Bersa, khususnya mahasiswa Universitas Terbuka, selamat berjumpa dalam program perkuliahan Universitas Terbuka. Pada pertemuan ini kita akan membahas mata kuliah perancangan klasifikasi ARSIP dengan topik pengaturan informasi bisnis, konsep pengelolaan ARSIP. Pelaksanaan fungsi dan tugas organisasi atau lembaga, baik pemerintahan maupun organisasi saat ini semakin kompleks. Dan tingkat regulasi dalam masyarakat juga semakin meningkat. Sehingga kompleksitas ketentuan pengelolaan...
arsip pun semakin berkembang. Sebagian besar organisasi atau lembaga memiliki berbagai sistem untuk mengontrol arsip mereka. Pada masa lalu, pengembangan dan pemeliharaan sistem sering dipandang sebagai pekerjaan non-prioritas dan diberikan tanggung jawabnya pada staff junior dengan kompetensi yang rendah.
Namun dalam beberapa tahun ini telah meningkat jumlah organisasi atau lembaga yang menyadari pentingnya menjamin untuk mengontrol ARSIP dengan baik. Tidak hanya karena ARSIP diperlukan untuk mendukung aktivitas bisnis atau pelaksanaan kegiatan sehari-hari dan kewajiban hukum mereka, tapi juga juga arsip memang perlu dikelola secara efisien. Mereka belajar terkadang dari pengalaman sendiri atau mungkin dari pengalaman organisasi lain yang memiliki pengelolaan arsip yang baik, yang terintegrasi dengan pengelolaan risiko secara baik. Konsep pengelolaan arsip selama ini mengikuti konsep siklus hidup arsip, yaitu yang sering disebut sebagai life cycle, record life cycle. Konsep ini pertama kali disampaikan oleh Philip Brooks dan Emily dari Arsip Nasional Amerika Serikat, yang kemudian dikembangkan oleh Ira Penn.
Dia adalah seorang editor buku Records Management Handbook yang dikeluarkan pada tahun 1989, dan dan seorang konsultan manajemen senior pemerintah Amerika Serikat. Model siklus hidup ini dimulai sejak arsip diciptakan hingga disusutkan. Pendekatan ini berlangsung secara linier, berurutan, sekuens, sehingga konsep retensi menjadi penting dalam siklus hidup ini. Jadi pada masa Irapen inilah retensi arsip. ARSIP dikenal sampai sekarang.
Model Siklusi BD sangat penting dimulai sejak ARSIP itu diciptakan, ketika ARSIP itu diterima atau dibuat oleh suatu organisasi, dan kemudian diregistrasi ke dalam sistem informasi, dan kemudian hingga ARSIP itu disusutkan setelah digunakan di dalam pelaksanaan kehidupan suatu organisasi. Pendekatan ini Ini berlangsung tadi secara berurutan dan dari tahap ke tahap, dari penciptaan, pendistribusian, pemeliharaan, penggunaan, hingga penyusutan. Ciri yang menonjol dari konsep ini adalah pergerakan arsip dan transfer tanggung jawab dari unit pengolah yang mengelola arsip aktif, kemudian ke unit kearsipan yang mengelola arsip inaktif, sampai ke lembaga kearsipan yang mengelola arsip statis.
Makasih. siklusnya memulai dari penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan serta penyusutan. Arsip yang diterima dan dikirim oleh organisasi atau lembaga dalam rangka pelaksanaan fungsi dan tugas perlu dipelihara sebagai bukti kebijakan dan aktivitas organisasi, serta sebagai sumber informasi pengelolaan arsip sehari-hari. Arsip ini juga dapat menjadi memori bagi organisasi dan juga memori secara kolektif bila diserahkan ke lembaga kearsipan. Karena memiliki nilai guna hukum, sejarah, penelitian, dan juga teknologi dan informasi.
Arsip harus secara tepat mengembarkan apa yang dikomunikasikan dan diputuskan atau tindakan yang dilakukan dalam suatu organisasi. Arsip harus dapat mendukung kebutuhan bisnis yang berkaitan dan digunakan untuk tujuan akuntabilitas. Oleh karena itu, sistem arsip harus mendukung arsip yang memiliki karakteristik atau sifat dari arsip itu. Pada pasal 3 Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, pada penjelasannya, sifat atau karakteristik arsip tersebut perlu dijaga dalam penyelenggaran kearsipan.
Yaitu yang pertama adalah bahwa arsip itu harus otentik. Artinya dia terkait dengan keaslian arsip yang dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas. Arsip yang otentik adalah arsip yang memiliki struktur terkait dengan salah satunya adalah tata naskah dinas, kemudian isi dan konteks yang terkait dengan fungsi dan tugas, yang sesuai pada saat kondisi pertama kali dibuat.
oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip itu. Sifat yang kedua adalah andal, yaitu dapat dipercaya atau reliable, terkait dengan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas. Arsip terpercaya adalah arsip yang isinya dapat dapat dipercaya penuh dan akurat karena mempresentasikan secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan, atau fakta sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya. Sifat yang ketiga adalah bahwa arsip itu harus utuh atau integritas atau integrity terkait dengan kelengkapan arsip yang harus dijaga dari upaya pengurangan, penambahan dan pengubahan informasi maupun fisik yang dapat mengganggu otentisitas dan keterpercayaan arsip.
Menurut ISO 15489 mengenai records management yang dikeluarkan tahun 2001 ada satu lagi sifat yang harus dimiliki oleh arsip adalah bahwa arsip tersebut dapat digunakan artinya bahwa arsip itu bisa digunakan, ditemukan kembali dihadirkan dan digunakan. diinterpretasikan. Arsip harus mampu menghadirkan karena secara langsung berhubungan dengan transaksi atau kegiatan yang didokumentasikannya.
Hubungan konteksual arsip ini harus membawa informasi yang dibutuhkan untuk memahami transaksi yang dibuat atau yang digunakan tadi. Nah, istilah pengelolaan arsip dinamis ini dimasukkan ke dalam pasal 1 angka 25 Undang-Undang Kearsipan nomor 43 tahun 2009 dan pada pasal 1 Amin. angka 20 Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang Kearsipan.
Artinya di sana dalam pengelolaan arsip dinamis ini memiliki pengertian proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pejabat unit kearsipan perlu terlibat dalam mengelola arsip sejak penciptaan hingga penyusutan. Sebagai contoh, tidak ada gunanya merancang suatu skema klasifikasi jika tidak sesuai dengan proses bisnis yang menghasilkan arsip untuk diklasifikasikan. Sama halnya tidak akan masuk akal menunggu arsip tiba di lembaga kearsipan sebelum menilainya dan mengidentifikasi apa yang akan dipelihara di sana.
Pada banyak kasus, arsip tidak akan lagi diklasifikasi. tersedia untuk kita nilai karena arsip tersebut tidak dikelola sejak penciptaan. Oleh karena itu, maka pada pasal 3 ayat 3 undang-undang 4.3 tentang kearsipan disebutkan bahwa tujuan kearsipan itu yang pertama adalah menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan.
Serta arsip nasional sendiri sebabnya sebagai penyelenggara kearsipan nasional. Ada tujuh lagi. tujuan dari penyelenggaraan kearsipan, tetapi yang utama tadi adalah bahwa setiap pencipta arsip wajib menciptakan arsip dari setiap kegiatannya. Beberapa aktivitas bisnis seperti pembicaraan melalui telepon dan pertemuan tidak dengan sendirinya menghasilkan arsip. Demikian pula transaksi elektronik atau pesan elektronik tidak otomatis menciptakan arsip sebagaimana dijelaskan di atas.
Dalam hal ini, peluangan arsip meliputi pelaksanaan langkah-langkah untuk mendokter mendokumentasikan suatu pertemuan, suatu keputusan atau transaksi elektronik dan mencapture atau menangkap atau menjaring suatu aktivitas dalam sistem pengelolaan arsip. Sehingga bukti itu dipelihara dan dapat diakses. Sebagai prinsip umum tujuannya dari pengelolaan arsip ini adalah untuk membangun penciptaan dan pengcapturean arsip ke dalam proses bisnis itu sendiri. Bukan untuk... mengharuskan orang menciptakan arsip sesuai kebutuhan.
Jadi organisasi perlu mengembangkan strategi khusus untuk menjamin kegiatannya didokumentasikan. Misalnya staff melaksanakan tanggung jawab untuk menjamin semua arsip yang dihasilkan dari setiap kegiatan transaksi dimasukkan ke dalam sistem pengelolaan arsip. Hal ini biasanya berarti menjamin semua dokumen yang diterima atau dibuat dalam rangka pekerjaan mereka harus dipenuhi.
Demikian juga, staf pengelola arsip bertanggung jawab menjamin arsip itu tersedia setiap saat, pada waktu yang tepat, dan kepada orang yang memang berhak untuk menggunakannya, dan juga harus jelas penggunaannya. Sebagai prinsip umum, tujuan dari pengelola arsip yang baik ini memang selain harus membangun suatu penciptaan, Dan menjaring arsip itu masuk ke dalam suatu sistem juga untuk dapat mengelolanya, sehingga arsip itu dapat ditemukan dan digunakan kembali pada saat dibutuhkan oleh orang yang berhak dan pada waktu yang tepat. Sehingga beberapa aktivitas bisnis tadi...
Dalam suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta, perlu mengelola arsipnya sejak penciptaan. Dan ini berarti bahwa ketika arsip itu dikelola sejak penciptaan, maka berarti organisasi itu sudah mengelola dan mendokumentasikan memori organisasinya sebelum akhirnya nanti sampai ke lembaga kearsipan untuk dapat menjadi Memori kita bersama, memori bangsa yang akan selalu diingat oleh generasi penerusnya. Sebagai prinsip umum, tujuan dari pelanggan arsip yang baik itu tidak hanya membangun penciptaan dan pengkapturan arsip, tetapi juga akan mengelola dan menyediakan arsip itu sendiri kepada pengguna yang berhak pada waktu yang tepat dimanapun pengguna itu berada. Pemirsa Sampai disini perjumpaan kita kali ini Semoga tayangan ini bermanfaat Bagi Anda Selamat belajar dan sukses selalu