t3n Meisterprom willkommen zu Meisterprom der Podcast der deine KI Prompts Blitze Plank macht und ich bin Renate und ich bin Stella und wir freuen uns besonders denn heute haben wir eine echt gute Frage aus unserer Community bekommen ich weiß gar nicht ob wir den Namen sagen dürfen aber ich glaube die Person fühlt sich angesprochen es geht ganz konkret um das Thema MS Teams und natürlich darum wie eigentlich so richtig gute Besprechungsprotokolle entstehen können die dann wirklich alle Daten erfassen und eben nicht nur so eine oberflächliche Zusammenfassung sind wo man eigentlich noch mal ordentlich nacharbeiten muss ja und ich muss echt sagen ich finde das sehr sehr relevant ich glaube das können auch viele Leute nachvollziehen ich sitze in Meetings sehr oft oder saß früher sehr oft in Meetings und dachte so Easy daran erinnerst du dich das mache ich später meeting vorbei alles vergessen und dementsprechend auch alle Aufgaben die damit zusammenhängen und alle Leute die jemals mit mir zusammen gearbeitet haben wissen auch wahrscheinlich wovon ich da rede ähm genau aber das passiert jetzt nicht mehr oder nicht mehr so häufig ähm denn es gibt natürlich Möglichkeiten das zu umgehen wir gucken uns jetzt erstmal natürlich an diese Anfrage ging ja um MS Teams da gibt es sogenannte Standard Prompts also so Recap Meeting oder auch Create Meeting Minutes und das Problem damit ist halt dass es einfach super knapp ist also da kommt nur so super knapper Output dann raus und manchmal braucht man vielleicht auch ein bisschen mehr Infos und was unser Zuhörer uns auch geschrieben hat ist eben das Problem dass leider Teilnehmer in die nicht in die Meeting sprechen überhaupt gar nicht in dem Protokoll landen was natürlich auch super ärgerlich ist ist ja damit auch unvollständig voll auf jeden Fall das kann man dann nicht so gut nutzen und ich meine das ist ja jetzt so eine MS Teams Thematik das nutzen vielleicht jetzt auch nicht alle deswegen wollen wir auch mal so dies Thema Meetingprotokoll ein bisschen genereller betrachten und es gibt ja auch verschiedene KI Tools mit denen man Meetings transkribieren kann das nutze ich auch sehr gerne und da muss man natürlich vorher dann auch vor dem Meeting fragen ob das für alle in Ordnung ist ähm aber sobald das möglich ist hast du halt danach so ein Transkript von deinem Meeting was du dann halt womit du dann weiterarbeiten kannst und das ist natürlich noch kein Protokoll und wir schauen uns jetzt mal an wie kann man da draus jetzt ein gutes Protokoll machen denn was wir jetzt wie gesagt schon gesehen haben wenn wir jetzt nur so Standardpromps nehmen das ist halt super Waage und dementsprechend hat KI einfach zu viel Spielraum um da entweder noch ein bisschen was dazu zu texten oder zu sehr zu kürzen oder einfach falsche Prios zu setzen weil woher sollst es auch wissen was jetzt wichtig ist und was nicht wenn ihr es nicht sagt dementsprechend müssen wir schon sagen was was wollen wir denn damit was wichtig ist damit so ein Besprechungsprotokoll wirklich detailliert ist und damit eben auch die KI in Anführungszeichen das Ganze gut umsetzt du musst das mal wieder steuern ich glaube wer uns vielleicht schon ein bisschen länger hört schon so ein zwei Folgen mitgenommen hat der weiß wir sagen euch ja immer: "Hey ihr müsst halt der KI oder dem KI Chatbot ganz genau sagen was ihr eigentlich wollt." Der weiß eigentlich nicht selber so gesehen also klar der hat ein ganz viel Datenwissen aber ihr müsst ganz klar angeben was ist denn jetzt deine Aufgabe und da haben wir mal so drei Bulletpints zusammengestellt das erste ist macht einfach klar welche Infos müssen einfach rein also ihr werdet das gleich im Prompt noch mal genauer sehen gebt auch an wie lang darf es eigentlich sein im Case habt ihr sonst entweder eine halbe Seite für eine Stunde Meeting ungünstig oder ich habe ein ganzes Buch für eine halbe Stunde Meeting auch ungünstig dementsprechend die Länge die muss vorgegeben sein und natürlich auch die Struktur weil sonst ist eigentlich dasselbe da habt ihr im Worstcase einen totalen Kauderwch wo dann ganz am Ende überhaupt erstmal die Teilnehmer stehen und ihr euch denkt was soll ich denn damit jetzt aber auf dieser Basis mit diesen drei Punkten haben wir jetzt natürlich euch wieder einen Prompt mitgebracht den ihr auch in den Showotes findet juhu genau also dieser Prompt ich freue mich einfach ich sag's wie es ist äh dieser Prompt am Ende ist der dazu da um der KI zu zeigen was sind denn die Prius was ist wichtig und bevor wir den jetzt näher beschreiben wenn ihr schon andere Protokolle habt dessen Struktur es quasi aufnehmen kann das ist natürlich noch mal besser weil dann müsst ihr nicht so viel beschreiben sondern dann könnt ihr auch einfach ein altes Protokoll hochladen datenschutz ne ähm immer gucken und dann könnt ihr einfach sagen orientiere dich an der Struktur meines bestehenden Protokolls das kürzt natürlich noch mal ein bisschen ab so aber was soll denn jetzt in diesen Prompt rein man würde halt jetzt schreiben okay erstelle ein umfassendes unpräzises Protokoll für das folgende Meeting und dann gibt man halt also gibt man auch an welche was sind denn die Schwerpunkte worum geht es und dann sagst du auch dazu bitte achte dass keine wichtigen Inhalte also der Schwerpunkte verloren gehen und auch das auf kritische Diskussionen eingegangen wird wenn das vergisst manchmal K ganz gerne ähm dass auch so Argumente und Nebenbemerkungen berücksichtigt werden auch das ist natürlich wichtig für Leute die jetzt so ein Protokoll nachvollziehen wollen die wollen ja nicht vielleicht nur das Endergebnis sehen sondern auch okay wo wie bin ich dahingekommen ähm wer hat da vielleicht was gesagt ähm und genau da können wir noch weitere Daten auch mit reingeben die Meeting Metaden also wirklich so dies klassische natürlich Datum Uhrzeit Dauer Moderatorin vollständige Teilnehmerliste und das hatten wir ja als Problem bei MS Teams also das heißt wenn die Liste unverständig ist dann solltet ihr die dann noch mal manuell hochladen das geht dann leider nicht anders weil woher soll das K natürlich wissen aber ihr könnt natürlich auch einfach angeben noch in dem Promt das haben wir auch in der Vorlage so gemacht dass eben KI einfach oder welches Tool auch immer ihr nutzen wollt welchen Chatboard euch dann darauf wenigsten hinweist ja also sprich noch mal deutlich macht nach dem Auto hey übrigens ich habe jetzt nur Sprecherinnen aufgeführt ihr könnt auch noch mal ein bisschen Druck machen sowas dazu schreiben wie erwähne jeden aber natürlich das Tool orientiert sich ja auf jeden Fall auch hoffentlich an den Datenschutzeinstellung des Meetings das heißt auch wieder mit Blick auf Teams und so wenn es eben ausgestellt ist kann sein dass es trotz dieser Ermahnung nicht funktioniert und im Zweifelsfall dann eben die vollständige Liste einord einfügen ja und natürlich falls Datenschutz technisch möglich wenn da im Meeting irgendwelche Dokumente geteilt werden Präsentation etc macht es auch Sinn das noch mal in den Prompt mit aufzunehmen oder eben am Anfang auch zu nennen beispielsweise hier hast du Präsentation XY ja absolut also ähm um das noch besser quasi dass es auch da das Verständnis da ist sollten natürlich die wichtigsten Dokumente Infos auch da sein und ähm auch dann natürlich so wie soll es denn zusammenfassen und da ähm ja ich ich sage auch immer stellt euch vor ihr müsst das ein Praktikanten ersten Tag sagen den müsstet ihr auch mal erklären soll das jetzt chronologisch geordnet werden nach Wichtigkeit das muss man da eben mit reinschreiben und auch wie detailliert sollen denn Argumente und Standpunkte von allen Beteiligten da niedergeschrieben werden und was man eben auch mal noch machen kann ist dass man so kritische und kontroverse Punkte markieren lässt mit den Zuordnungen zu den jeweiligen Sprechern ich glaube im Verständnis vor allem wenn man so ein Protokoll dann noch mal nachvollziehen will ist das schon relevant definitiv oder auch wenn es irgendwie wichtige Nachfragen Klärung gibt das könnt ihr auch gerne aufnehmen ihr könnt auch noch mal auf Zeitangaben verweisen auf all sowas und natürlich ich meine jedes Meeting hat hoffentlich ein Ziel und dementsprechend sollte es da vielleicht auch irgendwelche Entscheidungen oder Aufgaben gegen die da rauskommen das heißt was wir als dritten Punkt ihr seht's ja im Prompt auch noch aufgeführt haben wirklich getroffene Entscheidung also lasst euch die Entscheidungen die Begründung nennen und auch da wieder natürlich wer ist da eigentlich der beteiligte Entscheidungsträger wer hat vielleicht auch das in Anführungszeichen finale Urteil gesprochen ähm das sollte mit aufgeführt werden und natürlich auch einfach die offenen Punkte und die Tods also was heißt das jetzt eigentlich also ich glaube das ist so eins der wichtigsten Sachen auch irgendwo definitiv und also kleiner Praxistipp lasst euch natürlich auch noch mal Follow-ups auflisten oder Verantwortlichkeiten eine Deadline für eine Aufgabe all sowas wer muss was zu wann machen genau der Klassiker also auch sowas könnt ihr da auf jeden Fall mit dazu schreiben wir haben jetzt übrigens auch noch ein paar Besonderheiten also ihr merkt das ist wirklich ein langer Promt wir haben den auch so wir haben den ein bisschen knackig zusammengefasst deshalb bitte noch mal der Hinweis ihr müsst wirklich alles angeben was ihr haben wollt ja wenn ihr ein detailliertes Protokoll haben wollt nach euren Vorstellungen müsst ihr eure Vorstellung da einfach detailliert auch mitgeben es geht es geht leider nicht drumrum also ich sag's da auch immer wieder gerne wir sind doch auch happy dass KI noch nicht unsere Gedanken lesen kann aber dementsprechend müssen wir da einfach den Weg gehen aber es ist ja auch schön wenn wir jetzt quasi ihr habt ja den äh Prompt in den Shownotes und da haben wir euch quasi ja nur diese ähm Stellen reingemacht wo ihr dann eure Sachen noch reinschreibt eure Spezifiker aber es ist schon mal eine sehr gute Grundlage um davon weiterzugehen und diese Besonderheiten also wie z.B wie soll die Länge sein wie detailliert soll das sein was für eine Sprache also soll das super präzise sein soll das leicht verständlich sein sachlich was auch immer das müsst ihr natürlich an euch anpassen aber ich finde auch meistens muss man das nur einmal halt machen wenn ihr in einer Company unterwegs seid wird wahrscheinlich diese Sprache und halt eben das was diese Spezifika für euch werden sich ja wahrscheinlich nicht so oft ändern ähm das macht man quasi einmal und dann könnt ihr das so als so super prompt verwenden und immer weiternehmen wo du gerade Superprompt sagst also wir haben natürlich auch noch was ich ganz praktisch finde so ein Punkt mit lasst euch noch mal eine Kurzfassung erstellen müsst ihr auch gar nicht an ans Ende unbedingt setzen könnt ihr auch direkt an Anfang das finde ich auch wie so eine kleine Inhaltsangabe manchmal ganz praktisch aber was natürlich auch praktisch ist ist noch mal unsere Booster Tipps die wir mitbringen also weil wir wollen natürlich dass ihr euren Prompt noch ein bisschen mehr feilen könnt damit er wirklich richtig gut ist genau also ihr könnt euch direkt so zwei Versionen geben lassen ich würde euch vorschlagen das quasi danach zu machen weil wenn ihr zu viele Aufgaben mit einem Prompt macht das macht die Sache nicht besser ähm aber ihr könnt quasi nachdem ihr schon das Protokoll habt dann noch mal zwei Versionen anfragen lassen und zwar einmal eine Langfassung und eine Kurzfassung weil manche Leute wollen sich jetzt vielleicht nicht das komplette Protokoll reinziehen sondern wirklich nur so fünf Bullet Points was jetzt quasi wichtig ist damit man das einfach weitergeben kann vielleicht für den Chef die Cheffin also wir haben natürlich noch einen zweiten und ich glaube auch eigentlich einen dritten Hack noch für euch wir haben über Diskussion gesprochen und Renate du hast ja auch gesagt dass es nicht unbedingt die Stärke der KI Tools ist solche Diskussionen sie sind wohl zu harmoniebedürftig hervorzuheben natürlich nicht aber ähm dementsprechend geht genau auf diesen Punkt das heißt gebt noch mal an hey markiere mir Diskussionen bei denen vielleicht eine besondere Uneinlichkeit geherrscht hat oder besonders kontrovers diskutiert worden ist also wo ihr vielleicht auch schon wenn ihr diesen Prompt eingebt merkt oder im besten Fall habt ihr mit dem Transkript gearbeitet wart schon in dem Meeting lade das Transkript hoch und sagt Moment mal da hat weiß ich nicht Kollege XY da hat er so ein Punkt gehabt das brauche ich noch mal hervorgehoben dann gibt dir das genau an also kurz zusammengefasst gebt einfach an wie was markiert mir eine Diskussion bei der sehr kontrovers diskutiert wurde weil ich glaube das ist auch das Relevante wenn jetzt z.B chef Chefin das dann liest dann sind es glaube ich auch wichtig für die Teamdynamik zu schauen okay wo wo ist den der Diskussion irgendwo entfacht und wo muss ich noch mal gucken dass man entweder aufklärt oder dass man das irgendwie ein bisschen in Schach hält so ähm also das macht auf jeden Fall Sinn und dann das ist halt also das liebe ich jetzt auch ne also da sind wir natürlich Effizienz Nerds des Jahrtausends ihr könnt dann quasi wirklich sagen bitte generiere mir am Ende noch mal eine Tod-Do Liste zum Kopieren mit den verantwortlichen und Deadlines das also ich will es will das jetzt keinem unterstellen aber ich habe damals als ich noch so corporate gearbeitet habe ich habe mir die Protokolle nie durchgelesen aber diese Tutorist die habe ich durchgelesen war das einzig wichtige auch wenn ich also das ist das was ich mitnehmen musste von daher kann man das quasi sich so generieren lassen dass man das dann quasi in die Mehl noch reinpacken kann ist auch glaube ich auch dieses typische T long didn't read also das ist ja eigentlich auch so was was daraus hervorgeht einfach noch mal so eine kurz Zusammenfassung eben mit Todos Spoiler ihr könnt natürlich auch wenn ihr Protokolle habt vielleicht müssen wir das mal in der gesonderen Folge machen und jetzt möglicherweise auch sagt boah ich habe so viel Protokolle auf dem Tisch die kann ich ja gar nicht alle lesen auch mit denen könnt ihr weiterarbeiten und sofern das Datenschut okay ist die natürlich da reingeben und euch Infos rausziehen lassen ich h auch gerade eine Idee kann man nicht einfach auch so ein Protokoll machen und dann so bitte schreib es humorvoll und ich meine wir wissen alle der Humor von KI grenzwertig aber ich würde es mir trotzdem durchlesen einfach mal um einfach wenn ich mal wenn ich mal lachen will also oder als Comic oder so man macht eine Geschichte draus das wäre wirklich witzig in man sieht meine Corpor ist einfach schon ein bisschen okay aber vielleicht ist das was probiert das mal aus bitte und falls ihr so ein wirklich gutes Beispiel habt und falls jetzt jemand wirklich aus seinem Protokoll ein Comic macht bitte schickt es uns wir wollen wir wollen es uns falls es für euch okay ist wir wollen es sehen ähm aber ansonsten würde ich sagen wir haben eine ziemlich volle Folge und echt volle Showotes ich glaube die längsten die wir bisher hatten was wichtig ist ihr sollt einfach damit die Möglichkeit haben euch ein sinnvolles Protokoll zu erstellen und nicht irgendwie nur ein Transkript zu haben sondern eben was womit ihr dann weiterarbeiten könnt und wo ihr nicht denkt okay danke fürs Protokoll aber das schaue ich mir niemals an probiert es aus las es uns wissen und bis dahin nee noch nicht ein Z D ja ich möchte noch was sagen falls ihr jetzt das war ja eine Folge da haben wir Inspiration von extern bekommen und falls ihr vielleicht auch so ein KI Problem habt dann schreibt uns doch gerne ihr erreicht Renate immer über Instagram und zwar unter @renate oder ihr könnt z.B auch mich über Instagram erreichen einfach @tinn_magazin oder ihr schreibt uns eine E-Mail an
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