Halo teman-teman semua, hari ini kita akan belajar tentang manajemen kearsipan. Tapi sebelum itu kita harus tahu bagian organisasi apa. yang mengurus tentang kearsipan. Bagian organisasi yang mengatur tentang kearsipan adalah tata usaha.
Jadi, peran tata usaha mencakup, menghimpun, mencatat, mengolah dan menggandakan, serta mengirim dan menyimpan informasi menjadi sebuah warkat. Ada yang sudah tahu warkat belum? Wah, ternyata teman-teman, warkat sudah dikenal sejak tahun 40-an lho. Berikut kata para ahli kearsipan tentang warkat. Menurut Margaret O'Dell Erstrong, warkat adalah fakta tertulis yang diketahui tentang peristiwa-peristiwa dan kegiatan-kegiatan dari organisasi.
Selanjutnya, menurut William Beneden, Warkat merupakan sesuatu kertas, buku, potret, film kecil, peta, lukisan, bagan, kartu, serta pita magnetis atau sesuatu salinan yang digunakan perusahaan sebagai bukti karena berisi fakta penting. Gimana teman-teman, sudah pahamkan pengertian warkat? Nah, selanjutnya kita akan bahas tentang pengarsipan. Pengarsipan adalah kegiatan menyimpan keterangan sebagai aktivitas tata usaha untuk menyimpannya dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang.
Lalu, untuk menilai sebuah keterangan, Berapa penting suatu wargat digunakan kriteria dari penelitian Alfred, yaitu administrative value, legal value, fiscal value, research value, educational value, dan yang terakhir, documentary value. Setelah melihat pentingnya nilai suatu wargat, maka diperlukan pengarsipan. Apa aja sih kegunaan dari pengarsipan wargat?
Nah, wargat ternyata dapat memiliki satu kegunaan atau lebih. Tidak semua wargat mempunyai kegunaan. kegunaan yang abadi sebagian akan berakhir setelah waktu tertentu atau diperbaharui dan yang terakhir penyimpanan harus dilakukan secara sistematis ternyata kegiatan pengarsipan telah diatur dalam Tidak, teman-teman. Begini isi undang-undang tentang arti dari arsing.
Undang-undang nomor 7 tahun 1971. Pengertian yang pertama, naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. Pengertian yang kedua, naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun. baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Ada juga nih pendapat ahli asal Jerman tentang pengertian dari arsip. Menurut Kellenberg, arsip adalah warkat-warkat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai berharga untuk disimpan permanen guna keperluan mencari keterangan dan penelitian yang dibilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan. Nah, selanjutnya kita bahas tentang fungsi arsip yuk, kita lihat bareng-bareng penjelasannya.
Fungsi arsip ada dua, yaitu arsip statis dan arsip dinamis. Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban terhadap orang-orang. tersebut bagi kegiatan pemerintah contohnya surat keputusan dan yang selanjutnya arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan umumnya dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara, contohnya surat tagihan utang.
Lalu, apa sih sebenarnya tujuan dari kearsipan itu? Nah, tujuan dari kearsipan yaitu yang pertama, menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Lalu, masalahnya adalah, Masalah apa yang akan kita hadapi dalam pengarsipan?
Nah, banyak nih masalah yang bakal kita hadapi. Seringkali, kita tidak dapat menemukan kembali bagian arsip secara tepat, atau bahkan peminjaman dan pemakaian sesuatu surat dalam waktu lama tidak dikembangkan. kembalikan.
Mungkin bertambahnya jumlah surat-surat yang perlu disimpan dan juga tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan zaman. Lalu, apa tugas pemerintah terkait masalah kearsipan tersebut? Nah, pemerintah berwenang dan bertanggung jawab atas arsip yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintahan.
Kemudian, pemerintah juga berkewajiban untuk mengamankan arsip serta menertibkan penyelenggaraan arsip dinamik. lalu meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan nasional selanjutnya mengadakan mengatur dan mengawasi diklat kearsipan serta mengatur kedudukan hukum dan kewenangan tenaga ahli kearsipan dan yang terakhir adalah menjamin keselamatan tenaga ahli kearsipan sekarang yuk kita simak kewajiban badan dan lembaga yang berkecimpung dalam bidang kearsipan yang pertama Andri yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia yang wajib menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip statis dari lembaga nasional. Yang selanjutnya ada Arsip DAF, yaitu lembaga yang wajib menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip statis dari lembaga daerah. Nah berikutnya ada Arsip NA, yaitu Arsip Nasional yang wajib menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip yang berasal dari badan-badan swasta dan perorangan. Yang kelima adalah Arsip NA.
Keempat, ada lembaga negara dan badan pemerintahan pusat dan daerah wajib menyimpan dan memelihara arsip dinamis. Yang kelima, lembaga negara dan badan pemerintahan pusat wajib menyerahkan naskah-naskah arsip statis kepada Andri. Kemudian, lembaga negara dan badan pemerintahan daerah wajib menyerahkan naskah arsip statis kepada arsip da. Lembaga-lembaga negara atau badan pemerintahan yang mengetahui akan dimusnahkannya arsip badan swasta atau perorangan yang dianggap bernilai guna bagi bidang tugasnya masing-masing atau bagi kehidupan kebangsaan wajib ikut menyelamatkan dan atau melaporkan kepada arsip nasional berikut upaya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja dalam manajemen pengarsipan yang pertama perlu mengembangkan sistem kearsipan yang tepat bagi masing-masing instansi Kemudian, meningkatkan tata kerja penyimpanan dan pemakaian warkat. Yang ketiga, melakukan penyusutan.
Dan yang terakhir, memberikan pendidikan dan pelatihan untuk pengarsipan. Untuk menunjang upaya tersebut, perlu dikembangkan sebuah sistem penyimpanan yang baik. Sistem penyimpanan yang baik dapat disusun menurut ciri-cirinya. Yang pertama, menurut abjad, tabjek, tempat, nomor, dan tanggal. Sistem penyimpanan berdasarkan abjad mengurutkan warkat menurut nama orang atau organisasi Sistem penyimpanan menurut subjek mengurutkan warkat berdasarkan urusan yang dimuat Selanjutnya, sistem penyimpanan menurut tempat mengurutkan warkat berdasarkan wilayah Sedangkan, sistem penyimpanan menurut nomor mengurutkan warkat berdasarkan urutan nomor dari angka yang terkecil hingga ke yang terbesar Yang terakhir, sistem penyimpanan menurut tempat mengurutkan warkat berdasarkan alamat Penyimpanan menurut tanggal mengurutkan warkat berdatarkan jangka waktu tertentu.
Lalu, peralatan apa saja yang dibutuhkan dalam sistem penyimpanan? Ini dia beberapa peralatannya. Yang pertama ada cap tanggal, kotak arsip, alat pemberi nomor, mikrofilm, hingga komputer.
Cap tanggal digunakan untuk menandai arsip menurut tanggal penyimpanan. Selanjutnya, kotak arsip digunakan untuk mengumpulkan arsip-arsip dengan tema yang sama. Dan, Dan alat pemberi nomor juga digunakan sebagai spesifikasi pelabelan arsip setelah diberikan cap tanggal.
Sedangkan mikrofilm dipergunakan untuk pengiriman, penyimpanan, dan pembacaan atau percetakan. Yang terakhir, komputer berperan penting sebagai media integrasi berbagai informasi kearsipan meliputi daftar arsip tersimpan serta lokasi penyimpanan arsip tersebut. Terdapat sebuah ukuran untuk mengetahui apakah sistem penyimpanan sudah diperlukan. sudah cukup baik yaitu menggunakan angka kecermatan angka kecermatan dapat dihitung menggunakan perbandingan antara jumlah file yang tidak ditemukan dengan jumlah file yang ditemukan dikali 100% sudah paham kira-kira kalau belum ini dia contoh kasusnya terdapat permintaan arsip sebanyak 358 kali namun jumlah arsip yang ditemukan oleh petugas kearsipan hanya banyak 321 arsip dari pernyataan tersebut kita dapat peroleh jumlah arsip yang tidak ditemukan sebanyak 37, sehingga angka kecermatan dapat dihitung sebesar 37 dibagi 321 dikali 100%, yaitu 11,52%. Nilai angka kecermatan ini melebihi 3% yang tandanya perlu dilakukan penyempurnaan sistem kearsipan kembali.
Seperti yang telah kita jelaskan di awal, bahwa salah satu upaya untuk meningkatkan kinerja pengarsipan adalah penyusutan. Pelaksanaan penyusutan telah diatur dalam Peraturan Perundangan No. 34 tahun 1979. Dalam Peraturan Perundangan ini menerangkan arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dalam penyelenggaraan administrasi.
Sedangkan arsip inaktif, arsip dinamis yang frekuensi. frekuensi penggunaannya sudah menurun. Selanjutnya, beberapa kegiatan yang dapat dilakukan dalam penyusutan arsip.
Yang pertama, memindahkan arsip inaktif. Kedua, memusnahkan arsip sesuai ketentuan yang berlaku. Dan yang ketiga, menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan instansi kearsip nasional.
Ada pun tujuan penyusutan, yaitu yang pertama, mendaya gunakan arsip dinamis. Kedua, menghemat ruangan, peralatan, dan perlaku. Ketiga, mempercepat menemukan arsip Dan yang keempat, menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah Kapan sih suatu arsip perlu disusutkan?
Untuk mengetahui hal tersebut, suatu lembaga perlu menyusun jadwal retensi arsip yang kemudian disingkat dengan JRA JRA yaitu daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan arsip yang dibuat digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip penentuan retensi didasarkan atas nilai kegunaan suatu arsip Andri menetapkan pedoman untuk digunakan sebagai petunjuk dalam menentukan nilai JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga atau badan pemerintah setelah mendapat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional. Selanjutnya, dalam penentuan arsip keuangan atau kepegawaian perlu didengar pertimbangan Ketua BPK dan atau Kepala BKN. Untuk jadwal retensi arsip daerah perlu memperhatikan pendapat mendagri.
Dan yang terakhir, setiap perubahan jadwal diperhatikan aturan yang ada. Cara penyusukan yang telah saya sebutkan tadi adalah penghapusan Suatu arsip harus dihapus karena beberapa hal berikut Yang pertama, sudah tidak memiliki nilai guna Yang kedua, tidak ada peraturan yang melarang Yang ketiga, retensi telah habis Dan yang keempat, tidak terkait dengan penyelesaian masalah Sehingga berdasarkan alasan tersebut, warga tersebut perlu dimusnahkan Untuk memastikan bahwa arsip yang disimpan betul-betul masih dibutuhkan atau bukanlah dokumen yang tidak diperlukan lagi, kriteria yang biasanya digunakan adalah angka pemakaian. Angka pemakaian yaitu jumlah warkat yang diminta dibagi dengan jumlah warkat yang disimpan dikali 100%. Kita perlu ketahui bahwa angka pemakaian arsip dikatakan terlalu rendah apabila tidak mencapai angka 5%. Untuk lebih jelasnya, yuk kita simak contoh kasusnya.
Di Politeknik Statistika STIS memiliki koleksi arsip yang disimpan sebanyak seribu lembar. Sepanjang satu periode kearsipan, terjadi peminjaman sebanyak 45 kali terhadap arsip yang berbeda. Hitung angka pemakaiannya. Angka pemakaiannya dapat kita hitung dengan membagi 45 dibagi 1000 dikali 100%, sama dengan 4,5%.
Kesimpulannya, kita perlu memusnahkan arsip yang tidak berguna. Kalau begitu, bagaimana penggolongan warkat menurut kepentingannya? Yang pertama, Pertama, ada warkat tak penting. Biasanya habis kegunaannya bila sudah dibaca. Contohnya, surat undangan rapat, memo, dan lain-lain.
Kedua, warkat berguna, bersifat sementara, dan hanya kadang-kadang diperlukan kembali. Contohnya, surat dinas. Yang ketiga, warkat penting, yaitu surat-surat yang mempunyai kegunaan besar, yang membantu kelanjaran instansi, atau sukar diganti bila hilang karena mahal. Contohnya, perjanjian sewa gedung, laporan keuangan.
Dan yang terakhir, warga vital menjadi dasar kelangsungan instansi dan harus ada dalam bentuk aslinya contohnya akta pendirian usaha terketika tanah dan pihutan maka dari itu diperlukan suatu pedoman penghapusan yang benar berikut ini prosedurnya yang pertama pembentukan panitia menilai yang kedua penyeleksian arsip yang ketiga pembuatan daftar arsip yang akan dimusnahkan keempat penilaian oleh panitia Hai kelima Pemintaan persetujuan pemusnahan dari pimpinan pencipta arsip Yang keenam, penetapan arsip yang akan dimusnahkan Yang ketujuh, pelaksanaan pemusnahan arsip Untuk pelaksanaan penghapusan, mari kita simak penjelasan berikut Suatu arsip dapat dibakar, dicacah, dihancurkan pakai bahan kimia dengan palping dan cara lain sehingga tidak dikenal lagi baik fisik maupun informasinya Kemudian harus lapor pada pimpinan penda, perusahaan, dan pemerintah perguruan tinggi, perusahaan, instansi, atau andri. Daftar arsip yang dimusnahkan wajib disimpan oleh pencipta hapsi. Setelah kita mempelajari bagaimana melakukan manajemen kearsipan, apa saja cara menjadi arsiparis yang baik? Nah, ini dia penjelasannya. Yang pertama, seorang arsiparis harus terisi.
Contohnya, dalam membedakan secara pasti kata yang sepintas sama, tapi sebenarnya tidak sama, sehingga diharapkan tidak ada kesalahan. dalam menyajikan informasi dari sekumpulan arsip. Yang kedua, seorang arsiparis harus cerdas, tidak melulu identik dengan pendidikan yang tinggi. Cerdas berarti memiliki tingkat pemahaman yang memadai sesuai dengan porsi dan tugas pekerjaannya. Yang ketiga, arsiparis yang cekatan harus dapat menempatkan dan menemukan kembali arsip, memilah golongan arsip, sehingga diharapkan petugas dapat menyajikan data tepat waktu.
Dan yang terakhir, Arsiparis juga harus rapi, yaitu penanganan arsip selalu diusahakan teratur, beres, tertib, dan apik sehingga membantu memudahkan dalam penyimpanan dan menemukan kembali arsip kalau suatu waktu dibutuhkan kembali. Nah itu tadi penjelasan mengenai manajemen kearsipan. Bagaimana teman-teman?
Sudah mulai paham kan? Kalau sudah, saya pamit undur diri. Sekian dan terima kasih.