Overview
Tinalakay sa aralin ang kahalagahan, layunin, at proseso ng pagsulat ng katitikan ng pulong (minutes of the meeting), pati na ang mga bahagi, uri, at tamang pamamaraan ng paggawa nito.
Layunin ng Katitikan ng Pulong
- Natutukoy ang mahalagang impormasyong narinig para sa katitikan ng pulong.
- Isinasaalang-alang ang etika sa pagsulat ng akademikong sulatin.
- Nakapagsusulat ng katitikan ng pulong batay sa aktuwal na sitwasyon.
Katangian at Kahalagahan ng Katitikan ng Pulong
- Opisyal na talaan ng mga napag-usapan at napagkasunduan sa pulong.
- Formal, objektibo, at komprehensibo ang pagkakasulat.
- Isinusulat pagkatapos ng pulong bilang dokumentasyon.
- Mahalaga para sa legal na ebidensya o prima facie evidence.
- Tanging kalihim o opisyalis ang dapat magtala para siguradong wasto at tumpak.
Mga Uri ng Katitikan ng Pulong
- Ulat ng Katitikan: Kumpletong detalye ng lahat ng napag-usapan.
- Salaysay ng Katitikan: Pinipili lamang ang mahahalagang detalye.
- Resolusyon ng Katitikan: Tanging solusyon o desisyon sa isyu ang itinatala.
Bahagi ng Katitikan ng Pulong
- Heading: Pangalan ng organisasyon, petsa, lugar, oras ng pulong.
- Paksa at Layunin: Nakasaad ang paksa, layunin, at presider ng pulong.
- Mga Dumalo at Lumiban: Kumpletong pangalan ng lahat ng present at absent.
- Action Items: Lahat ng napagkasunduan at naging takbo ng pulong, kasama ang mga hindi pa natatapos.
- Pagtatapos: Oras ng pagtatapos ng pulong.
- Schedule: Detalye ng susunod na pulong (optional).
- Lagda: Pangalan at pirma ng sumulat ng katitikan at petsa ng pagsusumite.
Gabay sa Pagsulat ng Katitikan ng Pulong
- Hindi dapat aktibong kalahok ang magsusulat ng katitikan.
- Umupo malapit sa presider para malinaw na marinig.
- Ihanda ang listahan ng mga dadalo at attendance.
- Maghanda ng kopya ng agenda at katitikan ng nakaraang pulong.
- Sundin ang agenda bilang gabay sa pagtala.
- Siguraduhing tama at kumpleto ang heading.
- Gumamit ng recorder kung kinakailangan.
- Itala ng maayos ang mga motion o pormal na suhestyon.
- Obhetibong itala ang lahat ng napagdesisyunan.
- Ayusin agad ang datos pagkatapos ng pulong.
Key Terms & Definitions
- Katitikan ng Pulong (Minutes of the Meeting) — Opisyal na tala ng usapan at desisyon sa pulong.
- Agenda — Listahan ng paksang tatalakayin sa isang pulong.
- Prima facie evidence — Legal na ebidensyang tanggap sa korte bilang patunay.
Action Items / Next Steps
- Gawin ang isang katitikan ng pulong base sa ibinigay na sitwasyon.
- Sundin ang tamang format at gabay sa paggawa ng katitikan.
- Basahin muli ang aralin para sa dagdag na pag-unawa.