Aresta: Solució de Gestió Documental de la Generalitat de Catalunya

Introducció

• Aresta:
  • Solució per tractar i preservar la informació electrònica de la Generalitat de Catalunya.
  • Respon als requisits normatius d'administració electrònica i gestió documental corporativa.

Requisits Normatius

• Els expedients administratius han de conservar-se de manera que es garanteixi:
  • Autenticitat
  • Integritat
  • Accés
• La gestió interna ha de ser electrònica.
• Cada administració ha de tenir un arxiu electrònic únic per a procediments finalitzats.

Avantatges d'Integrar-se amb Aresta

• Seguretat i Control:
  • Documents i expedients administratius segurs al llarg del seu cicle de vida.
  • Informació guardada amb controls de seguretat traçables.
  • Documents accessibles i recuperables quan calgui.
• Compliment Normatiu:
  • Normativa de l'administració de la Generalitat en matèria d'arxiu i gestió documental electrònica.
  • Compliment d'estàndards estatals i europeus.
• Interoperabilitat:
  • Identificació homogènia de documents facilita la cerca i la gestió entre organismes de la Generalitat i altres administracions de l'Estat i Europa.

Ajust a la Llei de Transparència

• Permet al ciutadà conèixer l'estat de la seva tramitació i accedir fàcilment als documents necessaris.
• Accés independent de la ubicació física i de l'antiguitat de la documentació.

Fases Cobrades per Aresta

• Fase de Tramitació:
  • Període en que els expedients estan oberts.
  • Utilitza la plataforma de serveis de gestió documental.
  • Funcionalitats:
    • Alta i baixa de documents
    • Cerca i consulta de documents
    • Foliat i tancament d'expedients
• Fase de Vigència:
  • Documents han de ser conservats segons la normativa.
  • Utilitza la solució d'arxiu electrònic del Consorci d'Administració Oberta de Catalunya.
  • iArxiu: solució d'arxiu i preservació digital dels expedients finalitzats.

Funcionament d'Aresta

• Protocol de Gestió de Documents Electrònics i Arxiu:
  • Estableix la política de gestió de documents electrònics de l'administració.
• Instruments Tècnics:
  • Quadre de Classificació Funcional: estructura jeràrquica de categories funcionals.
  • Esquema de Metadades: elements i regles d'ús de metadades.
  • Quadre de Tipus Documentals: identificació homogènia de tipus de documents.
  • Taules d'Accés i Avaluació Documental: determinar el termini de conservació i règim d'accés dels documents.
  • Codis de Productors: identificació de departaments o organismes productors dels documents.

Grups de Treball Multidisciplinaris (GTM)

• Integrats per representants de:
  • Àrea de TIC
  • Àrea de Gestió Documental i Arxiu
  • Àrea d'Organització
• Funcions:
  • Identificar aplicacions que contenen documents
  • Alinear-les amb els instruments del protocol
  • Implantació d'aplicacions corporatives de tramitació
• Exemples d'aplicacions integrades amb ARESTA:
  • Tramitador genèric
  • Tramitador d'ajuts i subvencions
  • Aplicació ERMAS del Departament d'Interior
  • CIEP del Departament de Justícia

Conclusió

• Gràcies a Aresta, el canvi cap a la gestió electrònica de la documentació ja és una realitat.