Hola, mi nombre es Carlos, soy comercial de Grupo 10. Gracias por visualizar este vídeo en el cual vamos a ver cómo podemos crear y gestionar nuestro workflow o también llamados flujo de tareas, que son unas secuencias ordenadas de tareas que deberemos realizar para completar una tarea o un proyecto específico. En primer lugar, para crear nuestro workflow, lo primero que vamos a hacer es ir en nuestro API GES a las tareas. para ver todas las que tenemos creadas y ver con cuál vamos a empezar a sacar el flujo de las demás tareas.
Si alguna de las tareas que queremos meter en nuestro workflow no la tuviéramos creada, la podemos crear fácilmente desde nuevo en tareas, la haremos a nuevo y las podemos crear. Si tenemos alguna duda de cómo crearlas, por supuesto nos podéis consultar y además tenéis en nuestra página web un documento donde nos... explica paso a paso cómo tendremos que ir creando y gestionando estas tareas al final de todo el documento también tendremos un enlace para ir a nuestro canal de youtube para poder ver el vídeo de la gestión de tareas una vez creemos todas nuestras tareas que necesitamos para hacer nuestro workflow iremos a tareas y en las sub opciones hemos añadido la de workflow le haremos encima unos campos de búsqueda para poder buscar nuestro Workflow y poder ver los que tenemos creados para poder o bien modificarlos o simplemente visualizar cómo son nuestro Workflow. Para este vídeo y para esta ocasión vamos a crear un Workflow de solicitud de signos distintivos.
En primer lugar lo que tenemos que hacer es darle un código para identificar nuestra tarea. En este caso vamos a poner este nombre y pondremos seguidamente una descripción. Como decía, solicitud, signos distintivos. Daremos a guardar y se nos habilitará también la opción ahora de tareas. Vamos a tareas y lo primero que vamos a hacer...
Es decir, desde qué tarea vamos a empezar a hacer el flujo de las tareas restantes. Daremos a la lupa y nos van a salir todas las tareas que tengamos creadas. Buscaremos la tarea con la que vamos a crear nuestro workflow, que en este caso va a ser con esta, de añadir expediente al sistema y daremos nuevamente a guardar.
Y tendremos nuestra primera tarea con la que va a empezar nuestro workflow. Daremos doble clic encima de ella, nos llevará a la tarea toda la información. Yo en este caso, por ejemplo, en generar he puesto que cuando dé de alta un expediente propio de una marca o un nombre comercial en España, directamente me va a crear esta tarea y por lo tanto con todo el workflow que conlleva. Y en cerrar, si no la cerramos con un acto, la podemos cerrar también con un acto. podremos marcar la casilla de generar tareas a cambiar el estado completado para poder seguir metiendo las tareas que van viniendo de nuestro workflow daremos al más y buscaremos la siguiente tarea que vendría ahora que en este caso es el envío de solitud al cliente para su comprobación daremos una respuesta y con esta marquilla esta casilla marcada daremos a cerrar y ya nos aparecerá la siguiente tarea Nuevamente hacemos doble clic sobre ella y nuevamente vamos a meter otra tarea que va a venir a continuación.
Otra de las novedades también es que vamos a poder hacer una pregunta y con dos posibles respuestas de sí o no y cada respuesta que nos lleve a una tarea diferente. En este caso hemos puesto la pregunta de si el cliente ha comprobado que toda la información es correcta. Cuando nos saca esta pregunta si le damos que sí nos va a llevar... a la tarea que le indiquemos, que en este caso va a ser la de recopilar documentación del expediente.
Y si le damos que no, vamos a poner una tarea que también hemos creado, que es rectificación, modificaciones planteadas por el cliente. Daremos nuevamente doble clic, cerramos, volvemos a cerrar y ya nuestro Growflow nos dice que con esta tarea vamos a tener la pregunta que hemos visto anteriormente. Si le decimos que sí, iremos a la tarea para seguir con el flujo de las tareas y si le decimos que no...
tendremos que meter que cuando ya rectifiquemos las modificaciones que nos ha dicho el cliente, vayamos nuevamente a recopilar la documentación del expediente que era la respuesta si lo hubiéramos dado así. Entonces ya vemos que si le damos cuando completemos esta tarea, ya vamos a ir directamente a la misma que si hubiéramos dado que sí. Continuaremos.
con esta tarea diciéndole por lo mismo marcaremos esta casilla y vamos a poner otra pregunta en este caso si tenemos el poder del cliente para poder hacerla la presentación si le decimos que sí ya directamente vamos a ir al envío de solicitud al organismo y si le decimos que no pues obviamente le tenemos que pedir el poder al cliente entonces pondremos esta tarea que hemos creado cerramos volvemos a cerrar y ya prácticamente tenemos nuestro workflow creado si le hemos dicho que no le solicitaremos el poder al cliente cuando lo tengamos le cerremos esta tarea iremos al envío de solicitud del organismo a cerrar Veremos que cuando cerremos esta tarea o la completemos, iremos ya a la última de nuestras tareas para acabar nuestro Goal Flow. Ya tendríamos nuestro Goal Flow creado completamente. Entonces ahora vamos a verlo en un caso práctico, en un expediente.
Iremos a archivos, a expedientes y vamos a dar rápidamente de alta un expediente. Como siempre a nuevo. Vamos a meter la modalidad y en este caso un número ficticio ya que es una solicitud que vamos a enviar cuando acabemos nuestro workflow.
Leemos el país, pondremos la denominación de nuestra marca, indicaremos el cliente y el titular de nuestro expediente, digamos el titular y ya nos crea como modos. Dicho anteriormente, ya nos va a crear nuestra primera tarea que conlleva el workflow que hemos creado. Iremos a los datos vinculados y a tareas. Ya tendremos, como decíamos, nuestra primera tarea.
Si nos ponemos encima y vamos a la barra de herramientas, veremos que hemos añadido el botón de muestra de workflow asociados al expediente. Ando encima. con todos los workflows que tengamos creados sobre alguna tarea podremos ver el flujo de trabajo que tenemos que hacer para completarlo. Nos va a salir el workflow que hemos creado, nos dirá en amarillo por qué tarea vamos en este gris clarito las que nos quedan por completar y ahora veremos que según las vayamos completando se van a volver o van a tener un color gris oscuro. Una vez metamos todos los datos de nuestro expediente, lo pondremos como completado.
Daremos a que estamos seguros de que deseamos cambiar el estado de la tarea, daremos que sí. Ya esta tarea primera está completada y nos aparecerá la segunda de envío de su virtud al cliente para su comprobación. Si vamos nuevamente al workflow de este expediente en específico, veremos que la que hemos completado ya se nos... Nos queda, como decía, en un gris más oscuro, que vamos por la segunda tarea del workflow, que nos la pondrá en amarillo, y todas las demás que todavía estén por gestionar nos la pondrá en un gris clarito. Cerraremos y le diremos que ya le hemos enviado la solicitud al cliente para que haga la comprobación.
Lo pondremos como completado, daremos nuevamente a que queremos cambiar el estado de la tarea, y nos va a hacer la primera pregunta que hemos añadido anteriormente. ¿El cliente ha comprobado que toda la información es correcta? Le podremos dar. Si es correcta le daremos que sí, obviamente, y si es incorrecta le daremos que no. Si le damos que no nos creará la tarea de rectificar las modificaciones planteadas por el cliente.
Si vamos a Workflow, de nuevo, veremos que hemos completado las dos primeras tareas que tenemos en un gris oscuro y a la pregunta le hemos dicho que no y que estamos en esta tarea. de rectificar las modificaciones planteadas por el cliente. Cuando haremos esta tarea, obviamente nos vamos a ir a la tarea de recopilar documentación del expediente para poder seguir con nuestro workflow.
Cerremos y ya le vamos a decir que ya hemos completado esta tarea. Nos saldrá la siguiente tarea que es recopilar la documentación del expediente. Vamos a decirle de nuevo que hemos completado esta tarea también y nos sale la nueva pregunta de si tenemos el poder de cliente para hacer la solicitud.
A esta pregunta por ahora no la vamos a contestar porque os quiero enseñar cómo nos va a avisar de que tenemos alguna pregunta sin contestar. Si nos vamos a los avisos de las tareas pendientes vamos a ver que en primer lugar nos van a salir todos los avisos de las pendientes que tengamos y donde indica la prioridad si es alta o baja hemos añadido este circulito azul que quiere decir que tenemos una pregunta sin responder dando doble clic podremos ir al expediente para responder a esta pregunta también podremos buscarla desde tareas relacionadas ya que hemos creado un nuevo campo el cual tendremos en tareas y abajo del todo tenemos el campo de búsqueda dependiente de validar pregunta. Simplemente con este campo de búsqueda o podremos combinarlo con otros campos, daremos a buscar y nos saldrán todas las preguntas que tengamos sin resolver.
Si le damos doble clic encima de cualquiera de las preguntas que tenemos sin resolver nos llevará directamente al expediente para responder a esta pregunta. Lo podremos hacer directamente desde aquí o desde la tarea. Pondremos encima de la tarea y nos volverá a salir la pregunta que tenemos pendiente de resolver.
¿Tenemos poder de cliente? Si ya lo tenemos le daremos que sí y ya nos saldrá la última tarea que sería el envío de solicitud al organismo. Una vez enviemos la solicitud al organismo la pondremos como completado y ya habremos acabado nuestro workflow.
Si ahora nos metemos en cualquiera de las tareas que acabamos de completar para ver... el workflow, veremos que no nos aparece nada porque ya no tenemos ninguna tarea pendiente que completar en este workflow. Y ya por último os quería comentar también que si tenéis cualquier duda por supuesto comunicárnosla y además en nuestra página web tenemos creado otro documento donde podremos ir viendo como tendremos que ir gestionando este workflow al completo. Pues esto ha sido todo sobre... este vídeo espero que os haya gustado y que les saque mucho provecho como os he dicho anteriormente si tenéis cualquier pregunta sobre este vídeo de workflow o cualquier otra cosa como siempre por favor consultar un saludo