Capítulo 3 método de sistema de gestão os fatores tradicionais de produção terras mão de obra e até dinheiro pela sua mobilidade não mais garante vantagens competitiva a uma nação em particular ao invés disso O gerenciamento tornou-se o fator decisivo de produção a melhor definição de problemas gerencial que eu conheço é problemas é um resultado indesejável portanto todos que realmente deseja melhorar sua empresa deve estar cheio de problemas algum tempo atrás quando eu chegava em uma empresa para dar uma consultoria em gestão eu perguntava ao gerente Qual é o seu principal problema havia muitos que respondia aqui não temos problemas aos que eu retrucava então se não há nada o que fazer se eu fosse você eu iria para a praia e íamos junto esta época já passou e o Brasil avançou muito mas ainda existe resistência em reconhecer os problemas pouquíssimos são os gerentes que pratica a busca no au de seus problemas via benchmarking pesquisa de mercado análise de perda e ineficiência existe várias maneiras de localizar oportunidades de ganho também chamamos de lacuna um conceito simples porém fundamental que iremos detalhar um pouco à frente existe duas responsabilidades básicas diferentes letra a garantir que os processos que apoia sua operação sejam estáveis confiáveis consciência é a palavra de ordem isso é válido para um banco para uma fábrica uma pizzaria ou Hospital letra B levantar priorizar e resolver os problemas de uma área de responsabilidade Existe dois tipos de problemas o bom problema que é provocado pelo gerente quando ele levanta normalmente as lacunas de sua área de responsabilidade que Visa melhorar o desempenho atual da organização e o problema ruim que corresponde a desvio de consistência de operação como é mostrado na figura 3.1 produto que saiu das especificações uma máquina quebrou etc o problema ruim tem que ser resolvido imediatamente e é ruim porque não avisa a hora que vem e nem que foi planejado a gerência deve zelar para que os problemas ruins ocorra em números cada vez menor é impossível eliminar mas dá para reduzir substancialmente a figura 3.1 ela mostra o modelo de dois tipos de problemas e ela dá um exemplo que no problema é bom ou seja existe uma oportunidade de ganho Então existe uma média existe uma meta e aí então existe uma oportunidade então é um problema bom no exemplo 2 ele mostra um problema ruim que é aquele que estabelece a partir de um desvio por exemplo você tem um produto E esse produto começa a aparecer refugos então ele existe um problema ruim precisa ser nada 3.2 método gerencial o método gerencial que é o método de solução de problema Ele é o único mas existe várias denominações utilizamos por consultoria que querem fazer crer que seu método é sempre o melhor são denominados comerciais todas as denominações São boas mas o método Ele é o único adota denominação PDCA que é plano do cheque e x oriunda dos Japoneses e já muito difundida no Brasil e no mundo todo o método PDCA é a alma do sistema Toyota de produção este método ele é representado pela figura 3.2 figura 3.2 é o modelo do método PDCA de planejar do que executar C de cheque e a de action Geralmente as pessoas olham para esta figura e pensa este método eu conheço costumo brincar dizendo Olha você sabe até desenhar essa figura mas utilizar no dia a dia não uma organização por meio de todas as pessoas é uma jornada de aprendizado de muitos anos o método PDCA parece muito simples a primeira vista e de fato é simples No entanto quem utiliza este método com aplicação ele percebe ao longo dos anos que quanto mais se aprofunda em seu uso por toda a empresa mas se percebe a sua complexibilidade muitas vezes eu concluo que após décadas ainda percebo que estou operando o PDCA Como será a vista diante desse método Permite a participação de todas as pessoas da empresa em seu efetivo gerenciamento melhoria estabilização de resultado b a única organização da linguagem e a melhoria da comunicação Se o atendimento do papel de cada um no esforço Empresarial de o aprendizado contínuo e a utilização de várias áreas da ciência na obtenção de resultado f a melhoria da absorção das melhores práticas empresariais este método viabiliza o gerenciamento científico da organização veremos que o PDCA ele permite criar aprender copiar e difundir o conhecimento e o aprendizado e é a alma da utilização o PDCA transforma uma organização numa escola pois o busca por resultado é paralela a busca do conhecimento Existe dois tipos de meta as que procura atingir em qualquer organização resultado que desejamos melhorar o resultado e desejamos manter nos dois casos utilizamos o método PDCA que mostra a figura 3.3 na verdade qualquer resultado que se melhora deve imediatamente ser estabilizado na operação do dia a dia por meio da padronização e do treinamento do trabalho então o método como colocado na figura 3.2 não é utilizável por si só sempre queremos gerenciar resolver problemas devemos utilizar o PDCA para melhorar o conjunto com o PD para manter chamados o PDCA para manter o sdca porque na operação o plano p é o padrão o s é o standards recomendo é refletir muito sobre figura 3.3 é transformar em seu modelo mental de gerenciamento esta é talvez a figura mais importante desse livro em meu livro de gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia e o detalhe uso deste modelo ensinando a trabalhar com ele e gerenciando a operação de uma organização tenho visto cursos de Green Belt ou Black Belt designações comerciais de cursos de solução de problema ser em dados somente com a utilização do PDCA e creio ser um equívoco não existe solução de problemas sem que o novo resultado seja resultado na operação via SCA o modelo a ser adotado é qualquer solução de problemas deve ser a figura 3.3 modelo de método PDCA utilizando para operar de forma consistente e melhorar as operações de organização figura 3.3 melhoria de processos não organização Então ela começa com uma meta de melhoria dentro do PDCA E aí depois de Rodada PDCA identificadas anomalias crônicas e tratado ela vira um stander que é um padronização e dentro da padronização vem o tratamento das anomalias mais uma vez e o resultado na organização 3.3 o pensamento sistêmico sistema é um conceito presente em cada momento das nossas vidas e sua compreensão é cada vez mais importante para o entendimento das relações comerciais tudo neste mundo é o faz parte de um sistema o próprio ser humano é um sistema que possui vários subsistema como respiratório digestivo circulatório nervoso etc nossas empresas são sistemas bens e bens como tudo o que as circunda aberta define esse sistema como um conjunto de fatores interligado com as funções específicas o conceito de sistemas se diferencia do processo da definição de xingo este seu último considerado como uma sequência de valores agregado visando a produção de um produto ou mercadoria ou serviço esta diferenciação é importante porque esses dois conceitos são diferentes o conceito de sistema é o mais amplo e preciso e é os diretores gerentes que enfrenta este conceito no seu trabalho no entanto para fins de organização e análise de trabalho e o conceito de processo é conveniente por sua racionalidade simplicidade todo o sistema tem pelo menos uma função e a função gera pelo menos um indicador desta maneira poderíamos definir problemas como uma disfunção do sistema ou seja por algum motivo uma causa o sistema não está cumprindo com a sua função por outro lado nós podemos também imaginar que por trás de cada problema existe um sistema ao qual nós denominamos de alvo os sistemas podem ser aberto ou fechado um sistema aberto é aquele que troca a energia materiais e informações com outros um sistema fechado é totalmente vedado nada trocando com o exterior na verdade não existe um sistema que seja totalmente fechado e existe diferentes graus de abertura de sistema deste exemplos um relógio que é um sistema cuja função é mostrar a hora que é razoavelmente fechado até uma empresa que notoriamente um sistema ele é aberto no entanto é bom lembrar que existe empresas com diferentes graus de abertura uma empresa que não está aberta a trocar informações com outras e outros sistemas exteriores não cresce de um conhecimento importante portanto poderá atrofiar e até desaparecer do ponto de vista do pensamento sistêmico quando uma é aberta quando é mais aberta for uma organização é maior é a chance dela sobreviver e prosperar o fato de um sistema ser mais aberto ou fechado também injeta certas estratégias Por exemplo quando você atua gerencialmente em uma linha de produção que é um sistema mais fechado as reações são mais previsíveis Pois existe poucas interface e Vale aves ao seu sistema são como mais controlada no entanto em vendas que é um sistema bem aberto as reações são mais imprevisíveis Pois existe mais variáveis não controláveis como por exemplo a reação do concorrente do Revendedor do cliente Além disso as ações de interface afeta rapidamente o desempenho portanto no sistema aberto a rapidez da iniciativa e funda é fundamental quanto a outras partes começam a reagir Você já vem com uma nova ação quanto mais aberto for o sistemas mais importantes será a utilização de tecnologia para informação outros aspectos importantes do sistema é que ele sempre tem uma estrutura seus processos e suas funções quando se fala em análise de sistema que é fundamental em gerenciamento nós estamos falando de uma análise estrutural análise de fluxo de processos não confundir com análise de processo como veremos adiante e análise funcional estas análises serão explicadas mais adiante com mais detalhe finalmente existe uma hierarquia de sistema que se imaginarmos que temos sistemas ao nível atômico das células de órgãos do organismo animais dos grupos das organizações da sociedade do Globo etc como colocar como por aipes também dentro das empresas existe uma hierarquia de sistemas bem como existe sistemas que se sobrepõe veremos mais adiante a questão do gerenciamento funcional e departamental são sistemas em funções próprias e portanto áreas de autoridade que são próprias o gerenciamento funcional ele trata de funções do sistemas empresariais e se sobrepõe ao sistema de gestão departamento com áreas de autoridade que são de um outro sistema empresas que não entende esses relacionamentos de sistema acaba por ter dificuldade em ingerir questões de qualidade custo entrega etc toda a função Empresarial final ela é relacionada aos stakeholder e no menciona que a Toyota perdeu muitos anos no desenvolvimento do seu gerenciamento funcional Exatamente porque houve dificuldades de entendimento do conceito de função e de sistema finalmente ele conseguiu e hoje Isto é considerado uma das suas fortalezas tudo neste mundo é o sistema o sistema interage entre si em maior ou em menor grau tudo está interligado não há como gerenciar uma empresa desconhecendo estas relações Este é o pensamento sistêmico 3.4 sistema de gestão 3.4 sistema de gestão um executivo americano vice-presidente de operação de uma empresa dos Estados Unidos nos desafiou enfrentar uma usina de empresas que nunca havia apresentado um Resultado positivo fui lá e ele e assistimos a apresentação pelos executivos de uma meta e o que estavam fazendo para atingi-las estavam presente na sala todos os executivos técnicos de usina a primeira apresentação foi o diretor da Usina e depois de três das suas chefias imediata ao final da quarta apresentação eu perguntei está tudo bem mas não entendo como podem todos estar batendo suas metas enquanto o diretor da Usina está em todas as suas no vermelho este caso de nota a ausência do sistema de gestão ou seja as metas do diretor deveria estar ligada às metas da sua chefia num relacionamento de causa e efeito de tal maneira que para que as metas do diretor fosse alcançada seria necessário que as metas de suas chefia também fossem as metas são estabelecidas sobre a função do sistema que existe em uma hierarquia de sistemas que interagem por outro lado o esforço para alcançar as metas da chefia deveria resultar a modificação dos procedimentos operacionais padrão e portanto no treinamento do trabalho é isso que significa a palavra a palavra fatores interligados na definição de sistema proposta por bertelãs tudo que for feito em qualquer nível de organização no sentido de melhorar deve-se ao resultado em modificação em seus procedimentos padrões operacionais Esta é a essência de um processo de mudança nas organizações a figura 3.4 mostra de forma resumida como ficaria figura 3.2 se levassemos em conta que as melhorias são longas e ao longo da estratégias anuais em suas podem ainda ser projetos ou metas de melhoria esta figura é a base para a construção do sistema como mostrado na figura 3.5 então um sistema de gestão é um conjunto de ações interligadas de tal maneira que os resultados da empresa seja atingido a figura 3.5 mostra um modelo simplificado de um sistema de gestão para que algo seja chamado de sistema de gestão é necessário que seja chamado Partes interligadas como função de produzir resultados estas partes interligadas para por sua vez deve cada uma delas seguir o método pois pela própria definição de método pode não haver sistema de gestão o que não seja baseado no puro método figura 3.4 modelo do método PDC utilizado para operar nas organizações e para melhorar aquelas operações incluindo melhorias a longo prazo todos nós E todos os subsistemas indicada da figura 3.4 3.5 gerenciamento estratégico gerenciamento das diretrizes gerenciamento de projeto gerenciamento de rotina tem como espinha dorsal o método o sistema de gestão tem a vantagem adicional de ser um mapa que mostra aonde o trabalho e cada um se insere uma organização que consegue ao longo dos anos envolver todas no próprio sistema de gestão terá formado um time Imbatível de pessoas onde cada um é competente naquilo que faz o método do qual se origina o sistema de gestão é que propicia esta participação de envolvimento de forma organizada E é isso que torna a organização cada vez mais forte está claro que tudo isso implica na participação de 100% das pessoas na participação das empresas Pois todos terão suas metas quem não tem meta não gerencia Esse sistema de gestão deve ser melhorado continuamente pela introdução de novos recursos as empresas de consultoria estão sempre apresentando os novos recursos para serem utilizados no sistema de gestão toda a empresa e Consultoria ou mesmo consultor autônomo pela própria necessidade de mostrar que sabe algo diferente costuma dar nomes próprios ou parte do sistema de gestão existe muito conhecimento bons com Consultores no entanto é necessário se saiba absorver as perguntas que deve se fazer ou não onde se insere o meu sistema de gestão este conhecimento que a consultoria está trazendo número dois ele é melhor ou ele é pior do que a minha prática atual a figura 3.5 que é o modelo de sistema de gestão é o gerenciamento estratégico ele é para cinco anos esse é um políticas ações e objetivos para um ano gerenciamento pelas diretrizes Então são metas anuais Onde existe as melhorias e as inovações dentro de melhorias gerenciamento de melhorias e de inovação o gerenciamento das inovações e gerenciamento de projeto dentro de operação de um dia é o sistema de padronização gerenciamento da rotina do trabalho é os resultados se for melhor compre não se iluda com siglas de designações em inglês que fazem parecer algo superior julgue friamente o que interessa é o gerente é absorver se sua empresa no máximo de conhecimento possível desde que você seja um líder capaz de transformar em resultado 3.5 desenvolvimento do sistema de gestão a figura 3.5 está o mostra que o modelo de sistema de gestão Observe que todos os componentes do sistema são meios e que o único fim é produzir o resultado todas as melhorias devem ser conduzidas no fim para o meio ou seja temos que ter primeiro é estabelecer os resultados prioritários a serem melhorados e depois as funções e depois descobrir quais são os meios prioritários a serem alterados de tal forma a garantir aqueles resultados resulta deste trabalho anual desenvolvimento do sistema de gestão que é um projeto de longo prazo e depende do aprendizado das pessoas a medida que vamos conseguir ter resultados cada vez mais desafiadores teremos que adotar modelos de análise e recursos técnicos cada vez mais sofisticado e avançado e tornando o sistema de gestão muito mais robusto este é o processo que não tem fim existe na estatística a pesquisa operacional e na matemática a informática etc recursos técnicos ainda não utilizado nas organizações simplesmente porque as pessoas não sabem como fazer nem a empresa tem avanço e a disciplina necessária para que isso ocorra o desenvolvimento do sistema de gestão ele é um processo de aprendizado e como tal ele leva tempo para ocorrer a vantagem que quando ocorre de acordar ela terá que fazer a mesmo caminho e também terá que levá-lo anos o grande avanço nas empresas automobilísticas orientais em relação às ocidentais é um exemplo dessa defasagem gerencial lembre-se nada funciona de forma excepcional se não for realizado com base de um gerenciamento de rotina do trabalho do dia a dia perfeito a grande dificuldade em alcançar a excelência é estabelecer a base de uma rotina neste texto Eu repito e todo momento a questão da do histórico de desenvolvimento gerencial cada empresa seja pelo livro de conhecimento técnico e de método de ser o pessoal seja pelo livro de hierarquia seja pelos aspectos culturais e particulares está num determinado estado do desenvolvimento de sua gestão não adianta querer cortar caminho pois as pessoas necessita de tempo para aprendizagem veja o que é o conceito potencial mental lá no item 10.2 algumas vezes uma empresa que utiliza a solução adotada e por outra dá mal Exatamente porque não está se preparando para isso o desenvolvimento gerencial ele é uma jornada de aprendizado institucional