Aresta és la solució de gestió documental de la Generalitat de Catalunya per tractar i preservar la informació electrònica. Aresta respon als requisits normatius en matèria d'administració electrònica i gestió documental corporativa. Segons aquesta normativa, que és d'obligat compliment per a totes les àrees de l'administració, els expedients administratius han de ser conservats en un format que permeti garantir-ne l'autenticitat, la integritat i l'accés. La gestió interna també ha de ser electrònica. Cada administració ha de disposar d'un arxiu electrònic únic dels documents corresponents als procediments finalitzats.
El sistema de gestió documental garanteix l'autenticitat, la fiabilitat la integritat i l'accés als documents i als expedients electrònics. Aresta no només és l'eina per donar resposta als requisits normatius, també és una solució tecnològica i organitzativa que afavoreix que els sistemes d'informació i els usuaris gestors facin el canvi d'orientació en la gestió documental i l'arxiu que exigeix l'administració digital. Per què cal integrar-se amb Aresta?
Tots els organismes de l'administració de la Generalitat que disposen d'un gestor documental o una aplicació de gestió han d'integrar-se a Aresta i així poder disposar de tot un seguit d'avantatges. Aresta garanteix la seguretat i el control dels documents i els expedients administratius al llarg del seu cicle de vida. Amb aquest sistema, la informació queda degudament guardada, amb controls de seguretat traçables i podrem accedir i recuperar els documents sempre que ho necessitem.
És un sistema eficaç i eficient que s'ajusta a les evolucions tecnològiques i organitzatives i a les modificacions normatives. Amb Aresta tenim la garantia que estem complint la normativa de l'administració de la Generalitat en matèria d'arxiu i gestió documental electrònica, i també els estàndards estatals i europeus. Afavoreix la interoperabilitat.
A través del perfil d'aplicació de metadades d'Aresta, tots els documents tenen una identificació homogènia que facilita la cerca i la gestió des dels diferents organismes de la Generalitat i també amb altres administracions de l'Estat i d'Europa. Aresta també s'ajusta a la llei de transparència. El ciutadà, a més de poder conèixer l'estat de la seva tramitació, ha de poder accedir fàcilment als documents que necessiti, independentment de la ubicació física i de l'antiguitat de la documentació.
Quines fases cobreix Aresta? Aresta cobreix la fase de tramitació i la fase de vigència. La fase de tramitació és el període en el qual els expedients s'estan tramitant i estan oberts.
Es cobreix mitjançant la plataforma de serveis de gestió documental. Entre altres funcionalitats, proporciona un catàleg comú de serveis per a la gestió documental, com ara l'alta i la baixa de documents, la cerca i la consulta de documents i el foliat i el tancament dels expedients. Un cop finalitzada la tramitació, es folia.
s'indexa i es tanca l'expedient. S'inicia llavors la fase de vigència, que és el període durant el qual els documents i els expedients han de ser conservats d'acord amb el que estableix la normativa. Aquesta fase es cobreix amb la solució d'arxiu electrònic i arxiu del Consorci d'Administració Oberta de Catalunya. iArxiu és la solució d'arxiu i preservació digital dels expedients finalitzats que en garanteix la integritat i l'accessibilitat al llarg del temps.
La plataforma de serveis de gestió documental i iArxiu estan connectades perquè els expedients i els documents siguin transferits automàticament d'una eina a una altra un cop finalitzada la fase de tramitació i iniciada la fase de vigència. Com funciona Aresta? El protocol de gestió de documents electrònics i arxiu estableix la política de gestió de documents electrònics de l'administració de la Generalitat. L'objectiu final és avançar cap a un model completament electrònic que segueixi els principis de transformació digital, eficiència i simplificació documental i administrativa.
La gestió i l'arxiu de documents electrònics a Aresta es fa sobre la base de cinc instruments tècnics. El quadre de classificació funcional, l'esquema de metadades, el quadre de tipus documentals, les taules d'accés i avaluació documental, i els codis de productors. El quadre de classificació funcional és un dels instruments clau del sistema. Constitueix una estructura de categories funcionals organitzades de manera codificada, jeràrquica i lògica sobre la base del conjunt d'activitats desenvolupades per l'administració de la Generalitat.
També permet aplicar polítiques quant a sèries documentals, gestionar regles i permisos d'accés, aplicar les regles de disposició o estructurar repositoris. Aquesta classificació d'expedients i documents fa possible una política comuna de gestió documental per a tota la Generalitat de Catalunya, perquè les diferents organitzacions puguin compartir i reutilitzar la informació de què disposen. L'esquema de metadades mostra els diferents elements a utilitzar com a metadades i les regles d'ús semàntiques, sintàctiques i d'obligatorietat.
És també una peça clau per a la gestió electrònica dels documents des del moment en què es creen. Per exemple, si consultem les metadades d'un document, podrem saber-ne l'autoria, el registre d'entrada i sortida, i si està assignat o no. L'esquema de metadades permet gestionar la informació bàsica d'un document o expedient.
El quadre de tipus documentals permet identificar de manera homogènia els diversos tipus de documents que conformen els expedients administratius. Una resolució, un acte, un certificat, una sol·licitud o un informe. són alguns exemples de tipus documentals. Aquest instrument normalitza la nomenclatura dels documents i afavoreix la creació de models de plantilles i la configuració de les seves metadades.
També permet agilitzar la cerca i la recuperació dels documents i fomenta la interoperabilitat entre diferents sistemes o entorns tecnològics. Les taules d'accés i avaluació documental són ordres del Departament de Cultura que determinen el termini de conservació i el règim general d'accés de la documentació administrativa d'acord amb la metodologia establerta per la Comissió Nacional d'Accés i Avaluació Documental. Avaluar les sèries documentals de l'organització és essencial per determinar el període de temps que s'ha de conservar la documentació i el seu règim d'accés.
Els codis de productors permeten identificar els departaments, els organismes o els ents productors dels documents de l'Administració de la Generalitat de Catalunya. Mitjançant un sistema de codificació normalitzat, aquest instrument tècnic determina quina unitat en concret és la que està gestionant un expedient o document. És a dir, determina d'on prové i també la responsabilitat de la gestió i la custòdia.
Grups de treball, una coordinació transversal. Per fer front als processos d'integració amb Aresta, s'han creat a l'entorn del protocol de gestió de documents electrònics i arxiu els grups de treball multidisciplinaris, GTM. Els GTM estan integrats, com a mínim, per representants de l'àrea de Tecnologies de la Informació i Comunicació, de l'àrea de Gestió Documental i Arxiu i de l'àrea d'Organització.
Els GTM han de decidir sobre aspectes vinculats a la identificació d'aplicacions que contenen documents i les que gestionen tràmits, alinear-les amb els instruments establerts en el protocol i també sobre la implantació als seus organismes de les aplicacions corporatives de tramitació. S'ha deixat enrere un model lineal en què cada àrea intervenia en processos diferents per donar lloc a un sistema de treball en el qual arxivers, tecnòlegs i administradors treballen de manera complementària, multidisciplinària i transversal, connectats en tot moment. Per fer-ho, duen a terme una anàlisi funcional i documental per assegurar que els sistemes d'informació de l'organisme compleixen els requisits d'ARESTA i que implementen correctament el model establert per la política del sistema.
El camí cap a l'administració digital ja ha començat. Des que es va aprovar la creació del GTM, molts departaments, organismes i ENS de l'administració de la Generalitat han constituït ja el seu grup i treballen per facilitar la integració dels seus sistemes amb ARESTA. És el cas de diversos tramitadors corporatius transversals, com ara el tramitador genèric o el tramitador d'ajuts i subvencions, i d'algunes aplicacions verticals departamentals, com ara la de l'entitat autònoma del Diari Oficial i de Publicacions, l'aplicació ERMAS del Departament d'Interior o el CIEP del Departament de Justícia.
Gràcies a Aresta, que treballa per donar resposta a la preservació de les dades i d'altres actius digitals, el canvi cap a la gestió de la documentació electrònica ja és avui una realitat. Comencem?