Meisterprom Podcast: Effektive Meetingprotokolle mit KI

Vorstellung und Thema

• Thema: Erstellung detaillierter und vollständiger Besprechungsprotokolle mit MS Teams und KI.
• Herausforderung: Standard-Prompts in MS Teams sind oft zu knapp und unvollständig.

Probleme bei Standard Meetingprotokollen

• Teilnehmer, die nicht sprechen, werden oft nicht erfasst.
• Standard Prompts wie „Recap Meeting“ oder „Create Meeting Minutes“ liefern oft nur oberflächliche Zusammenfassungen.

Nutzung von KI zur Protokollerstellung

• Transkription von Meetings: Vorab Teilnehmer informieren und Einverständnis einholen.
• Limits von Standard-KI-Prompts: Oft zu allgemein, erfordert klare Anweisungen zur Prioritätensetzung.

Erstellung eines effektiven Protokolls

• Drei Hauptpunkte für einen guten Prompt:

  1. Relevante Informationen: Welche Informationen müssen enthalten sein?
  2. Länge: Wie ausführlich soll das Protokoll sein?
  3. Struktur: Wie soll das Protokoll aufgebaut sein?

• Vorgehensweise:

  • Bestehende Protokolle als Vorlage nutzen.
  • Wichtigste Diskussionen, Argumente und Nebenbemerkungen einbeziehen.

Meeting-Metadaten

• Einschließen von: Datum, Uhrzeit, Dauer, Moderator, vollständige Teilnehmerliste.
• Datenschutz beachten: Teilnehmerliste ggf. manuell ergänzen.

Zusätzliche Inhalte im Prompt

• Dokumente und Präsentationen: Bei Bedarf in den Prompt einbeziehen.
• Struktur des Protokolls:
  • Chronologische oder priorisierte Darstellung?
  • Detaillierungsgrad von Argumenten und Standpunkten.

Kritische Punkte und To-Dos

• Hervorhebung von: Kontroversen Diskussionen und Entscheidungen.
• Erstellung einer To-Do-Liste: Kopieren mit verantwortlichen Personen und Deadlines.

Booster-Tipps

• Kurz- und Langfassungen: Zwei Versionen eines Protokolls für unterschiedliche Bedürfnisse.
• Diskussionen markieren: Besonders bei Uneinigkeit oder kontroversen Punkten.

Fazit

• Ziel: Erstellung von sinnvollen Protokollen, die über ein reines Transkript hinausgehen und die Arbeit erleichtern.

Das Ziel des Podcasts ist es, Anleitungen zur Erstellung detaillierter und nutzbarer Protokolle zu geben, die über einfache Zusammenfassungen hinausgehen. Die Zuhörer werden ermutigt, ihre eigenen Erfahrungen und Anregungen zu teilen.