Manajemen Kearsipan

Pengantar

• Pembahasan tentang manajemen kearsipan
• Organisasi yang mengurus tentang kearsipan adalah tata usaha

Peran Tata Usaha

• Menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan informasi menjadi sebuah warkat.

Pengertian Warkat

• Warkat dikenal sejak tahun 40-an.
• Menurut Margaret O'Dell Erstrong: Warkat adalah fakta tertulis mengenai peristiwa dan kegiatan organisasi.
• Menurut William Beneden: Warkat mencakup berbagai bentuk seperti kertas, buku, potret, film, peta, lukisan, dan pita magnetis.

Pengarsipan

• Pengarsipan adalah kegiatan menyimpan keterangan sebagai aktivitas tata usaha.
• Kriteria penilaian keterangan:
  • Administrative value
  • Legal value
  • Fiscal value
  • Research value
  • Educational value
  • Documentary value

Kegunaan Warkat

• Warkat memiliki satu atau lebih kegunaan.
• Penyimpanan harus dilakukan secara sistematis.

Undang-Undang tentang Kearsipan

• Undang-undang nomor 7 tahun 1971:
  • Naskah yang dibuat oleh lembaga negara dan badan pemerintah.
  • Naskah yang diterima oleh badan swasta dan perorangan.
• Menurut Kellenberg: Arsip adalah warkat yang diputuskan berharga untuk disimpan permanen.

Fungsi Arsip

• Arsip Statis: Tidak digunakan langsung untuk perencanaan dan penyelenggaraan.
• Arsip Dinamis: Digunakan secara langsung dalam administrasi.

Tujuan Kearsipan

• Menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional.
• Menyediakan bahan pertanggung jawaban bagi kegiatan pemerintah.

Masalah dalam Pengarsipan

• Kesulitan menemukan arsip
• Peminjaman surat yang tidak dikembalikan
• Bertambahnya jumlah surat yang perlu disimpan.

Tugas Pemerintah

• Bertanggung jawab atas arsip yang dibuat dan diterima.
• Mengamankan arsip dan menertibkan penyelenggaraan arsip dinamis.
• Meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan nasional.

Kewajiban Badan dan Lembaga

• Arsip Nasional Republik Indonesia: Wajib menyimpan arsip statis dari lembaga nasional.
• Arsip Daerah: Menyimpan arsip dari lembaga daerah.
• Lembaga negara wajib menyimpan arsip dinamis.

Upaya Meningkatkan Kinerja Pengarsipan

1. Mengembangkan sistem kearsipan yang tepat.
2. Meningkatkan tata kerja penyimpanan.
3. Melakukan penyusutan.
4. Memberikan pendidikan dan pelatihan.

Sistem Penyimpanan

• Sistem penyimpanan berdasarkan:
  • Abjad
  • Subjek
  • Tempat
  • Nomor
  • Tanggal

Peralatan Penyimpanan

• Cap tanggal, kotak arsip, alat pemberi nomor, mikrofilm, komputer.

Tanda Efektivitas Sistem Penyimpanan

• Menghitung angka kecermatan berdasarkan arsip yang ditemukan.

Penyusutan Arsip

• Diatur dalam Peraturan No. 34 tahun 1979.
• Arsip Aktif: Diperlukan dalam administrasi.
• Arsip Inaktif: Frekuensi penggunaannya menurun.
• Kegiatan penyusutan arsip:
  • Memindahkan arsip inaktif.
  • Memusnahkan arsip sesuai ketentuan.
  • Menyerahkan arsip statis.

Kriteria Penyusutan Arsip

• Tidak memiliki nilai guna
• Tidak ada peraturan yang melarang
• Retensi telah habis
• Tidak terkait dengan penyelesaian masalah

Penggolongan Warkat

1. Warkat tak penting
2. Warkat berguna
3. Warkat penting
4. Warkat vital

Prosedur Penghapusan Arsip

1. Pembentukan panitia penilai.
2. Penyeleksian arsip.
3. Pembuatan daftar arsip untuk dimusnahkan.
4. Permintaan persetujuan pemusnahan.
5. Pelaksanaan pemusnahan.

Cara Menjadi Arsiparis yang Baik

1. Teliti
2. Cerdas
3. Cekatan
4. Rapi

Kesimpulan

• Telah dibahas manajemen kearsipan.
• Pentingnya kearsipan dalam organisasi.