halaman yang berbeda jika kita ingin memberikan dokumen ke halaman yang berbeda dari halaman sebelumnya maka kita pakai connector yang off page connector nah disini teman-teman ada yang lain teman-teman bisa lihat dan bisa menyesuaikan dengan simbol-simbol apa yang mau teman-teman gambarkan. Ini kita sudah masuk ke dalam intinya nih teman-teman.
Jadi, untuk bisa menggambar sebuah flowchart, Anda yang pertama harus memahami dulu nih ya. Memahami apa? Understand the system you are trying to represent. Jadi, Anda harus paham bagaimana sistem itu yang mau kita gambarkan itu yang mana gitu ya jadi kita harus paham ya memahami sistem yang mau kita kembangkan itu yang mana lewat apa teman-teman biasanya lewat wawancara ya bisa dengan pengguna bisa dengan pengembang bisa dengan manajemen bisa juga melalui kosyoner ya jadi kita buat dari hasil wawancara tadi atau dari kosyoner tadi kita bikin naratif deskripsi atau transkrip wawancara yang menggambarkan bagaimana transaksi yang terjadi dalam sebuah sistem itu bekerja. Kemudian yang kedua, kita melakukan identifikasi bisnis proses.
Ya, mengidentifikasi proses bisnis. Maksudnya seperti apa? Kita bisa tahu fungsi job deskripsi setiap bagiannya.
Dan ada nggak bagian external partner yang terkait dengan proses bisnis kita. Jadi kita di bagian kedua ini mengidentifikasi proses bisnis, dokumennya apa, data flow-nya apa, data processing, prosedurnya seperti apa. Jadi kita dari hasil transcript tadi kita mengidentifikasi proses bisnis yang terjadi. Kemudian selanjutnya yang ketiga, organize the flowchart. Jadi maksudnya seperti apa?
Kita mengorganisasikan flowchart, menyusun, mendesain flowchartnya. Sehingga data, aliran data yang ada dari atas ke bawah, dari kiri ke kanan, itu bisa jelas, bisa paham. dan bisa menggambarkan bagaimana dokumen yang terjadi di dalam suatu organisasi datanya diproses seperti apa, disimpan seperti apa kemudian bisa dengan jelas tergambar itu nomor empat, clearly label a symbol jadi flowchart itu simbol-simbolnya itu harus jelas Harus bisa mendeskripsikan ini, ini simbol untuk sumber kah, input kah, proses kah, output kah, sesuai dengan tadi yang sudah dibahas di flowchart simbol.
Jadi jangan sampai terbalik-balik, jadi harus jelas simbolnya dan bisa menggambarkan apa yang dimaksudkan di dalam flowchart tersebut. Kemudian selanjutnya yang kelima, kita bisa menggunakan yang namanya use page connector. Kalau dia berada di dalam halaman yang sama, penghubung.
Jadi kalau kita mau menggambar sebuah flowchart, flowchartnya itu panjang. atau flowchartnya cuma satu halaman cukup one page connector aja ya cukup one page connector jadi connectornya ada dua ada one page ada off page kalau off page itu kalau lebih dari satu halaman itu ya kemudian selanjutnya yang kita lakukan adalah menggambar flowchartnya ya mengeditnya sama reviewnya sehingga dia mudah untuk dipahami Hai teman-teman semua oke rekan-rekan ini adalah contoh dari flowchart dokumen rekan-rekan semua flowchart dokumen terkait dengan proses penggajian yang ada dalam suatu perusahaan nah contoh ini saya ambil dari bukunya ibuknya Rumi dan Steinberg tahun 2021 edisi 15 nah disini bisa teman-teman lihat bahwa contoh flowchart dokumen ini saya beri contoh ini dari buku tersebut menggunakan 2 halaman supaya apa? supaya teman-teman bisa melihat perbedaan antara on page connector, penghubung di dalam satu halaman, kemudian yang satunya lagi adalah off page connector penghubung di halaman yang berbeda Hai Nah kalau penghubung dalam satu halaman atau on-page connector contohnya di bulat ini teman-teman dokumennya dikasih yang teks report ini yang gemer ini diberikan dari bulat ini artinya adalah menunjukkan dia berasal dari mana berasal dari payroll biar rata-rata semua dokumen ini Hai nah ini artinya ada di dalam satu halaman kalau bentuknya bulat namanya on-page connector tapi kalau bentuknya rumah terbalik rumah terbalik ini teman-teman ini menunjukkan dokumen ini nanti akan diberikan ke halaman yang berbeda ya Nah, rekan-rekan jangan lupa setiap membuat flowchart, kita akan buat keterangannya di bawah.
Agar apa? Agar orang yang membaca flowchart dokumen ini mempaham. Nah, flowchart dokumen ini menggambarkan aliran dokumen dari mana ke mana sesuai dengan area pertambungan jangkauannya. Tujuannya sudah jelas untuk apa? Untuk melihat pengendalian mentalnya, kontrol pengendalian mentalnya seperti apa.
Begitulah ya, rekan-rekan semua. Nah ini halaman keduanya, jadi nyamuk-nyamuk lagi Yang pada intinya dokumenya berasal dari mana, menuju kemana Sampai dia diaksipkan dari mulai hingga selesai Nah, rekan-rekan hampir semua flowchart ini bisa digambarkan menggunakan beberapa program software contohnya apa? kayak visio, kayak word, kayak excel, atau powerpoint Hai nah ini saya memberikan contoh Bagaimana kita bisa membuat sebuah flowchart gitu ya teman-teman dimana tanpa harus menginstal software atau aplikasi tersebut ya caranya dimana dia berbasis cloud ya jadi bisa online kita akses ke teman-teman dan apa yang kemana kita harus menuju teman-teman bisa menuju ke hai hai lewat dari Microsoft 365 Outlook atau dari diagram Grow.io Diagram bisa lihat disitu ada linknya yang terkait dengan http://apps.diagrams.net bisa klik disana dan bisa membuat secara mudah tanpa harus menginstal program software tersebut Oke teman-teman semua, rakan-rakan semua Terima kasih sekali telah menyaksikan video ini yang perlu saya informasikan kembali kenapa seorang akuntan itu harus tahu teknik dokumentasi sistem itu paling minimum ya teman-teman supaya bisa membaca dokumentasi tersebut sehingga bisa mengetahui bagaimana sistem itu bekerja Kemudian setelah kita tahu bagaimana sistem itu bekerja, kita bisa melakukan evaluasi terkait dokumentasi tadi.
Bisa mengidentifikasi kekuatan dari pengendalian internal yang ada, kelemahannya ada, kelemahannya apa saja. Bisa merekomendasikan peningkatan yang baik, sehingga bisa mengusulkan perbaikan untuk sistem tersebut. Itulah tujuan kita melakukan sistem teknik dokumentasi.