Isang mapagpalayang araw sa inyong lahat, dumako na tayo sa ika-anim na aralin na ang focus naman ay tungkol sa pagsulat ng patitikan ng pulong. Tinatawag din itong minutes of the meeting sa wikang ingles. Katulad ng agenda, pangunahing pangangailangan din ito sa pagsasagawa ng meeting o pulong dahil ito ang nagsisilbing dokumentasyon sa mga napagkasunduan o napag-usapan sa isang talakayan. Alamin natin ang tatlong layunin na magsisilbing gabay sa ating pagtalakay.
Una, natutukoy ang mahalagang impormasyong pinakinggan upang makabuo ng patitikan ng tulong. Ikalawa, naisasaalang-alang ang etika sa binubuong akademikong sulating ayon sa yugto ng pagkakasulat. At ikatlo, nakasusulat ng isang patitikan ng tulong batay sa isang sitwasyon. Ang katitikan ng pulong o minutes of the meeting ay opisyal na tala ng isang pulong na kalimitang isinasagawa ng formal, objektibo at komprehensibo. Kung ang agenda ay sinusulat bago ganapin ang pulong, ang katitikan ng pulong o minutes of the meeting naman ay binubuo o isinusulat pagkatapos ng pulong.
Laman nito ang lahat ng napagkasunduan o napag-usapan sa isang partikular na talakayan. Ito ang nagsisilbing opisyal na tala o dokumentasyon kung ano ang tinakbo ng isang partikular na pulong. Mahalaga sa isang kalihim o opisyalis na maging maingat sa pagtatala ng datos. Ito dapat ay mula sa kanyang masinsinang pakikinig upang makasigurong objektibo ang mga datos na maitatala.
Mahalaga rin na maging formal sa paggamit ng wika, manatili sa paggamit ng akademikong Filipino. At syempre, siguraduhin ang konteksto na maging komprehensibo o madaling naiintindihan. Maliban dyan, ang katitikan ng kulong din ay sinuturing na prima facie evidence o ang legal na ebidensya sa mga bilang patunay sa mga napag-usapan. Dahil dito nagiging malinaw hindi lamang sa mga kasapi maging sa administrasyon kung ano ang napag-usapan.
Halina't alamin ang tatlong estilo o pamamaraan bilang uri ng katitikan ng pulong. Nariyan ang ulat ng katitikan, salaysay ng katitikan at resolusyon ng katitikan. Unahin natin sa ulat ng katitikan. Ito ay naglalaman ng kumpletong detalye na napag-usapan sa pulong. Mahalaga dito na maging kumpleto, buo at wasto ang mga impormasyon.
Kaya ito ay mga ngailangan ng intensibong pakikinig. Para naman sa ikalawa, ang salaysay ng katitikan, dito sinasala lamang ang mga mahalagang detalye at ito ang itinatala sa minutes of the meeting. At ang ikatlo, ang resolusyon ng katitikan mula sa litang ugat na solusyon. Itinatala lamang dito ang mga solusyon o naging resolba sa particular na problema ang pinag-usapan sa isang pulo.
Narito ang halimbawa ng katitikan ng pulong o minutes of the meeting. Karaniwan naglalaman ito ng higit pa sa isang pahina. Narito ang unang pahina at ang ikalawang pahina. Unahin natin ang heading. Ang heading ay naglalaman ng pangalan ng kumpanya, samahan, organisasyon o kagawaran.
Dito rin makikita ang tiyak na pecha. Lugar o lokasyon maging ang oras ng pagsimula ng pulong. Sa halimbawang nakasaad, ginamit ang Pateros Catholic School bilang paaralan na nanguna sa pagsasagawa ng pulong.
Susundan ng high school department bilang departamento na siyang nangasiwa dito at ang tiyak na adres kung saan matatagpuan ang Pateros Catholic School. Maliban dyan, nakasaad din ang paksa, Layunin maging ang tagapanguna o presider ng kulong. Para sa mga kalahok o dumalo, nakalagay dapat ang kabuhuang bilang kung ilan lamang ang dumalo. Sa halimbawang nakasaad, ginamit ang salitang sampu.
Gumamit ng paraang pasalita sa paglalaan ng bilang. Maliban dyan, nakalaan din ang pangalan ng lahat ng dumalo, maging ang mga lumiban. Kapag inahanay natin ang pangalan, gumamit ng buong pangalan, gaya ng paglalaan ng first name o given name at ng surname. Ang ikatlo naman ay naglalaman ng action items o usaping napadkasunduan sa... Pulong.
Isa ito sa pinakamahalagang bahagi ng katitikan ng pulong dahil dito na hinahanay ang mga napagusapan. Mahalagang tala ito hinggil sa paksang tinalakay, maging ang mga hindi natapos o nagawang proyekto ng nagdaang pulong. Hinahanay dito ang naging sistema ng pagpupulong mula sa call to order, panalangin, pananalitan ng pagtanggap, Pagbasa at pagpapatibay ng nagdaang katitikan ng kulong at ang pagtalakay sa agenda ng kulong. Malalaman sa bahaging ito kung naging matagumpay ba ang pagsasakatuparan ng agenda. Para sa ikaapat na bahagi ng katitikan ng kulong, nakasaad ang salitang pagtatapos.
Sa bahagi ng pagtatapos, inilalagay kung anong oras nagwakas o natapos ang kulong. Sa halimbawang nakasaad, nakalagay dito ang pangungusap na, sa dahilang wala ng anumang mga paksa na kailangang talakayin at pag-usapan, ang pulong ay winakasan sa ganap na 12 ng tanghali. Sa ganitong proseso, tinutukoy natin kung anong oras lamang tiyak na natapos ang pulong. Ang ikalimang bahagi naman ay naglalaman ng schedule, para sa susunod na pulong. Dito naman itinatala sa bahaging ito kung kailan at saan gaganapin ang susunod na pulong.
Optional lamang ito, depende sa mapagkakasunduan ng administrasyon at ng mga kasapi kung magkakaroon pa ng kasunod na pulong. Karaniwan, kalihim o sekretarya ang bumubuo o naghahanda ng katitikan ng pulong. Kung wala ang kalihim, maaaring ang ibang opisyalis na lamang ang magsakatuparan nito.
Mahalaga ang pagkakaroon ng lagda. Dito inilalagay ang pangalan ng taong kumuha o sumulat ng katitikan ng pulong at nakataladin kung kailan ito isinumite. Ang paglalagay ng lagda ay formal na katibayan na ito ay talagang itinala at kasama sa pulong ang siyang sumusulat nito.
Kung ikaw ang naatasal na sumulat o bumuo ng katitikan ng pulong, tandaan ang mga sumusunod na gabay o panuntunan. Una, hanggat maaari ay hindi dapat participant o kalahok sa nasabing pulong. Ibig sabihin, hindi dapat mabigyan ng responsibilidad na magsalita ang siyang magsusulat ng katitikan ng pulong upang mabigyan niya ng focus o ng konsentrasyon ng kanyang isinusulat.
Pangalawa, umupo malapit sa tagapanguna o presider ng pulong. Paraan ito upang madaling maintindihan at mapakinggan ang sinasabi ng tagapagsalita. Ikatlo, dapat ay may CP ng mga pangalan ng mga taong dadalo sa pulong. Paraan ito upang makasiguro na kumpleto o wasto ang mga datos kaugnay sa pangalan ng siguradong dadalo. Maaaring pagbatayan dito ang agenda o ang memorandum.
Kasama na rin ang attendance. Para sa pangapat, handa dapat tayo sa mga CP ng agenda at katitigan ng nakaraang. Pulong.
Dito kasi napatutunayan kung may mga nauulit bang usapin o may mga kailangan pang linawin sa nagdaang katitikan. Ikalima, nakafocus o nakatoon lamang dapat tayo sa nakatalang agenda. Ang agenda ang magsisilbing pattern sa pagbuo ng katitikan ng pulong.
Dito kasi sinisiguro natin na lahat ng mga paksa ay natalakay at walang dapat pang balikan. Ikaanim, natataglay ng tumpak at kumpletong heading. Kailangan ay sinisiguro natin na maayos ang format o ang paraan ng pagkakabuo nito. Ikapito, para sigurado tayo sa mga datos, gumamit ng recorder, maaaring video o voice recorder para makasiguro tayo na ang lahat na itatala nating datos ay makatutuhanan.
Ikawalo, itala ang motion o formal na sugestyon ng maayos. Iwasan ang paglalapat ng subjetibong pananaw o ng sariling opinion. Siguraduhin na lahat ng itatalang salita o datos ay galing sa intensibong pakikinig. Ikasyam, itala ang lahat ng paksa at isyong napagdesisyonan ng koponan.
Siguraduhin natin na ito ay organisadong maitatala at obyetibo tayo sa paraan ng paglalaan ng datos. At panghuling, isulat o isaayos agad ang mga datos pagkatapos ng kulong. Maging maagap na dapat lahat ng datos ay nakahanay na at organisadong. Hawak na ng kalihim o sino mang opisyalis na magtatala nito.
Inaasahan ko na naging malinaw ang pagtalakay sa katitikan ng pulong o minutes of the meeting. Mahalagang bahagi ito kapag magsasagawa ng pulong, hindi lamang sa akademya, maging sa empleyo. Ngayong alam mo na ang tamang pamamaraan sa pagsulat ng katitikan ng pulong at ng agenda, sana ay maging organisado ka na sa pagbubuo ng pulong.
na ito dapat ay pinaplano at dinodokumenta natin ng maayos. Hanggang sa muli para sa mga susunod pang aralin, muli ako si Binibining Lampa para sa pagsulat sa Piling Larangan Academic.