На встрече обсуждались основные этапы систематизации компании: описание и внедрение бизнес-процессов, формирование оргструктуры и списка обязанностей.
Особое внимание уделялось определению целевого конечного продукта (ЦКП) для каждой должности и процесса, а также важности его донесения до сотрудников.
Были рассмотрены причины снижения эффективности персонала из-за непонимания ЦКП и предложены методы диагностики и решения этой проблемы (опросники, система адаптации).
Запланировано внедрение тестирования и уточнение должностных инструкций для повышения прозрачности обязанностей.
Action Items
Запустить опрос среди сотрудников: Проверить понимание целевого конечного продукта по каждой должности.
Обновить должностные инструкции: Уточнить и конкретизировать обязанности и ЦКП для всех позиций компании.
Разработать и внедрить систему адаптации новых сотрудников: Включить описание ЦКП в процесс адаптации.
Провести обучение руководителей: Пояснить методологию вертикального контроля и постановки ежедневных задач по ЦКП.
Этапы систематизации бизнес-процессов
Описание общего и детального бизнес-процесса, определение этапов и участников.
Формирование оргструктуры на основе бизнес-процесса.
Разработка списка обязанностей для каждой должности.
Создание вспомогательных материалов (скрипты, инструкции, регламенты, видеоуроки) по каждому пункту, требующему детализации.
Внедрение системы вертикального контроля (перечень ежедневных вопросов для отчетности сотрудников).
Формирование системы мотивации на основе бизнес-процессов, оргструктуры и обязанностей.
Определение и внедрение ЦКП (целевого конечного продукта)
ЦКП — результат работы сотрудника или этапа процесса, перед аваемый клиенту или внутреннему «потребителю» как ценность.
Примеры ЦКП: для бухгалтера — своевременно сданная отчетность по стандартам; для операционного управляющего и менеджера по продажам — выполненный план и соблюдение бизнес-процессов.
Для повышения эффективности каждый сотрудник должен знать свой ЦКП и уметь его формулировать.
Разработан опросник из 6 вопросов для диагностики понимания ЦКП сотрудниками (название и значение должности, производимый продукт, способ и мотивация производства, за что платят деньги компании и сотруднику).
Полученные ответы выявили пробелы в понимании, что обозначено как точка роста компании.
Причины нарушений и способы их устранения
Основные причины невыполнения ЦКП: отсутствие ясности по продукту, должности, бизнес-процессу и обязанностям.
Часто используемые инструкции или должностные обязанности не привязаны к реальному процессу компании.
Решение: протестировать понимание системы координат сотрудниками, актуализировать инструкции, обеспечить мотивацию и внедрить систему адаптации с обязательным разъяснением ЦКП.
Достижение единого понимания ЦКП всеми сотрудниками способствует снижению стресса, ускоряет адаптацию и обучение, помогает выявлять и поощрять результативных сотрудников.
Decisions
Запуск опроса по ЦКП среди сотрудников — для диагностики понимания текущих обязанностей и целевого продукта, выявления точек роста.
Open Questions / Follow-Ups
Требуется ли дополнительное обучение для сотрудников, которые не смогут ясно сформулировать свой ЦКП?
Каков оптимальный формат и периодичность обновления должностных инструкций и ЦКП?