📁

Sistem Subjek Dalam Penyimpanan Dokumen

Oct 23, 2024

Sistem Penyimpanan Aksif Menggunakan Sistem Subjek

Pendahuluan

  • Assalamualaikum Wr Wb, semoga semuanya dalam keadaan sehat.
  • Pembahasan kali ini mengenai sistem penyimpanan dokumen dengan sistem subjek.

Apa Itu Sistem Subjek?

  • Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan isi surat (perihal atau isi ringkas).
  • Juga dikenal sebagai Filing System.
  • Kelemahan: pelaksanaan yang sulit karena interpretasi yang berbeda-beda.
  • Diperlukan panduan yang jelas untuk menghindari kebingungan.

Peralatan dan Klasifikasi Penyimpanan

  1. Filling Kabinet: Tempat penyimpanan surat masuk dan keluar.
  2. Buku Agenda Surat Masuk: Untuk mencatat surat masuk.
  3. Lembar Disposisi: Proses pengarahan surat.
  4. Guide: Pembatas untuk mencari surat berdasarkan klasifikasi.
  5. Pedoman Klasifikasi: Panduan kode untuk penyimpanan surat.
  6. Map: Penyimpanan surat dalam filling kabinet.
  7. Surat Masuk: Surat dari pihak eksternal ke perusahaan.
  8. Cap Agenda: Keterangan nomor agenda, tanggal penerimaan, dan kode klasifikasi.
  9. Cap Proses: Menandakan surat siap diproses.
  10. Cap Arsip: Menandakan surat telah diarsipkan.
  11. Stepler: Untuk mengumpulkan lembar disposisi dan surat.
  12. Staples: Isi dari stapler.
  13. Ballpoint: Alat untuk menulis.

Proses Penerimaan Surat Masuk

  • Contoh dialog penerimaan surat lamaran pekerjaan:
    • Penyampaian surat lamaran kepada front office.
    • Front office menerima dan memberikan informasi lebih lanjut.

Langkah-langkah Proses Penyimpanan Surat Masuk

  1. Mencap Agenda Surat:

    • Nomor agenda, tanggal penerimaan, dan kode klasifikasi diisi.

  2. Mengisi Buku Agenda Surat Masuk:

    • Isi dengan nomor agenda, tanggal penerimaan, perihal, isi ringkas, asal surat, hubungan, dan kode klasifikasi.

  3. Mengisi Lembar Disposisi:

    • Tanggal terima, nomor agenda, kode klasifikasi, isi ringkas, kepada, lampiran, tanggal surat, nama pengelola, paraf, dan sifat surat.

  4. Mendapatkan Disposisi dari Direktur:

    • Pengisian kolom disposisi diisi oleh direktur.
    • Disposisi diserahkan ke bagian yang akan memproses surat.

  5. Proses Di Bagian HRD:

    • Surat yang sudah diproses dikembalikan ke arsiparis.
    • Surat dicap dengan "diarsipkan" dan disimpan di filling kabinet berdasarkan kode klasifikasi.

Penutup

  • Terima kasih telah menyaksikan video ini.
  • Semoga bermanfaat dan sampai jumpa di video pembelajaran berikutnya.

Full transcript