Assalamualaikum Wr Wb Apa kabar semuanya? Saya harap semuanya dalam keadaan sehat walafiat Pada pertemuan kali ini Kita akan membahas tentang sistem penyimpanan aksif Menggunakan sistem subject Apa sih sistem subject itu? Yuk kita belajar bersama-sama Sistem subject adalah sistem penyimpanan dokumen yang didasarkan pada isi surat bisa dari perihal ataupun isi ringkas dari surat tersebut System Subject disebut juga dengan Filing System dimana dalam menyimpan surat atau dokumen itu didasarkan pada isi suratnya. Tetapi, sistem subjek mempunyai kelemahan. Salah satunya adalah susah dalam pelaksanaannya.
Karena setiap orang bisa berbeda-beda untuk mengerjakan isi surat. Oleh karena itu, diperlukan panduan yang jelas dan baik untuk menghindari hal tersebut. Pada video ini, kita akan menyaksikan penyimpanan kurat masuk menggunakan sistem subjek. Selamat!
Untuk mempermudah proses penyimpanan, semua peralatan dan klasifikasi sudah tersedia. Peralatan dan perlengkapan yang harus ada dalam proses penyimpanan surat masuk adalah 1. Filling Kabinet Filling Kabinet digunakan sebagai tempat untuk menyimpan surat masuk dan surat keluar. 2. Buku Agenda Surat Masuk Buku Agenda Surat Masuk digunakan untuk mencatat surat masuk. 3. Lembar Disposisi Lembar Disposisi merupakan lembar proses surat yang digunakan untuk mengarahkan surat. 4. Guide Guide adalah pembatas yang digunakan untuk mencari surat.
yang digunakan untuk sekat berdasarkan klasifikasi yang dibuat. 5. Pedoman klasifikasi Pedoman klasifikasi merupakan pedoman dalam menyimpan surat yang berisikan kode-kode yang menjadi panduan dalam menyimpan surat pada filling kabinet. 6. Map Map digunakan untuk menyimpan surat pada filling kabinet.
7. Surat masuk Surat masuk adalah surat yang dikirim oleh pihak eksternal kepada perusahaan kita. 8. Cap agenda Cap yang berfungsi memberikan keterangan. perangan tentang nomor agenda tanggal penerimaan surat dan kode klasifikasi surat 9 cap proses cap proses merupakan sebuah cap yang menandakan surat tersebut siap diproses 10 cap arsip cap arsip merupakan cap yang digunakan untuk melepaskan tanda proses artinya apabila sebuah surat telah dicap arsip maka surat tersebut dapat diletakkan pada filing cabinet 11 stepler stepler untuk menghimpun lembar disposisi dan surat kedua 12. Staples, staples merupakan isi dari stapler.
13. Ballpoint, alat untuk menulis. Selamat pagi, Pusat Studi Pendidikan dan Pengembangan Administrasi Perkantoran. Ada yang bisa kami bantu, Bapak?
Selamat pagi, Ibu. Di sini saya mau menyerahkan surat lamaran saya sesuai iklan yang saya peroleh dua hari yang lalu. Baik, kami...
terima serat pameran pekerjaan dari Bapak. Untuk informasi lebih lanjut, akan kami hubungi via email atau via telepon. Ada yang bisa kami bantu lagi, Bapak?
Saya rasa sudah cukup. Saya tunggu cover baiknya ya, Bu. Terima kasih. Ya, sama-sama. Masuk kemudian diantar oleh front office ke Arsiparis untuk diproses.
Permisi Ibu. Silahkan masuk. Selamat pagi Ibu.
Selamat pagi. Ada yang bisa saya bantu? Saya mau menyerahkan surat lamaran pekerjaan yang masuk hari ini. Baik, saya terima ya Ibu.
Terima kasih. Sama-sama. Langkah pertama yang dilakukan setelah menerima surat masuk adalah mencap agenda surat. Nomor agenda berisikan nomor urut surat masuk yang didapatkan dari buku agenda surat masuk. Tanggal penerimaan surat merupakan tanggal kita menerima surat, sedangkan kode klasifikasi didapatkan dari pedoman klasifikasi.
Langkah kedua yang dilakukan adalah mengisi buku agenda surat masuk. Tata cara pengisiannya adalah 1. Nomor agenda diisi dengan urutan surat masuk 2. Tanggal agenda diisi dengan tanggal penerimaan surat 3. Tanggal surat diisi dengan urutan surat masuk 4. Perihal diisi dengan hal yang ada pada surat masuk. 5. Isi ringkas merupakan rangkuman isi surat masuk.
6. Asal surat diisikan nama perusahaan, alamat, nomor telepon perusahaan. 7. Hubungan dengan surat nomor diisikan apabila surat ini merupakan surat balasan yang sebelumnya kita kirimkan. 8. Kode klasifikasi diisi berdasarkan pedoman klasifikasi. Langkah ketiga yang dilakukan adalah mengisi lembar disposisi surat masuk.
Tata cara pengisiannya adalah 1. Tanggal terima surat diisi dengan tanggal penerimaan masuk 2. Nomor agenda diisi dengan nomor urut surat masuk 3. Kode kelas Kode klasifikasi diisi dengan kode klasifikasi surat masuk. 4. Isi ringkas merupakan rangkuman isi surat masuk. 5. Kepada diisi dengan alamat pada surat. 6. Lampiran diisi dengan lampiran pada surat masuk. 7. Tanggal surat diisikan dengan tanggal surat.
8. Nama diisikan dengan nama pengelola arsip. 9. Paraf pengelola arsip. 10. Sifat surat dipilih salah satu tergantung dengan isi surat.
11. Surat kemudian dicap proses. Setelah surat masuk selesai diproses oleh bagian arsiparis, selanjutnya arsiparis meminta disposisi kepada direktur. Boleh sih? Ya, silakan. Selamat pagi, Bu.
Ini ada surat masuk. Mohon untuk didisposisikan. Oke, ini akan saya langsung disposisi dengan kebaikan manajer HRT ya. Langkah keempat yang dilakukan adalah pengisian kolom disposisi yang dilakukan oleh direktur. 1. Tanggal terima atau tanggal disposisi diisi dengan tanggal pengisian kolom disposisi.
misi yang disposisi. 2. Kepada diisi dengan bagian yang akan memproses surat. Dalam hal ini, surat lamaran pekerjaan akan diserahkan kepada bagian kepegawaian. 3. Isi disposisi dipilih berdasarkan surat-surat dapat memilih lebih dari satu. Isi Disposisi Untuk surat masuk ini kita pilih nomor 1 dan 8 Kemudian dituliskan kembali pada kolom Isi Disposisi 4. Untuk dari diisikan atasan langsung yaitu Direktur 5. Parah Tolong langsung diantarkan ke ruangan beliau Baik Bu, terima kasih Setelah selesai menerima disposisi, kemudian bagian kearsipan mengantarkan surat masuk kepada bagian yang akan menerima disposisi.
Permisi. Iya, silakan masuk. Selamat pagi, Bu.
Selamat pagi. Ini ada disposisi surat dari Direktur, mohon untuk ditindak lanjutin. Baik, akan saya tindak lanjutin.
Terima kasih. Selamat pagi. Setelah surat masuk selesai diproses di bagian HRD, kemudian surat masuk dikembalikan ke arsiparis.
Setelah surat selesai diproses, kemudian bagian pengelola arsip mencap dengan cap diarsipkan, kemudian melakukan penyimpanan arsip pada filling kabinet sesuai dengan kode klasifikasi. Bagian pengelola arsip kemudian membuka filling kabinet dan meletakkan pada map yang sesuai dengan kode klasifikasi surat tersebut. Terima kasih telah menyaksikan video pembelajaran tentang penyimpanan surat masuk menggunakan sistem subjek.
Semoga bermanfaat. Sampai ketemu di video-video pembelajaran berikutnya. Terima kasih.