baik Bapak Ibu sekalian unuk workshop kita pada malam hari ini akan Sega dimulai kepada bapak ibu dipersilakan untuk posisikan senyaman mungkin dan pastikan jaringan internet dan audio terhubung dengan baik sehingga kegiatan kita pada malam ini dapat berjalan dengan lancar baik asalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh Selamat malam Salam sejahtera untuk kita semua Shalom Om swastu Nam Buda salam kebajikan rahay yang terhormat narasumber kita Ibu selaku narasumber yang akan membagikan pengetahuannya pada malam hari ini Serta yang terhormat bapak ibu peserta workshop nasional pada malam hari ini yang berbahagia Alhamdulillah puji syukur kita panjatkan karena berkat rahmatnya kita masih bisa berkumpul dan bersama-sama menim ilmu dari narasumber kita yang sangat luar biasa meski harus dilaksanakan secara online Semoga kita selalu tetap semangat dalam mengikuti workshop nasal 38p panduan lengkap penan as dari klasifikasi H digitalisasi sebelum kita beranjak pada kegiatan inti kita pada malam hari ini alangkah lebih baiknya jika kita berdoa terlebih dahulu agar kegiatan Kita dapat berjalan dengan lancar dan dapat menjadi manfaat bagi kita semua berdoa menurut agama dan kepercayaannya masing-masing dipersilakan Amin baik Bapak Ibu sekalian salam kenal saya Hilmi ibadurahman yang akan membandu kegiatan kita pada malam hari ini selaku moderator selanjutnya Bapak Ibu juga bisa perkenalan dengan menuliskan nama dan asalnya dari mana Di kolom Chat Zoom ataupun di kolom chat live streaming YouTube EG TV Adapun untuk selanjutnya saya akan membacakan narasumber membacakan CV narasumber kita pada malam hari ini narasumber kita pada malam hari ini adalah ibu Dr ND M.Pd lahir di Semarang 7 Oktober 1978 beliau menempuh pendidikan di Universitas Negeri Semarang S1 sampai S3 ambil manajemen pendidikan adapun kegiatan beliau Pada saat ini beliau merupakan chief editor Indones journal of devment sejak 2019 Beliau juga merupakan tim penjaminan mutu Fakultas Ekonomi Unes sejak 2021 Beliau juga merupakan tim penjaminan mutu pasc sarjana Unes sejak 2019 sampai sekarang serta Beliau juga merupakan pelatih ahli sekolah penggerak sejak 2021 hingga sekarang baik selamat malam ibu n Selamat malam Mas Silmi malam Ibu Bagaimana kabarnya pada malam hari ini Alhamdulillah sehat Mas Silmi apakah sudah siap menyampaikan materinya pada malam hari ini Insyaallah sudah siap masi Alhamdulillah baik Bapak Ibu sekalian karena Ibun sudah bersama kita di Zoom meeting ini dan beliau sudah sangat semangat sekali untuk menyampaikan materinya pada malam hari ini sehingga untuk kegiatan selanjutnya kita akan ada sesi penyampaian materi selama kurang lebih 60 menit lalu akan kita lanjutkan dengan sesi diskusi yang akan saya Pandu selama kurang lebih 30 baik kepada Ibud M.Pd dipersilakan Ya baik terima kasih Mas asalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh Selamat malam Bapak Ibu dari AB Ang sampai meroke yang cukup ee semangat dan antusias sekali pada malam hari ini untuk mengikuti workshop eh nasional terkait dengan pengelolaan arsif Jadi Bapak Ibu hebat semuanya ee terkait dengan pengelolaan arsip ini menjadi bagian yang sangat penting bagi kita yang selama ini masih banyak masyarakat yang kurang menyadarinya jadi kalau kita melihat di lapangan banyak juga kepala-kepala instansi ataupun mungkin juga ee di tingkat tingkat yang lebih ee di bawahnya lagi misalnya kalau di kantor desa Ataupun mungkin kelurahan itu ee kebanyakan masih kurang komitmennya terkait dengan pengelolaan Arsin padahal sejalan dengan ee kebutuhan akan akuntabilitas suatu lembaga semua informasi semua laporan itu basisnya harus ada daya dukung dokumen di situlah kita menyadari bahwa arsip itu ee sangat ee penting sekali untuk kita kelola dengan sebaik-baiknya sehingga ketika sewaktu-waktu dibutuhkan akan mudah untuk menemukan kembali Nah kalau itu sudah terkelola dengan baik Bapak Ibu hebat semua Insyaallah tidak ada lagi drama kehilangan arsif ataupun arsifnya terselip atau arsifnya sedang dipinjam tetapi karena yang meminjam itu tidak lapor sehingga ee tahunya itu arsif masih tersimpan di ee tempat penyimpanan arsif nah ini yang perlu ee Bapak Ibu ketahui Mengapa kita sangat penting sekali untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip yang EE baik ya Bapak Ibu hebat semuanya yang bergabung pada workshop nasional eguru ID malam hari ini jadi pada malam hari ini eh tema atau topik ee bagian dari panduan lengkap penataan arsif dari klasifikasi hingga Ee digitalisasi Kita akan masuk dulu ke penataan arsif dan eh klasifikasinya ya oke mas zilmi bisa dibantu untuk eh powerpoint-nya Ya sudah Iya sudah Ee baik Bapak Ibu hebat semuanya jadi ee tadi saya juga sudah sempat menanyakan ke penyelenggara atau panitia karena peserta dari workshop ini beragam Bapak Ibu jadi ada yang memang sudah praktisi arsib atau mungkin baru mengawali ee berprofesi sebagai arsiparis Walaupun mungkin ee Bapak Ibu background pendidikannya itu tidak ee memperoleh terkait dengan kearsipan maka ini saya mulai dari dasarnya dulu Bapak Ibu dari pengertian arsif supaya nanti kita bisa sama-sama ee ketika sharing atau diskusi itu memahami apa itu eh arsif karena pada kenyataannya Bapak Ibu di lapangan itu orang masih salah kaprah terkait dengan arsif jadi yang dianggap arsif oleh Kebanyakan orang itu ya bentuknya harus berupa ee surat atau berupa lembaran padahal ee yang terkait dengan arsip kalau menurut undang-undang ee kearsipa Nomor 43 Tahun 2009 itu bentuknya tidak hanya berupa lembaran atau berupa surat saja Bapak Ibu tetapi bisa pula dalam bentuk yang eh lainnya oke eh masilmi slide berikutnya ya Ini Bapak Ibu sebelum kita berdiskusi lebih lanjut kita harus tahu dulu bapak ibu Apa itu arsip jadi ee Kalau mungkin Bapak Ibu kemarin mengikuti seminar ee sebagai awal dari workshop pada malam hari ini ee pada saat seminar Kemarin saya juga sudah menyampaikan bahwa menurut undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 arsip adalah rekaman atau peristiwa dalam berbagai bentuk Nah kenapa itu rekaman atau peristiwa karena di setiap kehidupan kita bapak ibu baik sebagai personal atau Sebagai pribadi perseorangan ataupun sebagai bagian dari organisasi atau lembaga dalam kegiatannya pasti akan tercipta yang namanya arsib maka arsip itu adalah rekaman atau peristiwa kalau saya contohkan misalnya ee perseorangan itu apa bentuknya misalnya ya Kita sejak lahir sudah sudah punya arsib yang tercipta misalnya akta kelahiran kita itu adalah Arsi Bapak Ibu bentuknya berupa ee lemb lalu ketika Bapak Ibu melanjutkan apa ke pendidikan misalnya ketika lulus memperoleh ijazah itu juga arsib kita Bapak Ibu yang tentunya harus kita ee Simpan dengan sebaik-baiknya karena apa apalagi nanti Bapak Ibu yang karirnya sebagai ASN itu pasti arsip-arsip itu akan sangat Bapak Ibu butuhkan ketika di awal ee masuk sebagai CPNS sampai nanti bapak ibu akan mengurus yang namanya masaa atau pensiun itu kalau personal arkif dan EE secara Ril pula Bapak Ibu amat sangat disayangkan di lapangan eh kesadaran terhadap personal arsip atau arsip pribadi ini pun masih perlu untuk ditingkatkan karena masih banyak yang memandang itu remeh ah yang penting saya simpan saya masukkan lemari tetapi tidak apa namanya tidak disimpan dengan ee model pengarsipan yang bagus ee ketika itu di perlukan dengan segera kita tentunya masih memerlukan waktu untuk mencari belum lagi nanti terselip atau lupa di lemari mana Itu di disimpan itu yang sering terjadi Bapak Ibu di tengah masyarakat nah berikutnya Bapak Ibu ee kalau itu di lembaga atau instansi ee dengan fungsi apapun itu tentunya Setiap peristiwa itu ada ee rekamannya misal kalau itu di organisasinya lembaga pendidikan ee dari penerimaan siswa atau mahasiswa baru itu sudah ada yang namanya ee rekaman yang berupa arsip mungkin Bapak Ibu kalau saya lihat ada yang dari kemenak misalnya ya tentunya di kemenak itu pun Setiap kegiatan pasti akan ada yang namanya arsif sebagai rekaman atau peristiwa dalam berbagai bentuk misalnya terkait penyelenggaraan Haji atau mungkin terkait dengan apa aturan-aturan yang berkaitan dengan ee apa namanya nya umrah misalnya itu tentunya kan ada ee rekamannya Bapak Ibu nah kemudian Bapak Ibu Bentuknya itu pun menyesuaikan juga dengan pengembangan teknologi informasi dan komunikasi Jadi mungkin kalau ee 20 tahun yang lampau kita belum familiar dengan namanya elektronik arsif ee sekarang Ee kita sudah mulai ee selain mengelola arsif secara manual atau konvensional kita juga sudah mengarahkan ke pengelolaan arsif secara ee digital atau elektronik arsif Nah karena perkembangan teknologi Bapak Ibu nah kemudian ee lembaga apa saja tentunya tidak sebatas lembaga negara atau pemerintah Bapak Ibu ee lembaga-lembaga yang di luar pemerintahan itu pun juga perlu atau mungkin sangat penting sekali untuk mengelola arsipnya dengan baik perusahaan pun juga perlu jadi saya dulu sebelum gabung dengan Unes di perusahaan juga ee memang banyak perusahaan yang kurang memperhatikan ee tata kelola atau pengelolaan arsifnya Bapak Ibu dan itu sebetulnya ee merugikan merugikan bagi perusahaan ketika itu ee dibutuhkan dengan cepat saya ambil contoh misalnya arsif terkait dengan keuangan jadi kalau misalnya Ee tidak dikelola dengan baik kita pun akan kesulitan untuk mencari misalnya bukti ee piutangnya mana bukti penagihannya mana fakturnya mana itu tidak bisa kita ee temukan kembali secara ee cepat itu yang yang masih banyak terjadi tetapi untuk perusahaan-perusahaan yang sudah Ee mulai menata atau tata kelola arsip perusahaannya itu bagus tentunya juga ee sudah menyediakan sarana prasarana yang EE berkaitan dengan eh kearsipan atau berkaitan dengan arsip jadi ini Bapak Ibu wujudnya tentunya tidak hanya berupa lembaran saja tetapi juga ee berupa bentuk yang lainnya tentunya itu akan sangat berguna untuk pelaksanaan kehidupan bermasyarakat kemudian juga bernegara karena nanti ada juga kemarin eh sempat ada yang tanya ada arsif terjaga jadi arsif terjaga itu ya yang berhubungan langsung dengan kehidupan berbangsa dan bernegara misal database tentang kependudukan itu kan nanti juga ee berkaitan erat dengan ee masa depan bangsa ya Bapak Ibu ee termasuk rekaman juga terkait dengan ee masalah ee kependudukan penyebaran kependudukan itu termasuk arsip terjaga Bapak Ibu Mengapa karena ee pengaruhnya luas satu ee negara dan itu juga wajib kita ee Simpan dengan sebaik-baiknya lalu perjanjian internasional itu termasuk arsip terjaga karena itu juga nanti berkaitan dengan kelangsungan hidup berbangsa dan EE bernegara Walaupun mungkin Bapak Ibu tidak di semua instansi mungkin ada asip terjaganya Jadi tergantung nanti untuk ee pemilahannya Ini Bapak Ibu untuk awalan supaya kita ee sama-sama tahu sama-sama satu persepsi bahwa arsip itu tidak hanya berupa ee lembaran atau berupa surat saja Mengapa persepsi masyarakat seperti itu ya karena mungkin Bapak Ibu keterbatasan sapras yang ada di sekolah itu kan yang dipraktikkan oleh EE siswa-siswa SMK kebanyakan memang ee penyimpanan ars itu arsip yang disimpan dalam bentuk lembaran atau surat nah ini yang pengertiannya konsepnya kemudian berikutnya next Mas ya slide berikutnya ya selanjutnya Bapak Ibu kita perlu pula mengenal bapak ibu adanya jenis-jenis ars banyak sekali Bapak Ibu menurut pakar menurut ahli lalu eh menurut itu saya ambil empat saja Bapak Ibu yang bagian atau umum yang pertama adalah berdasarkan bentuknya tadi sudah saya sampaikan ee arsif itu tidak hanya berupa lembaran tetapi ee bisa pula berupa ee bentuk yang lain misalnya flash Dis itu pun juga arsif bapak ibu Eh ada datanya lalu hard disk mikrofilm piringan hitam kalau zaman dulu belum ee familiar dengan kaset ee itu termasuk eh arsif termasuk juga dulu ada eh prasasti ya Bapak Ibu di Batu ataupun di daun lontar itu juga termasuk eh arsib walaupun bentuknya tidak dalam lembaran kertas kemudian yang kedua berdasarkan sifatnya arsip itu ada arsip tidak penting arsip biasa arsip penting arsip vital dan rahasia kalau tidak penting ini nilai gunanya Sedikit Bapak Ibu nilai guna informasi contohnya undangan undangan itu kalau B Bapak Ibu sudah mendatangi undangan itu waktunya sudah berlalu ya itu tidak perlu Bapak Ibu ee simpan lalu Arsi biasa Arsi biasa itu kalau di apa Perusahaan atau lembaga itu misalnya ee terkait dengan surat lamaran kerja jadi pada saat itu ada ee nilai informasinya tetapi sejalan dengan waktu ee nilai informasinya menjadi tidak ada Jadi bisa dimusnahkan Bapak Ibu sesuai jra-nya Lalu ada ar penting penting ini berarti terus digunakan ya Bapak Ibu di masa sekarang ee ataupun masa yang akan datang karena itu berkaitan dengan kegiatan yang terus-menerus Nah kalau arsif vital ini eh arsif yang memang eh sangat vital sekali kaitannya dengan misal kalau eh Bapak Ibu personal Arsi vital itu ya Eh ijazah ya Bapak Ibu Mengapa itu vital Bapak Ibu tidak bisa memperoleh ee dalam bentuk yang sama ketika bapak ibu kehilangan ijazah Jadi kalau kehilangan Bapak Ibu misalnya ijazah ee s1-nya hilang itu ketika ee menghubungi Universitas bapak ibu akan memperoleh surat keterangan tetapi tidak akan mendapatkan bentuk yang EE yang sama maka harus disimpan dengan baik karena banyak kejadian Bapak Ibu misalnya setelah wisuda itu kan ee bahagia foto-foto bersama keluarga lupa ee apa menaruh ijazahnya itu di kap mobil tetapi bukan kap mobil ee sendiri ee tetapi kap mobilnya orang lain nah selesai foto-foto mobilnya itu kan sudah gak ada di parkiran akhirnya ijazahnya hilang Bapak Ibu itu kejadian ee pernah terjadi Nah itu kita tidak bisa memperoleh ijazah dalam bentuk yang sama tetapi berupa surat keterangan itu contohnya atau ee misalnya Bapak Ibu ee kehilangan misalnya terkait dengan akta kelahiran itu pun nanti kalau apa ee melaporkan dapatnya kan beda tidak Sama persis dengan yang ee di awal eah kalau arsip rahasia itu jelas arsip yang tentunya misalnya terkait dengan strategi ee pertahanan keamanan di negara kita itu termasuk rahasia tidak semuanya H berhak untuk ee mengetahui termasuk kalau di perbankan itu arsip-arsip yang berkaitan dengan data nasabah Nah itu tidak bisa ee dengan seenaknya ee di-share kepada ee mereka yang memerlukan itu sifatnya rahasia ini sebagai contoh kemudian yang ketiga berdasarkan kepemilikannya arsif itu ada arsif lembaga dan perseorangan kalau lembaga tadi yang saya contohkan misalnya kalau di ee dunia pendidikan ya arsif berkaitan dengan penerimaan siswa arsif berkaitan dengan kurikulum berkaitan dengan guru berkaitan dengan ee siswa kalau itu di perusahaan ya arsip yang berkaitan dengan misalnya ada pemasaran ada arsip keuangan kemudian ada arsip yang berkaitan dengan ee apa namanya SDM ada arsip yang berkaitan dengan produksi kalau itu perusahaannya ee manufaktur nah kemudian kalau arsip persorangan tadi yang saya contohkan ada ijazah ada akta kelahiran kalau bapak ibu itu sebagai ee PNS atau ASN itu ada SK jadi SK CPNS sampai SK ee nanti Bapak Ibu pensi itu merupakan arsip ee pribadi atau perseorangan termasuk juga surat e kepemilikan tanah kemudian surat kepemilikan apa namanya bangunan itu termasuk dalam arsif perseorangan lalu kalau berdasarkan fungsinya lah ini kalau bapak ibu yang sudah praktisi ee di apa namanya pengelolaan arsif tentunya sudah tidak asing dengan arsif dinamis dan statis Nah kalau dinamis ini biasanya ee posisi arsif itu masih di unit-unit ee atau istilahnya ee kegiatan yang melakukan ee keseharian fungsi dari ee lembaga itu dari tiap unit itu ada di situ kalau arsip statis ini biasanya kalau ee disimpan atau istilahnya dialihkan ke arsif nasional itu biasanya yang memiliki nilai sejarah dan tentunya itu juga ada ee prosedurnya bapak ibu lah kalau di kami di perguruan tinggi itu Ada dua bapak ibu ee kalau sudah start itu nanti penyimpanannya di pusat arsif pusat arsif itu di eh Universitas ada lembaga sendiri pusat arsif kalau yang dinamis ini ada pada fakultas atau eh unit-unit yang ada di eh Universitas ini sebagai contohnya Bapak Ibu untuk jenis-jenis eh arsif ya Oke next masmi berikutnya ya Eh setelah Bapak Ibu apa mengetahui terkait dengan jenis arsif ee nilai guna arsif ini pun juga harus Bapak Ibu ketahui Jadi kenapa sih arsip itu harus dikelola harus ditata dengan baik ya karena arsip itu punya nilai guna informasi nah informasi ini Tentunya tidak hanya kalau di lembaga ee kebutuhan pihak internal Bapak Ibu tetapi juga pihak eksternal misalnya ee untuk pelaporan lalu mungkin untuk nanti pemeriksaan keuangan atau untuk pajak dan sebagainya ini ee memiliki nilai guna informasi lalu bernilai hukum juga bapak ibu ini kalau misalnya ada sengketa dan sebagainya ee contohnya adalah surat perjanjian jual beli misalnya itu ada nilai hukumnya Bapak Ibu bisa menjadi dasar Ketika nanti ada ee hal-hal yang berkaitan ee dengan jual beli itu yang masih di ee permasalahkan lalu bernilai administrasi ini kalau di kepegawaian ya Misalnya Surat Perintah kerja ee atau misalnya Surat tugas ini nilainya administrasi lalu kalau yang bernilai ilmiah ee berupa karya ilmiah misalnya Bapak Ibu misalnya saya riset meneliti kemudian saya publikasikan dalam bentuk artikel jurnal misalnya itu ada nilai ilmiah misal saya membuat ee mengembangkan kalau yang terakhir ini dalam proses itu saya mengembangkan eh virtual laboratori untuk eh praktik eh kearsipan jadi eh apa namanya laboratorium tapi sifatnya virtual tidak perlu bertemu langsung tidak perlu ada ruangan Ruangannya di dunia Mayang lah itu saya Awali dari beberapa riset Bapak Ibu dan di riset itu pun saya juga menciptakan ada rekaman arsip misalnya berupa naskah akademik ada produk ada protottipe Itu semua ee selain bernilai ilmiah kalau dihakikan ee itu juga ee memiliki ee nilai pendidikan juga bapak ibu jadi bisa untuk nanti ee pembelajaran lalu bernilai keuang ini kalau terkait dengan arsip-arsif keuangan misalnya laporan keuangan lalu terkait dengan anggaran Kalau di sekolah itu ada rencana anggaran ee sekolah atau mungkin kalau di perusahaan itu ada ee rencana untuk apa namanya keuangan perusahaan laporannya itu bernilai keuangan Bapak Ibu nah yang keenam itu bernilai sejarah bernilai sejarah yang tadi saya sampaikan ee misalnya naskah atau ee teks proklamasi itu kenapa disimpan walaupun tidak sering dipinjam atau ibaratnya apa frekuensi penggunaannya itu sudah Ee sangat-sangat sedikit sekali ee karena ada nilai sejarahnya Bapak Ibu nah kemudian yang ketujuh bernilai pendidikan yang tadi saya sampaikan kaitannya mungkin dengan ee temuan-temuan ee produk Bapak Ibu lalu kurikulum kemudian ee kalau sekarang menggunakan modul ajar modul proyek itu punya nilai pendidikan dan itu harus diarsi Bapak Ibu ini untuk yang sekolah ada nilai ee nilai pendidikannya ya Oke next Mas Hilmi berikutnya ya Ee Kemudian untuk sistem penyimpanan Arsi Bapak Ibu ini menurut ee undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 ada lima sistem Bapak Ibu ada sistem aljat ada sistem nomor ada sistem tanggal ada sistem wilayah dan ada sistem subjek yang banyak digunakan Bapak Ibu adalah sistem subjek karena ini ee lebih mudah ya Bapak Ibu yang banyak digunakan di instansi ataupun di ee perusahaan-perusahaan ataupun juga di sekolah tetapi tidak subjek murni Bapak Ibu biasanya digabung dengan sistem nomor atau mungkin dengan sistem tanggal atau bisa juga digabung dengan sistem abjat lalu pertanyaannya Bu Nina eh sebaiknya pakai yang mana ee kalau ditanya sebaiknya itu sangat tergantung sekali pada kebutuhan masing-masing organ isasi Bapak Ibu karena kebutuhan masing-masing organisasi itu tidak sama misalnya kalau itu Rumah Sakit ee dengan apa pasien yang jumlahnya banyak itu biasanya untuk memudahkan ya penyimpanan arsipnya gabungan antara sistem nomor dan sistem abjat Lalu ada misalnya perusahaan itu perusahaan yang bergerak di bidang ee jasa jadi dia tidak memproduksi barang tetapi ee sebagai ee pemasar atau pemasaran maka dia biasanya memakai sistem tanggal untuk memudahkan dan juga wilayah karena biasanya kan kalau apa namanya untuk marketing itu ee terbagi menjadi wilayah-wilayah ee tertentu Jadi tergantung kebutuhan Bapak Ibu ee kalau di lembaga pendidikan misalnya bisa menggunakan ee tanggal dan subjek ada yang kalau saya buat kemarin kalau sistem itu ee menggunakan ee subjek atau pokok soalnya itu delan standar nasional pendidikan itu untuk memudahkan juga ketika sekolah itu ee Nanti pada saat proses akreditasi itu pakai 8 SMP tetapi mungkin juga ada yang menggunakan ee apa subjek yang lain lah itu ee ketentuan itu keluarnya di mana Bu Ya tentunya tergantung pada ee kesepakatan yang ada di lembaga nanti akan dituangkan dalam sop terkait dengan bagaimana ee tata kelola assip yang ada pada ee instansi atau lembaga tersebut kalau ee Bapak Ibu yang bernaung di instansi apa pemerintahan ee itu biasanya Sudah ada panduannya Bapak Ibu misalnya ee apa namanya di Departemen Keuangan itu sudah ada ee terkait dengan nanti ee klasifikasi arsipnya itu sudah sudah ada ee kemudian Kalau yang di perguruan tinggi itu biasanya ee yang mengesahkan nanti Rektor ee Kemudian untuk yang di perusahaan ini yang fleksibel karena ee swasta yang Bapak Ibu swasta sehingga fleksibel dalam ee pengelolaannya ya Oke next berikutnya Mas sililmi pada slide berikutnya ya sistem penataan arsif Bapak Ibu ini saya ambil dari ee salah satu eh pakar dari sedarmayanti jadi yang dimaksud sistem penataan arsip itu atau disebut dengan feeling system itu kegiatan mengatur dan menyusun arsif dalam suatu tatanan sistem dan logis ee menyimpan serta merawatnya untuk dapat digunakan secara aman dan ekonomis jadi tujuan dari penataan arsif itu tidak untuk mempersulit bapak ibu sehingga ee bagaimana arsif itu nanti akan ditata sistem Mana yang mau dipakai itu masing-masing organisasi itu punya kebutuhan yang tidak sama Bapak Ibu karena intinya adalah untuk mempermudah jangan sampai ee penataan itu justru mempersulit Nah karena mempermudah ya sesuaikan dengan kondisi dan situasi dari organisasi Kenapa karena nanti dalam proses penataan arsip ini juga diperlukan ada fundingnya Bapak Ibu e fundingnya itu untuk apa nanti untuk penyediaan sarana prasarana eh pengelolaan arsif dan tidak semua instansi kan punya e pendanaan yang sama atau kekuatan untuk dananya yang yang sama Mungkin ada yang sudah bisa dua-duanya menerapkan yang EE manual konvens sekaligus ee sudah menerapkan pula yang EE basisnya digital karena punya pendanaan yang yang kuat atau mungkin e belum sampai ke yang digital karena e dananya pas-pasan eh tetapi mungkin ada beberapa bagian yang belum ada yang seringkiali itu belum ada ee biasanya adalah sop Bapak Ibu dan kalaupun sop itu sudah ada seringkali ee kurang disosialisasikan Bapak Ibu eh disos is asikan kepada ee warga yang ada di instansi atau lembaga Mengapa ee perlu disosialisasikan supaya mereka Paham Bapak Ibu kalau saya butuh untuk pinjam arsif itu prosesnya Seperti apa Jadi tidak asal mengambil Bapak Ibu ah kalau sudah asal mengambil tidak ee apa namanya tidak izin atau tidak mengisi peminjaman kepada pengelola ini yang menyebabkan salah satunya itu arib ee kita tidak tahu Kadang posisinya di mana Jadi kalau seingatnya pengelola enggak ada yang pinjam berarti masih ada di situ tapi kok enggak ada hilang Nah itu kan kemungkinannya banyak sekali Nah maka perlu disosialisasikan Supaya apa semua yang ada di organisasi atau lembaga itu paham bahwa arsip itu ee tidak seperti kita meminjam barang biasa ya Bapak Ibu karena tadi ada beberapa nilai nilai guna ini untuk sistem penataan ya Oke next Mas Silmi berikutnya ya Ee ketika Bapak Ibu sudah memahami penataan arsip bagian yang tak kalah pentingnya adalah eh klasifikasi arsip jadi Eh ini saya ambil dari Anri klasifikasi arsif itu apa klasifikasi arsif itu adalah pola pengaturan arsif secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi JAdi misal kalau itu perguruan tinggi atau PT ee itu tentunya kan berbeda ya bapak ibu dengan perusahaan berbeda jika itu dengan rumah sakit atau mungkin departemen yang lain e yang di bawah Departemen Keuangan di bawah e depak misalnya atau di bawah eh apa instansi yang lain mengapa karena fungsi masing-masing kan berbeda Bapak Ibu kegiatan yang dilakukan sudah tidak sama misal perusahaan saja a yang jasa dengan manufaktur itu nanti klasifikasinya arsip tentunya tidak sama persis Bapak Ibu Mengapa karenabuhannya tadi berbeda Bapak Ibu bahkan eh walaupun sama-sama perguruan tinggi ee Main menunya atau ibaratnya main subjeknya itu Eh bisa jadi sama Bapak Ibu karena sama-sama berawal dari penerimaan mahasiswa kemudian ada kemahasiswaan kemudian ada ee kegiatan yang lain tetap Tapi nanti kalau sudah masuk ke sub-subnya itu tergantung kebutuhan dari masing-masing ee perguruan tinggi Jadi Bapak Ibu nanti bisa membandingkan dari contoh yang EE sudah saya share file-nya juga kepada panitia ee dari dua perguruan tinggi yang berbeda itu kalau bapak ibu cermati untuk apa namanya eh main menu atau subjek utamanya itu sama tetapi sub-subnya itu ada yang EE satunya jumlahnya empat satunya jumlahnya 5ma lah itu tergantung dari kebutuhan masing-masing ee instansi atau lembaga ini untuk pengertian dari eh klasifikasi arsip nah kemudian saya contohkan lagi bapak ibu ee ketika klasifikasi arsip itu ee di perusahaan jasa ya karena jasa itu kan dia tidak memproduksi barang ya Bapak Ibu misalnya hanya memasarkan saja atau hanya memasuk bahan mentah saja Nah itu fungsinya kan beda dengan mereka yang manufaktur jadi dari membeli bahan mentah Lalu ada proses produksi Lalu ada menjual ee manufakturnya pun juga nanti berbeda antara yang apa penjualannya hanya dalam negeri saja atau itu adalah ee manufaktur yang sifatnya untuk ekspor nah ini juga nanti akan berbeda Bapak Ibu untuk ee pengklasifikasian arsip di ee perusahaan karena kebutuhannya sudah tidak tidak sama mungkin saya Saya misalnya ee asn-nya di di ee dosen misalnya ee dengan mereka yang asn-nya sebagai guru walaupun sama-sama pendidik itu nanti juga kalau misalnya menerapkan personal arsip eh saya klasifikasinya tidak sama persis Bapak Ibu ee dengan bapak ibu ee yang di apa dunia pendidikan di ee menengah misalnya itu sudah berbeda karena ee ada beberapa hal atau arsib yang Ee tidak Sama persis dengan yang di ee perguruan tinggi ini sebagai contoh sederhana atau mungkin ee sama-sama dosennya Bapak Ibu sama-sama gurunya jadi ee karena satunya guru di tingkat dasar dengan menengah Ya tentu nanti ee arsifnya pasti tidak sama persis Bapak Ibu jadi itu yang membedakan adalah fungsinya fungsinya dan tugasnya kan tidak tidak sama maka nanti untuk sub-sub dari pengklasifikasian nah walaupun itu sama-sama perguruan tinggi Pasti ada yang berbeda nah ini untuk klasifikasi arsif ya Oke next Mas berikutnya ya Nah tujuannya Apa Bapak Ibu arsip itu diklasifikasikan tujuan utamanya adalah ee mengusahakan agar arsip secara mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula nah ini tadi Mengapa ee apa namanya untuk sop ataupun petunjuk Tata arsip itu harus disosialisasikan supaya yang meminjam pun tahu prosedurnya Bapak Ibu jadi kalau seringkali ee misalnya di sekolah ya banyak sekolah yang mungkin belum ee konsen atau eh komitmen dari kepala sekolah itu belum maksimal ketika pengelolaan arsif sekolah itu tidak memiliki ee sop Bapak Ibu ee sehingga apa proses untuk peminjaman proses untuk penyimpanan itu alurnya ee tidak jelas sehingga ada yang meminjam arsif Tetapi dia tidak bilang pada pengelolanya dikembalikannya kapan juga tidak tahu ketika arsif itu dibutuhkan itu dianggap hilang karena sama-sama kan tidak tahu padahal sebetulnya arsif itu dalam kondisi dipinjam maka harus di ini Bapak Ibu disosialisasikan Ya karena mengusahakan agar arsif itu bisa mudah cepat ditemukan maka Bapak Ibu nanti ketika mengklasifikasikans pun juga sebaiknya Ee tidak ee detail sekali kalau detail sekali nanti dalam pengkodeannya itu juga akan menyulitkan Bapak Ibu Maka kalau di apa panduannya anril itu kan pembagiannya dari eh subjek utama kemudian subnya ee lalu baru ke subsub lah nanti kalau sekiranya kok ee ada beberapa arsip yang tidak ee kura-kura masuk ke subs ini kok kurang tepat itu bisa dicari sub-sub yang EE mendekat bapak ibu sehingga nanti tidak akan timbul ee sub-sub lagi Jadi kalau terlalu banyak pun juga tidak akan ee mempercepat kita Ketika menemukan kembali arsif lalu berikutnya semua arsif yang bersubjek sama itu harapannya dapat berkumpul di tempat yang sama dan arsif yang subjeknya saling berkaitan diletakkan berdekatan Bapak Ibu ee misal ee terkait dengan arsip kepegawaian misalnya jadi antara apa apa pengadaan pegawai rekrutmen lalu pengembangan sampai nanti apa namanya kalau di perguruan tinggi atau di ASN itu sampai pensiun itu ya diurutkan Bapak Ibu nah sehingga ketika itu sudah diurutkan diklasifikasi maka letaknya akan ee apa namanya berdekatan lalu misalnya yang terkait dengan rekrutmen itu ada apa namanya surat lamarannya kemudian ada SK Nah itu kan sudah masuk di sub-sub-nya ee sendiri nah itu juga juga dikelompokkan ee pada subjek yang sama Jadi kalau yang terkait dengan kepegawaian ya kepegawaian kalau di perusahaan itu ada pemasaran ya dikelompokkan di pemasaran terkait keuangan dimasukkan juga di ee keuangan ya Ini Bapak Ibu untuk tujuan ee dari klasifikasi arsifnya Oke next berikutnya Bapak Ibu ee dasar penyusunan klasifikasi arsif Jadi Bapak Ibu ee ini dasar penyusunan yang dari Anri Bapak Ibu jadi dasar penyusunannya itu kalau dari Anri ee Ada dua bapak ibu dari fungsi fasilitatif dan fungsi substantif kalau fasilitatif itu segampangnya bapak ibu kita mengartikan adalah fungsi penunjang Nah kalau substantif itu adalah tugas pokoknya contoh kalau di perguruan tinggi itu misalnya ee penerimaan mahasiswa pelaksanaan perkuliahan pengabdian masyarakat penelitian ini substantif lalu yang mendukung Apa Bapak Ibu yang mendukung ya Ada kepegawaian kerumah tanggaan atau kalau di perusahaan itu bagian umum ada prosedur ada pengorganisasian ini masuk di fasilitatif atau ee pendukungnya tapi utamanya adalah e yang substantif misalnya kalau di sekolah itu utamanya ya Ee penerimaan siswa lalu apa pelaksanaan untuk pembelajaran misalnya lalu pelaksanaan untuk proyek ee proyek profil itu masuk di ee apa namanya substantifnya kalau itu di perusahaan mana yang bagian substantif kalau itu manufaktur ya Ee terkait dengan misalnya bagian untuk pengadaan ee apa arsif-arsif yang EE terkait dengan pengadaan barangnya lalu berkaitan dengan produksinya ee pendukungnya ee mana pendukungnya ya bagian SDM Bapak Ibu sumber daya manusia atau bagian ee kepegawaian kalau itu di ee perusahaan nah ini Tentunya berbeda antara instansi pemerintah dengan lembaga ee swasta Bapak Ibu jadi fungsi fasilitatif itu sebagai pendukung utamanya adalah fungsi substantif atau pokoknya misalnya yang dikelola oleh Departemen ee agama untuk apa namanya tugas dan fungsi pokoknya akan berbeda misalnya dengan Departemen ee keuangan berbeda dengan Departemen Pendidikan nah sehingga harus di ee ee Tentukan ini Bapak Ibu ee yang terkait dengan ee fungsi fasilitatif dan juga fungsi ee substantif lah ini biasanya Bapak Ibu ee mohon maaf karena memang ee di Indonesia itu bapak ibu eh pengelola arsip yang punya apa namanya background Nggih Bapak Ibu background atau dasar kearsipan itu kan ee dibandingkan ee antara yang tidak itu kan lebih banyak yang tidak ya bapak ibu Karena kalau saya misalnya ee di enggak usah jauh-jauh lah Bapak Ibu misalnya E saya datang ke kantor desa saya datang ke kelurahan itu pengelolaan arsifnya itu ya masih Ala kadarnya karena Mengapa ya itu tadi Eh banyak yang memang Bagian apa yang terkait dengan arsip ini kurang eh kemampuan dalam pengelolaan arsip karenaurnya memang bukan e pendidikan Kalau di sekolah itu kebanyakan kan eh background pendidikannya lulusan SM a Ataupun mungkin SMK Kalau smk-nya SMK yang mplb itu masih mendingan karena dapat materi terkait dengan ee tata kelola arsif tapi mungkin SMK yang ee apa namanya Prodi atau jurusan yang lainnya sehingga ee Kalau di sekolah itu baik di semua jenjang karena saya sudah pet juga ee Ini belum menjadi konsen Utama Bapak Ibu dalam pengelolaan arsik Dan itu menjadi salah satu penyebab Kenapa ee ketika sekolah Itu diminta informasi secara cepat itu belum bisa memberikan secara cepat dan didukung ee daya dukung dokumen yang akurat termasuk akreditasi walaupun mereka akreditasinya dapatnya misalnya A ee tetapi prosesnya itu bapak ibu prosesnya perlu proses harus lembur lalu mungkin tidak menjadi e rahasia ini ya bapak ibu sudah menjadi rahasia umum harus nempuli data padahal itu tidak perlu Bapak Ibu kalau memang sudah ada komitmen dari semua warga yang ada di sekolah itu untuk tata kelola arsib yang baik ya termasuk diri kita sendiri pribadi saya dulu juga kurang apa namanya ee kurang konsen untuk mengelola asip karena waktu itu saya kerjanya kan di perusahaan begitu saya menjadi ASN betapa pentingnya kita ee apa namanya Bisa arsipkan dengan baik Semuanya dari awal kita masuk sampai nanti kegiatan kita termasuk eh Karena sekarang Sudah Serba apa online semua ya bapak ibu ee saya juga Mulai digitalkan arsif saya menjadi arsif elektronik sehingga ketika saya tidak ada di Semarang misalnya sedang tugas luar kota e kepegawaian minta data Bu SK E ini Bu atau SK cpns-nya eh apa namanya eh arsif untuk ini misalnya ijazah ijazah terakhir Lah itu saya bisa memberikan dengan cepat karena saya sudah punya yang eh elektronik arkifnya Seandainya saya tidak mulai atau tidak punya komitmen untuk mengelola personal arkif ee saya sendiri kan ee sangat sulit ya Bapak Ibu saya harus minta tolong yang ada di Semarang bukakan dulu apa lemari Saya mencari e SK Saya habis itu harus nyekan dulu baru ee apa mengirimkan untuk eh scanannya Nah ini sebagai contoh sederhana Bapak Ibu itu dari eh personal jadi memang eh kita harus sama-sama Bapak Ibu membangun ee kesadaranan pentingnya arsif i penunjang ee kehidupan kita sehari-hari entah itu berada Sebagai pribadi ataupun juga sebagai anggota dari suatu ee lembaga nah ini sebagai contoh termasuk di sekolah itu walaupun ee apa namanya ketika penerapan kumer itu masing-masing guru e biasa sudah nyusun modul ajar ya modul ajar yang pernah dibuat itu juga harus diarsipkan tidak langsung di dibuang ee Kenapa karena modul ajar itu nanti e bisa Bapak Ibu jadikan sebagai bahan review untuk proses berikutnya termasuk kurikulum di sekolah misalnya kalau dulu namanya kosp sekarang menjadi KSP sehingga kalau eh kita menelaah kosp supaya menjadi KSP dari arsip eh kurikulum yang sudah ada ee itu bisa ee Bapak Ibu lihat Oh yang dulu belum melibatkan penuh dari komite ee penanggung jawab atau penanda tangan terakhir kalau dulu masih dinas sekarang tandatangani oleh Kepala Sekolah masing-masing jadi ee rangkaian perubahannya itu bisa diketahui itu kalau ada arsifnya tapi kalau enggak diarsip kan juga susah Bapak Ibu dulu sudah pernah membuat Bu Iya Pak lah buktinya mana dulu sudah pernah membuat ketika mungkin ada apa survei dari ee Kementerian terkait dengan pelaksanaan untuk kurikulum Merdeka ini kan berarti diminta informasi secara cepat dengan daya dukung ee dokumen ini sebagai contoh atau mungkin kalau bapak ibu terkait keuangan instansi pemerintah mesti ada pemeriksaan dari BPK dari Irjen itu kan pemeriksa itu tidak akan percaya Bapak Ibu hanya sekedar omongan kita tapi buktinya mana lah itu kan harus diarsipkan dengan baik proses akreditasi lembaga misalnya akreditasi sekolah atau perguruan tinggi kita tidak hanya bisa bilang Misalnya Oh dosen ee ada penelitian kerja sama dengan luar negeri jumlahnya 20 lah buktinya mana maka itu harus di diarsif Bapak Ibu itu contoh yang sederhana ada pada ee kehidupan sehari-hari kita ini untuk dasar penyusunan klasifikasi dari ars ya Oke next mas eh Hilmi slide berikutnya nah ini eh untuk syaratnya Bapak Ibu Eh kita menyusun klasifikasi atau membuat klasifikasi itu harus ee logis Bapak Ibu termasuk tadi ee yang sejenis ya kita ee masukkan dalam kumpulkan dalam subjek yang sama lalu yang berkaitan itu diletakkan berurutan jangan ee pencar-pencar misalnya ee sub sub ee apa subjek kaitannya dengan apa pendidikan ee Bapak Ibu ini beberapa bagian misalnya terlepas tercampur dengan bagian ee kepegawaian ya tentunya ya tidak pas kemudian faktual harus sesuai kondisi yang sebenarnya perbaikan berkelanjutan ini memungkinkan bapak ibu ada penambahan atau pengurangan ee yang apa subnya subjeknya eh main subjeknya atau subjek utama subsubjek atau sub subsjek ini ee ada perbaikan berkelanjutan maka Bapak Ibu jangan heran terkait dengan tata kelola arsip ini ee masing-masing lembaga itu kan ada peninjauan ya Bapak Ibu peninjauan kembali ee berapa tahun masing-masing kalau di lembagakan kami itu dulu ee sekitar 5 tahunan tapi sekarang 2 tahunan itu selalu ditinjau sehingga kalau ada yang EE sekiranya perlu dimasukkan maka itu akan dimasukkan saya ambil contoh misalnya ketika ee dulu yang berkaitan dengan apa namanya ee kemahasiswaan ya Bapak Ibu misalnya sertifikasi kompetensi ee dosen ee dulu kan belum menjadi bagian dari iku Nah karena itu sekarang menjadi bagian dari iku maka dalam sistem ee apa namanya kearsipan di ee dinamis di masing-masing ee unit atau lembaga itu menjadi ee tambahan di sub-sub eh subjeknya itu yang EE berkebaikan berkelanjutan lalu sistematis akomodatif dan kronologis akomodatif berarti bisa mengakomodasi ya Bapak Ibu kebutuhan ee informasi terkait dengan fungsi dari lembaga ee Bapak Ibu masing-masing Mengapa saya mengatakan masing-masing karena saya lihat Bapak Ibu yang apa namanya bergabung dalam workshop nasional malam hari ini itu background-nya bermacam macam ya Bapak Ibu ada yang dari sekolah ada yang dari Departemen ada juga mungkin ee dari perguruan tinggi ee tentunya Ee tidak sama Bapak Ibu lalu kronologis ya ini untuk memudahkan ee terkait dengan ee urutannya jadi logis faktual perbaikan berkelanjutan sistematis akomodatif dan eh Kron logis ya Oke next masilmi pada slide berikutnya nah ini Bapak Ibu jadi kalau menurut l itu ada empat sistem dasar untuk mengklasifikasi arsip jadi ada alfabet ada numerik ada alfaerik dan ada kronologis Nah kalau kita melihat dari Anri Anri itu menyebutnya ada tiga Bapak Ibu alfabet numerik dan Alfa numerik Nah Bu Nina makya yang mana Ini juga kembali tergantung ke kebutuhan masing-masing organisasi Tetapi kalau dari ee apa namanya ee Kebanyakan yang dipakai khususnya instansi-instansi pemerintah itu adalah gabungan Bapak Ibu menggunakan yang Alfa numerik Jadi pakai alfabet dan juga ada e numeriknya misalnya kalau di perguruan tinggi itu kemahasiswaan itu alfabetnya nanti kan pengkodeannya itu ada KM Kemudian untuk nomornya nanti untuk ee memberikan tanda p P ee sub subjek dan pada ee subsub subjeknya nah ini ee empat sistem dasar ya tentunya kita pedomannya ee mengklasifikasikan itu untuk mempermudah Bapak Ibu jangan untuk mempersulit sehingga ketika mengklasifikasi ya menggunakan ee apa namanya kode-kode yang mudah untuk kita ee ingat bapak ibu jadi kalau terlalu banyak digitnya ya itu juga akan menyulitkan kalau itu masih ee pengelolaan manual ya Bapak Ibu kalau yang sudah Ee elektronik ya mungkin tidak masalah karena ee sudah baik sistem ya Oke next berikutnya masmi ya di dalam klasifikasi arsip Bapak Ibu kita mengenal yang namanya skema klasifikasi ini kalau bapak ibu yang praktisi tentunya sudah tidak asing jadi ee skema klasifikasi itu disusun secara berjenjang atau bertingkat yang dari tadi saya singgung itu namanya skema Bapak Ibu jadi dari masalah pokok atau primer atau main apa main menu ada yang mengistilahkan seperti itu atau main subjek lalu yang kedua adalah eh submasalah atau sekundernya dan eh sub-sub masasalah atau tersier kalau disarankan itu sebaiknya maksimal tiga tingkat sampai masalah tersier tetapi di lapangan ada yang sampai empat tingkat Bapak Ibu Nah itu tidak masalah karena memang Mungkin dia butuhnya harus sampai empat tetapi ee sebaiknya maksimal tiga itu untuk memudahkan kita kalau yang masih pengelolaan manual kan kita harus ee ngingat juga bapak ibu nah ini untuk ee memudahkan saja jadi sebaiknya maksimal tiga tingkat walaupun ee aplikasi di lapangan ya tetap tergantung pada kebutuhan masing-masing ee lembaga atau instansi karena mungkin juga ada yang EE butuhnya ee lebih dari ee tiga tingkat untuk skema klasifikasinya nah ini terkait dengan skema ini saya ambil juga dari Anri Bapak Ibu Oke next berikutnya masmi ya ini permasalahan yang banyak terjadi di lapangan Bapak Ibu jadi ee di apa perusahaan kemudian di ee lembaga-lembaga kalau saya yang sudah e survei langsung kebetulan kan riset saya banyak yang di lembaga pendidikan ya Bapak Ibu dan juga pemerintahan desa atau kelurahan jadi masih menghadapi permasalahan ini Bapak Ibu jadi petugas pengelola arsip itu belum memahami secara benar pola klasifikasi dengan segala aspek jadi karena memang background-nya itu eh tidak eh berbackground ilmu yang terkait dengan kearsipan tapi sebetulnya ini bisa diatasi bapak ibu dengan apa ee kalau pimpinan itu sudah berkomitmen maka ee apa namanya ee kalau ada permasalahan kok enggak berbackground ee pendidikan ini akan mengirimkan atau mengikutkan pengelola arsipnya ke pelatihan-pelatihan atau dikat ee kearsipan lalu yang kedua pemberian kode yang terlalu rinci ini pun juga tidak bagus Bapak Ibu ee karena apa akan menyulitkan petugas itu sendiri nah ini karena memang banyak kalau yang di sekolah itu kan biasanya Ee tidak ada petugas arsif khusus tetapi eh tugasnya itu di apa namanya ee include tugas dari tata usaha nah ini seringkiali yang juga e ini menyebabkan tidak terlalu konsen e kepada pengelolan ars tapi untuk sekolah-sekolah yang sudah bagus dia punya e petugas pengelola ars sendiri ini permasalahan yang masih sering terjadi Oke next berikutnya mas ya ini strateginya Bapak Ibu dalam klasifikasi ars karena tujuannya untuk mempermudah ya pasti e kita akan pilih strategi yang hasilnya nanti eh klasifikasi itu memudahkan kita menyimpan arsif eh lalu meminjam arsif kalau ada lalu mengembalikan arsif eh ke tempat semula jadi klasifikasikan menurut masalahnya tadi Eh ke main menu atau menu utama atau subjek atau primer istilahnya lalu yang sekunder baru setelah itu yang eh tersier lalu mengklasifikasikan ini juga sesuai maksud dan tujuan Mengapa karena masing-masing instansi itu juga tidak sama maksud dan tujuannya lalu mengklasifikasikan pada subjek yang paling spesifik ee kemudian klasifikasi naskah itu paling mudah untuk diingat atau dikenali kembali maka juga tidak dianjurkan ya Bapak Ibu Kita terlalu rigid karena kalau terlalu rigid itu juga akan menyulitkan kita lalu Apabila ada masalah eh suatu naskahnaskah dalam arti di sini adalah arsif ee itu tidak memiliki ee kode klasifikasi atau ee Bapak Ibu pengelola Oh masuk ini kok enggak sesuai masuk ini enggak sesuai Bapak Ibu bisa menempatkannya dengan eh subjek yang mendekati jadi kode yang paling mendekati dan dapat menampung permasalahan yang bersangkutan lalu juga tidak mengklasifikasikan arsif itu apa namanya secara detail ya Bapak Ibu karena kalau secara detail sekali ee semakin banyak apa namanya ee rinciannya ini juga Ee tidak bagus Bapak Ibu karena akan kesulitan untuk mengingat lalu juga perlu Bapak Ibu pertimbangkan ee tugas dan fungsi dari organisasi atau instansi karena tadi Kalau menurut Anri itu kan kita mempertimbangan juga klasifikasi yang substantif dan fasilitatif mengapa harus dibagi seperti itu ya tentunya untuk memudahkan Bapak Ibu karena menata arsip itu kan tujuannya untuk memudahkan kita menyimpan menemukan kembali lalu menempatkan kembali pada ee tempatnya ketika kita menyimpan Jadi kalau mempersulit ya berarti penataannya belum belum bagus Bapak Ibu terkait dengan ee Tata kelolanya Oke next Eh ini saya berikan ada contoh Bapak Ibu ee sederhana nah ini contoh klasifikasi Arsi Bapak Ibu ee untuk kalau bapak ibu melihat ini adalah pada perusahaan jasa Bapak Ibu karena di sini tidak ada produksi jadi ee yang sederhana misalnya ee masalah utama atau yang primernya itu kepegawaian yang EE primer lalu pemasaran lalu keuangan dan bagian umum Nah kemudian Kalau di apa perguruan tinggi ini umum itu biasanya ee dinamakan bagian ee rumah tangga atau kalau di apa instansi pemerintah misalnya di Angkatan Darat atau TNI itu kan ada ee bagian yang ngurusi ee urdal ya Bapak Ibu urdal itu ya mengurusi masalah rumah tangga ee istilahnya berbeda tetapi fungsinya ee sama dengan bagian umum itu kalau yang di ee perusahaan maka tadi ee salah satu strateginya kan sesuaikan dengan ee tugas dan fungsi dari masing-masing lembaga karena tidak bisa Bapak Ibu ee disamakan semuanya lalu sub masasalahnya apa ini ee ada kodenya Bapak Ibu 0 misalnya pengadaan pegawai nah pengadaan pegawai kemudian 01 pengembangan 02 pengendalian 03 izin Bisakah ini ee ada tambahannya bisa Bapak Ibu tergantung ee kebutuhan masing-masing instansi atau lembaga mungkin di sini ada yang Sampai 04 ada yang sampai 05 lalu di sini sub-sub masalah atau bagian tersiernya jadi ada lamaran pekerjaan ada SK ini masuk eh sub-sub masalah dari submasalah pengadaan pegawai lalu kodenya ini Bapak Ibu bisa melihat Ini pakainya Alfa Jadi pakai abjab dan alfabet ee dan juga menggunakan angka kp00 ini kan di sini Bapak Ibu pengadaan pegawai lalu kalau ini terkait lamaran pekerjaan kp001 lalu di sini ee apa namanya SK ini kp00. E2 kemudian eh ada juga yang terkait dengan iklan misalnya pemasaran pemasaran itu pasti terkait penjualan Lalu ada iklan atau di sini iklan ini bapak ibu I EE mungkin ada perusahaan yang EE submasalahnya itu berbunyinya adalah promosi nah tentunya tidak masalah karena apa sesuai dengan kebutuhan masing-masing lembaga Lalu subnya ada brosur ada katalog ada laporan iklan e kemudian pengkodeannya seperti ini nah ini Bapak Ibu yang terkait dengan contoh klasifikasi oke eh Mas untuk pptnya bisa ditutup dulu saya mohon izin untuk share eh screen ee contoh-contoh yang apa klasifikasi arsif dari ee apa namanya perguruan tinggi dan juga ee dari lembaga yang EE lainnya jadi Bapak Ibu nanti bisa melihat walaupun sama-sama perguruan tingginya itu bisa jadi nanti di sub-sub eh subjeknya itu eh jumlahnya tidak sama ini yang pertama ini saya dapatkan eh contoh Bapak Ibu ini saya share SCM terlebih dahulu ya sebentar saya bukanya dulu bapak ibu ya Ini Bapak Ibu contoh saya yang pertama ini saya ambilkan ee yang ada di lingkungan UGM Bapak Ibu jadi tadi saya mengatakan ee kalau di instansi atau lembaga pemerintah karena kita mengacu dari Anri itu pengklasifikasiannya polanya kita melihat eh ars substantif dan arsif Eh fasilitatif kalau substantif karena ini perguruan tinggi ee pasti ada ee penerimaan mahasiswa Bapak Ibu jadi ada yang terkait dengan ee penerimaan ee mahasiswa nah kemudian Bapak Ibu juga bisa melihat selain penerimaan mahasiswa ini terkait juga dengan kurikulum ini hampir sama dengan sekolah Kalau sekolah penerimaan siswa perguruan tinggi penerimaan mahasiswa lalu di sini ada kodenya Bapak Ibu ee ini yang menjadi apa namanya mainnya kurikulum sub ee subjeknya penyusunan kurikulum sub-subnya pedoman kurikulum nah di pedoman ini pun masih ada ee pembagian lagi ini contoh ini yang substantif Bapak Ibu jadi Ee Kita bisa lihat di sini ini fil-nya sudah saya share ke apa namanya ke panitia juga lah yang fasilitatif apa kalau di perguruan tinggi itu ee e yang fasilitatif ya tentunya yang berkaitan ee dengan penunjangnya Bapak Ibu jadi kalau penunjangnya itu bukan yang EE kegiatan inti jadi nanti ada ee terkait dengan kepegawaiannya terkait dengan penjaminan mutunya ini nanti Bapak Ibu bisa melihat di sini yang berkaitan dengan fasilitatif jadi tidak sama substantifnya karena itu perguruan tinggi ya Ee terkait dengan penyelenggaraan ee untuk perkuliahannya ee wisuda alumni dan sebagainya ini sudah ada pengabdian masyarakat ini masih ee masuk di substantif penelitian juga sama tetapi kalau yang fasilitatif itu ee pendukungnya termasuk kepegawaian itu masuk di pendukung Bapak Ibu jadi bukan di apa namanya bagian ee utamanya di bagian utamanya nah ini yang fasilitatif Bapak Ibu misalnya perencanaan ee kebijakan-kebijakan itu kan sebagai pendukung ya Bapak Ibu ee kebijakan lalu hukum ee dokumen hukumnya peraturan perundang-undangan peraturan Rektor keputusan Rektor ini termasuk fasilitatif kontrak perjanjian kerja sama pendukung sosialisasi ee penyuluhan pembinaan ini arsib yang sifatnya adalah nanti fasilitatif dokumennya perizinan organisasi dan ketata laksanaan tadi yang saya katakan misalnya anggaran rumah tangganya rapat kerja lalu kearsipan karena perguruan tinggi ini Bapak Ibu ketata usahaan itu kan masuk sebagai pendukung ya Bapak Ibu jadi bukan substantifnya dari eh pendidikan kemudian perlengkapan Bapak Ibu juga bisa melihat di sini masuk di pendukung juga atau kalau di apa sapras humas ini juga masuk ke eh bagian eh pendukung ini sudah ada e semuanya Bapak Ibu termasuk di kelabnya nah ini yang yang dari punyanya UGM lalu saya ada yang substantif juga ee sebentar ini saya bukanya dulu ya ini sudah ada ini Bapak Ibu yang miliknya Universitas 11 Maret jadi sama-sama perguruan tinggi bapak ibu substantifnya sama ee penerimaan mahasiswa Walaupun pengkodeannya mungkin Ee tidak sama ya Bapak Ibu untuk pemberian kode lalu sama-sama penerimaan mahasiswa baru tetapi yang di ee sub-subnya lagi ini ee jumlahnya tidak sama antara yang punyanya Universitas 11 Maret dengan yang miliknya ee UGM Mengapa bisa berbeda untuk yang EE spesifik ya karena tadi ee penciptaan arsip yang ada atau istilahnya rekaman kegiatannya tentunya walaupun itu sama-sama institusi pendidikan tidak bisa sama persis bahkan saya pernah menyatakan ee walaupun sekolah itu letaknya berdempetan temboknya sekalipun dalam Jinjang yang sama misalnya sama-sama SMP atau SMA itu e arsip-arsipnya secara spesifik itu tentunya tidak sama persis bapak ibu sama seperti saya sama-sama asn-nya sama-sama dosen unesnya dengan rekan dosen saya yang lain eh arsip saya tentunya tidak Sama persis dengan e milik teman saya maka kalau saya mengatakan kan ee Bagaimana pengklasifikasian ya tergantung pada ee kebutuhan kita ee masing-masing Ini Bapak Ibu nanti Bapak Ibu bisa ee melihat lagi ee contoh yang sudah saya berikan terkait dengan pengklasifikasian termasuk contoh kalau itu bentuknya perusahaan jasa ataupun itu perusahaan produksi kalau manufaktur itu lebih banyak lagi bapak ibu apalagi manufakturnya kalau itu untuk ekspor ya Bapak Ibu jadi Kebetulan saya bekerja dulu ee di PMA ee itu kearsipannya ya ya itu belum belum dikelola dengan baik padahal banyak sekali ee arsip yang seharusnya itu bisa tertata dengan maksimal sehingga ketika ee karena kita hubungannya dengan pihak luar itu banyak arsif-arsif ee penting yang ketika kita butuh cepat itu masih butuh waktu untuk menemukan ee kembali Jadi intinya Bapak Ibu mengklasifikasikan arsib itu untuk mempermudah kita bukan untuk mempersulit ya oke ee terima kasih Bapak Ibu semoga ee sharing saya ini bermanfaat untuk kita semua waktu selanjutnya saya kembalikan kepada masi Baik terima kasih banyak kepada bu nina Oktarina yang sudah menyampaikan materinya sangat luar biasa sekali sangat rinci mulai dari tadi awal tentang arsip sampai tadi contoh bagaimana an yang ada Nah mungkin selanjutnya kita ke Sesi selanjutnya Bapak Ibu sekalian yaitu sesi diskusi yang akan saya Pandu P Bapak Ibu yang ingin bertanya dipilakan untuk Nanti akan saya berikan akses untuk audionya ada Bapak Selamat malam Bapak Selamat malam dipersilakan bapak untuk menyampaikan pertanya okeasih moderator ibu n selaku narasumber Terima kasih telah memberikan pencerahan kepada kami Bu sepintas memang kami sudah mendengarkan tadi dari awal sampai akhir cuman saya lihat di pembahasan belum ada cra ya jadwal retensi arsip nah yang akan saya tanyakan kami kan kebetulan Bu di bawah apa pemerintah daerah pemerintah daerah yaitu kabupaten kota gitu nah Kebetulan saya kan dari kota Pematang Siantar jadi sistem penyimpanan yang kami pakai itu adalah sistem numerik sesuai dengan klasifikasi arsif yang sesuai dengan klasifikasi arsif permakri yang sudah keluar Tahun 2022 yang lalu nomor tiga jadi semua penyimpanan itu sudah berdasarkan nomor yang pertanyaan saya bu klasifikasi ini kan kita gunakan juga sebagai untuk ee tata kelola penyimpanan ya penyimpanan dan nomor surat nah pertanyaan saya bu apakah EE penomoran surat berdasarkan kelas kifikasi arsif ini ee Apakah dia satu nomor untuk satu klasifikasi atau ada penggabungan satu nomor itu untuk semua nomor tapi hanya yang dibedakan ee klasifikasinya doang gitu Mana yang sebaiknya kita gunakan Apakah nomor gabungan semua dibedakan klasifikasinya atau per per satu klasifikasi saja setiap nomor kalifikasi kembali ke satu nah supaya membawa pencerahan kepada kami karena kami selama ini itu menggunakan nomor gabungan semua hanya kami membedakan di klasifikasinya umpamanya ada 10 surat ada 10 jenis surat berarti nomor satunya 10 Kalau berdasarkan jenis suratnya semua nomor satu gitu seumpamanya di awal tahun di awal tahun pembuatan nomor surat gitu Apakah kalau ada jenis surat 10 nomor satu semuanya setiap ee jenis surat atau atau penggabungan Nah semuanya jadi berurut dia apakah berdasarkan e klasifikasinya atau bagaimana tolong pencerahannya buah supaya ada perbandingan bagi kami nah itu yang pertama Terus yang kedua Kalau arsif rekam medis harsif rekkan medis ahah ini Penentuan retensinya ini patokannya dari mana rekam medis Apakah ada yang terkhusus atau bagaimana tolong pencerahannya Makasih Bu Baik terima kasih kepada Pak atas pertanyaannya kepada Ibu Nina dipersilakan untuk menjawab Terima kasih I Baik terima kasih masmi eh super sekali ini pertanyaan dari Pak sreer Eh betul Pak saya tidak menyinggung jra karena jra itu nanti akan ee saya sampaikan pada eh pertemuan kita besok ya Pak pas pengelolaan ars eh apa namanya eh aktif dan inaktif nah tidak apa-apa Eh ini sudah bapak tanyakan pada malam hari ini eh yang pertama terkait dengan tadi untuk nomor ya Pak ya Apakah itu kalau ada 10 jenis pada Sub yang sama itu kita mulai dari awal e lagi atau istilahnya nomornya satu semua ataukah itu berurutan lah ini tadi yang saya sampaikan pak ee kita mengklasifikasikan arsip itu Tujuannya adalah untuk memudahkan kita sehingga pilihannya Bapak ee itu mau kembali untuk sub-nya di nomor satu atau itu nanti ee diurutkan itu kembali ke ee kesepakatan yang ada di lembaga atau instansi ee jadi ee dari pemerintah daerah biasanya kan sudah ada peraturan ya Pak yang terkait dengan klasifikasi jadi misalnya kalau di daerah bapak itu biasanya digabungkan ya kita mengikuti kesepakatan yang ada tetapi apakah itu mempermudah ee ini bisa ditinjau Pak kalau itu menurut bapak misalnya n sebagai pengelola Kalau digabungkan kok ee menyulitkan kita ee bisa nanti dalam apa namanya evaluasi itu disampaikan ee bagaimana kita nanti ee dibandingkan misalnya kalau kita pakai yang EE kembali ke nomor eh satu semuanya sama atau nanti diurutkan urutannya ee Itu pilihannya menjadi lebih bagus itu juga bisa Bapak sampaikan sebagai argumennya e karena sama Pak eh salah satu tadi untuk apa namanya ee dari Nas tadi menyampaikan bahwa klasifikasi itu sifatnya kan dapat diperbaiki ya Pak sehingga itu tidak cle kalau itu memang Perlu diperbaiki itu bisa diusulkan Pak sama seperti di kami misalnya di Unes pada saat awal misalnya eh pengklasifikasian itu untuk eh penomorannya itu eh menggunakan yang model digabung seperti tadi tapi ketika itu dilaksanakan di instansi kami ee ada beberapa arsiparis yang menyampaikan ee kayaknya ee kurang efektif maka ditinjau kembali e kemudian itu bisa diperbaiki atau dirubah ee tapi kalau ee misalnya diminta mana yang lebih bagus ya ukurannya tidak sama Pak karena masing-masing instansi kebutuhannya tidak sama tapi kita bisa berpatokan tadi dari Arnas tadi ee bahwa kita mengklasifikasikan itu mana yang membuat kita mudah Nah itu Pak bisa di kalau sekiranya yang selama ini berjalan kok dianggap ee apa tidak efektif itu bisa diusulkan untuk perbaikan ee dalam tata kelola arsif di ee daerah Bapa nah lalu yang kedua pertanyaan kedua terkait dengan retensi untuk rekam medik ya Pak ya berapa lak Itu harus disimpan itu kalau kita berpatokan dari ee Arnas itu kan masa retensi ada yang 5 sampai 10 tahun ya Pak ya untuk arsip-arsip yang sifatnya ee apa namanya vital atau yang sifatnya itu penting dan EE masih nanti ee di masa yang yang diperlukan Tetapi kalau reom medis saya lihat dari Andri itu 25 tahun Iya 25 Pak eh maaf 25 lain lagi gitu Iya betul ee jadi eh tadi e kalau di kami pak kami kebanyakan masa retensinya kan 5 sampai 10 untuk yang yang biasa kecuali yang ee apa namanya bernilai sejarah ya Pak ya yaah Ee itu kalau 25 tahun berarti kalau kita ikutnya di Anri ya itu ee jadwal retensinya adalah 25 tahun tetapi itu pun Pak kalau misal ya Pak karena itu reka medis ya Ee rumah sakit itu bisa apa ya Eh karena kan kalau kebanyakan Arsi juga tidak maksimal untuk ruangnya ya Pak ya butuh ruang yang lebih banyak Nah itu pun bisa apa ya E tapi kebijakan lembaga Pak E karena kan e tidak sama kebijakannya di Anri itu kan sampai 25 Tetapi kalau misalnya eh mohon maaf eh ternyata yang bersangkutan itu ee sudah tidak ada atau sudah meninggal karena biasanya Ream medik kan untuk ee pemeriksaan Selanjutnya ya Pak ya Iya Nah itu bisa jadi ee diusulkan untuk ee disusutkan atau dimusnahkan Pak Tapi itu kebijakan dari masing-masing lembaga karena kita menentukan misalnya di Unes pun ini Mau ee retensinya 2 tahun atau 3 tahun itu kan juga tergantung ee penilaian ee di masing-masing unitnya kalau itu menganggap e disimpan 2 tahun sudah cukup dan apa namanya frekuensi penggunaannya mungkin sudah tidak ada lagi ya itu bisa di ee musnahkan seperti itu Pak pertimbangannya Jadi mungkin antar instansi itu ee tidak sama Karena memang tadi kebutuhannya itu juga juga berbeda tapi kalau eh kita ikut yang di Anri untuk e jaga-jaga misalnya ya 25 tahun itu kita pakai sebagai patokan untuk cra-nya itu pakar semoga mencerahkan Pak Oke Makasih Bu E Baik terima kasih pakar atas pertanyaannya Semoga dapat membantu dalam mengatasi permasalahan Bapak Ibu sekalian Baik untuk selanjutnya bagi Bapak Ibu yang ingin bertanya dipersilakan untuk PR hand sehingga akan saya Pandu untuk Saya nyalakan mikrofonnya mungkin sambil menunggu di kolom chat sudah ada banyak pertanyaan mungkin kita dari atas dari ibu istinar ibu mau bertanya bagaimana cara pencatatan cara peminjaman surat biar kita tidak lupa karena di SMK kadang guru pinjam langsung dikembalikan dan pas dibutuhkan kembali kita susah untuk mencarinyati sudah sedikit dijelaskan ya mungkin bisa untukjelaskan lebih detail kembali dipersilakan ibu n Iya baik terima kasih masmi ini sangat e bagus sekali eh kebetulan di SMK eh saya juga Kebetulan risetnya juga sedang di sana Eh untuk menghindari eh terjadinya arsif itu hilang karena kita lupa kalau itu dipinjam oleh bapak ibu guru yang lain atau warga sekolah yang lain itu ee Bapak Ibu perlu menyediakan ee bagi pengelola adalah buku ee pinjam arsif bapak ibu jadi di pinjam arsif itu nanti ada keterangan arsif apa yang EE dipinjam Lalu kapan ee akan dikembalikan lalu yang menangani ketika E arsif itu ee dipinjam siapa sehingga nanti tidak saling tuduh Bapak Ibu ketika ee dibutuhkan ternyata dicari enggak ada ee tidak saling tuduh siapa ini tadi yang meminjamkan sebagainya jadi kalau kita kelola dengan baik itu harus ada yang namanya ee buku pinjam arsip kalau itu di apa istilahnya dikelola masih secara ee manual ya Bapak Ibu kalau itu sudah elektronik ya Ee cara peminjamannya Nanti juga ada ee apa namanya bukunya sendiri tapi bentuknya sudah dalam bentuk yang EE elektronik jadi tidak secara manual jadi diberikan ee buku ee pinjam arsipnya Bu Jadi kalau tidak ada ya itu tadi ee saya sampaikan ee minjam seenaknya Ee kita yang mengelola juga kadang lupa karena yang EE diurusi juga banyak dan kadang kala arsif itu sebetulnya tidak hilang Ee kita jadi kebingungan ketika diperlukan informasi semoga mencerahkan Bu jadi ee dibuat ada yang namanya buku eh peminjaman arsif ya oke eh Mas baik Terima kasih Bu atas penjelasannya mungkin selanjutnya ada sudah ada dari Bu De Putri Selamat malam Bu Dea Apakah bisa menyalakaniknya Selamat malam eh Ibu ini ada beberapa pertanyaan yang ingin saya tanyakan Bu E Yang pertama mengenai penyimpanan arsif berdasarkan subjeknya eh Saya ingin bertanya Apabila ada satu ar atau dokumen yang dapat dikategorikan ke dalam dua atau lebih subjek itu bagaimana ya Bu penyimpanannya karena kadang di suatu kondisi kan bisa jadi eh ada satu dokumen yang dapat diklasifikasikan menjadi dua subjek atau lebih contohnya misalnya itu eh apa namanya surat panggilan siswa gitu Bu ee misalnya surat ini tuh bisa dikategorikan sebagai subjek surat keluar dan subjek kesiswaan Apakah kita harus memilih salah satu dari subjek tersebut atau arsif tersebut dibuat salinannya dan disimpan ke dalam kedua subjek tersebut eh kemudian pertanyaan kedua perihal peminjaman yang barusan Ibu katakan ee apakah untuk arsif yang kita pinjamkan kepada sesama pegawai atau masyarakat yang ingin meminjamkan karena keperluan ilmiah itu perlu dibuat salinannya atau kita men aslinya eh dengan pertimbangan kalau kita buat salinan itu untuk mencegah kerusaknya Hasanah arsib Bu misalnya atau memang gak apa-apa dipinjamkan aslinya aja gitu terima kasih sebelumnya Bu Baik terima kasih kepada at pertanyaan jawab iya baik eh terima kasih Mbak luar biasa sekali pertanyaannya kalau ada arsip yang ketika itu disimpan dengan sistem subjek ee itu bisa e masuk di yang sama misalnya kesiswaan lah pilihannya Seperti apa nanti eh ini e apa Bu Eh kita bisa melihat mana yang lebih dekat Bu jadi walaupun bisa diklasifikasikan dua kita bisa melihat ee mana yang ee lebih dekat Karena kalau kita sering double seperti itu nanti juga akan menyulitkan kita Nah jadi di ee pertimbangkan lagi pasti saya yakin ada yang lebih dekat eah pilihannya mana yang lebih dekat lalu yang kedua tadi apakah perlu membuat salinannya ketika arsip itu dipinjam ee oleh pihak luar ataupun oleh yang di dalam kalau ee dari apa praktik kearsipan biasanya ee ketika arsip itu dipinjam yang kita ee apa masukkan di tempat semula itu kan ee bukti untuk peminjaman arsipnya jadi ada keterangannya itu formnya ya tetapi bisa Jadi kalau misalnya ee sekolah itu khawatir kan tidak semuanya ketika orang pinjam arsip itu harus aslinya yang dibawa e kita berikan salinannya Bu Dea ya karena kan Eh misalnya untuk pihak luar kadang E mohon maaf tingkat kepercayaan kita kan juga e tidak maksimal ya Bu ya kalau internal eh no problem masih bisa ketemu ee setiap saat tapi kalau di luar kan ee apa namanya tidak ee setiap saat ketemu jadi kita bisa ee memberikan salinannya tidak masalah itu juga ee sering dilakukan di kami jadi kalau pihak luar ada ee yang meminjam kita berikan ee salinannya seperti itu Bude Ya jadi pilih yang mendekati kalau itu dipinjam pihak luar boleh kita berikan salinannya tidak arsip aslinya karena dikhawatirkan kan ada kerusakan terutama arsip-arsip yang EE frekuens penggunaannya masih ee sangat tinggi ya seperti itu Bu De ya semoga mencerahkan Eng Bu boleh nanya lagi Bu ee itu kan tadi Kalau dibuatkan salinan itu berarti saat pengembalian salinannya Apakah harus diserahkan kepada kita atau boleh dibawa aja sama mereka gitu Bu kalau kita tadi karena kenapa kita salinan karena kan kita kurang yakin ya Bu ya terutama pihak eksternal ya itu tidak usah diminta lagi Bu Kasih aja salinannya Iya karena pihak luar tapi kalau misalnya pihak dalam Ee Kita pinjamkan yang aslinya dia kan ee bisa kita tagih ketika ee waktunya pengembalian kok enggak dikembalikan-kembalikan itu bisa seperti itu Oh i ya untuk mempermudah kita saja karena kalau pihak luar kan juga Ee kita tidak setiap hari ketemu dengan yang bersangkutan berikan salinannya itu lebih aman kalau kita takut ya Bu ya sampai ee terjadi kehilangan arsip karena memang apa namanya ee kebutuhan informasi tidak hanya juga dari ee dalam kalau di Kami biasanya ee e diprintkan Bu Jadi tidak yang aslinya tapi di-print outkan dari yang elektronik itu biasanya yang diberikan untuk pihak luar ya seperti itu Bu dia semoga mencerahkan Terima kasih Bu Ya sama-sama baik terima kasih Bu De atas pertanyaannya dan bu nina Semoga dapat membantu dan kita masih ada waktu Bapak Ibu sekalian kita berlanjut ke Pertanyaan selanjutnya ada dari bapak Ali Hamdan Selamat malam Bapak apakah bisa menyalakanik ya baik dipersilakan Baik terima kasih atas kesempatannya Iya langsung saja ke buina mungkin jadi mohon maaf sebelumnya pak saya perdana mengikuti Seminar ini ee mungkin saya lebih ke unek-unek lah mengungkapkan unek-unek ini karena di daerah Kami sekarang lagi musim kemarau jadi ada beberapa daerah Apakah itu sekolah atau rumah yang sempat kebakaran jadi saya berpikir tentang pengarsipan ini bagaimana kalau lebih ke sistem sekarang kan zaman canggih Jadi kita lebih ke sistem aplikasi jadi saya mencoba mempraktikkan di sini Pak sekarang kan kalau misalnya masalah surat-menyurat kan sudah ada aplikasi srikadi jadi kita tidak khawatir lagi B arsif itu akan hilang karena aplikasi berbasis web Jadi kalau Saran saya sih terkait masalah ars ini kita budayakan atau pemerintah lebih mengepankan eh pengan ini lewat link atau lewat web untuk menghindari hal-hal yang kita tidak inginkan karena misalnya di sekolah saya ini kadang dimakan rayap kadang Lapuk belum sampai waktunya yang harus di dihanguskan ya kadang kebakaran jadi kira-kira gimana itu Bu artinya Apakah ada klasifikasi arsif yang harus memang fisiknya harus ada atau memang ya didigitalkan Semua artinya di di aplikasi semua lewat lewat web itu Saran saya sih begitu untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan jadi misalnya sekarang kalau arsif-arsif manual itu ya saya scan aja Apakah saya simpan di Google Drive sementara begitu Jadi saya rasa lebih ke ke itu Bu unik-unik saya artinya kira-kira mungkin ada dari n kiat-kiat untuk lebih mengamankan daripadaersbut Makasih Bu Baik terima kasih kepada bapak at pertanyaungk Bu dip Baik terima kasih Pak alamam yaar Bi Pak Un bapak itu sama dengan sayaak kena sayaulaiet ee karena saya di pendidikan saya banyak risetnya di sekolah Itu salah satunya juga membantu sekolah nantinya ee supaya untuk tata kelola arsif itu tidak hanya ee pengelolaan secara konvensional atau manual tetapi ee sudah ke elektronik tetapi pak ee kita tidak bisa membatasi arsif itu harus ee elektronik semua karena apa tadi saya sampaikan sesuai di Anri ee bentuk rekaman ciptaan ee yang dihasilkan dari kegiatan lembaga atau personal itu bentuknya bisa bermacam-macam jadi bentuknya bisa fisik bentuknya bisa non fisik lah ketika itu bentuknya fisik kemudian kita alih mediakan istilahnya eh Bapak tadi dengan proses scan tadi kemudian menjadi elektronik arsip itu adalah sebagai salah satu cara eh untuk mempercepat penemuan kembali dan juga backup Pak backup dari arsip yang bentuk fisik tadi walaupun nanti kalau itu ada bentuk fisik dan ada bentuk digitalnya kalau di mata hukum Pak nilai legal itu yang punya nilai legal lebih itu adalah yang bentuk fisiknya ee saya ambil contoh misalnya ijazah ijazah kita ee yang EE tercetak itu kemudian ada barcod-nya itu memiliki ee nilai kekuatan hukum yang lebih ee tinggi daripada yang kita scan Pak Nah itu yang tidak bisa digantikan Pak kalau arsif asilnya bentuknya fisik tetapi memang kita sekarang mulai membiasakan Seperti yang saya sampaikan personal arkif saya itu sudah saya Aling mediakan Tadi kenapa karena tadi untuk mempercepat ee memberikan informasi atau ketika ada pihak-pihak yang meminta misalnya data dan itu harus ada dokumen pendukungnya kan bisa dikirim dengan cepat ya Pak ya daripada kita harus mencari manualnya dulu lalu memfotokopi baru setelah itu ee menyerahkan jadi seperti itu pak ee itu juga menjadi unik-unek saya tetapi memang Ee kita tidak bisa membatasi arsip itu ee bentuknya harus elektronik semua karena tadi rekaman peristiwa itu ee bisa berupa ee fisik sehingga Kalau kami di Unes karena punya bukti yang bentuknya fisik ya ee apa pengelolaan arsiknya dua ee secara elektronik dan juga secara ee konvensional atau ee manual ya semoga mencerahkan Pak Ali hamd ya sama-sama Pak Baik terima kasih pada atas pertanyaannyaannya P Bapak Ibu sekalian mengingat waktu kita yang terbatas maka sesi diskusi kita pada malam hari telah usai Adapun bagi Bapak Ibu yang masih ingin bertanya bisa Nanti ditanyakan di WA grup ataupun di pertemuan selanjutnya kita masih ada pertemuan-pertemuan Selanjutnya lagi jadi jangan khawatir karena waktu kita terbatas sehingga diskusi kita pada hari ini kita cukupkan terlebih dahulu baik selanjutnya terima kasih kepada at pyan materinya tadituk sesi diskusinya untuk selanjutnya kita akan adakan sesi dokumentasi kepada bapak ibu se dip kan kameranya untuk kita lakukan sesi dokumentasi baik lir saya ada tujuh slide akan saya mulai dari slide yang pertama terlebih dahulu akan saya hitung sampai tiga Bapak Ibu sekalian 1 2 3 Baik untuk selanjutnya untuk slide yang kedua 1 2 3 lanjut ke slide yang ketiga 1 2 3 slide keempat 1 2 3 slide kelima 1 2 3 slide keen 1 2 3 lalu slide yang terakhir 1 du dan 3 Baik terima kasih kepada Bapak Ibu sekalian sudah berpartisipasi aktif dan sudah menyalakan kameranya untuk si dokumentasi pada malam hari ini untuk selanjutnya akan saya kembalikan lagi kepada untuk menyampaikan untuk pertemuan kita yang pertama pada malam hari ini Bu dipersilakan Baik terima kasih jadi sebagaiingat dari saya pen ar dan klasifikasi arsip itu Tujuannya adalah untuk memudahkan kita ee jadi ee ketika kita membuat klasifikasi ketika kita menata arsif sesuaikan dengan kebutuhan ee masing-masing instansi karena tidak sama Bapak Ibu walaupun instansi itu berdekatan letaknya ee tentunya arsipnya juga tidak sama persis Sehingga dalam mengklasifikasikan Kita sesuaikan dengan kebutuhan masing-masing ya Ee semangat untuk kita semua bapak ibu ya Ee pejuang arsif semuanya karena kesadaran di negara kitaangih Peru untuk ditingkatkan e terutama tadi S di instans juga untuk ars personal at Ar pribadi ya selanjutnya saya kalikan kepada baik luar biasa sekali lagi saya ucapkan terima kasih banyak yang sudah menikan materinya padai iniag kegiatan lain ataupunan lain dipersilakan Ibu untukan zoomting terlebih dah baik Terima kasih selamat malam bapak ibu mohon izin saya terlebih dahulu sampai ketemu pada pertemuan yang akan datang tetap semangat bapak ibu baik terima kasih baik Bapak Ibu sekalian dengan begitu telah usai sesi kita di per pertama pada hari ini sebelumnya ada sedikit informasi yang akan saya sampaikan untuk pesensi akan dikirimkan via grup WA nanti Bapak Ibu bisa pantau terus wa grup yang sudah ada dan izin menyampaikan informasi [Musik] bahwa dari eeguru dan eguru foundation sedang mengadakan lomba menulis cerita pendek inspiratif tingkat nasional dalam rangka memperingati hari kemerdekaan Republik Indonesia yang ke-79 dengan tema merayakan kelas tanpa batas bagi Bapak Ibu yang mungkin tertarik ataupun ingin ikut Masih Ada Kesempatan yaitu pendaftaran dan Pul naskah hingga tanggal 24 Agustus 2024 dan akan Diumumkan diumumkan pada tanggal 4ember 2024 untuk informasi lengkapnya Bapak Ibu bisa langsung download buku panduan yang ada ataupun bisa langsung cek ke Instagram uru dan Instagram uru Foundation baik Bapak Ibu sekalian dengan begitu telah usai pertemuan kita pada malam hari ini saya mewakili panitia yang bertugas mengucapkan permohonan maaf apabila ada salah kata dan salah perbuatan selama memandu kegiatan pada malam hari ini untuk selanjutnya saya ucapkan terima kasih dan kepada bapak ibu tetap semangat selalu dan pesan yang selalu disampaikan oleh kami dari eeguru adalah salam Gura digital bahwa guru tetap belajar walau sudah belajar Selamat malam Salam sejahtera untuk kita semua Salam Om sutiastu Nam budhaya salam kebajikan Rahayu sampai jumpa di kegiatan selanjutnya dan sampai jumpa lagi di event-event lainnya kepada Bapak Ibu sekalian diperkenankan untuk meninggalkan Zoom