Notities over het Voorzitterschap van Vergaderingen

Structuur van de Vergadering

• Doelen: Structuur vasthouden, discussies afronden, tijd beheren, doelen bereiken.

Voorbereiding

• Begin op tijd:
  • Zorg dat je ruim op tijd in de vergaderzaal bent.
  • Start de vergadering op het afgesproken tijdstip.

Tijdbeheer

• Houd de tijd bij:
  • Volg de agenda en de tijd per onderwerp.
  • Als een onderwerp uitloopt, zeg dan dat de discussie nu moet stoppen, tenzij deze essentieel is.

Discussiebeheer

• Vraag door:
  • Neem alle deelnemers serieus.
  • Stel open vragen (bijv. "Wat is je zorg?" of "Heb je ideeën over hoe het anders kan?").
  • Benoem emoties als de discussie hoog oploopt (bijv. "Ik zie dat dit onderwerp je enorm raakt.").

Afspraken en Besluitvorming

• Maak heldere afspraken:
  • Vat aan het einde van elk agendapunt de conclusies samen.
  • Onderscheid hoofd- en bijzaken tijdens de discussie.
  • Herhaal besluiten die zijn genomen.
• Besluitvorming:
  • Forceer geen besluiten; geef kleine duwtjes totdat iedereen zich gehoord voelt.
• Actiepunten:
  • Stel heldere actiepunten vast: wat moet er gebeuren, wie doet het, en wanneer moet het klaar zijn?
  • Stuur de actielijst kort na de vergadering per e-mail naar alle deelnemers.