Versteckte Funktionen in Outlook

Einleitung

• Fokus: Nützliche versteckte Funktionen in Outlook, die das Arbeiten effizienter machen.

@ Erwähnungen

• Verwendung des @-Zeichens, um Personen in E-Mails direkt anzusprechen.
• Erhöht die Übersichtlichkeit und Wahrscheinlichkeit für schnelle Antworten.

Betreffzeilen bearbeiten

• Betreffzeilen empfangener E-Mails können geändert werden.
• Nützlich, um z.B. Kundennummern oder Auftragsnummern hinzuzufügen.
• Erleichtert das spätere Auffinden von E-Mails über die Suchfunktion.

Textbausteine

• Speichern häufig genutzter Texte als Schnellbausteine:
  1. Menüpunkt „Einfügen“ → „Schnellbausteine“ → „Speichern“
  2. Namen vergeben (z.B. „Preisliste“)
• Einfügen durch Eintippen des Bausteinnamens (ab dem 4. Buchstaben als Vorschlag)
• Spart Zeit bei Standardantworten.

Suchordner

• Neue Suchordner anlegen: Rechtsklick auf die Suchordner → „Neuer Suchordner“
  • Z.B. Suchordner für E-Mails von bestimmten Personen, nach Stichwörtern, etc.
• Spart Zeit im Vergleich zu manuellen Ordnern.
• Extra Video-Link vorhanden für detaillierte Anleitung.

Kontakte aus E-Mails erstellen

• E-Mail mit rechter Maustaste auf Kontakte ziehen → „Kopieren als Kontakt mit Text“
• Automatisches Ausfüllen von Name und E-Mail-Adresse
• Weitere Daten aus dem E-Mail-Textfeld markieren und in die entsprechenden Felder ziehen.
• Effizientes Erstellen von Kontaktinformationen.

Bedingte Formatierung

• Mails von bestimmten Personen hervorheben:
  1. Ansichtseinstellungen → Bedingte Formatierung → Hinzufügen
  2. Regel benennen (z.B. „Timo“) und Format festlegen (z.B. fett)
• Hilft bei der Priorisierung und Bearbeitung wichtiger Mails.

E-Mails nicht automatisch als gelesen markieren

• Datei → Optionen → E-Mail → Lesebereich
  • Deaktivieren der automatischen Markierung als gelesen
• E-Mails bleiben ungelesen, bis sie manuell verarbeitet werden.

Aufgaben im Posteingang einblenden

• Ansicht → Layout → Aufgabenliste → Aufgaben
• Aufgaben werden im Posteingang angezeigt, Erinnerung an die Aufgaben.
• Video-Link für fortgeschrittene Ansichtseinstellungen.

QuickSteps

• Beispiel: E-Mails in Aufgaben umwandeln
  1. Neuen QuickStep erstellen: „Eine Aufgabe mit Anlage erstellen“
  2. Betreff anpassen und speichern
• QuickSteps beschleunigen wiederkehrende Aufgaben.

Kalenderwochen anzeigen

• Datei → Optionen → Kalender → „Wochennummern anzeigen“
• Kalenderwochen werden im Hauptkalender und Datumsnavigator angezeigt.
• Verbesserung der Übersicht und Planung.

Navigation zu bestimmten Datum

• Kalender öffnen und STRG + G drücken
• Datum eingeben und Ansicht festlegen
• Schnelles Springen zu gewünschtem Datum

Anpassung der Wochenansicht

• ALT + Zahl (1-9) zum Ändern der Tagesansicht (bis 9 Tage)
• Flexible Planung je nach Bildschirmgröße und Planungsbedarf.

Aufgaben im Kalender

• Ansicht → Layout → Tägliche Aufgabenliste → Normal
• Aufgaben werden unter den Terminen des jeweiligen Tages angezeigt.
• Termine aus Aufgaben durch Drag & Drop in den Kalender einfügen.
• Zeitmanagement durch Timeboxing.

Erweiterte Suchfunktion

• Suchfeld klicken → Rechten Rand → Kleiner Pfeil
• Erweiterte Suchoptionen wie nach Absender, Anhängen, Betreff, etc.
• Präzisere Suchergebnisse.

Abschluss und Empfehlungen

• Aufforderung, weitere versteckte Funktionen in den Kommentaren zu teilen.
• Verweis auf weiteres Outlook Tutorial Video für Fortgeschrittene.
• Wünsche für frohe Weihnachten und einen guten Rutsch ins neue Jahr.