Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh Salam sejahtera untuk kita semua Pada kesempatan kali ini kami akan menyajikan video pembelajaran tentang Pengelolaan surat masuk menggunakan sistem kartu kendali Perlu teman-teman ketahui surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari pihak luar baik secara perorangan maupun perusahaan atau organisasi Nah untuk mengetahui lebih jelas tentang pengelolaan surat masuk menggunakan sistem kartu kendali simak video berikut ini Adanya surat masuk ditandai dengan dikirimkannya surat oleh kurir. Penerima surat menerima kedatangan kurir, kemudian memeriksa surat yang diterimanya. Selanjutnya, kurir memberikan buku ekspedisi kepada penerima surat.
Penerima surat membubukan paraf di buku ekspedisi sebagai tanda surat telah diterima. Proses selanjutnya yaitu surat diberikan kepada pencatat. Pencatat membuka surat, kemudian membaca isi surat.
Selanjutnya, pencatat menyiapkan kartu kendali dan mengisi sesuai kolom yang tersedia. Kolom indeks subjek diisi submasalah surat. Kolom kode diisi dengan kode surat Kolom tanggal diisi dengan tanggal diterimanya surat Kolom nomor urut diisi nomor urut surat masuk Kemudian lingkari kode M Kolom perihal diisi perihal surat Kolom isi ringkas diisi dengan inti dari isi surat.
Kolom lampiran diisi lampiran surat. Kolom dari diisi dengan pengirim surat. Kolom tanggal diisi dengan tanggal surat.
Kolom nomor isi nomor surat. Kolom pengolah diisi nama unit pengolah dan kolom paraf diisi paraf pencatat. Proses selanjutnya, surat diberikan kepada pengarah Dari pencatat, surat yang selesai diproses diberikan kepada pengarah dengan tujuan pemeriksaan dan penyimpanan kartu kendali warna putih oleh pengarah.
TU Pengolah Selanjutnya, surat diberikan kepada TU Pengolah bersama kartu kendali berwarna merah dan kartu kendali berwarna kuning. Lalu, unit pengolah memeriksa surat beserta kartu kendali, kemudian kartu kendali warna kuning dicek, dan selanjutnya disempan oleh TU Pengolah. Kemudian, surat diberikan kepada pimpinan serta kartu kendali warna merah.
Pimpinan membuka surat dan membaca isi surat. Selanjutnya, pimpinan mengisi lembar disposisi. Pimpinan mengisi tanggal surat diterima, mengisi ceklis menurut sifat surat, menulis tanggal surat, kode surat, dan prihal surat.
Melingkari pada bagian Disposisi, kemudian memberikan arahan kepada siapa surat akan ditujukan untuk diproses. Selanjutnya, pimpinan memberikan surat beserta kartu kendali warna merah dan lembar disposisi kepada TU Pengolah. TU Pengolah memberikan kartu kendali warna merah kepada penata arsip dan membawa surat untuk diproses sesuai isi disposisi.
Penata arsip menulis kartu kendali ke dalam buku arsip yang berisi nomor surat, tanggal surat, perihal surat, keterangan, isi ringkasan, pengirim, kepada, dan kode klasifikasi. Setelah itu, kartu kendali warna merah disimpan di lemari arsip Demikian video pembelajaran mengenai pengelolaan surat masuk menggunakan sistem kartu kendali. Terima kasih.