Vergadering voorzitten. Het leiden van de vergadering. Hoe doe je dat? De structuur van de vergadering vasthouden, discussies tot een goed einde brengen, zorgen dat de vergadering niet uitloopt en bovenal de doelen bereiken die je vooraf hebt vastgesteld.
Deze tips helpen je op weg. Begin op tijd. Geef als voorzitter het goede voorbeeld.
Zorg ervoor dat je ruim op tijd in de vergaderzaal zit. Start de vergadering precies op het afgesproken tijdstip. Daarmee laat je de deelnemers zien dat je serieus omgaat met hun kostbare tijd. Houd de tijd bij. In de agenda van de vergadering heb je al bepaald hoeveel tijd er staat voor elk onderwerp.
Houd daar zoveel mogelijk aan vast. Duurt een onderwerp langer dan gepland, bijvoorbeeld door een discussie die meer tijd inneemt, zeg dan, gezien de tijd moet ik deze discussie nu afkappen. Behalve als de discussie te belangrijk is, dan is het aan jou als voorzitter om tijd te winnen bij de andere onderwerpen die op de agenda staan. Vraag door. Soms dreigt een discussie te escaleren, doordat meningen lijnrecht tegenover elkaar staan.
Dat kan jou als voorzitter in een lastig pakket brengen. Het zijn tenslotte collega's. waar je na de vergadering ook nog mee moet samenwerken.
Belangrijkste tip. Neem iedere deelnemer serieus en vraag goed door. Probeer helder te krijgen wat voor belangen of gevoelens er mogelijk schuil gaan achter de argumenten.
Stel open vragen, zoals wat is je zorg? Of heb je ideeën over hoe het anders kan? Loopt de discussie hoog op? Vaak helpt het om emoties te benoemen. Zeg bijvoorbeeld, ik zie dat dit onderwerp je enorm raakt.
Over het algemeen doet zo'n opmerking de bloeddruk al behoorlijk dalen. Maak heldere afspraken. Vat aan het einde van elk agendapunt de conclusies bondig samen.
Dat valt niet altijd mee. Zeker als er sprake was van een discussie met uiteenlopende argumenten. Probeer al tijdens een discussie de hoofdzaken van de bijzaken te onderscheiden. En benoem in de samenvatting alleen de hoofdpunten.
Herhaal ook alle besluiten die bij het agendapunt zijn genomen. Als voorzitter moet je besluitvorming niet forceren. De kunst is om kleine duwtjes te geven, totdat iedereen zich gehoord voelt en je tot een gedragen akkoord kunt komen. Kom zo nodig tot heldere actiepunten. Wat moet er gebeuren en wie gaat het doen?
En wanneer moet het klaar zijn? Stuur de actielijst kort na de vergadering per e-mail naar alle deelnemers. Zo weet iedereen wat hem of haar te doen staat.