Outlook ist überladen mit Funktionen und die meisten davon brauchst du nicht aber die versteckten Funktionen aus diesem Video die solltest du unbedingt kennen wo du sie findest und wie sie dir das Leben vereinfachen können erfährst du jetzt viel Spaß damit los geht's [Musik] [Applaus] die erste versteckte Funktion die noch viel zu wenig genutzt wird sind die AD Erwähnungen damit kann ich wenn ich eine mailen mehrere Personen schicke diese direkt ansprechen indem ich ein @ Zeichen eingebe dann den Anfang des Namens tippe und die personalistische auswähle dann kann ich meine Frage oder bitte hier einfügen und in dem Moment in dem ich eine Person erwähne wird sie auch hier oben in den Verteiler aufgenommen und das macht die Mail schon übersichtlich wenn ich erkenne weil welche Frage an welche Person geht und auch die Wahrscheinlichkeit dass ich eine schnelle Antwort bekomme wird so erhöht die nächste versteckte Funktion ist die Möglichkeit betrifft Zeilen von empfangenen Mails zu bearbeiten das sieht zwar nicht so aus wenn man sowas bearbeiten kann aber man kann hier einfach hinein klicken Dinge markieren löschen man kann hier auch Dinge ergänzen und einfach hier eintippen und wenn ich die Mail mit Escape verlasse und speichern dann ist mein Betreff tatsächlich angepasst worden für was kann man sowas nutzen ein Beispiel wäre dass man hier bei Kunden E-Mails noch eine Kundennummer hinein kopiert oder eine Auftragsnummer und dann kann ich diese Mail später über die Suchfunktion einfacher wieder finden die nächste versteckte und sehr unbekannte Funktion sind Textbausteine wenn ich Texte habe ich immer wieder verwende kann ich die einmalig speichern unter dem Menüpunkt einfügen Schnellbausteine speichern ich vergebe einen Namen den ich nicht gut erinnern kann zum Beispiel hier Preisliste okay und wenn ich jetzt diesen Baustein in späteren E-Mails einfügen möchte geht das über Einfügen Textbausteine Preisliste oder indem ich einfach direkt hier das Wort Preisliste eintippe ab dem vierten Buchstabe beginnt die Erkennung und mir wird vorgeschlagen mit Ente den Bausteinen direkt einzufügen das ist effizient und ich kann viel Zeit sparen bei solchen Standard Antworten die nächste sehr unbekannte Funktion sind Suchordner diese befinden sich immer am Ende eines Postfachs kann man so aufklappen einen neuen Suchordner kann ich anlegen mit einem Rechtsklick neue Suchordner und jetzt kann ich zum Beispiel einen zuordner anlegen mit allen Mails eine bestimmten Person oder auch hier nach Stichwort also allen Mails zu einem bestimmten Thema und da kann ich extrem viel Zeit sparen im Vergleich zu einem normalen Ordner wo ich die Mails von Hand ablege wir haben dazu ein extra Video produziert und das verlinken wir die hier da wird es noch mal ganz im Detail vorgestellt weiter geht's mit dem Thema Kontakt aus E-Mail erstellen ich habe hier eine Mail von Sabine Häusler und möchte jetzt Ihre Kontaktdaten wirklich als Outlook Kontakt abspeichern und der einfachste Weg ist auch wieder der unbekannteste am besten ich nehme die Mail hier mit der rechten Maustaste gedrückt ziehe sie hier auf die Kontakte und sage kopieren als Kontakt mit Text jetzt wird einige schon ausgefüllt der Name und die Mailadresse und den Rest kann ich ganz effizient hier im Textfeld markieren und in das Feld ziehen webseitenadresse hier habe ich noch die Position nehmen und ziehen dann habe ich hier die Firma nehmen und ziehen ich habe hier eine Adresse nehmen und ziehen jetzt erzähle ihn von den ich habe eine Telefonnummer hier geschäftlich und den Rest kann ich auch löschen jetzt habe ich in wenigen Sekunden hier den kompletten Kontakt gefüllt und kann diesen speichern das nächste unbekannte Thema ist die bedingte Formatierung angenommen ich möchte alle Mails von Timo hervorheben dann geht das über die Ansichtseinstellungen und dort hier bedingte Formatierung und jetzt kann ich in der Regel hinzufügen nennen wir mal Timo Timo soll und die Mails von Timo sollen fett dargestellt werden immer wenn Timo eben im Absenderfeld steht okay und schon wurden alle Mails von Timo hier fett dargestellt und das hilft mir eben die bedingte Formatierung wenn ich in eine Aufgabenliste oder in einer E-Mail-Liste irgendwas markieren möchte in wichtigen Kunden wichtigen Mitarbeiter oder sowas und dann eben das priorisiert bearbeiten möchte weiter geht's mit dem Thema E-Mails nicht mehr automatisch als gelesen markieren normalerweise ein Auto wenn ich hier die E-Mails zueinander anklicke dann warten im automatisch als gelesen markiert das gefällt mir persönlich gar nicht und das kann man umstellen unter der Datei Optionen E-Mail Lesebereich wenn ich hier den Haken in vorne Element als gelesen markieren wenn neue Auswahl erfolgt dann passiert das nicht mehr jetzt kann ich hier meine Mails anklicken so oft ich möchte und die bleiben ungelesen bis ich sie wirklich verarbeitet habe und über auch im Viren in meiner Archiv ablege der nächste Tipp ist für alle die mit Outlook Aufgaben arbeiten damit ich nicht immer kompliziert hier in den Aufgabenbereich wechseln muss empfehle ich die Aufgaben auch im Posteingang einzublenden das geht über Ansicht Layout Aufgabenliste Aufgaben jetzt vergesse ich meine Aufgaben nicht mehr weil ich sie immer vor Augen habe und wer auch noch hier die Ansicht anpassen möchte mal sehen möchte was da noch alles möglich ist dem empfehle ich unsere Video Ansichtseinstellungen für Fortgeschrittene wir verlinken Sie direkt im Video die nächste versteckte unsere unbekannte Funktion sind die kriegsteps sind Outlook ich habe hier einen Quickstep um aus einer E-Mail mit einem Klick eine Aufgabe zu erstellen nur ein Datum eingeben morgen und die Speiche das ganze jetzt haben wir hier das ganze auf der aufgabeliste und können dann wenn wir die Aufgabe bearbeiten direkt die Mail hier aus der Aufgabe öffnen wie kann man sowas anlegen das ist ganz einfach einfach einen neuen quick Server erstellen und dann hier aus der Liste auswählen eine Aufgabe mit Anlage erstellen hier noch vielleicht den Betreff einpassen fertig und schon kann man Quickstep verwenden die nächste Sache was viele nicht wissen ist wie kann ich im Outlook Kalender hier die Kalenderwochen anzeigen und das geht über Datei Optionen Kalender etwas runter scrollen und jetzt kann ich hier sagen die Wochennummern Anzeigen okay und jetzt habe ich hier die Kalenderwoche eben Hauptkalender und auch im datumsnavigator und kann mich schnell orientieren eine weitere sehr unbekannte Funktion ist die Möglichkeit schnell zu einem gewünschten Datum zu navigieren indem ich im Kalender die beiden Tasten Steuerung und G drücke nicht das tue dann geht dieses Feld auf ich kann hier direkt mein Datum eingeben und sagen welche Ansicht soll das geöffnet worden und mit okay springt es mir zum entsprechenden Datum das erspart wie lange es scrollen und suchen denn der nächste Tipp betrifft die Wochenansicht im Kalender die ist der im Standard im 7 Tage von Montag bis Sonntag und je nach Bildschirmgröße und auch nach Planungszeitraum wäre oft auch eine andere Anzahl von Tagen ganz praktisch und das ist möglich das wissen aber viele gar nicht indem ich alt drücke und dann eine Zahl 1 bis 9 also alt 1 ist ein Tag zwei drei vier fünf bis zu 9 kann ich eben hier mit alt plus der Zahl 9 hier eine Wochenansicht mit bis zu neun Tagen mir einblenden und das finde ich ganz praktisch weiter geht's mit den Aufgaben im Kalender über Ansicht Layout tägliche Aufgabenliste normal kann ich mir die Aufgaben hier im Kalender einblenden und zwar immer unterhalb den Terminen also Termine vom Dienstag Aufgaben vom Dienstag Termin Mittwoch Aufgaben von Mittwoch das finde ich eine super praktische Ansicht weil jetzt die Termine und Aufgaben in einer Ansicht zusammen bringt unbekannt für die meisten Outlook Nutzer ist ebenso dass ich hier in diese Ansicht nun direkt aus Aufgaben auch Termine machen kann und das einfach über track and Drop hier so auf dem Kalender bewegen kann indem ich hier einfach eine Aufgabe nehme nach oben auf den Kalenderbereich ziehen die Länge noch anpasse und auch gar nicht die Aufgabe noch verschiebe hier und so kann man wunderbar timeboxing betreiben diese Zeitmanagement Methode bei der ich mir für einzelne Aufgaben bei der Wochenplanung eben auch hier Zeit Slots im Kalender reserviere zum Abschluss habe ich noch einen Tipp für die Outlook Suchfunktion und zwar empfehle ich Dir nicht immer nur nach Stichwort zu suchen sonst bekommt man meist viel zu viele Suchergebnisse viel besser ist es meist wenn man die weitere Suchfunktion benutzt jetzt wie bekomme ich die die ist auch ziemlich gut versteckt den Outlook am einfachsten die mich hier in der Suchfeld klicke und am rechten Rand hier habe ich die Möglichkeit auf den kleinen Pfeil zu klicken und jetzt habe ich hier die erweiterten Möglichkeiten ich kann hier nach Absender suchen ich kann hier sagen soll mein Ergebnis hier soll das ein Anhang enthalten und keinen Anhang enthalten kann die Anlagen direkt durchsuchen ich kann den Betreff durchsuchen und so weiter ab sofort ich bekomme ein viel genaueres Ergebnis wenn ich diese Möglichkeiten nutze okay kennst du noch weitere versteckte Funktionen Outlook dann schreibe es gerne in die Kommentare ich bin schon sehr gespannt was dort noch zusammenkommt und wenn dir dieses Video gefallen hat empfehle ich dir auch noch unser Video Outlook Tutorial für Fortgeschrittene gut das war es jetzt wirklich von uns das war das letzte Video in diesem Jahr wir wünschen dir frohe und friedliche Weihnachten und einen gesunden und guten Rutsch ins neue Jahr 2023 und dann sehen und hören wir uns wieder im neuen Jahr beim nächsten Video bis dahin ciao