um den outlook-kalender effizient nutzen zu können gibt es neben den offensichtlichen funktionen einige versteckte features die man beim ersten mal hinsehen nicht sofort sieht heute möchte ich dir acht dieser eher unbekannteren funktionen zeigen damit du in zukunft schneller und bequemer im outlook kalender arbeiten kannst eventuell zeige ich dir am ende des videos auch einen neunten und gleichzeitig meinen persönlichen lieblingstrick falls das ganze gut klingt überlegte diesen kanal zu abonnieren und bleiben jetzt dran wenn du einen neuen termin im outlook kalender anlegen möchte ist gehst du natürlich links oben auf neuen termin hier kannst du zuerst einen namen für deinen termin eingeben und dann das datum hier also direkt das heutige datum drinnen du kannst aber natürlich über den kalender zum beispiel das morgige datum eintragen du kannst es aber auch mittels klartext eingaben in den terminkalender eintragen zb kann ich ihr schreiben heute mit dementer kommt ihr das heutige datum wenn ich zum beispiel rein schreibe morgen unterdrücke kommt direkt das morgige datum ich kann aber auch komplexere dinge eintragen indem ich zum beispiel sage nächster montag dann wird automatisch der nächste montag hier eingetragen besser wird's dann wenn ich zum beispiel sagen erster montag september enter drücken dann wird mir direkt der erste montag im september diesen jahres hier ausgespuckt das kann schon mal einige zeit beim suchen sparen du kannst ja auch feiertage eintragen zum beispiel wenn du heiligabend eingibst und entrückt kommt direkter vierundzwanzigster zwölfter manche dinge funktionieren nicht das verstehe ich nicht zum beispiel ostermontag verstehe da in dem fall nicht aber heiligen abend versteht weiß nicht warum das heißt bei den feiertagen musst du eventuell ein bisschen herum experimentieren ob es funktioniert oder nicht nachdem ich den termin angelegt habe sehen wir hier ein blaues fällt was ist allerdings wenn ich meine termine nicht immer im selben blau angelegt haben möchte zum beispiel wenn ich einen neuen termin anlege und sage dass es meine marketing besprechung und die schicke ich direkt ab diese wird dann ebenfalls blau dargestellt ich möchte aber dass meine marketing besprechungen automatisch in einer anderen farbe dastehen das kann ich ganz einfach lösen indem ich oben auf ansicht gehe danach auf ansichts einstellungen auf bedingte formatierung und hier eine neue bedingte formatierung hinzu gehen kann hier kann ich einfach hinzufügen und schreibe in dem fall zum beispiel marketing rein das ist einfach nur der name meiner bedingte formatierung der zeige ich das soll bitte in einem violett dargestellt werden dieses marketing erreicht in dem fall allerdings noch nicht das ist lediglich der name der regel wir müssen hier bedingungen reingehen und hier bedingungen hast du einige einstellungsmöglichkeiten zum beispiel kannst du sagen ich suche nach einem wort in einem betreff betreff dass eventuell ein bisschen irreführend in dem fall ist es natürlich ebenfalls der titel minor kalender eintragungen das heißt ich könnte auch zum beispiel sagen in den notizen ich sage jetzt einfach wenn ihm betrifft das wort marketing vorkommt dann soll das violett 1 gezeigt werden ich kann auch einstellen dass zum beispiel wenn eine person mehr einen termin schickt das in einer anderen farbe dargestellt wird zum beispiel wenn mein chef mir eine einladung schickt dass das immer in rot dargestellt wird in meinem fall kann ich sagen marketing trick einfach okay okay okay und wir sehen diese hat sich automatisch violett eingefärbt wenn ich hier unten zum beispiel noch eine marketing besprechung anlege und speichern und schließen drücke dann ist die ebenfalls direkt automatisch violett angezeigt wenn ich mich kurz in meinem e mail programm befinde und eine neue e-mail bekomme auf seine fragen ich bin mir nicht sicher wie du das meinst kannst du bitte jede frage einzel beantworten so oder so ähnlich hat jeder schon mal eine e-mail bekommen und diese e-mails meistens relativ langwierig per text zu beantworten da ist es manchmal sinnvoller wenn man einfach eine besprechung macht in dem fall kann ich einfach als eine besprechung antworten das heißt ich klicke hier nicht rechts auf antworten oder alle antwort nicht gehoben in meinem menüband unter antworten auf den button besprechung kann ihr drauf drücken und es wird automatisch eine neue besprechung geöffnet hier steht meine e-mail-adresse und es wird automatisch der teilnehmer also die andere person der e mail als erforderlich eingetragen ich kann zum beispiel sagen mit dem klartext morgen werde ich morgen am vormittag direkt diese fragen über ein meeting beantworten dann kann ich einfach schon auf senden drücken und schon bekommt die person keine e-mail sondern eine einladung zu einer neuen besprechung wenn es mit einer besprechung etwas komplizierter sein sollte als einfach nur eine besprechung anfrage zu schicken dann kann ich den termin planungs assistenten einsetzen wenn ich einer neuen termine stelle kann ich hier zum beispiel sagen teilnehmer einladen als titel besprechung ich weiß aber dass die andere person relativ viel termine hat und deswegen möchte ich dass er sich einen termin aussuchen kann daher gehe ich eben auf terminplanung assistent und hier sehe ich wann welche person zeit hat einen termine einzutragen in meinem fall hatte e-mail-adresse jakob heute schon drei blöcke drin und morgen im reinen das heißt ich sehe hier könnte ich zum beispiel keinen termin mehr eintragen in meinem fall sichtbar der anderen person leider nicht welche termine eingetragen hat da es keine geteilte organisation ist wenn du aber innerhalb einer organisation eine e-mail über einen termin planungs assistenten planst siehst du von jeder person hier ob er zeit hat oder nicht und kann seinen termin dann so setzen dass jede person zeit hat beim termin dabei zu sein wenn du die richtige position gefunden hast wo überall zeit hast kannst du einfach auf senden drücken und kannst einfach den termin ganz normal wie üblich ab senden wenn du meine videos schon länger verfolgt weißt du vielleicht dass sich österreicher bin dass es den meisten belangen gut in manchen allerdings blöd weil wir hin und wieder andere feiertage haben als in deutschland ich arbeite jedoch relativ oft mit deutschen kollegen zusammen daher ist es hin und wieder gut zu wissen ob sie im büro sind oder nicht das bedeutet ich würde gerne angezeigt bekommen ob deutschland feiertage hat die es in österreich nicht gibt um die feiertage anderer länder oder anderer religionen in meinem kalender anzeigen zu können gehe ich einfach oben im menüband auf menüband anpassen danach gehe ich jemanden outlook optionen auf kalender und kohle runter auf feiertage im kalender eintragen wenn ich jetzt auf klick sehe ich habe momentan österreich aktiviert das heißt ich suche meine ver deutschland ich könnte aber auch zum beispiel einfach die christlich religiösen feiertage eintragen oder andere länder von denen es nicht eben tangiert danach kann ich einfach ok drücken das sagt einem einem fall habe ich bereits hinzugefügt weil ich das natürlich schon gemacht habe ich kann einfach jahr drücken und jetzt importierte alle feiertage wenn ich dann alle feiertage der länder oder der religionen importiert habe kann ich das dann einfach einsehen zum beispiel nächste woche am freitag ist der karfreitag in deutschland und ich weiß auch wenn wir ein theoretisch nicht feiern würden in österreich kann ich eventuell keinen erreichen wenn ich am freitag jemand eine e mail schicken das heißt wenn du weißt dass kollegen oder kunden in anderen ländern wohnen würde ich die feiertage dieser länder in meinem auto kalender importieren damit ich immer die übersicht habe ob ich mit einer antwort rechnen kann oder nicht wenn meine kollegen oder kunden in anderen ländern arbeiten die nicht nur andere feiertage haben sondern vielleicht sogar andere zeitzonen sollte ich vielleicht auch diese zeitzone meinem auto kalender hinzufügen daher gehen wir noch mal rechtsklick auf menü anpassen wieder auf den outlook kalender und hier ist kommen wir noch einmal etwas weiter runter hierunter zeitzonen kann ich zuerst meine eigene zeitzone beschriften zum beispiel kann ich hier reinschreiben wien und dann habe ich mal meine eigene zeitzone drin wenn ich eine zweite zeitzone hinzufügen möchte mache ich einfach den haken bei zweiter zeitzone ich könnte auch eine dritte einstellen hier sage ich zum beispiel in meinem fall new york und new york es momentan sechs stunden hinten das heißt in dem von mittelamerika ich könnte hier aber einige andere optionen natürlich ebenfalls auswählen das heißt wenn ich die zeit sogar richtig benannt habe ich muss ja nicht nach einem land nennen zum beispiel ich könnte sie auch nach einem kunden nennen ich könnte einfach den kundennamen ein schreiben wenn ich einen wichtigen kunden habe nachdem ich alles eingetragen habe kann ich einfach auf ok drücken und wir sehen bei der wochen ansicht haben wir hier direkt neben wien die neue anzeige von new york und wir sind bei uns zehn in new york ist es zwei in der früh das heißt eventuell sollte ich jetzt keinen termin ansetzen obwohl es für mich ganz gut passt denn wir sehen sie schlafen gerade alle ich habe nun für morgen einen termin angelegt für die offenen fragen der e mail allerdings kann ich davon ausgehen dass sich in den 30 minuten nicht alle fragen beantworten werde das bedeutet ich müsste theoretisch einen neuen termin an einem anderen tag anlegen das heißt ich gehe hier rein und dupliziere im endeffekt alle einstellungen die hier getroffen habe am nächsten tag das geht natürlich um einiges einfacher indem ich einfach auf den termin gehe mit der steuerungs taste gedrückt lassen und auf der rechten seite hinzu und einfach loslassen und ich habe meinen termin dupliziert das heißt ich habe auch genau dasselbe noch einmal gemacht an einem anderen tag ich kann das natürlich waren das hin verschieben aber wenn ich jetzt eben hier rein gesehen ich habe die gleichen e mail adressen drin den gleichen titel die gleiche zeit den gleichen inhalt und ich musste nichts doppel 1 stelle und ich habe exakt zweimal denselben termin eingetragen das heißt mit steuerung ziehen kannst du sehr schnell termine die du nicht jedes mal neu anlegen möchte das ganz einfach duplizieren wenn ich meine termine nicht nur meinen kalender in der übersicht haben möchte sondern ich meine e mails selbst dann kann ich das natürlich ebenfalls tun wenn wir zurückgehen auf meine inbox dann können wir oben auf ansicht gehen und auf der rechten seite haben wir layout dann haben wir die aufgaben leisten können wir uns anschauen und hier können wir unterschiedliche aufgaben warum auch immer das aufgaben sind weiß ich nicht eintragen das heißt ich kann der kalender ich könnte aber zum beispiel auch personen anzeige das heißt wir kriegen jetzt auf kalender und wir sehen auf der rechten seite mit links die e mails mit ich den inhalt der e-mails und auf der rechten seite eine kurze übersicht über die heutigen termine das heißt hier sehe ich okay um 15 uhr habe ich die nächste besprechung bis dorthin habe ich zeit zu arbeiten das heißt mit dieser aufgaben leisten hast du auch aus seiner inbox heraus einen guten überblick über deinen kalender das war meine acht tipps und tricks zum besseren arbeiten im outlook kalender ich habe die gesagt am ende des videos möchte ich dir noch einen neunten und zwar meinen lieblings tipp zeigen diesen tipp wenn dich nämlich an um etwas weniger stress während meines arbeiten zu haben wenn ich zum beispiel mehrere termine direkt hintereinander habe das heißt wenn dieser termin direkt beim marketing besprechung andockt müsste ich direkt von einer besprechung in die nächste wechseln und hätte keine pause um irgendwelchen anderen dinge zu tun um dem vorzubeugen kannst du puffer zwischen zwei terminen eintragen damit du immer deine fünf oder zehn minuten zeit hast um das zu tun kannst du ebenfalls oben auf das menüband gehen menüband anpassen wieder auf kalender und das kann ein bisschen runter hier sehen wir die standard dauer für neue termine besprechungen da kannst du sagen zum beispiel 30 minuten oder eine stunde darum dass die box verkürzen von termin- und besprechungen und das klicken in dem fall an wir können hier sagen entweder früher beenden oder später starten in meinem fall zeitlich früher beenden und zeigt wenn die besprechung weniger als eine stunde dauert möchte ich fünf minuten zeit haben und wenn die besprechung über einer stunde dauert möchte ich zum beispiel 15 minuten zeit haben dann kann ich mit krücken und wenn ich jetzt einen termin an läge zum beispiel direkt hier über der marketing besprechung die exakt so lang dauert sehen wir sie dauert 14.30 bis 14.55 das bedeutet ich habe ihr dann fünf minuten zeit bevor die nächste besprechung losgeht und so einfach kannst du puffer in deinem auto kalender einbauen das waren jetzt aber wirklich neun tipps und tricks wie du deinen kalender in outlook besser reden kannst falls ja was dabei war was du noch nicht konnte ist würde ich mich wirklich über den daumen nach oben freuen falls du den kanal noch nicht abonniert hast überlegt was zu tun ist es kostenlos du kannst deine meinung jederzeit ändern falls du neben dem outlook kalender ebenfalls seinen posteingang im griff haben möchtest dann würde ich dir das video hier empfehlen dort erkläre ich dir von vorne bis hinten meine persönliche schritte wie ich meinem posteingang täglich im griff haben kann es freut mich dass ich dir weiterhelfen konnten wir sehen uns im nächsten video wieder ciao