Pengelolaan Surat Masuk Menggunakan Sistem Kartu Kendali

Pendahuluan

• Salam sejahtera untuk semua.
• Pembahasan mengenai pengelolaan surat masuk.
• Surat masuk: semua surat yang diterima organisasi dari luar.

Proses Pengelolaan Surat Masuk

1. Penerimaan Surat

   • Surat dikirim oleh kurir.
   • Penerima memeriksa surat dan buku ekspedisi.
   • Penerima membubuhkan paraf sebagai tanda terima.

2. Pencatatan Surat

   • Pencatat membuka dan membaca isi surat.
   • Menyiapkan kartu kendali dengan mengisi:
     • Kolom indeks subjek: submasalah surat.
     • Kolom kode: kode surat.
     • Kolom tanggal: tanggal diterima.
     • Kolom nomor urut: nomor urut surat masuk.
     • Lingkari kode M.
     • Kolom perihal: perihal surat.
     • Kolom isi ringkas: inti surat.
     • Kolom lampiran: lampiran surat.
     • Kolom dari: pengirim surat.
     • Kolom tanggal: tanggal surat.
     • Kolom nomor: nomor surat.
     • Kolom pengolah: nama unit pengolah.
     • Kolom paraf: paraf pencatat.

3. Pemeriksaan dan Penyimpanan Kartu Kendali

   • Surat diberikan kepada pengarah untuk pemeriksaan.
   • Kartu kendali warna putih disimpan oleh pengarah.
   • Surat dan kartu kendali berwarna merah diberikan kepada TU Pengolah.

4. Pemeriksaan oleh Pimpinan

   • Pimpinan membuka dan membaca surat.
   • Mengisi lembar disposisi:
     • Tanggal surat diterima.
     • Ceklis sifat surat.
     • Tanggal surat, kode surat, dan perihal surat.
     • Arahan disposisi untuk pemrosesan surat.
   • Surat dan kartu kendali warna merah diserahkan kepada TU Pengolah.

5. Proses oleh Penata Arsip

   • TU Pengolah memberikan kartu kendali warna merah kepada penata arsip.
   • Penata arsip mencatat kartu kendali ke dalam buku arsip:
     • Nomor surat, tanggal surat, perihal surat, keterangan, isi ringkasan, pengirim, kepada, dan kode klasifikasi.
   • Kartu kendali warna merah disimpan di lemari arsip.

Penutup

• Video pembelajaran mengenai pengelolaan surat masuk menggunakan sistem kartu kendali telah disampaikan.
• Terima kasih.