Catatan Perkuliahan: Perancangan Klasifikasi Arsip

Pengantar

• Selamat datang di program perkuliahan Universitas Terbuka.
• Topik: Pengaturan Informasi Bisnis dan Pengelolaan Arsip.

Pentingnya Pengelolaan Arsip

• Kompleksitas tugas organisasi/dewan meningkat.
• Penting untuk mengontrol arsip demi mendukung aktivitas bisnis dan kewajiban hukum.
• Banyak organisasi kini menyadari pentingnya pengelolaan arsip yang efisien.

Siklus Hidup Arsip (Record Life Cycle)

• Konsep pertama kali disampaikan oleh Philip Brooks dan Emily dari Arsip Nasional AS.
• Dikembangkan oleh Ira Penn pada tahun 1989.
• Siklus hidup arsip:
  • Penciptaan
  • Pendistribusian
  • Pemeliharaan
  • Penggunaan
  • Penyusutan
• Retensi arsip penting dalam siklus ini.

Ciri-ciri Konsep Siklus Hidup Arsip

• Pergerakan arsip dan transfer tanggung jawab dari unit pengolah ke lembaga kearsipan.
• Setiap tahap dalam siklus mencakup penciptaan hingga penyusutan.

Nilai Arsip

• Arsip sebagai bukti kebijakan dan aktivitas organisasi.
• Memori kolektif dan dokumentasi penting untuk organisasi.
• Arsip harus memenuhi karakteristik tertentu:
  • Otentik: Berkaitan dengan keaslian.
  • Andal: Dapat dipercaya dan akurat.
  • Utuh/Integritas: Keterjagaan informasi dari perubahan.
  • Dapat Digunakan: Bisa ditemukan dan diinterpretasikan.

Pengelolaan Arsip Dinamis

• Didefinisikan dalam Undang-Undang Kearsipan No. 43/2009.
• Pengendalian arsip secara efisien dan sistematis.
• Pejabat unit kearsipan harus dilibatkan sejak penciptaan hingga penyusutan.

Tujuan Kearsipan

• Menjamin terciptanya arsip dari setiap kegiatan.
• Pencipta arsip wajib membuat arsip dari setiap kegiatan.
• Kegiatan yang tidak terarsipkan tidak akan terdokumentasi.

Strategi Pengelolaan Arsip

• Organisasi perlu strategi untuk mendokumentasikan kegiatan.
• Staf bertanggung jawab untuk memastikan arsip dihasilkan dan dikelola dengan baik.
• Arsip harus tersedia untuk pengguna yang berhak pada waktu yang tepat.

Kesimpulan

• Pengelolaan arsip perlu dilakukan sejak penciptaan untuk menjaga memori organisasi.
• Pentingnya pengelolaan arsip untuk generasi penerus.
• Terima kasih atas perhatian Anda, semoga bermanfaat.